EDI-Schnittstelle in VARIO

Electronic Data Interchange, kurz EDI, umfasst die automatische Übertragung von strukturierten geschäftsrelevanten Daten zwischen unterschiedlichen IT-Systemen unterschiedlicher Unternehmen. Für die Übertragung sind vordefinierte Nachrichtenstandards und EDI-Protokolle notwendig.

EDI-Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit über Software- und Unternehmensgrenzen hinweg. Relevante Geschäftsdokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oder auch Bestellungen, gelangen in nur wenigen Sekunden von Unternehmen zu Unternehmen. Dabei werden menschliche Eingriffe minimiert und die manuelle Erfassung, das Ausdrucken oder der Postversand von Daten und Dokumenten entfällt – der Mensch übernimmt dabei nur noch eine Art „Kontrollfunktion“.

Die Herausforderung des elektronischen Dokumentenaustauschs liegt darin, die Software der Unternehmen derart miteinander zu vernetzen, dass eine einheitliche „Sprache“ gesprochen werden kann. Unternehmen nutzen eigene Programme, mit eigenen Datenformaten, die entweder gar nicht oder nur schwer mit den Systemen der Geschäftspartner kompatibel sind. An dieser Stelle greifen EDI-Systeme und fungieren als eine Art „Dolmetscher“.

EDI-Systeme bereiten die unterschiedlichsten Sprachen und Dialekte der Programme auf, sodass sie von dem im Unternehmen genutzten IT-System verarbeitet werden kann.Sobald jeder Kommunikationspartner eine EDI-Software im Einsatz hat, können Daten und Dokumente vom eignen Format in ein EDI-Standard-Format umgewandelt und daraufhin auf elektronischem Wege an den Geschäftspartner versendet werden. Aufgrund der Vielzahl an EDI-Formaten sind EDI-Konverter notwendig, die grundsätzlich ein Teil eines EDI-Systems sind.

Damit die vorhandenen Daten konvertiert und richtig übertragen werden, ist eine entsprechende Infrastruktur notwendig. Diese wird von EDI-Dienstleistern bereitgestellt und die elektronische Datenübertragung abgewickelt.

Ein Unternehmen fungiert sowohl als Absender als auch Empfänger elektronischer Dokumente. Die elektronische Datenübertragung erfolgt anhand dieser einzelnen Schritte:

1. Ein Mitarbeiter erzeugt zu versendeten Daten im hauseigenen ERP-System (z.B. eine Rechnung)
2. Die Rechnungsdaten werden daraufhin automatisch aus dem ERP-System exportiert und in einem einheitlichen Nachrichtenformat bereitgestellt.
3. Hier kommt der EDI-Dienstleister zum Einsatz. Dieser konvertiert (automatisch) die exportierten Daten in ein einheitliches Austauschformat. Das Austauschformat ist ein EDI-Nachrichten Standard, wie zum Beispiel EDIFACT oder VDA.
4. Das Empfänger-Unternehmen hat ebenfalls einen EDI-Dienstleister, welcher die EDIFACT- oder VDA-Nachrichten in Empfang nimmt und daraufhin in ein Format konvertiert, welches mit dem im Unternehmen genutzten ERP-System kompatibel ist.
5. Die Daten werden daraufhin in das ERP-System importiert und stehen dem Empfänger-Unternehmen zur Bearbeitung bereit.

Die EDI-Kosten sind von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Entscheiden Sie sich für einen internen EDI-Ansatz, für die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter oder doch für ein Value-Added Network (VAN)?

Interne EDI-Ansätze sind vorwiegend in großen Unternehmen vorzufinden. Die Umsetzung überzeugt zwar in Punkto Sicherheit und Kontrolle, doch die Realisierung ist recht komplex.

Bei dem Aufbau eines eigenen EDI-Systems sind unter anderem folgende Investitionen notwendig:

• EDI-Software
• Kommunikationssoftware
• EDI-Experten
• Upgrades, Wartung und Support
• EDI-Übertragungsverfahren

Die EDI-Kosten bei einem Drittanbieter/ VAN sind abhängig von:

• der Anzahl der anzubindenden Partner
• der Anzahl an EDI-Nachrichtenarten
• dem Belegvolumen
• der Geschwindigkeit der Partneranbindung
• dem benötigten Support

Die Vorteile von EDI sind vielfältig. Sowohl im operativen Tagegeschäfts, als auch in den Bereichen Planung, Kontrolle und Entscheidung, profitieren Unternehmen von EDI.

Vorteile im operativen Tagesgeschäft:

• Erhöhung der Auftragsabwicklung (sowohl quantitativ als auch qualitativ)
• Schnelle Durchlaufzeiten und Übertragungszeiten
• Vermeidung von Dateneingabefehlern
• Datengenauigkeit
• Wiederholungstätigkeiten werden reduziert
• Effiziente Unternehmensprozesse
• Papiergebundener Dokumentenaustausch wird auf ein Minimum reduziert
• Verlässlicher Informationsfluss

Vorteile in den Bereichen Planung, Entscheidung und Kontrolle:

• Optimales Liquiditätsmanagement
• Aktuelle Prognoseverfahren
• Hervorragende Bestandsübersicht
• Optimale Soll-/Ist-Vergleiche
• Fundierte Abweichungsanalysen
• Fundierte statistische Erkenntnisse
• Schnell verfügbare Informationen

Je nach Unternehmen, werden unterschiedliche EDI-Formate eingesetzt (VDA, EDIFACT oder ANSI X12). Das im Unternehmen befindliche ERP-System unterstützt in der Regel nur ein einheitliches und zentrales Import- und Exportformat.

Darüber hinaus werden für die Übertragung der EDI-Nachrichten unterschiedliche EDI-Protokolle (z.B.: X.400, AS2 oder SFTP) genutzt. Damit die EDI-Nachrichten überhaupt versendet oder empfangen werden können, müssen diese EDI-Protokolle von den Unternehmen unterstützt werden.

Damit der elektronische Datenaustausch überhaupt stattfinden kann, trotz der Vielzahl an EDI-Formaten, kommen EDI-Konverter zum Einsatz.

Diese EDI-Konverter fungieren als zentrale Übersetzungseinheit zwischen den unterschiedlichen Systemen der Unternehmen.[/faq_answer]