DMS
für eine revisionssichere Archivierung
DMS - Dokumentenmanagment im VARIO Warenwirtschaftssystem


VARIO DMS − Archivierung und Digitalisierung meistern


VARIO DMS unterstützt Sie mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional bei der revisionssicheren Archivierung Ihrer Daten und unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Alle wichtigen Dokumente und Belege wie zum Beispiel E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine werden an einem zentralen Ort in Ihrer Warenwirtschaft verwaltet. Externe Dokumente werden gescannt und via Barcode automatisch einem bestimmten Kontakt oder Arbeitsschritt zugeordnet. Über die praktische Volltextsuche in VARIO finden Sie gesuchte Dokumente in Sekundenschnelle – eine intelligente und effiziente Recherche, die Ihnen wertvolle Zeit spart und so nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Zusammenspiel der VARIO Warenwirtschaft und ELOprofessional

VARIO und ELOprofessional – das perfekte Team

Das VARIO DMS Modul beinhaltet eine Anbindung an ELOprofessional. ELOprofessional bildet als modulare Client-/Server-Lösung eine auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmte ECM-Lösung für mittelständische Unternehmen. Die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen mit VARIO und dem Dokumentenmanagementsystem von ELO schafft eine erstklassige Infrastruktur für effiziente und nachvollziehbare Geschäftsprozesse. Informationen und Dokumente werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch, rechtskonform und unter Einhaltung von Datenschutzanforderungen gemäß EU-DSGVO verwaltet.

Ablauf

Alle gebuchten Ausgangsbelege wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen usw. werden an einem zentralen Ort in VARIO verwaltet und automatisch in das ELO Archiv exportiert.

Eingangsbelege sowie externe Dokumente in Papierform werden gescannt und via Barcode ins ELO Archiv abgelegt. Anschließend findet ein automatisierter Abgleich über den Barcode zu einer bestimmten Adresse oder einem Vorgang in VARIO statt und wird diesem zugeordnet. Digitale Dokumente können mit einem virtuellen Barcode versehen werden. Über die in VARIO oder ELO integrierte Volltext-Suche finden Sie jeden eingescannten Beleg oder Dokument in Sekundenschnelle.

Rechtliche Anforderungen

Mit dem VARIO DMS erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Revisionssicherheit in der Datenverwaltung. Bei Betriebsprüfungen erfüllen Sie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie Ihre Mitwirkungspflicht. Alle internen und selbst generierten Belege in VARIO werden mit Versionierung automatisch archiviert und unterstützt Sie so bei den GoBD. Ebenfalls bietet ELOprofessional zahlreiche Funktionen zur rechtskonformen Ablage Ihrer Daten zur Einhaltung der EU-DSGVO.

Benutzer und Berechtigungen

Über eine ausgereifte Rechteverwaltung und Vertretungen stehen Ihnen abgelegte Daten nur den berechtigten Mitarbeitern über das Dokumenten-Management-System zur Verfügung. Im Falle von Krankheits- und Urlaubsvertretungen bleiben wichtige Informationen erhalten und der laufende Geschäftsfluss wird nicht unterbrochen.

Collaboration und Teamarbeit

ELOprofessional bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens. Die ELO Collaboration-Tools sind in das ECM-System integriert und erleichtern die Arbeitsabläufe durch eine bessere Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit.

Wiki und Wissensdatenbanken

Die zentrale, strukturierte Ablage aller relevanten Korrespondenzen wie E-Mails und Projektinformationen erleichtert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erheblich. Mit dem erweiternden Modul ELO Knowledge können Sie eine zentrale und intelligente Wissensdatenbank aufbauen.

Mobile App

Die ECM-App ELO for Mobile Devices ermöglicht mobiles Arbeiten an jedem Ort. Über Smartphones oder Tablets können Sie mobil auf Ihr ELO Archiv zugreifen und die ECM-Basisfunktionen nutzen. Die App bietet vielfältige Interaktions- und Kooperationsmöglichkeiten, z. B. die Kommunikation per ELO Feed oder das Bearbeiten formularbasierter Workflows. Dokumente können in Drittapplikationen (z. B. in Microsoft Word) erstellt und im ELO Archiv abgelegt werden, ohne die führende Applikation zu verlassen. Durch die Offline-Funktionalität können Anwender auch ohne bestehende Internetverbindung auf ihre Dokumente zugreifen. ELO for Mobile Devices wurde als native App für die mobilen Plattformen iOS und Android entwickelt.

Workflows

Der ELO Workflow sorgt für automatisierte Geschäftsprozesse mit ELOprofessional. Damit sind Dokumente und Informationen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar. Geschäftsvorgänge werden schneller abgeschlossen, Freigaben können schneller erteilt und Entscheidungen fundierter getroffen werden. Die einzelnen Bearbeitungsschritte bleiben mit dem ELO Workflow immer transparent und der Status eines Vorgangs ist jederzeit nachvollziehbar.

Vorteile vom direkt Einsatz von ELOprofessional im VARIO Warenwirtschaftssystem

Vorteile

  • Jederzeit auf alle relevanten Informationen zurückgreifen
  • Verschiedene Dokumente und Arbeitsschritte sinnvoll miteinander verknüpfen
  • Transparente, übersichtliche Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen schaffen
  • Über die Volltextsuche Dokumente schnell und einfach finden
  • Daten zentral speichern und doppelte Ablagen vermeiden
  • Revisionssicher archivieren
  • Mobil arbeiten

VARIO ist ELO Business Partner

ELO Business Partner

Als zertifizierter ELO Business Partner beraten wir Sie mit fundiertem und umfangreichem Know-how im ECM-Bereich. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die für Sie optimale Lösung.

Kostenlose Onlinevorführung von ELOprofessional und der VARIO Warenwirtschaft

Kostenlose Onlinevorführung

Sie haben Interesse an einem umfangreichen Dokumentenmanagementsystem? Dann lassen Sie sich ELOprofessional in einer kostenlosen Onlinevorführung zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die DMS-Software für Sie bereithält.