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Integrierte Workflow-Software in VARIO 8: Arbeitsabläufe intelligent managen, entlasten & optimieren

Workflows

Arbeitsabläufe intelligent managen

Integrierte Workflow-Software in VARIO


Mit dem Workflow-System von VARIO organisieren und automatisieren Sie Routine-Prozesse. Das ERP-System VARIO 8 bietet Ihnen vielfältige Optionen, die Ihnen die Möglichkeit bieten, die Effizienz der Prozesse in Ihrem Unternehmen zu steigern, Kosten zu senken und neue Kapazitäten freizusetzen. Workflows für Arbeitsabläufe lassen sich dabei jederzeit nach Bedarf individuell anlegen und verändern. Somit agieren Sie flexibler und entlasten Ihre Ressourcen.

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Das Funktionsprinzip der VARIO Workflows


Einen Workflow können Sie sich als eine Abfolge beziehungsweise Kette aus definierten Bedingungen und Aktionen vorstellen. Um die Prozesskette in der VARIO Warenwirtschaft anzustoßen, definieren Sie im System zuerst die Parameter. Dabei ist die Grundmethode beim Erstellen eines VARIO Workflows immer gleich und selbsterklärend. Der integrierte VARIO Workflow Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die jeweiligen Einstellungsparameter und macht diese Anwendung für Sie besonders benutzerfreundlich.

Wir bieten Ihnen eine Vielzahl an Workflow-Typen, die wir für Sie immer weiter ausbauen. Die Bandbreite der unterschiedlichen Workflow-Typen reicht von Angebot, über Kunden-Retoure bis hin zu Lieferbedingungen. Natürlich können Sie zu jeder Zeit Ihre Workflows flexibel anpassen und ändern. Mit dem Alles-auf-einen-Blick-Prinzip sehen Sie in praktischen Übersichten, welche Workflows Sie gerade verwalten. Sie können inaktive Workflows problemlos einsehen sowie Workflow-Konfigurationen als XML-Datei exportieren und wieder importieren. Damit erhalten Sie die Sicherheit, jederzeit auf alte Workflowkonfigurationen zurückgreifen zu können.

Allgemein

  • Workflows nach Bedarf individuell anlegen
  • Einfache Schritt-für-Schritt-Anwendung mit dem VARIO Workflow-Assistenten
  • Regeln (Zeitpunkt, Bedingungen) definieren, um bestimmte Prozesse (Aktionen) auslösen
  • In Prozesse aktiv eingreifen (freie Felder-Funktion)
  • Genauen Zeitpunkt für die Ausführung definieren

Anwendung

  • Anwenderfreundlich durch den integrierten VARIO Workflow-Assistenten
  • Workflows können jeder Zeit angepasst werden
  • Ist ein Workflow aktiv oder inaktiv? Aktivitäten bearbeiten und flexibel anpassen

Workflow-Typen

  • Unterschiedliche Workflow-Typen
  • Angebot, Auftrag, Rechnung, Kunden-Retoure, Gutschrift, Anfrage, Bestellung, Eingangslieferschein, …
  • Repertoire an Workflow-Typen wird kontinuierlich erweitert

Übersicht

  • Alles-auf-einen-Blick-Prinzip
  • Workflow-Gesamt-Übersicht mit aktiven und inaktiven Workflows
  • Historie innerhalb eines Workflows

Praxisbeispiel


Das folgende Beispiel zeigt, wie einfach es ist, einen neuen Workflow mit Hilfe des Workflow-Assistent in VARIO anzulegen. Häufig ist die Automatisierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen ein sehr wichtiges Thema für E-Commerce Unternehmen. In dem hier aufgezeigt Beispiel wird ein Workflow angelegt, der eine Auflösung von Vorkasse-Aufträgen durchführt, wenn diese nach 14 Tagen noch nicht bezahlt wurden.

1. Workflow in der Software anlegen

Workflow anlegen

Für einen neuen Workflow wird zunächst ein Name definiert werden. Natürlich können alle Eingaben jederzeit geändert werden.
2. Auslöser für den Workflow wählen

Auslöser wählen

Workflows können auf verschiedene Bereiche von VARIO zugreifen – beispielsweise Belege oder die FiBu. Innerhalb des Bereichs wird ein Typ/Auslöser definiert, der bestimmt, wann der Workflow greift.
3. Zeitplan für den Workflow festlegen

Zeitplan festlegen

Definieren Sie den genauen Zeitpunkt, wann der Workflow ausgeführt werden soll.
4. Bedingungen des Workflows formulieren

Bedingungen formulieren

Formulieren Sie die Bedingungen, die gegeben sein müssen, damit der Workflowprozess startet und eine Aktion hervorgerufen wird.
5. Aktion des Workflows definieren

Aktion definieren

Ordnen Sie Aktionen an, welche ausgeführt werden sollen, wenn die vordefinierenden Bedingungen erfüllt werden. So können Sie z.B. Erinnerungsmeldungen, To-Dos, Genehmigungserteilung oder einen automatisierten E-Mail-Versand anordnen. Ihr Workflow ist fertig!

Rechnungseingangs-Workflow

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprüfung

Ergänzen Sie das VARIO Workflow-Modul mit dem VARIO Rechnungseingangs-Workflow! Die automatisierte Weiterleitung von Rechnungsdokumenten an die zuständigen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens beschleunigt Ihren individuellen Freigabeprozess direkt im VARIO 8 ERP-System. Mehrstufige Freigabeprozesse werden einfach direkt in Ihrem ERP- und Warenwirtschaftssystem konfiguriert. Legen Sie Zuständigkeiten und individuelle Auftragsarten für Ihre eingehenden Rechnungen fest und definieren Sie, welche Prüfschritte diese durchlaufen.

Die vier möglichen Prüfschritte bestehen aus formeller Prüfung, sachlicher Prüfung, Subprüfung und Kontierungsprüfung. Optionale Kommentare in den Prüfanfragen sowie eine Übersichtsfunktion zum Beispiel über den aktuellen Status oder das Fälligkeitsdatum sorgen für Transparenz und Kosteneinsparung. Auf Wunsch können Sie auch problemlos eigene Freigabewege für eingehende Gutschriften definieren. Die optional integrierte FiBu-Übergabe beispielsweise an DATEV sind die optimale Ergänzung für Ihre Buchhaltung.

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Vorteile bei der Arbeit mit der VARIO Workflow-Software

Ihre Vorteile bei der Arbeit mit VARIO Workflows

  • Komfortable, benutzerfreundliche Anwendung
  • Höhere Flexibilität: Regeln nach individuellem Bedarf definieren
  • Effizienz steigern: Arbeitsprozesse optimieren und automatisieren
  • Kosten senken durch effiziente, standardisierte und nachvollziehbare Prozesse
  • Klare Vorgaben für Ihre Mitarbeiter geben Sicherheit
  • Bessere Zuordnung von Ressourcen gibt Planungsgewissheit
  • Minimaler Dokumentationsaufwand dank Workflow-Historie
VARIO 8 Handbuch

Hilfe zur Definition von Workflows

Mithilfe der Definition von für Ihren Betrieb geeigneten Workflows können Sie Ihre wiederkehrenden Arbeitsabläufe automatisieren, mögliche Fehler abfangen und somit Zeit und Kosten sparen. Eine Übersicht der Funktionen und wie Sie Workflows anlegen, lesen Sie in unserem VARIO 8 Handbuch. Die Dokumentation erklärt Ihnen zudem die relevanten Masken und beantwortet die von den Nutzer:innen am häufigsten gestellten Fragen.
Kostenlose Onlinevorführung der Workflow-Software in der VARIO Warenwirtschaft

Kostenlose Vorführung

Sie haben Interesse an einer umfangreichem ERP-System mit Workflow-Funktion? Dann lassen Sie sich von unseren Experten bezüglich der Workflow-Software in unser ERP- und Warenwirtschaftssoftware in einem kostenlosen Erstgespräch online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied beraten und erfahren Sie, welche Vorteile die VARIO Software AG mit Ihren Lösungen für Sie bereithält.

Bevor Sie jedoch in die weiten digitalen Welten verschwinden, möchten wir sicherstellen, dass Sie das volle Potenzial für Ihr Unternehmen ausschöpfen. Unsere ERP-Software ist wie ein maßgeschneiderter Anzug für Ihre Geschäftsprozesse – passgenau, effizient und stilvoll.

Hey, schon wieder auf dem Sprung?