Warenwirtschafts­system von VARIO

Pflegen Sie Artikel für Dienstleistungen, Varianten, Baugruppen und Stücklisten mit Produktionsartikeln.

• Verwaltung von verschiedenen Artikelarten, wie beispielsweise bestandsgeführter Artikel, Dienstleistungsartikel, Variantenartikel, Baugruppen, Stücklisten und Sets
• Artikel können frei definierbare Merkmale durch Freie Felder sowie Attribute und Eigenschaften sowie GTIN und Barcodes haben
• zentrale Artikelverwaltung mit individuellen Listings je Verkaufskanal mit plattformspezifischen Produkttexten, SEO-Daten, Eigenschaften, Preisen und (Varianten-)Bildern
• Verwaltung von Chargen, Seriennummern und IMEIs
• Umfangreiche Preisverwaltung mit kundenspezifischen Preisen, Staffel- und Gruppenpreisen sowie Aktionspreisen
• Übersichtliche Verwaltung von Artikel-Lieferanten-Eigenschaften

Organisieren Sie Office-Dokumente, E-Mails und Dateien übersichtlich und effizient.

• GoBD-konforme und rechtssichere Archivierung
• Zentrale, revisionssichere Dokumentenverwaltung
• E-Mail-Archivierung mit automatischer Erkennung
• automatische Erkennung und Zuordnung von Dokumenten und Dateien an Geschäftsprozessen für eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenablage
• einheitliches Ablagesystem für schnelle Auffindbarkeit

Die KassenSichV-, GoBD- und RKSV-konforme Kasse aus unserem Hause gleicht sich direkt mit der Warenwirtschaft ab.

• erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) TSE, GoBD und RKSV
• die nahtlose Integration synchronisiert Stamm- und Verkaufsdaten in Echtzeit und erlaubt zu jeder Zeit eine Preis- und Bestandsauskunft
• kassiert sowohl stationär im Ladengeschäft oder mobil auf Messen und Veranstaltungen
• automatische Erkennung und Zuordnung von Dokumenten und Dateien an Geschäftsprozessen für eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenablage
• Anbindung unterschiedlicher Kartenterminals ermöglicht Ihren Kunden viele Zahlungsmöglichkeiten
• Zentrale Gutscheinverwaltung zwischen Warenwirtschaft, Kasse und Onlineshop (Shopware 6)

Verwalten und kontrollieren Sie Ihren Geldfluss, auf Wunsch mit direkter Übertragung an die FiBu.

• Offene-Posten-Verwaltung inkl. Mahnwesen sowie Kassenbuch direkt in Ihrer Warenwirtschaft
• Onlinebanking mit HBCI/FinTS und EBICS zum Zahlungs- bzw. OP-Abgleich sowie zur Zahlung von Verbindlichkeiten und dem Einzug von SEPA-Lastschriften
• Komplette vorbereitende Buchhaltung mit Übergabe aller buchhalterischen Daten an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware (DATEV) direkt aus VARIO heraus
• Hohe Sicherheitsmechanismen, Zugriff nur für berechtigte Mitarbeiter
• Zertifizierung nach dem IDW PS 880-Standard (ugs. GoBD-Zertifizierung)

Verwalten Sie Seriennummern, IMEI, Chargen oder andere Daten für die Lagerung oder Rückverfolgung.

• erfassen Sie Seriennummern, IMEI und Chargen von Wareneingang bis Warenausgang
• die Zuordnung oder Vergabe von Seriennummern und Chargen innerhalb der Produktion erlaubt effiziente Qualitätskontrollen
• Umfangreiche Historien auf Artikel- oder Seriennummernbasis für einfache Rückrufe
• Chargendaten lassen sich durch Angaben wie das Mindesthaltbarkeitsdatum ergänzen, um gesetzlich vorgeschriebene Anforderungen zu erfüllen
• durch die Flexibilität passt sich die Seriennummernverwaltung den Anforderungen unterschiedlicher Branchen an

Verwalten Sie mehrere Lager mit Warenein- und -ausgang, Retourenmanagement und verschiedenen Inventurmethoden.

• dank Mehrlagerfähigkeit, Lagerplätzen und chaotischer Lagerhaltung verwalten Sie übersichtlich mehrere Lager und Lagerkreise
• umfangreiche Funktionen für die Wareneingangsbearbeitung
• verschiedene Einlagerungs- und Kommissionierarten mit laufwegoptimierten Picklisten – auf Papier oder digital per MDE-Gerät
• integrierte Inventurfunktion für Stichtags- oder permanente Inventuren
• interne Lagerbewegungen und Umlagerungen – automatisiert, beleggeführt und standortübergreifend steuerbar
• Integration in Produktion, Versand und E-Commerce – für durchgängige Prozesse bspw. der automatisierte Bestandsabgleich synchronisiert Ihre Lagerbestände in Echtzeit mit Ihrem Online-Shop und Marktplätzen

Erstellen Sie Versandlabel per Scan oder Klick für DHL, UPS & Co. mit automatischem Tracking und Statusmeldungen.

• integrierte Schnittstellen zu Logistikunternehmen wie DHL, DPD, UPS und GLS automatisieren den Versand und übermitteln Trackinginformationen direkt zurück
• automatischer Druck der Versandunterlagen wie Label und Begleitscheinen nahtlos im Versandprozess
• Transparenz für Sie und Ihre Kunden durch automatisierte Versandbestätigungen inkl. Track & Trace und umfangreicher Versandübersicht
• automatische Berechnung der Versandkosten auf Basis hinterlegter Tariftabellen – je nach Dienstleister, Versandart und Gewicht
• flexible Anbindung auch individueller Dienstleister oder Speditionen via Dateimport/-export

Effizientes Einkaufen mit intelligenten Bestellvorschlägen für beste Lieferfähigkeit, direktem Versand aus dem Wareneingang und Dropshipping.

• intelligente Bestellvorschläge basierend auf Mindestbestand, Reservierungen, Bedarf oder Absatzdaten vereinfachen Ihren Einkauf
• die integrierte umfangreiche Lieferantenverwaltung mit individuellen Artikel-Lieferanten-Beziehungen sorgt für einfache Bestellprozesse mit den richtigen Konditionen
• lückenlose Dokumentation von Anfragen, Bestellungen, Eingangslieferscheinen und Eingangsrechnungen in der Belegverwaltung
• direkte Bestellübermittlung an Dropshipping-Partner
• Bestandsoptimierung anhand Datenanalysen

Auftragsschnellerfassung, Vertreter, Kassensysteme und Funktionen für den E-Commerce erlauben übersichtliche Sales-Prozesse.

• Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen – alle Belege in einer durchgängigen Prozesskette im Blick
• Transparente Beleghistorie mit allen Vorgängen und Abhängigkeiten (z. B. Streckengeschäft, Teillieferung)
• Gutschriften und Retouren mit strukturierter RMA-Abwicklung
• Preis- & Rabattlogiken auf Kunden-, Artikel- oder Aktionsbasis
• Vertreterfunktion mit Provisionsabrechnung und Kundenzuordnung – ideal für Ihren Außendienst
• Vertragsverwaltung für wiederkehrende Abrechnungen wie Dauer- oder Wartungsverträge
• Kanalübergreifender 360° Vertrieb – Telesales, Außendienst, Online-Shop, Marktplätze oder Ladengengeschäft – alles in einer Software

Verbinden Sie sich mit Amazon, eBay, Kaufland.de, OTTO Market und weiteren 15 Marktplätzen, um Ihre Produkte zu verkaufen.

• Schnittstellen zu allen gängigen Online-Marktplätzen
• Artikelnummern, Preise, Produktbilder und -beschreibungen direkt in VARIO pflegen
• eigene Schnittstelleentwicklung ohne Middleware
• zu den 4 größten Marktplätzen, weitere Marktplätze über Channel Pilot Pro Integration
• Mengenreservierung prüft die Verfügbarkeit der Artikel in all Ihren Verkaufskanälen

Bidirektionale Schnittstellen zu Shopware, Magento, Gambio, Shopify, WooCommerce, xt:Commerce und OXID.

• Umfassende Schnittstellen zu allen gängigen Onlineshop-Systemen wie Shopify, Shopware 6, WooCommerce und OXID eSales
• zentrale Verwaltung von Artikeln, Preisen, Texten, Varianten, Kategorien, Bildern & SEO-Daten in VARIO für fehlerfreie Produktinformationen in Ihrem Shop
• automatischer Bestellimport inkl. Kunden- und Zahlungsdaten
• immer aktuelle Bestände für Ihre Kunden im Online-Shop
• B2B-Funktionen wie kundenindividuelle Preise, gesperrte Kategorien oder individuelle Freigabeprozesse

Mit dem integrierten CRM-System in VARIO verwalten Sie Ihre Kundenbeziehungen zentral in der Warenwirtschaft. Vom Erstkontakt über Angebote bis zur Kundenbindung – alle Aktivitäten, Merkmale und Vorgänge sind übersichtlich dokumentiert und jederzeit abrufbar.

• verwalten Sie alle Kundeninformationen und Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Termine, Besuchsberichte u. v. m.) zentral im CRM-Modul Ihrer Warenwirtschaft
• Deals mit Vertriebsphasen, Chancenbewertung und Umsatzprognose
• Kundenmerkmale & Segmentierungen für gezielte Ansprache und Kampagnen
• keine Systembrüche und ein reibungsloser Informationsfluss in allen Prozessen
• integriertes Ticketsystem für eine effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen und Servicefällen
• transparente Analyse Ihrer Kundendaten für datenbasierte Geschäftsentscheidungen

Behalten Sie alle Aufgaben und Anfragen im Blick– egal, ob vom Kunden oder intern – inklusive Zeiterfassung.

• Ticketsystem für die Steuerung von Aufgaben in Ihrem Unternehmen sowie den Kundensupport
• integrierte Zeiterfassung innerhalb der Tickets
• Rechnungserstellung von Zeiten direkt aus einem Ticket heraus
• verwalten Sie Tickets zentral und in Echtzeit in VARIO
• definieren Sie unterschiedliche Rollen und Themen für Ihre Tickets

Mit dem Produktionsmodul von VARIO steuern Sie Ihre Fertigung zuverlässig und durchgängig. Ob Einzel- oder Serienfertigung: Sie planen Arbeitsgänge, Ressourcen und Materialflüsse direkt in Ihrer Warenwirtschaft und schaffen maximale Transparenz über Kosten, Termine und Verfügbarkeiten.

• detaillierte Erstellung von mehrstufigen Stücklisten und Produktionsaufträgen sowie, Erfassung von Materialien und Arbeitszeiten
• zentrale Planung und Steuerung Ihrer Produktionsaufträge
• Überblick in Echtzeit über Produktionsabläufe, Fortschritte und Ressourcen
• Arbeitsplanorganisation mit Arbeitsschritten Ressourcenmanagement für Mensch & Maschine
• direkte Artikel-, Vor- und Nachkalkulation Ihrer Artikel
• Verlängerte Werkbank / Lohnfertigung vollständig integrierbar – inkl. Fremdleistungsbestellung

Planen Sie Reparaturannahmen, Ersatzteilbeschaffung, Garantien oder Kostenvoranschläge im Werkstattmodul.

• Terminplanung Ihrer Reparaturaufträge in einem umfangreichen Werkstattkalender
• Auftragsmanagement mit detaillierten Auflistungen aller zugehörigen Positionen, Fremdleistungen und Zeitbuchungen
• Beleg- und Rechnungserstellung direkt aus dem Werkstatt-Auftrag heraus
• leichte Erfassung von Zeiten und genutzten Materialien durch Scanner
• detaillierte Dokumentation von Lagerbewegungen inklusive automatischer Bestandsaktualisierungen
• Assetverwaltung mit Seriennummern, Garantiedaten, Eigenschaften und Bildern sowie einer umfangreichen Historie von Reparaturen oder Vermietungen

Mit dem Servicemanagement von VARIO steuern Sie Ihre Serviceaufträge strukturiert und vollständig integriert. Von der Technikerplanung als Dispatcher über die mobile Annahme eines Auftrages als Techniker bis zur Abrechnung behalten Sie jederzeit den Überblick – auch unterwegs.

• Klassifizieren Sie Aufträge nach Dringlichkeit, Einsatzart und Aufgabenstellung
• integrierte Abrechnung von Pauschalen und Sonderkosten wie beispielsweise Fahrtkosten
• Techniker- & Einsatzplanung mit Kalenderansicht – inkl. PLZ-Logik, Skills und Auslastung
• Einsätze vor Ort per App – inkl. Kundendaten, Asset-Übersicht, Vorgeschichte und Checklisten
• Digitale Checklisten & Formulare – individuell konfigurierbar und direkt in der App ausfüllbar
• periodische Abrechnung von Wartungsverträgen

Werten Sie Ihre Daten aus und nutzen Sie diese Insights für wichtige Entscheidungen in Ihrem Unternehmen.

• visualisieren Sie KPIs und wichtige Geschäftszahlen in individuellen Dashboards
• nutzen Sie vorhandene Daten Ihrer Warenwirtschaft zur Analyse und entscheiden Sie anhand der Ergebnisse
• automatisierte Berichte halten Sie stets auf dem Laufenden
• nutzen Sie Ihre Geschäftsdaten für Prognosen, um Ihr Unternehmen weiterhin zukunftsfähig zu halten

Verfügbarkeiten, Mietverträge mit Mietbedingungen, Preisstaffeln oder Kautionsgutschriften rechnen Sie einfach in der Vermietungssoftware ab.

• branchenübergreifende Vermietsoftware für eine reibungslose Abwicklung des Verleihs
• Verwaltung von Vermietobjekten inkl. Preisen, Kategorien, Bildern, Zubehörartikeln und Objektmerkmalen
• Kalenderintegration für eine schnellere Planung der Mietzeiten und Mietverfügbarkeiten zur einfachen Erstellung der Mietaufträge mit Berechnung der Mietkosten
• integrierte Mietpreisverwaltung für verschiedene Mietgruppen mit Preisstaffeln und Basispreisen sowie möglichen Pauschalen, Rabatten, Kaution, Anzahlung & Sonderkonditionen
• zentrale Verwaltung von Mietverträgen und Mietbedingungen inklusive dokumentierter Historie
• Möglichkeit Schadens-, Zahlungsausgleich- sowie Kautionsartikel zu definieren
• Digitaler Übergabe- und Rückgabe-Prozess mit Checklisten

Managen Sie Ihre Projekte direkt in VARIO. Durch das Kanban-Board und den Projekt-Feed haben Sie alles im Blick.

• Planen und Steuern Sie Projekte direkt in VARIO bei voller Budgetübersicht
• Übersicht über die einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben in Ihren Projekten
• lückenlose Projektkommunikation dank übersichtlichem Projekt-Feed
• Verknüpfung mit Belegen, Tickets, Aktivitäten & Dokumenten – zentral in der Projektakte
• angeschlossenes Ticketsystem zur Priorisierung und Erinnerung an wichtige Aufgaben und Tasks

Mit den Import- und Exportfunktionen von VARIO tauschen Sie Daten in verschiedenen Formaten einfach mit anderen Systemen, Partnern oder Plattformen aus – manuell, zeitgesteuert oder vollautomatisiert. Ob Artikel, Preise, Lagerbestände oder Belege – Ihre Daten sind flexibel nutzbar.

• integrierter SQL-Editor, um Daten zu selektieren und exportieren
• „Generische Schnittstelle“ für die Definition Ihrer Ex- und Importe zur automatisierten Verarbeitung
• automatische und im Voraus geplante Datenimporte und -exporte
• flexible Möglichkeiten für Ihren Datenaustausch
• REST-API für externe Datenabfragen und Veränderungen
• Direkter Zugriff auf Datenbank per ODBC oder SQL – z. B. für externe BI-Tools oder Excel

VARIO unterstützt alle gängigen EDI-Nachrichtenarten (Protokolle) sowie die Übertragung von Nachrichten anhand der üblichen Protokolle.

• automatische Übertragung strukturierter geschäftsrelevanter Daten zwischen unterschiedlichen IT-Systemen mit vordefinierten Nachrichtenstandards und EDI-Protokollen
• unterstützt Nachrichtenarten wie ORDERS, ORDRSP, DESADV und INVOIC uvm.
• Fehlerreduktion durch automatisierte Dateneingabe und direkter Übertragung von System zu System
• eigene Schnittstelle für EDI-Konverter und Dienstleister wie bspw. ecosio

Automatisieren Sie Routine-Prozesse. In Abhängigkeit von definierbaren Bedingungen werden Werte gesetzt oder Funktionen ausgeführt.

• organisieren und automatisieren Sie Routine-Prozesse in effizienten Workflows
• integrierter Workflow-Assistent für eine nutzerfreundliche Schritt-für-Schritt-Erstellung individueller Workflows
• Regeln per Klick konfigurieren oder per SQL individuell formulieren – für maximale Flexibilität
• Verschiedene Ereignisse als Auslöser: z. B. Auftragseingang, Betrag überschritten, Wareneingang gebucht, Status geändert
• Viele Aktionen möglich: Belege erzeugen, Felder setzen, E-Mails verschicken, Tickets erstellen uvm.
• vorgefertigte Workflows zur direkten Nutzung wie beispielsweise der Eingangsrechnungs-Workflow
• Übersicht über alle aktiven und inaktiven Workflows inklusive Historie und Protokollierung

Arbeiten Sie von überall mit dem Smartphone, Tablet oder Browser sicher in VARIO.

• Plattformunabhängiger, mobiler Zugriff per Browser auf die wichtigen Verwaltungen der Warenwirtschaft
• digitale Belegerfassung an jedem Ort
• Steuerung von Technikern im Außendienst
• digitale Unterschriftserfassung für Belege und Einsätze
• Echtzeit-Daten und Überblick über Aufträge, Bestände, Artikel, Finanzen und Kundendaten
• alle wichtigen Unternehmenszahlen und Verkaufsstatistiken auf einem übersichtlichen Dashboard immer dabei

Mit dem integrierten Zeitwirtschaftssystem von VARIO erfassen Sie Arbeitszeiten, Urlaube und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden komfortabel, transparent und rechtssicher – direkt in Ihrem Warenwirtschaftssystem.

• Digitale Arbeitszeiterfassung am PC, per Terminal oder mobil über die VARIO App
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Kernzeiten individuell definierbar
• Urlaubsverwaltung mit Freigabeprozessen, Ansprüchen und Abwesenheitskalender
• Jahresübersichten und Umfangreiche Auswertungen & Anwesenheitsübersichten nach Gruppen und Mitarbeitenden – mit Filter- und Sortierfunktionen
• Automatische Prüfung auf Vollständigkeit, Pausenregelungen und gesetzliche Vorgaben
• Nahtlose Integration in andere Module wie Werkstatt, Service oder Produktion und Ticketsystem