DMS
für eine revisionssichere Archivierung
DMS - Dokumentenmanagment im VARIO Warenwirtschaftssystem

Dokumentenmanagement (DMS) −
Archivierung und Digitalisierung meistern


Die VARIO Software unterstützt Sie mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) ELOprofessional bei der revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente und fördert somit die Digitalisierung Ihres Unternehmens – hin zum papierlosen Büro. Mit der Integration der professionellen DMS-Software von ELO in Ihr VARIO ERP-System stehen Ihnen alle Daten und Dokumente Ihres Unternehmens und aller Geschäftsprozesse in Ihrer zentralen Unternehmenssoftware – VARIO – zur Verfügung.

Alle wichtigen Dokumente und Belege, wie zum Beispiel E-Mails und Briefe, Lieferscheine und Rechnungen werden an einem zentralen Ort verwaltet. Externe Dokumente werden gescannt und via Barcode automatisch einem bestimmten Kontakt oder Arbeitsschritt zugeordnet.

Über die praktische Volltextsuche des DMS, welche auch die Inhalte der Dokumente durchsucht, finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle – eine intelligente und effiziente Recherche, die Ihnen wertvolle Zeit spart und so nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Zusammenspiel der VARIO Warenwirtschaft und ELOprofessional

VARIO ERP und ELO DMS – das perfekte Team für die Digitalisierung Ihres Unternehmens


In vielen Unternehmen findet heutzutage trotz moderner Software häufig ein Medienbruch statt. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass einzelne Softwares, wie das Dokumentenmanagement, nicht miteinander vernetzt sind. So werden meist alle Geschäftsprozesse im ERP-System digitalisiert abgebildet, jedoch werden Belege oder E-Mails noch häufig zum Archivieren ausgedruckt. Durch die Ablage von Informationen an mehreren Orten in mehreren Formaten und Arten entsteht ein Wust an Informationen. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen sowie Frustration bei den Mitarbeitern.

Durch die nahtlose Integration des ELO DMS in Ihr VARIO ERP-System werden alle Dokumente, E-Mails sowie weitere Dateien und Dokumente – auch aus anderen Softwares – zentral an einem Ort abgelegt und sicher archiviert, sodass alle Mitarbeiter auf eine zentrale Datenbasis in einem System zugreifen können.

Eine Besonderheit bei der Verbindung von ELO und VARIO ist es, dass in VARIO erzeugte Belege und Dokumente automatisch rechtskonform ins ELO DMS übertragen und dort abgelegt sowie archiviert werden. Somit sind Sie in diesem Punkt für eine Steuerprüfung gewappnet. Auch beim Dokumenteneingang unterstützt das ELO Dokumentenmanagementsystem die Prozesse, beispielsweise bei der Rechnungsfreigabe über definierte Workflows.

Die in VARIO integrierte Volltextsuche durchsucht vollständig jedes Dokument im DMS inklusive des Inhaltes des Textes. Ebenfalls werden sogenannte Metadaten durchsucht – Autor, Datum, Schlagwörter etc.

Das VARIO ERP-System mit dem integrierten ELO Dokumentenmanagement (DMS) unterstützt Ihr Unternehmen nicht nur bei der Digitalisierung, sondern bietet durch seine Verbesserungen in den Geschäftsprozessen eine höhere Effizienz sowie eine gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter.

Im folgenden Video sehen Sie einen exemplarischen Ablauf, wie die Integration von statten gehen kann.

Ablauf

Alle gebuchten Ausgangsbelege, wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen usw. werden an einem zentralen Ort in VARIO verwaltet und automatisch in das ELO Archiv exportiert.

Eingangsbelege sowie externe Dokumente in Papierform werden gescannt und via Barcode ins ELO Archiv abgelegt. Anschließend findet ein automatisierter Abgleich über den Barcode zu einer bestimmten Adresse oder einem Vorgang in VARIO statt und wird diesem zugeordnet. Digitale Dokumente können mit einem virtuellen Barcode versehen werden. Über die in VARIO oder ELO integrierte Volltext-Suche finden Sie jeden eingescannten Beleg oder Dokument in Sekundenschnelle.

Die Vorteile des VARIO DMS-Systems


Die Vorteile des in VARIO integrierten DMS reichen von der Förderung des Informationsaustauschs bis hin zur Kosteneinsparung auf verschiedenen Unternehmensebenen.

Durch den Einsatz der DMS-Software, welche in Ihr VARIO ERP-System integriert ist, erledigen Sie alltägliche Verwaltungsaufgaben schneller und effizienter. Aber vor allem, ohne genervt zu sein – zum Beispiel vom Suchen. Dank des Dokumentenmanagement bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

Schnelle Suchergebnisse

Eine Suche wie Google, mit dem Ziel Ihnen das anzuzeigen, was Sie benötigen. Eine Volltextsuche, die nicht nur Dateinamen durchsucht, sondern auch den Inhalt des Textes aller Dokumente und Metadaten, direkt aus dem VARIO ERP heraus.

Datensicherheit

Durch modernste Datensicherheitskonzepte ist das Risiko eines Datenverlustes geringer als bei herkömmlicher Archivierung. Durch eine automatisierte Versionierung kann jederzeit zu einem bestimmten Stand zurückgesprungen werden.

Kosteneinsparung

Sie sparen Kosten durch eine gesteigerte Effizienz und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig werden Arbeitsmittel wie Papier, Drucker und Toner genauso wie Platz für Ordner und Schränke sowie Versandkosten und Personal eingespart.

Rechtssicherheit

Das DMS von ELO enthält alle Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung, rechtskonformen Ablage sowie zur Einhaltung der DSGVO. Selbstverständlich erfüllt das DMS auch die Anforderungen der GoBD.

Zusammenarbeit

Dank vieler nützlicher Komponenten zur Zusammenarbeit steht jedem im Team der gleiche Informationsstand zur Verfügung, auch im Außendienst oder bei Krankheit. Somit verbessern Sie automatisch Ihren Kundenservice.

Automatisierte Prozesse

In Echtzeit werden Prozesse im gesamten Unternehmen ohne Medienbruch abgebildet – auf Wunsch sogar auf dem Smartphone oder Tablet. Dank Workflows laufen auch Freigabe- und Informationsprozesse automatisiert nach definierten Strukturen ab.

ELOprofessional


ELOprofessional, das DMS von ELO, bildet als modulare Client-/Server-Lösung eine auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmte ECM- und DMS-Lösung für mittelständische Unternehmen. Die Software lässt sich nahtlos in VARIO integrieren.

Die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten von ELOprofessional sorgen für effiziente und nachvollziehbare Geschäftsprozesse. Informationen und Dokumente werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch, rechtskonform und unter Einhaltung von Datenschutzanforderungen gemäß EU-DSGVO verwaltet.

ELOprofessional bietet außerdem umfangreiche Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten. Mit mobilen Apps für iOS- und Android-Endgeräte können Informationen bequem von unterwegs erfasst, abgerufen und bearbeitet werden. Darüber hinaus können Workflows gestartet oder anstehende Workflow-Aufgaben erledigt werden. Weitere Informationen zu ELOprofessional und den Erweiterungen finden Sie auf der ELO Website.


ELOprofessional Erweiterungen


Die Software lässt sich je nach Bedarf – abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und Branche – skalieren und mit intelligenten Modulen erweitern.

Besuchermanagement

  • Übersichtliche Besucherverwaltung
  • Individuelle Besucherausweise
  • Controlling und Auswertungsoptionen
  • Personalisierte Willkommensbildschirme

Bewerbermanagement

  • Digitalisierter Bewerberprozess von der Bedarfsmeldung bis zum Onboarding
  • Komfortable Integration in bestehende HR-Systeme
  • Umfangreiches Rankingsystem zum systematischen Bewerberabgleich
  • Sichere Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
  • Mit dem Recruiting Board jederzeit den Überblick behalten

Digitale Personalakte

  • Sichere Datenerfassung und -verwaltung
  • Integration personalbezogener Standards in bestehende Prozesse
  • Erfüllung der Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO
  • Automatische Fristen- und Terminkontrolle
  • Erzeugen übersichtlicher Auswertungen
  • Individuelle Dashboards

Rechnungsmanagement

  • Übersichtliches Rechnungsmanagement im DMS
  • Schnelle Bearbeitung und transparente Verwaltung
  • Rechnungscontrolling
  • Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen

Vertragsmanagement

  • Übersichtliches Vertragsmanagement
  • Schnelle Bearbeitung und Verwaltung
  • Vertragscontrolling und Auswertungsoptionen
  • Ganzheitliche Informationsverfügbarkeit

Wissensmanagement

  • Integriertes Ideenmanagement
  • Produktive Teamarbeit und einfacher Informationsaustausch
  • Möglichkeiten zum direkten Feedback
  • Ausgefeiltes Belohnungssystem
  • Schnelle Informationsverfügbarkeit
VARIO ist ELO Business Partner

ELO Business Partner

Als zertifizierter ELO Business Partner beraten wir Sie mit fundiertem und umfangreichem Know-how im ECM-Bereich. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die für Sie optimale Lösung.
Kostenlose Onlinevorführung von ELOprofessional und der VARIO Warenwirtschaft

Kostenlose Vorführung

Sie haben Interesse an einem umfangreichen Dokumentenmanagement-System? Dann lassen Sie sich ELOprofessional in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen vor Ort und in unserem Haus zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die DMS-Software für Sie bereithält.

FAQs zum Thema Dokumentenmanagement



Was versteht man unter einem DMS?


Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dient der datenbankgestützten Verwaltung, Archivierung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Eine DMS-Software managt den Umgang geschäftsrelevanter Dokumente.


Wofür wird ein DMS genutzt?


Die Archivierung und Verwaltung papiergebundener und elektronischer Dokumente nimmt in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Dokumentenmanagementsysteme verhelfen Unternehmen zur effizienteren Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Sie garantieren eine schnelle Auffindbarkeit und beschleunigen unterschiedlichste Prozesse in einem Unternehmen. Eine DMS-Software ermöglicht außerdem einen unternehmensweiten Zugriff auf benötigte Informationen.

Darüber hinaus dient ein DMS der lückenlosen Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente. Aufträge, Rechnungen, Inventuren, Jahresabschlüsse und E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht. Mit einem DMS können Handels- und steuerrechtliche Vorgaben sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.


Für wen lohnt sich die Anschaffung eines DMS?


Die Anschaffung eines DMS lohnt sich für jedes Unternehmen, für das eine sinnvolle Verwaltung der steigenden Datenmengen in Frage kommt. Unternehmen jeder Größe und Branche müssen täglich eine Vielzahl von Informationen verarbeiten. Die zu verarbeitenden Informationen liegen entweder als Papierdokumente oder in Form elektronischer Daten vor. Sowohl große Unternehmen als auch KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen) verbringen viel Zeit mit dem Ausdrucken, Weiterleiten, Kopieren und Verteilen dieser Dokumente. Aufgrund von dezentralen Ablageorten, nimmt die Suche nach Informationen ebenfalls viel Zeit in Anspruch.

Damit die Flut an Informationen optimal verwaltet und archiviert werden kann, lohnt sich die Anschaffung eines DMS für nahezu jedes Unternehmen.

Ein DMS verringert nicht nur die Versand- und Druckkosten, sondern gewährleistet den Zugriff auf wichtige Informationen an jedem Ort. Gerade bei Kundengesprächen im Außendienst, auf Reisen oder mehreren Standorten eines Unternehmens, ist die Verfügbarkeit wichtiger Informationen von Vorteil.


Welche Dokumente bzw. Dateien managt ein DMS?


Ein modernes Dokumentenmanagementsystem managt sowohl bereits digitale Dokumente als auch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Dokumente in Papierform können mit einem Barcode versehen, eingescannt und in einem DMS abgelegt werden.

Zu den Dokumentenarten, die ein DMS bearbeiten kann, gehören neben Aufträgen, Rechnungen und Inventuren auch Jahresabschlüsse, E-Mails und Lieferscheine. Dabei ist es nebensächlich, ob es sich um ein PDF, WORD oder Excel Dokument handelt.

Nahezu jedes Dokument kann heutzutage von einem modernen DMS gemanagt werden.


ECM und DMS – was ist der Unterschied


Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe ECM und DMS vermehrt als Synonyme verwendet. Per Definition steckt allerdings mehr dahinter.


Enterprise-Content-Management (ECM)

Das Enterprise-Content-Management (ECM) bezeichnet ursprünglich die Verwaltung von Unternehmensinhalten. Moderne ECM-Systeme beinhalten eine Vielzahl an Funktionen und Modulen zum Erfassen, Finden, Austauschen, Aufbewahren, Sichern und Speichern von elektronischen Dokumenten. Informationen werden an einem zentralen Ort zusammengeführt.

Zu den Teilmodulen eines ECM-Systems gehören unter anderem:

  • Dokumentenmanagement
  • Teamrooms
  • XML-Import
  • Post- und Rechnungseingang
  • Business Logic Provider
  • Workflow-Management
  • Personalakten
  • Replikation
  • Vertragsmanagement

Die Unterschiede zwischen Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement

Im ursprünglichen Sinn verwaltet ein DMS Dokumente und ein ECM Unternehmensinhalte. In der Praxis ist es allerdings schwer, beide Begriffe auseinanderzuhalten.

Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten unterdessen eine Vielzahl wichtiger Funktionen, die sich mit Funktionen der ECM-Systeme überschneiden. Beispielsweise können Unternehmen mit Dokumentenmanagement-Systemen Dokumente und E-Mails nicht nur verwalten und archivieren, sondern können diese darüber hinaus automatisch in Workflows bestehender Geschäftsprozesse integrieren.

Vereinfacht werden DMS auch als Teil von ECM-Systemen bezeichnet. In diesem Fall ist das ECM-System als übergeordnete Plattform des DMS anzusehen. Anbieter von ECM-Systemen haben in der Regel bereits ein DMS integriert.

Das englische „document management“ entspricht keineswegs dem Leistungsumfang eines modernen DMS nach deutschem Verständnis. Im angelsächsischen Sprachraum kommen Enterprise-Content-Management-Systeme den modernen DMS am nächsten.


Welche Funktionen sollte ein DMS mitbringen?


Mit folgenden Funktionen sollte ein DMS ausgestattet sein:

  • Standortübergreifende Kollaboration
  • Schutz der Dokumente und Daten vor Verlust
  • Volltextsuche
  • Revisionssicherheit
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Zugriffskontrolle
  • Automatische Erfassung, Archivierung, Katalogisierung und Verschlagwortung von allen Dokumenten
  • Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • Bereitstellung von Dokumentenreports
  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Vorgaben