Weniger Prozesskosten, schneller in der Auftragsbearbeitung, transparenter in der Bestellabwicklung.
Wir sind die Schäfereigenossenschaft Finkhof eG aus Arnach im Allgäu. Gegründet wurde die Genossenschaft 1979 aus dem Wunsch, selbstbestimmt leben und arbeiten zu können. Ausgangspunkt war eine kleine Wanderschäferei. Heute ist der Finkhof eine Genossenschaft mit Onlineshop, Hofladen sowie drei eigenen Manufakturen: Fellnäherei, Stoffnäherei und Handweberei.
Im Mittelpunkt stehen bis heute Produkte rund ums Schaf, aus Wolle und Fellen. Diese stellen wir zum Teil selbst her oder beziehen sie von Partnerbetrieben. Unser Sortiment umfasst Naturmode, Heimtextilien wie Decken und Kissen sowie Fellprodukte. Dazu kommen Wollgarne und Stoffe für Handarbeiten. Ergänzt wird das Sortiment durch Naturkosmetik, die etwa 10 Kilometer entfernt von uns hergestellt wird.
Viele Produkte in unserem Sortiment sind außerdem nach Standards wie IVN BEST oder GOTS zertifiziert. Diese Standards legen klare Kriterien fest: für den artgerechten Umgang mit Tieren, für den Einsatz von Chemikalien, für kontrollierte Schadstoffgrenzwerte und für faire Bedingungen in der Verarbeitung.
Das Interview
Wir haben Alina Nothelfer, Mitarbeiterin auf dem Finkhof, gefragt, warum das Unternehmen VARIO einsetzt und was sich seit dem geändert hat.
Die Ausgangssituation
Bevor wir mit VARIO starteten, hatten wir ein Warenwirtschaftssystem (WWS), dass von einem kleinen Unternehmen aus Hessen bereitgestellt wurde. Ursprünglich war dieses System wohl für Getränke-Firmen erarbeitet worden. Für uns hat man einige Funktionen abgeschaltet, sodass wir nur wenige Teile des Programms zur Kommissionierung unserer Aufträge genutzt haben. Das elektronische Lager haben wir nicht genutzt, mussten aber mit analogen Mitteln parallel die Bestände, die nicht verfügbar waren, sowohl im Warenwirtschaftssystem sowie in unserem damaligen Magento-Shop pflegen. So behalf man sich mit Post-It´s und handgeschriebenen Listen zur Warenwirtschaftspflege.
Die Anforderungen
Wir wollten das Lager elektronisch erfassen und somit Prozesse optimieren. Die Warenwirtschaft sollte das führende System in der Synchronisation mit dem Shop darstellen. Auch die Anbindung an eine POS-Ladenkasse sollte möglich sein. Gleichzeitig sollten die gewachsenen Strukturen in der Auftragserfassung (telefonische Bestellannahme, kundenspezifische Produktion und Kommissionierungen) sowie in den internen Prozessen nicht zu stark verändert werden, sondern dass System sich an diese anpassen.
Der erste Kontakt
Auf der Suche nach einem neuen Warenwirtschaftsprogramm sind wir zufällig auf der Messe in München an dem Stand der VARIO Software AG vorbeigekommen, als Herr Büsch (aka „VARIO Entertainer“) einen Vortrag hielt. Dieser hat uns auf VARIO aufmerksam gemacht. Im Vergleich zu anderen Angeboten schien uns dies das passendste zu einem annehmbaren Preis.
Die Migration
Die Kosten und Dauer eines solch komplexen Projekts können vorab nur geschätzt werden und letztendlich nahm die Migration etwas mehr Zeit in Anspruch, als wir erwarteten. Insgesamt ist die Umstellung aber gut verlaufen.
Fazit
Seit 2018 setzen wir nun VARIO ein und haben weniger Prozesskosten, sind schneller in der Bearbeitung unserer Aufträge und Bestellungen sind transparenter gegenüber unseren Kunden. In vielen Teilen des Unternehmens sind Arbeiten einfacher geworden und können so besser gemacht werden.
Am meisten schätzen wir die automatischen Replikationen zwischen Kasse, Shopware 6 und Warenwirtschaft – so kann ich alles in einem System pflegen. Außerdem ist die Kommissionierung/der Verkauf durch die Scanner gestützte Erfassung im Vergleich zur Zeit vor VARIO um ein Vielfaches einfacher und schneller.