Erfassung von Anwesenheitszeiten

Personal-Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Planung und Erfassung von Arbeitszeiten

Zeiterfassung (PZE) und Urlaubsverwaltung
in der VARIO Zeitwirtschaft



Das Zeitwirtschaftssystem von VARIO unterstützt Sie mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in allen Bereichen der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Auf Wunsch verwalten Sie alle Arbeitszeiten komplett mit Ihrem PC, so dass der Einsatz einer Stechuhr nicht zwingend notwendig ist. Selbstverständlich wird aber auch der Einsatz von Zeiterfassungs-Terminals mit bspw. RFID-Chips unterstützt. Zusätzlich gibt es eine App zur Arbeitszeiterfassung. Das macht die VARIO Zeiterfassungssoftware flexibel und für nahezu jede Branche einsetzbar! Die Zeiterfassung ist in das ERP-System mit Warenwirtschaft nahtlos integriert.

Arbeitszeiterfassung und Personalzeiterfassung


Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört zum Standard eines Zeiterfassungsprogramms. Der Zeiterfassung ermöglicht Ihnen darüber hinaus die Überwachung von Zeiten nach selbst definierten Arbeitszeitmodellen und prüft automatisch, ob z.B. die Kernarbeitszeiten oder die Sollarbeitszeiten eingehalten wurden. Für komplexe Arbeitsmodelle steht Ihnen ein Schichtplaner zur Verfügung mithilfe dessen Sie auch die täglichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die keine regelmäßigen Wochenarbeitszeiten haben, planen und organisieren können. Die An- und Abmeldung kann wahlweise über die Software am eigenen VARIO PC-Arbeitsplatz erfolgen, über die VARIO App oder über externe Geräte (Terminals) mit berührungslosen Transpondern. Das macht den Vorgang des Ein- und Ausloggens besonders einfach und schnell, sodass auch kurze Pausen, z.B. von Rauchern, exakt erfasst werden.

Sie und Ihre Mitarbeiter erhalten jederzeit eine Übersicht über Ihr Stundenkonto mit allen Fehlzeiten und Überstunden. Änderungen und Korrekturen der Daten können selbstverständlich nur von berechtigten Personen vorgenommen werden.

Zeiterfassung unterwegs über Tablet

Zeiterfassung am PC

Durch die nahtlose Integration der Zeitwirtschaft ins Warenwirtschaftssystem können Sie direkt aus der Desktop-Anwendung heraus Ihre Zeiten und Pausen erfassen sowie Nachbuchungen und Urlaubstage beantragen.
Angestellter erfasst Arbeitszeiten am PC

Mobile Zeiterfassung App

Gerade für Mitarbeiter im Außendienst ist es eine enorme Entlastung, Arbeitszeiten digital mobil erfassen zu können. Hierzu steht Ihnen unsere App für jedes mobile Endgerät mit Browser zur Verfügung. So können Zeiten auf dem Smartphone oder Tablet digital gestempelt werden.
Anmeldung an Zeiterfassungsgerät mit Karte

Zeiterfassung am Terminal

Oftmals steht nicht allen Mitarbeitern ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung – gerade in der Produktion oder im Lager. Hier bieten sich im Besonderen Terminals zur elektronischen Zeiterfassung an. Ihre Mitarbeiter identifizieren sich mittels Pincode oder RFID bzw. NFC-Chips.

Urlaubsplaner und Urlaubsverwaltung



Planung von Urlaubszeiten mit der VARIO Zeiterfassungssoftware

Planung von Urlaubszeiten

Die Urlaubskarte hält für Sie die Abwesenheiten eines Mitarbeiters, einer Abteilung oder gar des gesamten Teams übersichtlich bereit. Hier werden alle Urlaubstage, Krankheitstage oder Dienstreisen in einer Jahresübersicht dargestellt. Auch werden Daten wie Anspruch auf Urlaubstage, Sonderurlaub und genommener Urlaub automatisch berechnet und angezeigt. Von diesem Programmpunkt aus können Ihre Mitarbeiter Urlaub beantragen oder Dienstreisen eintragen. Die zuständige Person erhält automatisch eine Info, um den Antrag zu bearbeiten, freizugeben oder abzulehnen. Gesetzliche Feiertage sind selbstverständlich bereits vermerkt.

Zusätzlich zur Urlaubskarte jedes einzelnen Mitarbeiters sehen Sie in derJahresübersicht den Urlaub aller Mitarbeiter oder einzelner Abteilungen. Die Übersicht kann individuell sortiert und gefiltert werden, um diese noch besser zu vergleichen und Urlaubstage planen zu können.

Auswertungen der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung



Auswertungen über alle Arbeitszeiten

Wissen, was an Zeiten geleistet wurde

Die Software wertet alle Arbeitszeiten aus und stellt Sie tageweise und monatsweise übersichtlich zusammen. Mitarbeiter erhalten so stets einen Überblick über die Anwesenheitszeiten – hier unterstützt auch die Anwesenheitsübersicht, welche unter anderem ins Dashboard des Warenwirtschaftssystems eingebunden werden kann. Sofern Sie die notwendigen Rechte haben, können Sie ebenso die Zeiten nach einzelnen Kollegen filtern und ggf. Korrekturen vornehmen.
Sollte ein Mitarbeiter eine Buchung vergessen, wird er am nächsten Tag darüber durch das System informiert und kann die Zeit bequem über die VARIO nachbuchen. Sollten Mitarbeiter das Aus- und Einloggen für die Pausen vergessen haben, korrigiert das Programm die Pausenzeiten automatisch nach den definierten Parametern für die Mindestpausenzeiten. Außerdem gibt das System Auskunft über Tage, an denen sich Mitarbeiter nicht an das vorgegebene Arbeitszeitmodell gehalten haben – sei es die vergessene Pause oder Abweichungen zu den Kernarbeitszeiten.

Stammdaten für die Personalzeitwirtschaft


Die Stammdaten bilden die Basis Ihrer digitalen Zeitwirtschaftsprozesse. Um eine hohe Stammdatenqualität und rechtliche Konformität zu gewährleisten, bietet die Personalzeiterfassung von VARIO ein gut strukturiertes und umfassendes Stammdatenmanagement.

Arbeitszeitmodelle

Jeder Nutzer der Zeiterfassung ist einem Arbeitszeitmodell zugeordnet. Arbeitszeitmodelle bestehen aus den Tageszeitmodellen für die sieben Wochentage. So kann an jedem Wochentag ein anderes Tageszeitmodell greifen.
Ein Beispiel: Montag bis Donnerstag 9 Stunden Arbeitszeit, freitags 4 Stunden Arbeitszeit. Samstag und Sonntag ist Wochenende.

Tageszeitmodelle

Tageszeitmodelle definieren die tägliche Arbeitszeit sowie die Gesamtpause. Außerdem lassen sich Kernarbeitszeiten hinterlegen. Auf die einzelnen Tageszeitmodelle greift das Arbeitszeitmodell zurück.

Kalendereintragungstypen

Gerade bei Kalendern ist es wichtig schnell einen Überblick zu erhalten. Hierfür sind die Kalendereintragungstypen gedacht, mit denen Sie zwischen bspw. Berufsschule, Dienstreise, Urlaub oder Elternzeit unterscheiden können.

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung


Das Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung sorgt weiterhin für Unruhe und Unsicherheit bei vielen deutschen Unternehmen. Seit Mai 2019 steht fest, dass in Zukunft jeder Arbeitgebende verpflichtet ist, seinen Arbeitnehmern ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, damit für jeden Arbeitnehmenden die geleistet tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Von vielen wird mit dem Urteil des EuGH die Eingrenzung der neuen Flexibilität von Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit gefürchtet. Wie die neuen Regelungen ausgestaltet werden und wie dies in die Branchen- und Tariflandschaft eingebettet werden soll, ist den einen EU-Migliedsländern überlassen.

Mehr zum EuGH Urteil zur Zeiterfassung

Fazit und Zusammenfassung des Zeitwirtschaftssystem


Mit dem Zeitwirtschaftssystem von VARIO erhalten Sie eine umfassende Personalzeiterfassungssoftware mit der Sie Anwesenheits- und Fehltage strukturiert verwalten, planen und übersichtlich darstellen.

Das Zeiterfassungs-Software ist tief in Ihr Warenwirtschaftssystem VARIO 8 integriert und ermöglicht so die Verwaltung direkt in einer zentralen Software.


Arbeitszeiterfassung mit VARIO

Arbeitszeiterfassung

  • Definition verschiedener Arbeitszeitmodelle
  • Definition verschiedener Pausenzeitenregelungen
  • Regelungen für Gleitzeit und Überstunden
  • Nachbuchungen von Zeiten
  • Abwesehenheitszeiten wie Urlaub und Krankheit
  • Zeiterfassung am PC oder mobil per App
Projektzeiterfassung mit VARIO

Projektzeiterfassung

  • Erfassung von Aktivitäten (Zeiten) zu bestimmten Aufgaben (Tickets)
  • Tickets als Teilaufgaben von Projekten
  • verschiedene Arten der Aktivtätserfassung
  • verschiedene Aktivtätsarten
  • Gegenüberstellung von Anwesenheitszeiten und Arbeitszeiten – tage- oder monatsweise im Vergleich mit anderen Mitarbeiter
  • Mobiles Erfassen der Zeiten per App
  • Einfache Abrechnung der Zeiten an den Kunden
Urlaubsverwaltung mit VARIO

Urlaubsverwaltung

  • filterbare Übersicht der An-/Abwesenheiten aller Mitarbeiter
  • Übersicht der Urlaube über mehrere Mitarbeiter und Abteilungen
  • Anzeige der Rest- und Urlaubstage
  • Verschiedene Urlaubsmodelle
  • Automatische Feiertags- und Ferienzeit
Zeiterfassungsterminals verschiedener Preisklassen

Zeiterfassungsterminal – Passende Hardware im VARIO Shop

Wir bieten Ihnen verschiedene, externe Erfassungsgeräte (Terminals) mit berührungsloser RFID/NFC-Erkennung an. Insgesamt gibt es 3 Terminals in unterschiedlichen Preissegmenten.
Kostenlose Vorführung der Zeiterfassung vereinbaren

Kostenlose Vorführung des Zeiterfassungssystems

Sie möchten mehr über die Zeiterfassung und Urlaubsplanung mit VARIO erfahren? Lassen Sie sich das Warenwirtschaftssystem inkl. Zeitwirtschaftssystem in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die Software für Ihr Unternehmen bereithält.

FAQ zum Thema Personalzeiterfassung (PZE) und Zeitwirtschaft


Warum sollten Unternehmen auf eine moderne Zeitwirtschaft zurückgreifen?

Die Vorteile einer modernen Zeitwirtschaftslösung sind vielfältig. Angefangen bei der zentralen Datenhaltung in einem System über mehr Transparenz sowohl für Arbeitgeber/in als auch Mitarbeiter/in bis hin zur optimierten Personaleinsatzplanung. Von einer modernen Zeitwirtschaft profitieren Arbeitnehmer/innen und Arbeitgeber/innen gleichermaßen.

Welche Vorteile ergeben sich durch die Personalzeiterfassung?

Warum überhaupt Zeiterfassung? Während die Personalzeiterfassung zu Beginn in erster Linie dazu genutzt wurde, Mitarbeiter/innen zu ‚kontrollieren‘ ist sie heute zum zentralen Baustein der flexiblen Unternehmenssteuerung herangewachsen. Von der Ermittlung der Überstunden über die Dokumentation der Ist-Arbeitszeiten bis hin zur Kontrolle der tatsächlichen Anwesenheit – die Personalzeiterfassung hat sich derweil in vielen Unternehmen etabliert.

Selbstverständlich dient die Personalzeiterfassung auch heute noch als eine Art Kontrollinstanz der Anwesenheitszeit der Mitarbeiter/innen – allerdings behalten auch Mitarbeiter/innen mit der PZE den Überblick über ihre bereits absolvierten Stunden.

Mehr Gerechtigkeit auf allen Ebenen und die Möglichkeit zu einer flexiblen Einteilung der Arbeitszeiten begünstigen die Personalzeiterfassung ebenfalls.

Mit der PZE von VARIO können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen erfasst, dokumentiert und ausgewertet werden. Die Pflege der Daten findet zentral im VARIO ERP-System statt.

Was ist die Personalzeiterfassung?

Die Personalzeiterfassung, kurz PZE, ermittelt und dokumentiert die Anwesenheit der Mitarbeiter/innen. Die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter/innen wird hier nicht erfasst. Erfasst werden die Arbeitszeiten (Arbeitsbeginn und -ende) sowie die Pausen des Arbeitnehmers. Darüber hinaus können mit der Personalzeiterfassung Urlaube, Krankheit, Berufsschule, Fehlzeiten und Überstunden erfasst werden. Mitarbeiterfähigkeiten (Skills) können unter Umständen mit der PZE verwaltet und bei der Urlaubs- sowie Schichtplanung berücksichtigt werden. So wird sichergestellt, dass zu jederzeit ein passender Mitarbeiter/eine passende Mitarbeiterin zu Gegend ist.

In der Betriebswirtschaft nimmt die Personalzeiterfassung einen wichtigen Teil im Personalwesen und der Betriebsdatenerfassung (BDE) ein.

Gemäß des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) darf ohne die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin, ausschließlich die Anwesenheit erfasst werden. Vereinbarungen wie die Kombination beispielsweise mit Produktivitätszahlen, müssen separat getroffen werden und bedürfen dem ausdrücklichen Einverständnis des Arbeitsnehmers/der Arbeitnehmerin.

Was wird unter Zeitwirtschaft verstanden?

Die Zeitwirtschaft erfasst, verwaltet und verarbeitet gebuchte Arbeits- und Fehlzeiten. Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeiten werden genauso erfasst und strukturiert wie Pausenzeiten, An- sowie Abwesenheitszeiten und Urlaube.

Zahlreiche Arbeitszeitmodelle (Teilzeitkräfte, Werksstudenten, Aushilfen, u.v.m.) mit ihren individuellen Wochenstunden, Vereinbarungen und unterschiedlichen Urlaubsansprüchen, stellen Personaler immer wieder vor Herausforderung – sofern keine Zeitwirtschaft genutzt wird.

Mit einer Zeitwirtschaft wird der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung stark reduziert. Eine Zeitwirtschaftslösung greift auf den vorhandenen Datenpool zurück und ermittelt angefragte Informationen (z.B. Urlaubsanspruch) automatisch.

Sowohl Arbeitgeber/in als auch Arbeitnehmer/in profitieren von der schnellen Verfügbarkeit angefragter Kennzahlen. Ein zusätzlicher Vorteil ist die gewonnene Transparenz – sowohl für Mitarbeiter/innen als auch Personaler/innen. Arbeitszeiten und Urlaubstage können direkt vom Mitarbeiter eingesehen werden und müssen nicht in der Personalabteilung eines Unternehmens erfragt werden.

Inwieweit unterscheidet sich die Arbeitszeiterfassung von der Zeitwirtschaft?

Während die Personalzeiterfassung in der Regel „nur“ die Arbeitszeiterfassung, also die Buchung von Arbeitszeiten, Abwesenheit und Pausen sowie die Erstellung von gesetzlichen Nachweisen umfasst, fällt die Zeitwirtschaft umfangreicher aus.

Zusätzliche Buchungsoptionen (Mehrtägige Abwesenheiten, Krankmeldungen und Urlaubstage), Überstunden, Salden sowie die Ermittlung von Zuschlägen, Zeitboni und des restlichen Urlaubsanspruchs sind in der Regel im Funktionsumfang einer Zeitwirtschaftslösung enthalten. Arbeitszeit- und Urlaubsmodelle, Abwesenheiten, Zeitkorridore und Stundenlöhne können ebenfalls in einer Zeitwirtschaft hinterlegt werden.

Zunehmend erfolgt keine Differenzierung zwischen der Zeiterfassung und der Zeitwirtschaft. Daher können Personalzeiterfassungslösungen durchaus Funktionen einer Zeitwirtschaftslösung bereitstellen.

Welches Ziel verfolgt Personalzeiterfassung?

Ziel der Personalzeiterfassung ist die lückenlose Aufzeichnung bzw. Erfassung geleisteter Arbeitsstunden. Diese dient unter anderem als Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen und/oder als Überblick aller geleisteten Stunden für Arbeitnehmer/innen sowie Arbeitgeber/innen.

Welche gesetzlichen Regelungen gilt es bei der Personalzeiterfassung zu berücksichtigen?

Gemäß des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist es den Unternehmen freigestellt, in welcher Form (digital, schriftlich oder mechanische Stechkarten) die Zeiterfassung durchgeführt wird.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt grundsätzlich für alle in Deutschland beschäftigten Personen. Für leitende Angestellte, Minderjährige und besondere Berufsgruppen gelten die in §18 ArbZG festgelegten Sonderregelungen zur Arbeitszeit (z.B. Jugendarbeitsschutzgesetz).

Bei der Personalzeiterfassung ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung unbedingt zu berücksichtigen.

Für welche Unternehmen ist die Personalzeiterfassung sinnvoll?

Die Personalzeiterfassung ist in nahezu jeder Branche sinnvoll. Nachfolgend eine kleine Übersicht von Branchen, in denen sich die PZE durchaus bewährt und etabliert hat:
  • KMU (klein und mittelständische Unternehmen)
  • Große Unternehmen
  • Baugewerbe
  • Spedition/Logistik/Transport
  • Fleischwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Freie Berufe
  • Forstwirtschaft
  • Messebau

Muss die Personalzeit grundsätzlich erfasst werden?

Die Sicherstellung des Gesundheitsschutzes aller Beschäftigten in Deutschland übernimmt unter anderem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dort wird die tägliche Höchstarbeitszeit begrenzt und die Mindestruhepausen festgelegt.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen aufzuzeichnen ist dem Arbeitsgeber/der Arbeitgeberin keineswegs freigestellt. Gemäß §16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes sind Arbeitgeber/innen dazu verpflichtet die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

In welcher Form die Aufzeichnungen erfolgen ist wiederrum nicht vorgeschrieben und dem Arbeitgeber freigestellt.

Personalzeiterfassung früher vs. heute

Während die Zeiterfassung vor einiger Zeit noch mit einer Stempelkarte erfolgte, die Ist-Zeiten händisch ermittelt und der Lohn sowie die Zuschläge an die Lohnbuchhaltung weitergereicht wurden, setzen viele Unternehmen inzwischen auf eine entsprechende Software.

Neue Arbeitszeitmodelle und Berufe haben geradezu nach einer Software für die Personalzeiterfassung gerufen. Eine Softwarelösung, welche sowohl die mobile als auch stationäre Zeiterfassung ermöglicht, Daten sammelt sowie erfasst und automatisch der Personalabteilung an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt, ist heutzutage unerlässlich geworden.

Wie erfolgt die Erfassung der Kennzahlen in der Zeitwirtschaft?

Geführte Handzettel und Stechuhren für die Erfassung der Arbeitszeiten haben heutzutage Größtenteils ausgedient und werden zunehmend von EDV gestützten Zeiterfassungssystemen abgelöst. Ausweise oder Chips ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeiten an sogenannten Zeiterfassungsterminals. Bereits bei der Erfassung der Zeiten wird zwischen Arbeitsbeginn und -ende oder Dienstgängen unterschieden. Auch Fehlzeiten werden bereits festgestellt.

Die Digitalisierung hat sich auch bereits in der Zeitwirtschaft niedergeschlagen. Moderne Unternehmen bieten die Erfassung der Arbeitszeiten an sogenannten WEB-Terminals an. Mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder Telefonanlagen mit Nummerncode können für die Anwender/innen zur Identifizierung herangezogen werden.

Inwieweit profitieren Mitarbeiter/innen von einer Zeitwirtschaft?

Bei der Arbeitszeiterfassung entsteht schnell der Vorwurf der Kontrolle. Jedoch können auch Mitarbeiter/innen von einer modernen Zeitwirtschaft profitieren:
  • Optimale Planung der eignen Arbeitsstunden
  • Flexible Einteilung der Arbeitsstunden
  • Gezielter Abbau von Überstunden
  • Transparenz bei Krankheits- und Urlaubstagen
  • Einfache Zeiterfassung