30% Zeitersparnis und automatisierte Abläufe: Wie ESD-Protect mit VARIO seine Prozesse neu aufgestellt hat

Die ESD-Protect GmbH wurde 2001 gegründet und hat ihren Sitz in Großmaischeid bei Koblenz. Mit rund 25 Mitarbeitenden sorgt das Unternehmen dafür, dass Elektronik zuverlässig vor statischer Aufladung geschützt wird, von der Herstellung über die Verarbeitung bis hin zum Einbau in Endprodukte. ESD-Protect ist weltweit aktiv, die meisten Kunden kommen jedoch aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern. Zu den betreuten Branchen zählen Automotive, Luft- und Raumfahrt, Verteidigungsindustrie, Medizintechnik, EMS-Dienstleister und Maschinenbau. Auch Hersteller von Konsumgütern, Haushaltsgeräten oder Reparaturservices setzen auf den Schutz ihrer Elektronik durch Produkte und Services von ESD-Protect, damit sensible Bauteile in allen Bereichen optimal abgesichert sind.

Optimierte Workflows steigern die Produktivität und sparen dabei täglich Zeit, Geld und Ressourcen

ESD-Protect wächst aus alter Warenwirtschaft heraus

ESD-Protect ist ein international tätiges Unternehmen im Bereich des Antistatik-Schutzes. Neben verschiedenen Services wie ESD-Beratung und -Bodenverlegung sowie Software-Entwicklung und anderen Dienstleistungen vertreibt ESD-Protect ein großes Sortiment an ESD-Artikeln über einen Shop im Internet. Ein ausgeklügeltes Warenwirtschaftssystem ist bei alledem heute der Garant für reibungslose Prozesse im Hintergrund. Das war mal anders: Während das Unternehmen wuchs, wurden die internen Abläufe immer komplexer und das alte Warenwirtschaftssystem stieß mehr und mehr an seine Grenzen.

Beginn einer beeindruckenden Effizienzreise mit VARIO

„Wir hatten vorher fünf Jahre lang eine andere WaWi-Software im Einsatz“, blickt Marcel Böhm, Geschäftsführer und Inhaber der ESD-Protect GmbH, zurück. „Irgendwann mussten wir jedoch feststellen, dass das System immer weniger zu uns passte.“ Ein neues Warenwirtschaftssystem musste her, und die Lösung lag näher als gedacht: ein Neustart mit VARIO. Und der Beginn einer beeindruckenden Effizienzreise.

Schwachstellen der alten Warenwirtschaft bei ESD-Protect

Aber worin hatten die Probleme mit der alten WaWi-Software eigentlich bestanden? Marcel Böhm begründet den Wechsel so: „Besonders die Standardfunktionen deckten nicht mehr alle Anforderungen ab, die ESD-Protect an eine Warenwirtschafts-Software stellte. Schnittstellen zur Werkstatt, etwa für Kalibrierungen und Reparaturservices, gehörten zu den hauptsächlichen Problemfeldern“, zählt er einige Schwachpunkte des alten Warenwirtschaftssystems auf, „genauso die Verwaltung von Seriennummern und die Abbildung klassischer Verkaufs- und Einkaufsprozesse.“ Die Workflows seien „sehr, sehr schmal aufgebaut gewesen“, fasst er zusammen, „und das wurde den wachsenden Anforderungen des Unternehmens zunehmend nicht mehr gerecht.“

Entscheidung für VARIO-Warenwirtschaftssystem

In dieser Phase kam Marcel Böhm mit Hendrik Schneider, Prokurist und angehender Nachfolger in der Geschäftsleitung bei VARIO, ins Gespräch. Beide kennen sich, beide leiten mittelständische Unternehmen in derselben Region. Wenn sie sich treffen, tauschen sie sich gern auch über geschäftliche Dinge aus. „Wir kamen auf das Thema Warenwirtschaft und unsere Herausforderungen zu sprechen, und in der Folge habe ich mir das VARIO-WaWi-System einfach mal vorführen lassen“, sagt Böhm. „Was ich präsentiert bekam, war ein sehr schlankes und effizientes System. Ohne große Analyse oder ein Auswahlverfahren haben wir uns dafür entschieden, das bei uns auszuprobieren.“ Die Kombination aus leistungsfähigen Funktionen und übersichtlicher Struktur gab am Ende den Ausschlag für VARIO.

Anforderungen von ESD-Protect an VARIO

Und welche Anforderungen hatte ESD-Protect an eine neue WaWi-Software gestellt? „Besonderen Wert haben wir auf einen hohen Standardisierungsgrad gelegt, sodass möglichst viele Prozesse direkt im Standard abgebildet werden können“, erklärt Marcel Böhm. Gleichzeitig war der persönliche Kontakt zum WaWi-Hersteller entscheidend, um bei Fragen oder Anpassungswünschen schnell Unterstützung zu erhalten.

VARIO-Software ideales WaWi-System im Mittelstand

„Ein guter Service, schnelle Reaktionszeiten und ein verlässlicher Ansprechpartner gehörten für uns ebenfalls zu den zentralen Kriterien“, ergänzt Marcel Böhm. Am Ende aber war es neben den weichen Faktoren vor allem die funktionsreiche und trotzdem schlank gehaltene Lösung selbst, die Böhm und sein Team überzeugt hat: „Das, was die VARIO mit ihrer Warenwirtschaft abbilden kann, passt eben genau zu einem mittelständischen Unternehmen wie ESD-Protect.“

Implementierung von VARIO binnen zwei Monaten

ESD-Protect nutzt für das Kerngeschäft seit zwei Jahren VARIO 8 On-Premises, während die Tochterfirma ESD Akademie die Cloud-Version einsetzt. Die Implementierung von VARIO 8 im Hauptunternehmen dauerte weniger als zwei Monate vom Start bis zum Go-Live. „Wir haben uns persönlich getroffen, um unsere Prozesse zu besprechen und die Anforderungen zu klären“, beschreibt Marcel Böhm den Beginn des Projekts. Beide Unternehmen schließlich liegen nur eine Viertelstunde mit dem Auto auseinander.

Ergänzend fanden Teile der Zusammenarbeit digital über Teams statt. „Herausforderungen“, erklärt Böhm, „gab es, wenn überhaupt, nur bei der Datenaufbereitung, aber die ist in jedem Projekt ein Thema.“ Um die WaWi-Software Schritt für Schritt optimal zu nutzen, entschied sich ESD-Protect, zunächst die Standardprozesse einzuführen und danach nach und nach weitere Module zu integrieren.

Erfolgreiche Einführung und große Veränderungen

Seit der Einführung von VARIO vor zwei Jahren konnte ESD-Protect seine Abläufe deutlich effizienter gestalten. „Wir haben relativ schnell eine Zeitersparnis von knapp 30 Prozent gehabt“, berichtet Marcel Böhm. „Die Aufgaben sind besser auf Abteilungen und Mitarbeitende verteilt, Abstimmungen zwischen Vertrieb und Lager wurden stark reduziert, und viele Schnittstellen, etwa zum Onlineshop oder für das Kommissionieren, sind automatisiert.“ Dadurch, so Böhm weiter, sei die Arbeit deutlich digitaler und papierloser geworden. „Digitalisierung und Schnittstellen, Automatisierungen und mehr Effizienz, das sind unsere größten Vorteile durch VARIO.“

Gute Mitarbeiterakzeptanz und Projektstimmung bei ESD-Protect

Alle Mitarbeitenden bei ESD-Protect arbeiten mittlerweile mit der VARIO-Warenwirtschaft, sei es mit dem stationären VARIO 8 oder der cloudnativen WaWi-Variante. „Anfangs herrschte zwar, wie üblich bei neuen Routinen, etwas Skepsis gegenüber der neuen Lösung“, erinnert sich Marcel Böhm, „doch nach der ersten Präsentation und der persönlichen Einführung durch den Projektleiter wandelte sich diese schnell in Begeisterung.“ Die Leute seien wirklich gut mit an die Hand genommen worden, freut sich Böhm, „da war sehr schnell eine große Positivität und Zuversicht, dass das uns die Software allen was bringt.“

Fortlaufende Schulungen bei ESD-Protect etablieren Wissen

Die Software, führt Marcel Böhm aus, sei äußerst intuitiv, „sodass gerade die jüngeren Mitarbeitenden im Vertrieb sehr schnell damit zurechtkamen.“ Zudem habe man die Einführung schrittweise vollzogen, um eine Überfrachtung zu vermeiden. Hinzu kamen ausführliche Schulungen durch VARIO, um die Software kennenzulernen. „Diese Schulungen finden auch heute noch fortlaufend statt, um einzelne Funktionen bei Bedarf zu vertiefen“, merkt Böhm an. Insgesamt habe man in der Anfangszeit für alle an drei Tagen Schulungen angeboten, „allerdings nicht ganztägig und nicht im Block, damit mittwochs nicht das wieder vergessen war, was montags gezeigt wurde.“

VARIO und ESD: identifizieren gemeinsam Verbesserungs­potenziale

Seit der Einführung von VARIO arbeitet ESD-Protect kontinuierlich mit dem Softwarepartner zusammen und optimiert gemeinsam Prozesse. So wurde beispielsweise die Shop-Anbindung auf Shopware 6 umgestellt. „Dabei lernen beide Seiten voneinander und identifizieren gemeinsam Verbesserungspotenziale“, nennt Marcel Böhm eine Besonderheit der Zusammenarbeit.

Fortlaufende Zusammenarbeit und geplante Cloud-Migration

Die Stimmung während des Projekts beschreibt er als „super, vertrauensvoll, sehr bodenständig.“ Die Zusammenarbeit habe sich zu einer engen, integrativen Partnerschaft entwickelt. Und: Zukünftige Maßnahmen sind bereits geplant, unter anderem der schrittweise Umstieg auf die Cloud-Version von VARIO, um sukzessive weitere Prozesse noch effizienter zu gestalten. Das gegenseitige Vertrauen und die enge Abstimmung sind dabei ein zentraler Erfolgsfaktor.

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