Vermietung

Terminplanung, Auftragsabwicklung und Abrechnung

Vermietkalender

Verleihsoftware und Vermietungssoftware von VARIO



Der Verleih und die Vermietung von Produkten erforderten eine auf das Vermietgeschäft abgestimmte Software. VARIO bietet mit dem VARIO ERP-System eine branchenneutrale Software für den Verleih und die Vermietung aller Artikeln. Die Prozesse der Verfügbarkeitsprüfung, Terminplanung, Vertragsverwaltung und Rechnungsstellung, auch bei Verlust oder Schäden, sind in der VARIO Warenwirtschaft optimal verknüpft und garantieren eine reibungslose Abwicklung der Vermietung oder des Verleihs.

Stammdatenmanagement


Damit einzelne Aufgaben und Informationen bereits bei der Erfassung von neuen Verleih-Aufträgen nahtlos ineinandergreifen können, ist ein gezieltes Stammdatenmanagement notwendig.

Adressen, Kunden, Mieter, etc.

Mit der in VARIO integrierten CRM-Software (Customer-Relationship-Management) organisieren Sie die aktuelle und zukünftige Kommunikation mit Ihren Kunden (Mietern), Interessenten, Lieferanten, usw. Halten Sie Aktivitäten fest, erstellen Sie Kampagnen, selektieren Sie Adressen nach zuvor selbst festgelegten Kundenmerkmalen bspw. Für Newsletter, verfolgen und werten Sie Ihre Leads aus.

Vermietobjekte: Artikel und Assets

Das zu vermietende Objekt (Asset, siehe auch Werkstatt und Service) kann in VARIO mit vielen Detailinformationen so klassifiziert werden, dass es vermietbar wird. Zusätzlich definieren Sie Schadens-, Zahlungsausgleich- sowie Kautionsartikel. Dank einer Historie wissen Sie zu jeder Zeit, wann und wo ihr Artikel ist bzw. war.

Mietpreisverwaltung

In der Mietpreisverwaltung werden verschiedene Mietgruppen mit Preisstaffeln und Basispreisen sowie möglichen Pauschalen bestimmt, auf die die Software beim Erfassen eines neuen Auftrags oder bei der Erstellung eines Mietvertrags automatisch zurückgreift. Außerdem haben Sie die Möglichkeit die Abrechnungsart zwischen „pro Tag (mit/ohne erstem und letztem Tag)“ oder „pro Nacht“ zu wählen.

Mietverträge und Mietbedingungen

Mietverträge und Mietbedingungen können Sie zentral verwalten und in mehreren Prozessen bzw. Vorgängen hierauf zugreifen und diese gesammelt ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Belegungskalender bzw. Vermietungskalender


Der Vermietungskalender bietet eine strukturierte Übersicht über den Status Ihrer zu vermietenden Assets. Deren Verfügbarkeit wird farblich gekennzeichnet. Somit sehen Sie auf den ersten Blick, ob sich ein Asset in der Übergabe oder der Vermietung befindet, ob die Rückgabe bereits stattgefunden hat oder die Vermietung storniert wurde.

Interface der Vermietungssoftware in der VARIO Warenwirtschaft

Kalender für die Diposition und Planung

Des Weiteren kann direkt aus dem Belegungskalender durch das Markieren von gewünschten Zeiträumen eine neue Vermietung erstellt werden. Dies erleichtert die Dispositionsplanung ungemein. Vermietbare Geräte werden mit allen wichtigen Informationen und einem Produktbild zur schnellen Erfassung aufgelistet. Die Such- und Filterfunktionen bieten die Möglichkeit die Ansicht der Einträge auf bestimmte Assets, Status oder Zeiträume einzugrenzen. Über dem Kalender finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Vermietungen bzw. deren Aufträge.

Aufträge bzw. Vermietaufträge


Die Annahme neuer Mietaufträge in VARIO basiert auf dem perfekten Zusammenspiel mehrerer Komponenten. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags zur Vermietung Ihrer Geräte ist der Abgleich mit den bereits angelegten Aufträgen von großer Bedeutung. Um eine doppelte Vermietung eines Assets zu vermeiden, markiert VARIO alle nicht verfügbaren oder bereits verplanten Geräte.

Vermietungssoftware – Abrechnung und Angebotserstellung

Angebots- und Auftragsverwaltung

Um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen, greift VARIO bei Übernahme eines Assets in einen Auftrag automatisch auf die hinterlegten Preisstaffeln zurück. Sonderrabatte, Angaben zur Anzahlung, Kautionen sowie Lieferbedingungen und Zahlungsart können bei jedem Auftrag individuell erfasst werden. Für eine transparente Auftragsabwicklung ist bei Rückgabe eine Ergänzung von Bemerkungen zu evtl. Schäden sowie Schadenssummen möglich, um nach Bedarf eine Schadensrechnung zu erstellen. Ist das Asset einwandfrei, kann der Auftrag in eine Kautionsgutschrift übernommen werden. Verschiedene zum Asset gehörigen Dokumente wie Mietvertrag, Mietbedingungen oder Rechnungen stellt VARIO Ihnen auf Basis der vorliegenden Angaben bereit. Die Auftragshistorie dokumentiert alle Abschlags- sowie Kautions- und Schadensrechnungen. Sollte der Mietzeitraum überschritten werden, kann dies auch zusätzlich mit in die Abschlussrechnung einfließen.

Weitere Features der Vermietungssoftware


Aufgrund des modularen Aufbaus von VARIO lässt sich die Software nach Bedarf skalieren und für die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens erweitern. Basis bildet dann eine zentrale, stets aktuelle Datenbank, auf die alle Abteilungen und angebundenen Softwares zugreifen.

DMS

Mit dem Archivierungssystem von VARIO können Sie Ihre Dokumente, Belege und Verträge rechtssicher archivieren. Nicht nur alle in oder für VARIO erstellten Dokumente werden automatisch in ein ELO-Archiv gespeichert, sondern auch alle anderen geschäftsrelevanten Dokumente wie bspw. E-Mails werden dem ELO-Archiv zugeführt.

Werkstatt

Nach einer Vermietung müssen in manchen Branchen Geräte einem gründlichen Check unterzogen werden oder einfach repariert werden. Oft bieten Vermieter auch einen allgemeinen Reparaturservice an. Mit dem erweiternden Werkstatt-Modul steuern Sie gleichzeitig alle Prozesse wie Reparaturannahme, Ersatzteilbeschaffung, Kostenvoranschlag, Technikerplanung und Garantieabwicklung.

FiBu

Offene Posten, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Mahnwesen und integriertes Online-Banking: Mit VARIO verwalten und kontrollieren Sie Ihren Geldfluss. Möchten Sie Ihre Finanzen lieber in Ihrer bestehenden FiBu verwalten, so können Sie aus VARIO FiBu-Übergaben an DATEV etc. durchführen.

Lagerverwaltung und Warenwirtschaft

Das VARIO Warenwirtschaftssystem unterstützt Sie in Ihren Prozessen rund um den Materialfluss und das Bestandsmanagement in Ihrem Unternehmen. Außerdem verfügt die Warenwirtschaft auch über mehrere Möglichkeiten eine Inventur durchzuführen. VARIO unterstützt Sie auch mit Lagerplätzen, einer chaotischen Lagerhaltung und einer Kommissionierung.

Kasse 

Bieten Sie neben der Vermietung auch den Verkauf von Produkten an, verbinden Sie Ihr Ladengeschäft über das POS-System von VARIO – die VARIO Kasse – mit Ihrer VARIO Software für den Verleih. VARIO ist auch hier, zentrales Verwaltungssystem Ihres Unternehmens.

E-Commerce

Wir haben uns auf die Entwicklung fortschrittlicher ERP-Lösungen für den E-Commerce spezialisiert. Durch die Anbindung an alle gängigen Shop-Systeme und Marktplätze ermöglichen wir Ihnen einen erfolgreichen Multi-Channel-Vertrieb.

Vermietungssoftware für alle Branchen


Eine Vermietsoftware richtet sich in erster Linie an Verleih- und Vermietbetriebe. Darunter fallen unter anderem der Verleih von:

Vermietete Landmaschine

Landmaschinen, Landtechnik, Traktoren, …

Vermietetes Campingzelt

Mobile Wohnraumsystemen, Containern, Zelten, …

Vermietungssoftware

Konsumgütern, Investitionsgütern, Kapitalgütern, …

Werkstatt-Software für Handywerkstätten

Autos, PKWs, Leihwagen, Sprinter, LKWs, Wohnwagen, Wohnmobile, Boote, …

Ton-Mischer

Veranstaltungstechnik wie Ton-, Licht-, Video- und Bühnenequimpent, Requisiten, …

Hochzeitsgedeck

Geschirr, Service, Gläser, Gastronomiebedarf, Pavillons, Gastromöbeln, …

Vermietete Bohrmaschine

Baumaschinen, Werkzeuge, …

E-Scooter-Verleih

Fahrrädern, E-Bikes, E-Scooter, …

Verleih-Software individuell für Ihre Branche

Ihre Branche

Kostenlose Vorführung durch einen Kundenberater der VARIO Werkstatt-Software und VARIO Warenwirtschaft vereinbaren

Kostenlose Vorführung der VARIO Vermietungssoftware

Sie haben Interesse an einem umfangreichem Programm für Ihre Vermietung? Dann lassen Sie sich die VARIO Warenwirtschaft mit integriertem Vermietungstool in einer kostenlosen Vorführung bei Ihnen vor Ort, bei uns im Haus oder per TeamViewer zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die Verwaltungssoftware mit digitalem Vermietungs-Planer für Sie bereithält.
VARIO Versionen

Versionen & Preise der VARIO Warenwirtschaft

Wir bieten unsere Warenwirtschaftssoftware in einer kostenlosen Version an, die bereits viele Funktionen beinhaltet, um sie auf Herz und Nieren zu prüfen. VARIO for Free bleibt bei bis zu 5.000 Belegen pro Jahr kostenfrei nutzbar. Sie wollen mehr? Kein Problem. Der Wechsel von VARIO for Free auf eine erweiterte VARIO Version ist ohne Neuinstallation jederzeit durch ein Programm- bzw. Lizenzupdate möglich. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.

FAQ zum Thema Vermietungssoftware


Wann lohnt sich der Einsatz einer Vermietsoftware? Welche Vorteile bietet ein Programm für Verleihe im Vergleich zu einer einfachen Warenwirtschaft? In den folgenden Abschnitten klären wir allgemeine Fragen zum Thema Verleih-Software.


Gibt es einen Unterscheid zwischen Vermietungssoftware, Vermietsoftware und Verleihsoftware?


Die Begriffe Vermietungssoftware, Vermietsoftware und Verleihsoftware werden synonym verwendet. Unterschiedliche Eigenschaften oder Funktionen verbergen sich dahinter nicht.

Welche Produkte kann ich mit der Vermietungssoftware verleihen?


Die Vermietung von Produkten mit der Vermietsoftware in der VARIO Warenwirtschaft beschränkt sich nicht auf bestimmte Produktgruppen. In der VARIO Vermietsoftware können die zu vermietenden Objekte mit zahlreichen Detailinformationen versehen werden, sodass wirklich jedes Asset (Gerät) vermietbar ist. Kurz gesagt: Sie können grundsätzliche jedes Produkt mit der Vermietsoftware verleihen. Dabei ist die Branche, in der Sie tätig sind, nicht relevant.

Ist die Software nur für den Verleih ausgelegt oder ist es ein Komplett-System?


Mit der VARIO Vermietungssoftware erhalten Sie eine Software, die speziell auf den Verleih ausgelegt ist, aber dennoch alle Vorteile eines Komplett-Systems für Sie bereithält. Alle Prozesse von der Verfügbarkeitsprüfung über die Terminplanung, Vertragsverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung sind optimal mit der VARIO Warenwirtschaft verknüpft. Auch bei Verlust oder etwaigen Schäden kann eine reibungslose Abwicklung mit der VARIO Vermietsoftware vonstattengehen.

Welche Vorteile bietet mir eine Vermietungssoftware?


Die Vermietung von Produkten ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verknüpft. Für eine reibungslose Abwicklung der Prozesse reicht es nicht aus zu wissen, wann ein Produkt verliehen ist und zu welchem Zeitpunkt es zurückkommen wird. Die Vermietungsbranche stellt sich tagtäglich vielen Herausforderungen und einer Vielzahl an Aufgaben, sodass es schnell passieren kann, dass etwas vergessen wird. Eine Softwarelösung gestaltet die Geschäftsprozesse effizienter und kann Fehlerquellen reduzieren. Mit der Vermietsoftware von VARIO profitieren Sie von einigen Vorteilen:

  1. Zeiteinsparung
    Zentrale Softwarelösungen sorgen für automatisierte Prozesse – die dann wiederrum zu einer enormen Zeiteinsparung führen. Beispielsweise kann beim Erfassen eines neuen Auftrags oder bei der Erstellung eines Mietvertrags automatisch auf die in der Mietpreisverwaltung des Warenwirtschaftssystems hinterlegten Mietgruppen mit Preisstaffeln und Basispapiere zurückgegriffen werden. Der schnelle Zugriff auf Informationen führt ebenfalls zu beschleunigten Arbeitsprozessen.

  2. Verbesserte Kommunikation
    Aufgrund der Verknüpfung unterschiedlicher Vermietungsprozesse mit der VARIO Warenwirtschaft, ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl an E-Mails und Anrufen. Bei Unsicherheiten oder Rückfragen zu einem Auftrag kann jederzeit auf hinterlegte Informationen oder auf das integrierte Kommunikationstool zurückgegriffen werden.

  3. Bestmögliche Organisation
    Mit einer Vermietungssoftware von VARIO nutzen alle Mitarbeiter ein und dieselbe Plattform. Die Zeiten, in der verschiedene Softwarelösungen genutzt werden müssen, sind vorbei. Informationen, die über viele Plattformen hinweg verteilt werden, sind fehleranfällig und führen zu verlangsamten Prozessen. Mit einer speziell ausgerichteten Vermietsoftware können alle relevanten Informationen und Daten direkt aus einem Interface gemanagt werden. Mit der Auftragshistorie und der dort dokumentierten Abschlags- sowie Kautions- und Schadensrechnungen, sind Sie und Ihre Mitarbeiter stets optimal informiert.

  4. Individualität trotz automatisierter Prozesse
    Zwar greift die Vermietsoftware von VARIO automatisch auf hinterlegte Preisstaffeln zurück, dennoch haben Sie die Möglichkeit, Detailinformationen (wie beispielsweise Rabatte, Kaution oder Zahlungsart) individuell zu erfassen.

Kann ich meine Vermietsoftware abschreiben?


Bei der Software-Abschreibung müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:

  1. Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut
    Ein Programm ist erst dann ein Wirtschaftsgut, wenn es keine Einheit mit dem Computer bildet – es muss auf einer Rechnung separat ausgewiesen werden können. Ist dies der Fall, gilt eine Software als immaterielles Wirtschaftsgut*. Liegen die Anschaffungskosten einer Software allerdings unter 800,00 Euro, gilt eine Software als bewegliches Wirtschaftsgut mit einem geringen Wert.

  2. Abschreibungsdauer richtet sich nach den Anschaffungskosten
    • Bei Anschaffungskosten über 800 Euro (bis 2018 waren es noch über 410 Euro) gilt die Abschreibungsdauer von drei Jahren. Speziell angefertigte Programme werden größtenteils über 5 Jahre abgeschrieben.
    • Ist eine Software unter einem Betrag von 250,00 Euro (bis 2018 lag der Betrag bei 150,00Euro) zu erwerben, gilt diese als materielles Wirtschaftsgut und es kommt eine Sofortabschreibung zu 100% in Frage.
    • Liegen die Anschaffungskosten unter 800,00 Euro (bis 2018 lag der Betrag galt ein Betrag von unter 410,00 Euro), gilt die Software als GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter). Als solche muss sie dann auch erfasst und am Ende des Anschaffungsjahres abgeschrieben werden. Hinweis: anstelle der Sofortabschreibung ist in diesem Fall auch die Abschreibung von 3 Jahren möglich.
    *immaterielle Wirtschaftsgüter sind nicht physische Vermögenswerte eines Unternehmens.

    Summa summarum bedeutet das für Sie, dass sie Ihre Software grundsätzlich abschreiben können. Die Anschaffungskosten bestimmen dabei die Abschreibungsdauer und die Art des Wirtschaftsgutes.