Dokumentenmanagement (DMS) − Archivierung und Digitalisierung meistern

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dient der datenbankgestützten Verwaltung, Archivierung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Eine DMS-Software managt den Umgang geschäftsrelevanter Dokumente.

Die Archivierung und Verwaltung papiergebundener und elektronischer Dokumente nimmt in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Dokumentenmanagementsysteme verhelfen Unternehmen zur effizienteren Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Sie garantieren eine schnelle Auffindbarkeit und beschleunigen unterschiedlichste Prozesse in einem Unternehmen. Eine DMS-Software ermöglicht außerdem einen unternehmensweiten Zugriff auf benötigte Informationen.

Darüber hinaus dient ein DMS der lückenlosen Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente. Aufträge, Rechnungen, Inventuren, Jahresabschlüsse und E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht. Mit einem DMS können Handels- und steuerrechtliche Vorgaben sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.

Die Anschaffung eines DMS lohnt sich für jedes Unternehmen, für das eine sinnvolle Verwaltung der steigenden Datenmengen in Frage kommt. Unternehmen jeder Größe und Branche müssen täglich eine Vielzahl von Informationen verarbeiten. Die zu verarbeitenden Informationen liegen entweder als Papierdokumente oder in Form elektronischer Daten vor. Sowohl große Unternehmen als auch KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen) verbringen viel Zeit mit dem Ausdrucken, Weiterleiten, Kopieren und Verteilen dieser Dokumente. Aufgrund von dezentralen Ablageorten, nimmt die Suche nach Informationen ebenfalls viel Zeit in Anspruch.

Damit die Flut an Informationen optimal verwaltet und archiviert werden kann, lohnt sich die Anschaffung eines DMS für nahezu jedes Unternehmen.

Ein DMS verringert nicht nur die Versand- und Druckkosten, sondern gewährleistet den Zugriff auf wichtige Informationen an jedem Ort. Gerade bei Kundengesprächen im Außendienst, auf Reisen oder mehreren Standorten eines Unternehmens, ist die Verfügbarkeit wichtiger Informationen von Vorteil.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem managt sowohl bereits digitale Dokumente als auch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Dokumente in Papierform können mit einem Barcode versehen, eingescannt und in einem DMS Programm abgelegt werden.

Zu den Dokumentenarten, die ein DMS bearbeiten kann, gehören neben Aufträgen, Rechnungen und Inventuren auch Jahresabschlüsse, E-Mails und Lieferscheine. Dabei ist es nebensächlich, ob es sich um ein PDF, WORD oder Excel Dokument handelt.

Nahezu jedes Dokument kann heutzutage von einem modernen DMS gemanagt werden.

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe ECM und DMS vermehrt als Synonyme verwendet. Per Definition steckt allerdings mehr dahinter.

Enterprise-Content-Management (ECM)Das Enterprise-Content-Management (ECM) bezeichnet ursprünglich die Verwaltung von Unternehmensinhalten. Moderne ECM-Systeme beinhalten eine Vielzahl an Funktionen und Modulen zum Erfassen, Finden, Austauschen, Aufbewahren, Sichern und Speichern von elektronischen Dokumenten. Informationen werden an einem zentralen Ort zusammengeführt.

Zu den Teilmodulen eines ECM-Systems gehören unter anderem:

• Dokumentenmanagement
• Teamrooms
• XML-Import
• Post- und Rechnungseingang
• Business Logic Provider
• Workflow-Management
• Personalakten
• Replikation
• Vertragsmanagement

Die Unterschiede zwischen Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement

Im ursprünglichen Sinn verwaltet ein DMS Dokumente und ein ECM Unternehmensinhalte. In der Praxis ist es allerdings schwer, beide Begriffe auseinanderzuhalten. Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten unterdessen eine Vielzahl wichtiger Funktionen, die sich mit Funktionen der ECM-Systeme überschneiden. Beispielsweise können Unternehmen mit Dokumentenmanagement-Systemen Dokumente und E-Mails nicht nur verwalten und archivieren, sondern können diese darüber hinaus automatisch in Workflows bestehender Geschäftsprozesse integrieren. Vereinfacht werden DMS auch als Teil von ECM-Systemen bezeichnet. In diesem Fall ist das ECM-System als übergeordnete Plattform des DMS anzusehen. Anbieter von ECM-Systemen haben in der Regel bereits ein DMS integriert. Das englische „document management“ entspricht keineswegs dem Leistungsumfang eines modernen DMS nach deutschem Verständnis. Im angelsächsischen Sprachraum kommen Enterprise-Content-Management-Systeme den modernen DMS am nächsten.

Mit folgenden Funktionen sollte ein DMS ausgestattet sein:

• Standortübergreifende Kollaboration
• Schutz der Dokumente und Daten vor Verlust
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
• Zugriffskontrolle
• Automatische Erfassung, Archivierung, Katalogisierung und Verschlagwortung von allen Dokumenten
• Automatisierung der Geschäftsprozesse
• Bereitstellung von Dokumentenreports
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Vorgaben