Team bei der Projektplanung

Projektmanagement

Planung, Abrechnung, Controlling von umfassenden Projekten

Projektmanagement-Software von VARIO –
Die Software für Ihr Projekt


Projektmanagement-Softwares werden in einer immer tiefer vernetzen Welt mit komplexeren Kundenaufträgen zunehmend wichtiger. Aufträge werden häufiger im Rahmen von Projekten abgewickelt. Eine nahtlose Integration ins ERP-System und die Warenwirtschaft ist somit essentiell. Dienstleister, aber auch produzierende Betriebe, können im Projektmanagement Aufwendungen leichter planen und steuern, halten gleichzeitig das Budget im Blick und können das gesamte Projekt unkompliziert kontrollieren.


Projektplanung mit VARIO

Projektplanung

Aufgaben terminieren und Zeiten verwalten – Mit der Projektmanagement Software von VARIO planen Sie Aufgaben mit Unteraufgaben und ordnen diese Aufgaben einzelnen Projektbeteiligten zu. Fehlende Informationen zum aktuellen Projektfortschritt oder den noch offen bzw. anstehenden Aufgaben gehören der Vergangenheit an.

Dank der nahtlosen Integration des Ticketsystems können für alle anfallenden Aufgaben Tickets angelegt werden und Aktivitäten bzw. Zeiten erfasst werden. Mit Hilfe der lückenlosen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten minutengenau festgehalten. Durch die Möglichkeit der Priorisierung sowie den Erinnerungen auf eine Aufgabe bzw. ein Ticket geht nichts verloren und es kann nichts vergessen werden.

Durch den Einsatz von Kanban-Boards für die einzelnen Projekte wissen Sie, wie weit die einzelnen Aufgaben sind und wer Tasks momentan als Verantwortlicher bearbeitet oder leitet.

Durch die Definition von Meilensteinen machen Sie aus einem großen Projekt weniger komplexe Etappen und Sie kennen immer Ihren Projektfortschritt. All dies sorgt für den späteren Überblick und mehr Effizienz.

Abrechnung von Projekten

Die Projektverwaltung in VARIO unterstützt Sie bei der Abrechnung. Projekte können zyklisch oder zu bestimmten Zeitpunkten abgerechnet werden – beispielsweise nach Fertigstellung einer Aufgabe. Dazu können direkt aus einem Ticket heraus auf Basis der erfassten Leistungen (Aktivitäten) Rechnungen generiert werden. Alternativ kann der Aufwand auch nach Festpreis berechnet werden. Zusätzlich ist bei der Abrechnung eine Unterscheidung von internen und externen Aktivitäten möglich.

Somit lassen sich in der Finanzbuchhaltung Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen durchführen, um so ggf. ein Projekt nachkalkulieren zu können.

Vertrieb und Verkauf für Projekte

Den gesamten Vertriebsprozess vor einem Projekt wickeln Sie über die VARIO Deals ab. Kommt es zu einem erfolgreichen Abschluss erstellen Sie aus einem Deal heraus das Projekt.

Somit haben Sie die gesamte Historie des Vertriebsprozesses mit dem Projekt verknüpft und haben direkten Zugriff auf diese Informationen, ohne lange suchen zu müssen. Somit sind Vertrieb und Projektmanagement perfekt vereint.

Controlling

Auswertungen für ein effizientes Projektmanagement – Läuft alles wie geplant? VARIO zeigt Ihnen alle wichtigen Kennzahlen mit grafischen Auswertungen und Vergleichen. Somit sehen Sie beispielsweise den Gesamtaufwand bzw. das Zeitbudget über alle Aufgaben hinweg auf einen Blick.

Jeder Beleg, ob im Einkauf oder im Verkauf erfasst, lässt sich einem Projekt mit seinen Kosten oder Verdiensten zuordnen.

Mithilfe dieser Informationen steuern Sie einzelne Projekte effizienter und erhalten eine Übersicht über Ihre gesamte Projektlandschaft.
Projektplanung mit VARIO

Kollaboration 

Das A und O bei Projekten ist die Kommunikation – intern im Team, extern mit dem Kunden und weiteren Projektbeteiligten. Denn häufig sind die Projektverantwortlichen räumlich getrennt. Dank der VARIO Projektmanagement-Software kann die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten transparent und lückenlos abgebildet werden.

Jede Aktivität sowie jede Änderung am Projekt wird im Projektfeed dargestellt und hält alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand. Statusänderungen in Aufgaben können automatisiert per E-Mail an die entsprechenden Personen versandt werden.

Ein nahtlos integriertes DMS-System ordnet alle Dateien wie E-Mails, Dokumente und Bilder der Projektakte zu. Somit kann gemeinsam an Dokumenten und Dateien in der jeweils aktuellen Version gearbeitet werden.
Vorteile der VARIO Field-Service Software im Überblick

Die Vorteile der VARIO Projektmanagement-Software

  • Optimierung des Personaleinsatzes
  • Optimale Kostenkontrolle
  • Erhöhung der Effizienz – schnellere Projektumsetzung
  • Bessere Kommunikation innerhalb des Projektteams
  • Sehr gute Kontrolle über das Projekt
  • Erhöhte Transparenz für alle Teammitglieder
  • Kommunikation und Fortschrittsberichte in Echtzeit
  • Vermeidung von Datei-Redundanzen
  • Kollaboratives Arbeiten
  • Arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus mit einer Cloud-basierten Projektmanagement-Software
  • Automatisierte Prozesse
Kostenlose Vorführung der VARIO Projektmanagement-Software

Kostenlose Vorführung der VARIO Projektmanagement-Software

Sie haben Interesse an einer umfangreichen Projektmanagement-Software? Dann lassen Sie sich das VARIO ERP-System in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen vor Ort oder in unserem Headquarter in Neuwied zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile VARIO für Sie bereithält.
VARIO Versionen

Versionen & Preise

Das Projektmanagment-Tool ist bereits in der kostenlosen VARIO for Free enthalten, so dass Sie dieses in Ruhe anschauen und prüfen können, ob es Ihren Anforderungen entspricht. Natürlich beraten wir Sie auch gerne unverbindlich!

FAQ zum Thema Projektmanagement Software


Was ist ein Projekt?

Bevor der Begriff des Projektmanagements näher erläutert wird, sollte zunächst geklärt werden, wodurch sich ein Projekt auszeichnet.

Die DIN 69901 beschreibt ziemlich genau, was unter einem Projekt zu verstehen ist. Dort heißt es, dass ein Projekt ein Vorhaben ist, welches im Grunde durch die Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu zählt unter anderem die genaue Zielvorgabe, eine zeitliche und personelle Begrenzung, eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisationsstruktur.

Darüber hinaus ist ein Projekt auch meist komplex, risikoreich und zeitlich begrenzt (es gibt einen Anfang und ein Ende). Projekte erfordern in der Regel eine interdisziplinäre Bearbeitung in einem Team, es werden Themen behandelt, die in gewisser Art und Weise neuartig sind und es existiert eine genaue Zielsetzung.

Die Haupteigenschaften eines Projektes:

  1. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt.
  2. Ein Projekt hat ein festes Budget.
  3. Ein Projekt ist zielgerichtet.
  4. Ein Projekt ist einmalig.

Was ist Projektmanagement?

Nach DIN 69901-5 (2009) ist das Projektmanagement „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“.

Das Projektmanagement umfasst unter anderem die Abstimmung aller Vorgänge, die während eines Projekts entstehen. Damit während des Projekts systematisch vorgegangen werden kann und die Planung sowie die Überwachung optimal vonstatten gehen kann, wird das Projekt gegliedert. Darüber hinaus umfasst das Projektmanagement die Führung und Koordination aller Bereiche eines Projekts – von der Definition über die Planung und Steuerung bis hin zum Erreichen des angestrebten Ziels.

Die Phasen des Projektmanagements

Ein Projekt wird grundsätzlich in vier Phasenkonzepte unterteilt:

  1. Der Projektstart: A und O eines erfolgreichen Projektes, ist eine gute Projektvorbereitung. Dazu zählt die Analyse, die Zielsetzung (Sach-, Termin-, Kostenziele), die Festlegung von Handlungs- und Verantwortungsbereichen und die Ermittlung der benötigten Ressourcen. Der Projektstart wird auch als Projektvorbereitung oder Projektinitialisierung bezeichnet.

  2. Die Projektplanung: Während der Projektplanung werden der Projektleiter und das Team bestimmt. Ressourcen werden genau geplant und ein Kostenplan erstellt. Auch die Feinplanung findet in dieser Phase statt: Das Projekt wird in Teilprojekte unterteilt, Arbeitsschritte werden festlegt und die Zeit-und Terminplanung durchgeführt. Der Abschluss von Teileinheiten wird auch als Meilenstein bezeichnet.

    Bei der Projektplanung wird zwischen folgenden Schritten unterschieden:

    • Projektstrukturplan (PSP)
    • Ablaufplanung
    • Terminplanung
    • Ressourcenplanung
    • Kapazitätsplanung
    • Kostenplanung
    • Budget und Finanzierungsplanung

    Die genannten Schritte müssen nicht in der aufgezeigten Reihenfolge erfolgen. Durch wechselseitigen Abstimmungsbedarf sind Rücksprünge nicht immer zu vermeiden.

  3. Die Projektdurchführung: In dieser Phase überwacht der Projektleiter den Verlauf des Projekts und der einzelnen Ziele. Der Projektleiter erfasst Ist-Werte und führt Soll-Ist-Vergleiche durch. Sind Soll-Ist-Abweichungen aufgetreten, sind Maßnahmen wie, eine Ursachenanalyse, die Einleitung von Korrekturmaßnahmen und eine eventuelle Revision der Planung, notwendig.

    Auch das Projektcontrolling spielt in diesem Phasenkonzept eine wichtige Rolle.

  4. Der Projektabschluss: Diese Phase eines Projektes wird leider oft vernachlässigt, obwohl ein ordnungsgemäßer Projektabschluss sehr wichtig ist. Am Ende eines Projektes bleiben in der Regel noch viele Aufgaben offen, die erledigt werden müssen. Zu den Aufgaben der Projektabschlussphase gehören unter anderem:

    • Abnahme bzw. Übergabe an den Auftraggeber
    • Auflösung des Projektteams
    • Erstellung des Abschlussberichts
    • Projektabrechnung abschließen/Nachkalkulation
    • Projektdokumentation archivieren
Beispiel für ein Phasenkonzept für die Softwareentwicklung:

  1. Projektbegründung 
  2. Ist-Analyse
  3. Soll-Konzept
  4. Realisierung 
  5. Implementierung 

Was ist das magische Dreieck und inwieweit steht es in Verbindung mit dem Projektmanagement?

Das Projektmanagement leitet aus den Haupteigenschaften eines Projektes (zeitliche Begrenzung, festes Budget, Einmaligkeit, zielgerichtet) das magische Dreieck ab.

Bestimmte Größen werden den Spitzen des Dreiecks zugeordnet, die in einem Zusammenhang miteinander stehen.

  1. Leistung/Ergebnis (Qualität + Umfang)
  2. Termine/zeitliche Begrenzung
  3. Kosten (Aufwand)/finanzielle Begrenzung
Das Dreieck wird „magisch“ genannt, da eine Änderung einer Größe sich auf mindestens eine der anderen Größen auswirkt.

Das magische Dreieck kommt sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung und Steuerung eines Projektes zum Einsatz. Während der Planung liegt das Hauptaugenmerk auf der Optimierung der Größen. Bei der Durchführung hingegen stehen die Kontrolle und eine optimale Steuerung der Größen im Fokus.

Wer ist für das Projektmanagement zuständig?

Die wichtigste Rolle innerhalb eines Projekts spielt der Projektleiter/Projektmanager, der sehr gute Kenntnisse im Projektmanagement vorweisen sollte. Der Projektleiter wird für die Dauer des Projektes mit der genannten Funktion vertraut gemacht. Je nach Art und Größe des Projektes sind weitere Personen an der Aufgabe des Projektmanagements beteiligt, wie zum Beispiel diverse Projektmitarbeiter, die Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, Mitglieder des Lenkungsausschusses sowie Kunden und Lieferanten.

Nur gemeinsam und in einem guten Zusammenspiel der am Projektmanagement beteiligten Personen kann ein Projekt erfolgreich durchgeführt und beendet werden. Ein Grundverständnis von Projektmanagement sollten daher alle vorweisen.

Warum eine Projektmanagement-Software benutzen?

Projektmanagement-Software, kurz PMS, unterstützt Unternehmen bei der Ausarbeitung und Durchführung unterschiedlicher Projekte. Eine Projektmanagement-Software umfasst in der Regel die Projektplanung, das Ressourcenmanagement, das Controlling und die Zeiterfassung.

Bei hochkomplexen Projekten und einer Vielzahl an Projektbeteiligten kann eine PM-Software die Prozesse erheblich optimieren und effizienter gestalten.

Arten von Projektmanagement-Softwares

Eine eindeutige Definition von Projektmanagement Software gibt es nicht. Aus diesem Grund ist eine Vielzahl von Produkten unterschiedlicher Anbieter auf dem Markt. Der Unterschied der angebotenen Softwares liegt unter anderem in der Funktionalität, in der Benutzerfreundlichkeit und im Fokus. Entscheiden Sie bei dem Vorhaben eine Projektmanagement-Software zu erwerben, unbedingt nach Ihren individuellen Anforderungen und nach ihrem Einsatzgebiet. Nicht jede Software ist für jedes Projekt geeignet. Vielleicht reicht Ihnen schon eine kompakte Einsteiger-Software auf MS-Office-Basis. Eventuell sollten Sie aber auf ein komplexes Multi-Project-Management-System setzen.

PMS-Systeme können grundsätzlich in folgende Kategorien unterteilt werden:
  • Single Project Management Systems werden für ein Projekt eingesetzt
  • Multi Project Management Systems sind planungs-orientiert, prozess-orientiert, service-orientiert und/oder ressourcen-orientiert
  • Enterprise Project Management Systems sind für den unternehmensweiten Einsatz geeignet
Darüber hinaus wird unterscheiden zwischen:
  • On-premise- oder Cloud-Lösungen
  • Standardsoftware oder umfassende Konfigurationen
  • API, Middleware oder Web-Services
Mit dem ERP-System von VARIO haben Sie ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie unterschiedliche Projekte bestmöglich vorbereiten, planen, durchführen und abschließen können.