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Umstieg und Wechsel zur VARIO ERP-Software

Ihre aktuelle Warenwirtschaftssoftware hakt permanent und läuft langsam? Sie verwalten Ihre Daten an unterschiedlichen Stellen – arbeiten eventuell sogar noch mit Papierlisten – und switchen ständig zwischen verschiedenen Systemen? Dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt zum Wechsel zu VARIO!

Mit unserer innovativen VARIO ERP-Lösung reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand, steigern die Produktivität und maximieren Ihren Erfolg.

Der Wechsel auf ein neues ERP-System funktioniert reibungslos, wenn er von Beginn an sorgfältig durchdacht und professionell umgesetzt wird. Unser erfahrenes VARIO Team begleitet Sie in allen Vorgängen der Implementierung. Die Orientierung an unseren bewährten Projektphasen und die gewissenhafte Durchführung der einzelnen Schritte sind Voraussetzung für eine entspannte Einführung Ihres neuen ERP-Systems – der VARIO Unternehmenssoftware.

Stepps eines ERP-Wechsels

ERP-System wechseln – wie die Migration funktioniert

Sie wollen zum VARIO Warenwirtschaftssystem wechseln und fragen sich, wie dieser vonstattengehen kann? Sie können die VARIO ERP-Lösung eigenständig installieren. Video-Tutorials und ein moderiertes User-Forum bieten Ihnen dabei Hilfestellung. Auch unsere Angepinnt-Videos auf Youtube geben Ihnen einen guten Einblick in das VARIO Warenwirtschaftssystem.

Jedoch ist der Wechsel von einem bereits bestehenden System zu einem neuen ERP-System ein umfangreiches Projekt und weit mehr als die reine Installation und Anbindung von Schnittstellen. Für die Abbildung und Optimierung komplexer Prozesse sowie einen reibungslosen Datenimport empfehlen wir Ihnen, sich von Beginn an von unseren Fachberater:innen unterstützen zu lassen. Dafür spricht nicht nur die Erfahrung und das Wissen, welches unsere VARIO IT-Consultants mitbringen, sondern auch die Zeitersparnis und die damit verbundene Kostenersparnis für Sie. Ein:e persönliche:r Ansprechpartner:in kann Ihr Unternehmen von außen betrachten und erkennt Optimierungspotenzial auch an Stellen, an denen Sie es vielleicht gar nicht erwartet haben.

Lassen Sie sich im ersten Schritt unverbindlich beraten.

Erstgespräch vereinbaren

Ihr Wechsel zu VARIO – Schritt für Schritt

Jede:r Kund:in und jede Branche hat spezielle Anforderungen an eine Unternehmenssoftware. Deswegen betrachten wir Ihr Projekt individuell und stimmen es gemeinsam mit Ihnen ab. Sie können von nahezu jedem System zu VARIO wechseln unabhängig davon, ob Sie bislang mit einem anderen Warenwirtschaftssystem oder einem Shopsystem wie beispielsweise Shopware oder Shopify gearbeitet haben. Sie haben bislang ohne Software Ihren Arbeitsalltag bestritten? Auch dann können Sie zu VARIO wechseln!

Um Ihnen bereits ein Gefühl zu geben, wie die Einführung der VARIO ERP-Software vonstattengehen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden exemplarisch die einzelnen Schritte eines solchen Projekts auf.

Stepp 1 – VARIO kennenlernen

01 – Kennenlernen

Unsere Webseite, Social Media und unsere Videos haben Ihnen einen ersten Eindruck vermittelt. Nun ist es an der Zeit, VARIO Software und das dahinterstehende Team kennenzulernen. Vereinbaren Sie am besten gleich ein erstes Erstgespräch!

Vorführung

In ersten Gesprächen zeigen wir Ihnen die VARIO ERP-Lösung in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen oder uns vor Ort und besprechen Ihre Wünsche, Anforderungen und Pläne.

To do:

To do:

  • Erste Einblicke über Videos, Website und Social Media
  • Erstgespräch vereinbaren
  • VARIO Software kennenlernen
Stepp 2 – Analyse und Angebotserstellung

02 – Analyse

Analyse

Nach dem ersten Kennenlernen analysieren wir gemeinsam die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens und deren Prozesse und besprechen Ihr Optimierungspotenzial.

Angebotserstellung

Anschließend erstellen wir ein Angebot für Lizenzen und eine Aufwandsschätzung für die Umsetzung Ihres Projekts. Transparenz ist uns hierbei sehr wichtig. Wir erläutern die einzelnen Leistungsbestandteile, klären offene Fragen zu unserem Leistungsumfang und besprechen Finanzierungsmöglichkeiten.

To do:

  • Ermittlung Ihrer Anforderungen an ein ERP-System
  • Kostenaufwandsschätzung seitens VARIO
  • Klärung offener Fragen
  • Angebotsprüfung und -annahme
Stepp 3 – Initialisierung und Zeitplanung

03 – Initialisierung und Zeitplanung

Planung

Nach Auftragserteilung erarbeiten wir den Projektablauf und erstellen einen Zeitplan für die einzelnen Phasen und Meilensteine des ERP-Wechsels.

Aufgabenverteilung

Es werden Zuständigkeiten Ihrer- und unsererseits festgelegt, Aufgaben verteilt sowie Abhängigkeiten aufgezeigt.

To do:

  • Definition von Meilensteinen inkl. Zeitplanung
  • Benennung von Projekt-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen
  • Aufgabenverteilung
Stepp 4 – Installation und Datenübernahme

04 – Installation und Datenübernahme

Installation

Wir installieren VARIO auf Ihrem System, implementieren Backup-Routinen und sorgen für eine Möglichkeit des sicheren Datenaustauschs.

Datenaufbereitung

Bevor wir Ihre Daten migrieren, betrachten und analysieren wir die verschiedenen Datenquellen, legen die Datenbasis für die einzelnen Bereiche fest und bereiten die Daten gemeinsam mit Ihnen für den Import auf.

Datenmigration

Die aufbereiteten Daten (bestenfalls im CSV-Format) werden in VARIO importiert, validiert und geprüft.

To do:

  • Installation der VARIO 8
  • Export relevanter (Stamm-)Daten aus Altsystem
  • Aufbereitung der Daten
  • Basis-Schulung für Key-User
  • Import von Daten
  • Prüfung von Daten
Stepp 5 – Systemanpassungen

05 – Systemanpassungen

Systemeinstellungen

Gemeinsam mit Ihnen richten und konfigurieren wir Ihr VARIO System auf Ihre Bedürfnisse und bilden Ihre Prozesse im System ab. Dank entsprechender Einstellungen sorgen wir für einen optimalen Ablauf in Ihrem Unternehmen. Neben den Basisfunktion richten wir, je nach Branche, auch weitere Module aus den Bereichen Lager, Finanzen, CRM und ähnlichem ein. Selbstverständlich legen wir Benutzer an und vergeben gemeinsam mit Ihnen Rechte.

Schnittstellen

Wir binden Ihre Verkaufskanäle an, bereiten die Daten entsprechend auf, richten Versender ein und konfigurieren bei Bedarf weitere Schnittstellen.

Reportdesign

Auf Wunsch passen Ihre Formulare und Belege nach Ihren Vorgaben, Wünschen und Ihrem Corporate Design an.

To do:

  • Konfiguration des VARIO 8 Systems
  • Anbindung externer Systeme
  • Anpassung der Beleg- und Report-Layouts
Stepp 6 – Schulungen

06 – Schulung

Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden nach dem Wechsel zu VARIO mit der Software vertraut sind, ist ein wesentlicher Schritt in der Umsetzung des Projekts unsere umfangreiche Schulung zu allen von Ihnen benötigten Funktionen und Modulen der VARIO ERP-Software.

Hier lernen Sie alle wichtigen Handgriffe, um im Arbeitsalltag gewinnbringend mit der VARIO ERP-Lösung arbeiten zu können. Außerdem bleibt während der Schulung genug Zeit, um auf etwaige Rückfragen Ihrerseits einzugehen.

To do:

  • Teilnahme an der Basis-/Grund-Schulung sowie an Spezialschulungen je nach Aufgabengebiet
  • Klärung offener Fragen und Abläufe
Stepp 07 – Testphase

07 – Testphase/Pilotphase

Prüfung

Sie prüfen die Datenbestände und testen Ihre Prozesse in der Software mit allen Funktionen und Modulen. Diese sehr wichtige Phase dient gleichzeitig einer ersten Einarbeitung. Spielen Sie ihr reales Tagesgeschäft durch. Es empfiehlt sich eine Art „Parallelarbeiten“. Planen Sie demnach genug Zeit ein!

Justierung

Anfallende Feineinstellungen werden vorgenommen.

Abnahme

Sie erteilen uns die Freigabe für den Live-Betrieb.

To do:

  • Prüfung der Datenbestände und Prozesse – optimalerweise im „Parallelbetrieb“
  • Software- und Funktionstests
  • Erteilung der Freigabe für den Go-Live
Stepp 8 – Go-Live

08 – Go-Live

Es ist soweit: Ihr VARIO ERP-System geht in den Produktiv-Modus! Es ist auch möglich anstatt eines „Big Bangs“ erst einmal Teilbereiche umzustellen bzw. in Betrieb zu nhemen und sukzessiv weitere Unternehmensbereiche.

Selbstverständlich wird auch der Livegang durchgehend von Ihren VARIO Ansprechpartner:innen begleitet. Vor, während und nach dem Wechsel zu VARIO können Sie sich auf eine kompetente Unterstützung durch das VARIO Team verlassen – egal ob remote oder vor Ort bei Ihnen.

To do:

  • Vorbereitung des Livegangs
  • Prüfung der Daten

Stepp 9 – Abschließende Arbeiten

09 – Abschließende Arbeiten

Durchführung von Restarbeiten

Nach dem Go-Live und während der ersten Tage mit der VARIO Warenwirtschaftssoftware im Produktivmodus ergeben sich vielleicht Rückfragen oder die ein oder andere Funktion benötigt eine Feinjustierung. Hier sind wir stets zur Stelle.

Support

Die Unterstützung des VARIO Teams hört nach dem Livegang nicht auf! Unsere Support-Hotline steht Ihnen bei Fragen rund um VARIO zur Verfügung.

Consulting

Auch nach der Inbetriebnahme stehen Ihnen qualifizierte Spezialist:innen zur Seite, um Ihre Unternehmensprozesse weiter zu optimieren.

To do:

  • Durchführung von Nacharbeiten
  • Feinjustierung
  • weitere Optimierungen

Projektablauf – Vier wesentliche Aufgabenbereiche

Die oben aufgezeigten Phasen dienen als Orientierungshilfe und lassen sich in folgende vier Aufgabenbereiche zusammenfassen. Sie haben VARIO bereits installiert? Wir setzen dort an, wo wir gebraucht werden. Deshalb setzen wir jedes Projekt in enger Absprache mit unseren Kund:innen um.

Wechsel des ERP-Systems – Beratung und Analyse Ist-Zustand

Kennenlernen und Analyse

In der ersten Phase des Projekts findet die „Bestandsaufnahme“ des Ist-Zustandes statt. Die einzelnen Bereiche in Ihrem Unternehmen und deren Prozesse werden von Ihrem persönlichen VARIO Consultant analysiert. Gemeinsam mit Ihnen bespricht er Ihre Optimierungswünsche, zeigt mögliche Lösungswege auf und definiert dem Soll-Zustand.

Offene Fragen werden beantwortet, Leistungsbestandteile erläutert und Aufgaben sowie Zuständigkeiten festgelegt.
Wechsel des ERP-Systems – Vorbereitung und Installation

Vorbereitung und Installation

Welches System ist die Ausgangsbasis? Welche Datenquellen und in welchem Format liegen die zu importierenden Daten vor? Die Analyse der verschiedenen Datenquellen sowie die anschließende Aufbereitung sind für einen reibungslosen Import essentiell! Sie garantiert einen verlustfreien Wechsel zwischen zwei Systemen und bilden die Grundlage für die nächsten Schritte: Die Software wird installiert, Daten aus Alt-Systemen migriert, Systemeinstellungen vorgenommen, Ihre Onlineshops und Verkaufskanäle angebunden, Schnittstellen konfiguriert.
Wechsel des ERP-Systems – VARIO Schulungen und Workshop

Schulungen und Einarbeitung

Parallel zur Installation, dem Datenimport und der nötigen Konfigurationen von VARIO, können bereits einzelne Abteilungen und Personen aus Ihrem Unternehmen im Umgang mit der neuen Software geschult werden. Ob bei Ihnen vor Ort, bei uns im Hause oder per Remote-Verbindung – der direkte Austausch mit unseren Trainern ermöglicht Ihnen Fragen gezielt auf Ihre betrieblichen Anforderungen zu stellen und gibt Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionsweisen der VARIO Software.
Wechsel des ERP-Systems – Prüfung und Qualitätssicherung

Qualitätssicherung und Prüfung

Jetzt sind Sie als Nutzer der Software besonders gefragt! Es geht in die Pilotphase. Wer kann besser beurteilen, ob das neue System einwandfrei läuft als diejenigen, die dieses tagtäglich verwenden? Sie prüfen die Datenbestände und testen die Software mit sämtlichen Funktionen und Modulen. Unser Tipp: Spielen Sie wirklich alle möglichen Geschäftsabläufe durch. Schenken Sie der Prüfung alle Aufmerksamkeit. Fehlerhafte Daten können in der Testphase noch ohne Verlust und großen Aufwand korrigiert werden. Später im Livebetrieb sind Korrekturen und Justierungen meist mit größerem Aufwand verbunden.

Nutzen Sie diese „Qualitätssicherung“ gleichzeitig als Einarbeitung und Vertiefung! Machen Sie sich mit Ihrem neuen System vertraut, verinnerlichen Sie die Abläufe. So gut eine Software auch sein mag – sie kann Ihre Geschäftsprozesse nur dann optimieren, wenn alle Nutzer das neue ERP-System sicher und korrekt bedienen können.

Machen Sie den ersten Schritt!


Sie sind sich noch immer unsicher? Der erste Schritt kostet Sie lediglich 15 Minuten Ihrer Zeit. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit unseren Vertriebsmitarbeiter:innen. Sie geben Ihnen eine erste Einschätzung, ob VARIO das passende ERP-System für Ihr Unternehmen ist.

Never change a running system?

Hand aufs Herz – erfüllt Ihre aktuelle ERP-Software all Ihre Anforderungen? Wir sind uns sicher: es gibt immer Optimierungspotenzial.

Und der erste Schritt ist leichter als Sie denken. Halten Sie nicht nur aus Bequemlichkeit an einem veralteten System fest. Je länger Sie warten, desto mehr Kosten entstehen, die durch einen Wechsel vermieden werden können.

Lassen Sie sich in einer unverbindlichen, kostenlosen Vorführung bei Ihnen im Unternehmen, bequem online oder in unserem Hause die VARIO Unternehmenssoftware zeigen. Ihr Fachberater geht gerne auf Ihre Fragen ein und zeigt Ihnen Lösungsansätze für Ihre Aufgabenstellungen.

Vorteile eines Wechsels zur VARIO Warenwirtschaftssoftware

FAQs zum Thema: Zur VARIO ERP-Software wechseln


Wir möchten unsere Projekte transparent und nachvollziehbar für alle Mitarbeitenden darlegen. Ob geplanter Umstieg, laufendes Projekt oder abgeschlossene Einführung der VARIO Software – Sollten Ihrerseits noch Fragen offen sein, kontaktieren Sie uns!

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems?


Grundsätzlich ist der Umstieg jederzeit möglich. Sind alle Fragen geklärt, die Feineinstellungen vorgenommen, die Freigabe Ihrerseits erteilt und Ihr Team geschult, steht der Inbetriebnahme Ihres neuen VARIO ERP-Systems nichts mehr im Weg. Viele Unternehmen nutzen für den Umstieg ruhigere Zeiten (Ferien, Saisonende, geringer Lagerbestand). Planen Sie neben dem Umstieg zusätzliche Zeiten für Rückfragen sowie die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ein.

Kann die Einführung parallel zum laufenden Betrieb durchgeführt werden?


Ja. Ihr VARIO Projektmanager erarbeitet gemeinsam mit Ihnen einen Stufen- und Zeitplan, um nach der Installation, Altdatenübernahmen und Schulungen an einem definierten Tag „den Schalter umzulegen“. Bis dahin verrichten Sie die täglichen Arbeiten noch wie gewohnt mit Ihrem Altsystem.

Entstehen durch den Wechsel Ausfallzeiten?


Nein. Alle Arbeiten – insbesondere die Altdatenübernahme – werden so geplant, dass kurz vor Inbetriebnahme diese aktuell sind und den letzten Stand in Ihrem Altsystem widerspiegeln. Lediglich in dem kurzen Zeitraum der letzten Datenübernahme können ggf. keine Aufträge abgewickelt werden. Bestellungen, die über Ihre Onlineshops und Marktplätze getätigt werden, gehen dabei nicht verloren.

Wie geht es nach der Inbetriebnahme weiter?


Auch nach der Inbetriebnahme stehen Ihnen VARIO Mitarbeiter beratend und unterstützend zur Seite. Unsere Supportabteilung hilft Ihnen schnell und kompetent bei Fragen zur Bedienung rund um Ihr neues ERP-System. Zudem können Sie auf die Betreuung durch qualifizierte VARIO Berater setzen mit dem Ziel, Ihre Unternehmensprozesse zukünftig immer weiter zu optimieren.

Bevor Sie jedoch in die weiten digitalen Welten verschwinden, möchten wir sicherstellen, dass Sie das volle Potenzial für Ihr Unternehmen ausschöpfen. Unsere ERP-Software ist wie ein maßgeschneiderter Anzug für Ihre Geschäftsprozesse – passgenau, effizient und stilvoll.

Hey, schon wieder auf dem Sprung?