ECM und DMS – Ein und dasselbe oder steckt mehr dahinter?

Wenn es um die Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten geht, nutzen einige Unternehmen die Begrifflichkeiten ECM und DMS als Synonyme.

Aber warum zwei Begrifflichkeiten für ein und dasselbe? Was steckt wirklich hinter den zwei Bezeichnungen und wo liegen die Unterschiede? Wir erklären es Ihnen!

Dokumentenmanagement-System (DMS)

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-Systeme. DMS ist eine Software zum Archivieren, Nachverfolgen und Verwalten elektronischer Daten.

Im Ursprung waren die zu verwaltenden Dokumente in Papierform vorzufinden. Mit Hilfe eines Scanners werden diese digitalisiert, elektronisch archiviert und verwaltet.

Mittlerweile werden DMS außerdem für die Verwaltung und Archivierung von bereits elektronisch erstellten Dokumenten verwendet.

Ein Dokumentenmanagement-System verhilft Unternehmen zur effizienten Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Eine schnelle Auffindbarkeit und die beschleunigten Prozesse sind weitere positive Aspekte eines DMS`.

Das vorrangige Ziel von DMS ist die Erhöhung der Arbeitsproduktivität und das Vereinfachen von Prozessen durch verkürzte Durchlaufzeiten und eine schnelle Bereitstellung benötigter Informationen.

Häufig werden DMS als Teil des Enterprise-Content-Managements (ECM) angesehen.

Enterprise-Content-Management (ECM)

Drei Buchstaben, aber dennoch eine komplexere Bedeutung, hält das Enterprise-Content-Management (ECM) bereit. Wörtlich übersetzt bezeichnet ECM die Verwaltung von Unternehmensinhalten. Enterprise-Content-Management-Systeme übernehmen ähnliche Aufgaben wie ein DMS, umfassen allerdings weit mehr als die Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente.

Enterprise-Content-Management-Systeme halten eine Vielzahl von Funktionen und Modulen zum Erfassen, Finden, Austauschen, Sichern, Aufbewahren und Speichern von elektronischen Dokumenten bereit. Darüber hinaus führen sie Informationen an einem zentralen Ort zusammen.

Hauptziel des Enterprise-Content-Managements ist, alle Informationen in einem einheitlichen System zu speichern und zur Verfügung zu stellen.

Folgende Module können Teil eines ECM-Systems sein:

• Vertragsmanagement
• Personalakten
• Dokumentenmanagement
• Workflow-Management
• Replikation
• Teamrooms
• XML-Import
• Business Logic Provider
• Post- und Rechnungseingang

ECM- und DMS-Systeme sind häufig Bestandteil von ERP- und CRM-Systemen. Je nach Anbieter können ECM-Systeme an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Dementsprechend können Enterprise-Content-Management-Systeme optimal in bestehende IT-Umgebungen eingebunden werden.

DMS und ECM: Wir halten fest.

Die Begrifflichkeiten DMS und ECM werden im alltäglichen Sprachgebrauch häufig als Synonyme verwendet, dennoch unterscheiden sich diese per Definition.

Ein DMS soll Dokumente und ein ECM Unternehmensinhalte verwalten. In der Praxis sind die beiden Bezeichnungen allerdings nur schwer auseinanderzuhalten.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten inzwischen umfangreiche Funktionen, die bislang nur in ECM-Systemen vorzufinden waren. Ein Beispiel dafür ist, dass DMS inzwischen Dokumente und E-Mails nicht nur archivieren und verwalten können, sondern durch automatische Workflows ebenfalls in Geschäftsprozesse integriert werden können.

Umgekehrt kann aber auch vereinfacht festgehalten werden, dass Dokumentenmanagement-Systeme Teil von ECM-Systemen sein können und ein ECM-System somit die übergeordnete Plattform zu Dokumentenmanagement-Systemen darstellt.

In der Regel integrieren Anbieter von ECM-Systemen bereits ein Dokumentenmanagement-System. Allerdings werden die Akronyme ECM und DMS in Deutschland höchstwahrscheinlich weiterhin synonym verwendet. Bei der Anschaffung sollten Sie durchaus Anbieter beider Software-Lösungen miteinbeziehen und die Entscheidung im Hinblick auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens treffen.

Im angelsächsischen Sprachraum sollten Sie auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System nach Enterprise-Content-Management-Systemen suchen, da es dem deutschen Verständnis von DMS am nächsten kommt. Das englische „document management“ entspricht keineswegs dem Leistungsumfang eines modernen DMS nach deutschem Verständnis.

VARIO DMS – richtig archivieren und erfolgreich digitalisieren

Bei der Digitalisierung des eigenen Unternehmens ist eine revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten erforderlich.

Die VARIO Warenwirtschaft bildet zusammen mit dem DMS Modul von ELO ein unschlagbares Team. Das DMS Modul beinhaltet die Anbindung an ELOprofessional. Mit der elektronischen Verwaltung von Unternehmensinformationen durch VARIO, zusammen mit dem DMS von ELO, werden all Ihre Dokumente logisch, rechtskonform und unter Einhaltung der DSGVO verwaltet.

Alle wichtigen Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheine können Sie an einem zentralen Ort in der VARIO Warenwirtschaft verwalten. Dokumente aus Papier können Sie mit einem Barcode versehen und einscannen. Mit Hilfe des Barcodes werden die Dokumente anschließend automatisch am richtigen Ort abgelegt.

Über die Volltextsuche in VARIO sind Dokumente in kürzester Zeit aufzufinden. Wertvolle Zeit wird gespart und ein wichtiger Beitrag zum Unternehmenserfolg getätigt.

Alles zur rechtskonformen Archivierung erfahren Sie im nächsten Beitrag.