Finanzen in der VARIO Warenwirtschaft mit Buchhaltungssoftware

Offenen Posten, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Kontoauszüge, integriertes Online-Banking: Mit VARIO verwalten und kontrollieren Sie den Geldfluss in Ihrem Unternehmen. Die hohen Sicherheitsmechanismen erlauben nur berechtigten Mitarbeitern den Zugriff. Die Verwaltung Ihrer Finanzen in nur einer Software bietet Ihnen verschiedenen Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Offene Posten

Geforderte Beträge immer im Blick – Die sogenannte OPV, die Offene-Posten-Verwaltung, ist die zentrale Kontrollstelle für den geforderten Betrag einer Kundenrechnung (Forderung) und den zu zahlenden Betrag einer Lieferantenrechnung (Verbindlichkeit). VARIO stellt Ihnen eine Liste aller offenen Posten zusammen, so dass Sie diese auf Abruf einsehen und bei Bedarf weitere Vorgänge wie das automatisierte Versenden von Mahnungen und Zahlungserinnerungen anstoßen können. Die Offene-Posten-Verwaltung in VARIO ermöglicht Ihnen so eine einfache und schnelle Kontrolle über bestehende Forderungen und Verbindlichkeiten.

Mahnwesen

Kunden mit offenen Posten können mit dem Mahnwesen über mehrere Stufen zur Zahlung aufgefordert werden. Die Zustellung der Zahlungserinnerungen und folglich der Mahnungen kann per Post (Druck) oder E-Mail erfolgen. Mit VARIO können Mahnungen mithilfe von Regeln entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen auch bei Vorkasseaufträgen und Pro-Forma-Rechnungen automatisiert versendet werden.

Kassenbuch

Dank dem VARIO Kassenbuch machen Sie Schluss mit händisch auszufüllenden Vordrucken und Excel-Tabellen zur Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben. Mit dem nahtlos integrierten Kassenbuch in das ERP- und Warenwirtschaftssystem erfassen Sie alle innerbetrieblichen Bargeldbewegungen Ihres Unternehmens – Einnahmen wie Ausgaben inkl. Verknüpfung des digitalen Beleges. Alle Buchungen inkl. der digitalen Belegen sowie Daten sind in die FiBu-Übergabe integriert.Mit unserer Kassenbuchsoftware haben Sie nicht nur stets Ihren tagesaktuellen Saldo im Blick, sondern führen Sie Ihr Kassenbuch digital und rechtskonform.In der VARIO Cloud geplant für Q3/2026.

Onlinebanking

Mit dem in VARIO integrierten Onlinebanking haben Sie per FinTS (ehemals HBCI) in der VARIO Cloud direkten Zugriff auf Ihr Konto und können SEPA-Überweisungen und –Lastschriften direkt an die Bank übergeben. Zahlungen werden automatisch den Offenen Posten zugeordnet. Auch Zahlungsanbieter wie bspw. PayPal werden bald unterstützt. Vorkasse-Aufträge erhalten eine Freigabe zur Lieferung, sobald der Zahlungseingang festgestellt wurde. Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert.

Intrastat

In VARIO haben Sie die Möglichkeit den Export für Ihre Intrastatmeldung für die Ein- und Ausgangsseite zu erstellen. Dabei werden die Daten in das vorgegebene ASCII- oder XML-Format exportiert und können in das vom Statischen Bundesamt zur Verfügung gestellte Programm IDES (Intrahandels-Daten-Erfassungs-Software) importiert werden. Dort werden die Daten überprüft, können nachbearbeitet und an das Statistische Bundesamt übermittelt werden.

Eingangs-Rechnungsworkflow

Die automatisierte Weiterleitung von Eingangs-Rechnungsdokumenten an die zuständigen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens beschleunigt Ihren individuellen Freigabeprozess direkt im VARIO ERP-System. Die Nutzung von individuellen Freigabe-Workflows stellt fristgerechte Zahlungen sicher und sorgt gleichzeitig für eine nahezu vollumfängliche vorbereitende Buchhaltung der Eingangsseite. Durch die Integration an den DATEV Buchungsdatenservice werden die Eingangsrechnungsdokumente digital an die FiBu übergeben.

FiBu-Schnittstellen

Warenwirtschaft und Rechnungswesen sind dank Schnittstellen zur DATEV Finanzbuchhaltungen perfekt vereint – somit unterstützt VARIO Sie mit umfangreichen Funktionen für Ihre Buchhaltung.

VARIO sammelt viele buchhalterische Daten direkt aus der Warenwirtschaft und der Kasse. Alle Geldbewegungen – das sind Rechnungen und Zahlungen –, die in VARIO verbucht werden, müssen nicht in einer Finanzbuchhaltungssoftware erneut eingegeben werden. Durch den Export der Personenkonten und Buchungen können Sie die bereits in der Warenwirtschaft verbuchten Geldbewegungen per Stapel in Ihre Buchhaltungssoftware importieren und dort direkt verbuchen.

In unserer Leistungsbeschreibung der VARIO 8 FiBu-Schnittstellen sowie der Leistungsbeschreibung der VARIO Cloud FiBu-Schnittstellen sehen Sie detailliert, welche Funktionen wir unterstützen und welche Daten zwischen der VARIO Warenwirtschaft und der jeweiligen Finanzbuchhaltungssoftware übergeben bzw. ausgetauscht werden können.

VARIO – Autorisierter Anbieter mit DATEV-Schnittstelle

DATEV zählt zu den größten IT-Dienstleistern und Softwarehäusern in Deutschland. Die Finanzbuchführungen von rund 2,5 Millionen Unternehmen werden vom Steuerberater oder im Unternehmen selbst mit DATEV-Software erstellt. VARIO bietet Ihnen eine zertifizierte Schnittstelle an die DATEV-ProgrammeDATEV Mittelstand und Faktura mit Rechnungswesen und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Mit der Schnittstelle DATEV-Format können Stammdaten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungen sowie Kassenbuchungen an das DATEV-Rechnungswesen übergeben werden.Die DATEV-Schnittstelle wird jährlich technisch geprüft. So können Sie sich auch in Zukunft auf eine zuverlässige, einwandfrei funktionierende Schnittstelle verlassen.
Mehr zur DATEV
VARIO Zertifkat für DATEV-Schnittstelle

VARIO 8 ist GoBD zertifiziert!

Siegel über die Konformität von VARIO 8 für GoBD und IDW PS 880

Gut zu wissen: VARIO 8 ist GoBD konform!

Im Rahmen einer IDW PS 880 Prüfung wurde mit hinreichender Sicherheit bestätigt, dass die VARIO 8 Software bei sachgerechter Anwendung u.a. den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) waren ebenfalls Bestandteil der Prüfung.Das VARIO ERP-System erfüllt also die Anforderungen der GoBD. Dank unser Basis-Verfahrensdokumentation, sind auf Betriebsprüfungen vorbereitet und sorgen gleichzeitig für eine transparente Dokumentation und nachvollziehbare Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens.VARIO Cloud ist auch GoBD konform – an einer unabhängigen Bestätigung bzw. Zertifizierung wird in Laufe 2026 erfolgen.
Mehr erfahren

Highlights

  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Automatisiertes Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  • Onlinebanking mit Zahlungsabgleich sowie SEPA-Überweisungen und -Lastschriften
  • Export von buchhalterischen Daten an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware direkt aus VARIO heraus
  • Hohe Sicherheitsmechanismen, Zugriff nur für berechtigte Mitarbeiter

Hilfe zur Finanzverwaltung

Die umfangreichen Möglichkeiten der Finanzverwaltung in VARIO finden Sie ausführlich erklärt in unserem VARIO 8 Handbuch. Die Dokumentation leitet Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung, erläutert Masken und gibt Ihnen Tipps in Form von Video-Tutorials an die Hand.
Finanzfunktionen im VARIO Cloud Handbuch

Kostenlose Onlinevorführung

Lassen Sie sich VARIO in einer kostenlosen Onlinevorführung zeigen und erfahren Sie, wie Sie VARIO bei der Finanzbuchhaltung im Unternehmensalltag unterstützen kann.
Jetzt Termin vereinbaren

Preise

Mit den umfangreichen Funktionen von VARIO minimieren Sie den Aufwand Ihrer Buchhaltung und haben Ihre Offenen Posten und Konten im Griff. Die mühelose Verwaltung Ihrer Finanzen in einer Software spart Ihnen Zeit und Sie können sich voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen.Testen Sie jetzt 14 Tage lange kostenlos und unverbindlich die umfangreichen FiBu-Funktionen in der VARIO Cloud.
Jetzt kostenlos testen!

FAQ zur Finanzverwaltung

Was sind offene Posten?

Offene Posten sind offene Rechnungen oder unbezahlte Rechnungen, die noch nicht beglichen wurden. Dies kann sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen gelten. In einer Buchhaltung werden offene Posten speziell aufgeführt und der aktuelle Zahlungsstatus stetig geprüft. In der Buchführung werden offene Posten als Forderungen oder Verbindlichkeiten geführt, deren Ausgleich noch aussteht.

Beispiele offener Posten können sein:

  • Lieferantenrechnungen
  • Kundenrechnungen

Wird eine Rechnung eingebucht, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt beglichen, entsteht ein offener Posten.

Sobald die Zahlung der Rechnung erfolgt, wird der offene Posten ausgeglichen. Die Begrifflichkeit und zugleich Abkürzung „OP-Saldo“ steht für „Offene Posten Saldo“ und bezeichnet die Summe aller offenen Posten.

OPOS-Liste, OPL, OPs, OPOS und OP-Liste werden synonym für Offene Posten verwendet.

Offene Posten sind ein hilfreiches Indiz dafür, wie liquide ein Unternehmen ist. Eine hohe Anzahl offener Posten kann zu Zahlungsengpässen führen, wohingegen eine niedrige Anzahl offener Posten sich positiv auf die Liquidität eines Unternehmens auswirkt.

Was ist eine Online-Buchhaltung?

Eine Vielzahl, wenn nicht sogar Mehrheit, der Geschäftsprozesse laufen in einem modernen Unternehmen bereits digitalisiert ab. Dazu gehört inzwischen auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Mit einer Online Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle papierlos abgewickelt. Dazu gehört eine digitale Erstellung der Ausgangsrechnung genauso wie die für das Finanzamt sichere (GoBD-konforme) digitale Archivierung von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten des Rechnungswesens.

Mit Hilfe einer online Buchhaltungssoftware (Online Buchhaltung) werden jegliche Buchhaltungsprozesse mit nur wenigen Klicks angestoßen und abgewickelt. Einnahmen und Ausgaben können zudem besser kontrolliert werden.

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Mit einer Buchhaltungssoftware können Belege mit nur wenigen Klicks, schnell und einfach, digital erfasst, gebucht und verwaltet werden. Für die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie für das Schreiben von Rechnungen ist eine Buchhaltungssoftware heutzutage nahezu unabdingbar. Gerade für die Erstellung einer Rechnung, die alle vom Gesetzgeber relevanten Anforderungen erfüllen soll, ist eine Buchhaltungssoftware elementar.

Im Buchhaltungssoftware Vergleich und bei der Entscheidung für oder gegen einen Anbieter einer Buchhaltungssoftware sollten Sie Ihre Anforderungen an eine Software für Ihre Buchhaltung stets im Auge behalten. Sind sie gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet (doppelte Buchführung) oder reicht eine einfache Buchführung? Buchhaltungssoftwares unterscheiden sich in der Regel hinsichtlich ihres Funktionsumfangs. Zu den wichtigsten Funktionen gehören unter anderem:

  • Buchführung
  • Kassenbuch
  • Rechnungserstellung
  • Lohn
  • Anlageverwaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Datenexport direkt aus der Buchhaltungssoftware (DATEV Export)
  • Faktura bzw. Mahnwesen

Welche Vorteile ergeben sich durch eine digitale Buchhaltung?

Vom Papier zur digitalen Buchhaltung? Einige Vorteile, wie die Automatisierung der Prozesse oder die Abschaffung von Archivräumen gehen mit einer Onlinebuchhaltung/Buchhaltungssoftware einher. Mit der Online Lösung für die Buchhaltung ergeben sich darüber hinaus noch weitere Vorteile – sowohl für große als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Dazu zählen unter anderem:

  • Rechtssichere Archivierung
  • Kostensenkung (Drucker, Räume zur Archivierung von Unterlagen, Beschaffungskosten, etc.)
  • Optimierte Umsatzsteuer Voranmeldung (UST Voranmeldung)
  • Zeitersparnis bei Rückfragen zu Buchhaltungsdaten oder Analysen
  • Wettbewerbsfähigkeit bleibt erhalten
  • Sicherheit aufgrund einer in der Buchhaltungssoftware enthaltenen Sicherheitsarchivierung
  • Einnahmen und Ausgaben immer im Blick
  • Einfache Kommunikation mit Steuerberatenden aufgrund digitaler Schnittstellen. Drag Drop bei der Buchhaltung unter Umständen möglich.
  • Optimierte Aufstellung der Gewinn und Verlustrechnung (GuV)

Im Buchhaltungssoftware Vergleich sollten Sie darauf achten, dass eine rechtssichere Archivierung möglich ist. Welche die beste Buchhaltungssoftware mit den besten Lösungen ist, hängt unter anderem von Ihren Anforderungen und benötigten Funktionsumfang ab.

Mit der VARIO for Free können Sie das VARIO Warenwirtschaftssystem kostenlos testen.

Was ist eine Cloud Lösung?

Cloud – aus dem englischen Wolke – ist im IT-Umfeld die Abkürzung für Cloud Computing. In einer Cloud können Daten jeglicher Art gespeichert oder Softwareanwendungen genutzt werden. Ein eigenes Netzwerk oder ein stationärer Computer/Laptop ist bei der Verwendung einer Cloud nicht notwendig, da mit einer Internetverbindung auf die Cloud Services bzw. Cloud Software zugegriffen und notwendige Anwendungen oder Dateien abgerufen werden können.

Cloudbasierte IT-Infrastrukturen, cloudbasierte IT-Systeme und IT-Anwendungen sind Bestandteil von Cloud-Lösungen und können unabhängig vom Standort und Endgerät genutzt werden. Daten und/oder Anwendungen von beispielsweise Firmenrechnern/Firmennetzwerken können in eine Cloud ausgelagert werden.

Immer mehr Unternehmen bieten ihre Software über eine Cloud-Lösung an.