Waren­wirtschafts­system und Waren­wirtschaft von VARIO

Ein Warenwirtschaftssystem umfasst alle Informationsflüsse (im Besonderen die Warenströme) in einem Unternehmen – beispielsweise aus dem Bereich Vertrieb, Beschaffung und Lagerhaltung. Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, die genannten Bereiche zu steuern, bestehende Prozesse zu optimieren, Waren in der richtigen Menge lieferbar, also auf Lager zu haben und eine Gewinnmaximierung durch die Förderung von Entwicklungen für das Unternehmen zu generieren.

Darüber hinaus erstellt ein Warenwirtschaftssystem auf Grundlage von generierten Daten aussagekräftige Statistiken. Mithilfe fundierter Statistiken und Analysen haben Unternehmen die Möglichkeit, Strategien zu entwickeln und die Inventur bestmöglich durchzuführen und zu beobachten.

Mit dem VARIO Warenwirtschaftssystem werden unterschiedliche Bereiche und Abteilungen Ihres Unternehmens miteinander verknüpft. Auf diese Weise sind eine einheitliche Bearbeitung und Steuerung von Aufträgen problemlos möglich. Darüber hinaus ist Ihr Warenbestand ideal aufgestellt, Verluste können reduziert und Arbeitsabläufe erleichtert werden.

Warenwirtschaftssysteme beinhalten heutzutage weit mehr als die Darstellung von Warenströmen im Lager und im gesamten Unternehmen. Vermehrt sind Funktionen in einem Warenwirtschaftssystem integriert, die das Controlling oder auch ein CRM umfassen. Auch die Prozessgestaltung und eine nachhaltige Ressourcenplanung sind oftmals Bestandteil eines Warenwirtschaftssystems.

Grundsätzlich wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen unterschieden.

1. Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Hierbei handelt es sich um ein System, welches alle Module (Wareneingangsmodul, Warenausgangsmodul, Bestellwesen- und Dispositionsmodul, Ausgabe von Bestellvorschlägen und Dispositionshilfen, Managementinformationsmodul, Überwachung und Bestellschreibung) abdeckt.
2. Offenes Warenwirtschaftssystem: Von einem offenen Warenwirtschaftssystem wird gesprochen, wenn mindestens eine Funktion/ein Modul durch ein anderes System abgedeckt wird. Diese werden durch sogenannte Schnittstellen an das eigentliche System angebunden.
3. Integriertes Warenwirtschaftssystem: Bei dieser Art Warenwirtschaftssystem sind alle bereits genannten Module integriert. Zusätzlich sind Schnittstellen zu anderen Funktionen vorhanden, wie beispielsweise zu Lieferanten, Zahlungsdienstleistern, o.ä.

Mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystem, können sämtliche Handelsprozesse reibungslos vonstatten gehen. Jegliche Unternehmensbereiche, die mit dem Warenfluss verbunden sind, werden entlastet und unterstützt. Durch die enge Zusammenarbeit mehrerer Unternehmensbereiche werden Arbeitsprozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Das System erfüllt dabei eine Vielzahl an Aufgaben:

• Erfassung, Überwachung und Optimierung der Lagerbewegungen
• Rechnungskontrolle
• Buchung von Wareneingängen
• Angebotserstellung
• Pflege von Kundenbeziehungen (CRM)
• Versandabwicklung
• Vollständige Kommissionierung

Die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System werden in Deutschland vermehrt als Synonyme verwendet. Allerdings sind die Unterschiede zwischen beiden Softwarelösungen beträchtlich. Denn die Warenwirtschaft ist nur ein Teilbereich.

Anhand integrierter Betriebsdaten und Anwendungen ist eine optimale Ressourcenplanung möglich. Eine solche Software beinhaltet Lösungen zur Steuerung und Organisation jeglicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens und umfasst in der Regel zusätzliche Funktionen gegenüber einem Warenwirtschaftssystem.

Solche Systeme können unter anderem Funktionen für folgende Bereiche enthalten:

• Warenwirtschaft
• CRM und E-Commerce
• Finanzbuchhaltung
• Kassensysteme
• Controlling
• Produktion
• Werkstatt und Service
• Vermietung
• DMS
• Projektmanagement

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystem (WWS) sind unumstritten: schnelle und einfache Auswertung der Betriebsprozesse, Zeitersparnis, Geldersparnis, Transparenz durch die elektronische Erfassung notwendiger Informationen und Daten, bessere Übersicht der Betriebsprozesse, schnellere und effektivere Bearbeitung der Projekte und Aufträge und vieles mehr. Nachfolgend ein Überblick:

• Transparenz in allen Aufträgen
• Komplette Auftragsbearbeitung (Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen)
• Reibungsloses Bestellwesen und Bestellabwicklung
• Vollständige Rechnungen und rechtssichere Rechnungsstellung
• Automatisierung der Prozesse
• Optimierte Lagerhaltung und Lagerverwaltung
• Pünktliche Auslieferung von Bestellungen
• Erfassung und Auswertung von Warenbeständen
• Erkennung von Ladenhütern und Hauptumsatzprodukten
• Fundierte Statistiken und Analysen
• Langfristige Verbesserung des Einkaufserlebnis der Kunden
• Lieferanten-, Kunden-, und Artikelverwaltung

Damit das volle Potenzial eines Warenwirtschaftssystem ausgeschöpft werden kann, sollten einige Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

• Pflege der Stammdaten
• Optimierung der Prozesse anhand der Standards
• Teilnahme an Schulungen
• Vorbereitung und Konzepte für die Inventur
• Eindeutige Definition der Schnittstellen
• Erstellung eines Zeitplans für die Einführung
• Einbindung aller Mitarbeiter und Abteilungen in das neue System

Eine Warenwirtschaft wird grundsätzlich von allen Unternehmen benötigt, die eine optimale Lagerverwaltung und Rechnungswesen betreiben möchten. Warenwirtschaftssysteme unterstützen eine Vielzahl an Unternehmensprozessen und sind ein Mehrwert für jeden Unternehmer.

Im schnelllebigen Handel sind Transparenz und Zeitersparnis unverzichtbar. Daher sollte auf ein Warenwirtschaftssystem (WWS) gesetzt werden, welches eine zeitsparende Lagerhaltung und reibungslose Bestellabwicklungen für den Kunden und bei dem Lieferanten ermöglicht.

Die Zeiten, in denen nur große Unternehmen auf Warenwirtschaftssysteme setzen ist schon lange vorbei. Inzwischen greifen auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erfolgreich auf eine Warenwirtschaft zurück, um sämtliche Prozesse zu optimieren und automatisieren. Gerade Handelsunternehmen im B2C- (Endkunden) und B2B-Bereich (Firmenkunden), die sich ausschließlich auf den Güteraustausch konzentrieren, haben Warenwirtschaftssysteme in ihrem Arbeitsalltag fest integriert.

Software-basierte Warenwirtschaftssysteme sind für zentrale Aufgaben rund um die Beschaffung, Lagerung und den Absatz von Waren heutzutage unverzichtbar. Erst mit einer leistungsfähigen Warenwirtschaft können Sie Ihren Kunden garantieren, dass die richtige Ware in der passenden Menge zur angegebenen Zeit am angegebenem Ort verfügbar ist.

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems sind immer abhängig von den Anforderungen eines Unternehmens an eine Warenwirtschaft. Wie viele User werden das System nutzen? Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an? Verfügt Ihr Unternehmen über komplexe Unternehmensprozesse? Welcher Funktionsumfang wird benötigt?

Warenwirtschaftssysteme können in der Regel gekauft, gemietet oder auch geleast werden. Eine einheitliche Antwort auf die Kostenfrage ist aufgrund dieser Komplexität nicht möglich. Dennoch gibt es Kostenpunkte, die nahezu jedes Unternehmen bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystem berücksichtigen sollten:

• Interne Kosten und Ressourcen
• Externe Kosten
• Software-Kosten/Lizenzkosten
• Kosten für Hardware
• Anpassungskosten
• Implementierungskosten

Ja, Sie können das VARIO Warenwirtschaftssystem abschreiben, wenn Sie die Software auf dem Server installieren, sodass mehrere Clients die Software nutzen können. In diesem Fall fällt die Warenwirtschaft unter die Regelungen der Abschreibung für Abnutzung (AfA) und ist ein immaterielles Wirtschaftsgut. Da es für Warenwirtschaftssysteme keine offizielle AfA-Tabelle gibt, können Sie die Nutzungsdauer Ihrer Warenwirtschaft selbst schätzen. In der Regel werden drei Jahre gewählt.