Das Unternehmen arbeitet seit 2016 erfolgreich mit VARIO.

Gegründet wurde die Firma Schießsport Appelbaum im Jahr 2001 von Markus Appelbaum. Zeitgleich veröffentlichte das Unternehmen seinen ersten Onlineshop. Bis heute wurden durch verschiedene Übernahmen das Produktportfolio und Serviceangebot stetig erweitert.

2016 wurden schließlich sämtliche firmeninterne Prozesse durch ein völlig neues ERP-System – der VARIO Software – sowie der Onlineshop komplett neu aufgestellt. "Für den Kunden hebt sich das Servicelevel auf ein neues Niveau, was sich sowohl in der verkürzten Lieferzeit als auch im allgemeinen Einkaufserlebnis widerspiegelt", so ist es auf der Website von Schießsport Appelbaum zu lesen.

Das Interview

Wir haben Markus Appelbaum, Inhaber der Firma Schießsport Appelbaum, gefragt, warum das Unternehmen VARIO einsetzt, wie er die Zusammenarbeit mit dem Team der VARIO empfindet und was sich seit dem ERP-Wechsel verändert hat.

Ein paar Eckdaten über Schießsport Appelbaum

Wir sind für VARIO Verhältnisse sicherlich eine kleine Firma mit derzeit vier Mitarbeitern und zwei Aushilfen, jedoch war es immer eins meiner Kernthemen, die Abläufe zu automatisieren und somit jeden Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin produktiver zu machen. Für unsere Unternehmensgröße haben wir einen sehr hohen Automatisierungsstandard. Wir aktualisieren täglich 35.000 Preise und Lieferzeiten in unserem Onlineshop, welcher ca. 125.000 Artikel listet. Dies geht nur mit geeigneten Daten der Lieferanten, einer sehr guten ERP-Software und entsprechenden Schnittstellen.

Die Ausgangssituation

Bevor wir mit VARIO gestartet sind, hatten wir Lexware Professional Plus im Einsatz – ohne Schnittstelle zum Webshop und ohne geeignete Kassensoftware.

Ausschlaggebende Punkte für einen Umstieg damals waren:

• eine Schnittstelle zum Webshop
• Schnittstellen zu den Versanddienstleistern (Eine selbstprogrammierte Schnittstelle zu DPD war vorhanden, das Aufschalten anderer Dienstleister war jedoch nicht möglich.)
• eine angebundene Kassensoftware
• eine Schnittstelle zu DATEV (Der Umstieg auf DATEV war von unserem Steuerberater gewünscht, da Lexware unseren buchhalterischen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde.)

Eine Empfehlung unseres Partners

Auf VARIO kamen wir damals durch einen Partner von uns, welcher zwei Jahre zuvor ebenfalls seine ERP-Software umgestellt hatte. Da unser Anforderungsprofil in großen Teilen identisch war, tauschten wir uns über die Erfahrungen mit VARIO aus. Die positiven Aussagen unseres Partners bestärkten unsere Entscheidung für VARIO.

Zudem hatte VARIO auf nahezu jede unserer Fragen ein passendes Modul, wodurch die Kosten für uns sehr gut skalierbar waren und weiterhin bleiben.

Die Argumente für VARIO

Für VARIO sprach damals das "Baukastensystem" der Software, welches auf fast alle unsere Anforderungen eine bezahlbare Lösung bot und wir darüber hinaus viele interessante Bausteine sehen, die wir in der Zukunft bei weiterem Wachstum sicherlich gerne einsetzen werden. Bei den Mitbewerbern, die wir damals verglichen hatten, hätte immer sehr viel individuell programmiert werden müssen, was auch wiederum im Supportfall sicher Probleme bereitet hätte.

Die besonderen Anforderungen unserer Branche sind:

• Waffenhandelsbuch
• Sprengstoff-Lagerverzeichnis (wie ein Waffenhandelsbuch, jedoch nur für unsere Treibladungspulver)
• Versand von Gefahrgütern

Die Migrationsphase

Genau das, was jeder CIO nie wagen oder als Wahnsinn bezeichnen würde, haben wir im Oktober 2016 in Angriff genommen und umgesetzt: Wir haben ausnahmslos sämtliche Prozesse in unserem Unternehmen hinterfragt, neu strukturiert und letztendlich alle unternehmensspezifischen Softwarelösungen ersetzt – durch DATEV in der Buchhaltung, VARIO als ERP und Shopware als Onlineshop. Zurückblickend würde ich ein solch umfangreiches, alle Unternehmensbereiche betreffendes Projekt wahrscheinlich nicht noch einmal auf einen Schlag umsetzen – aber das brauchen wir auch nicht mehr, da wir jetzt super aufgestellt sind.

Der persönliche Kontakt zu unserem Betreuer bei VARIO direkt von Beginn an, hat dazu beigetragen, dass wir die Software sehr gut kennen lernen und erste Änderungen und Anpassungen schnell selbst vornehmen konnten.

Die eintägige Inhouse-Schulung hat allen Mitarbeiten einen sanften Umstieg ermöglicht und die Scheu vor Neuem genommen.

Merkbare Verbesserungen

Seit Oktober 2016 haben wir VARIO nun produktiv im Einsatz. Nicht einmal ein halbes Jahr dauerte der Weg von der Auftragserteilung bis zum Livegang:

• 05/2016 – Lizenz erworben
• 05/2016 – Installation
• 05/2016 bis 10/2016 – Kompletter Neuaufbau des Artikelstamms mit drei Vollzeitkräften
• 10/2016 – Produktiv-Start (GoLive)
• 03/2018 – Upgrade auf VARIO 8

Seitdem hat sich in unserem Unternehmen vieles verbessert, z.B.:

• Lieferzeiten werden im Shop nun artikelgenau angezeigt, wodurch die Reklamationen deutlich gesunken sind.
• Bei den Durchlaufzeiten sind wesentliche Verbesserungen spürbar.
• Durch die bessere Sicht auf alle Aufträge können wir bei Problemen schnell reagieren und Reklamationen vermeiden.
• Wir haben immer den tagesaktuellen Preis für unsere Kunden ersichtlich. Besonders wichtig ist das bei Produkten, die in Übersee gefertigt werden, wo es zu heftigen Kursschwankungen kommen kann.

Fazit

Mit VARIO haben wir eine Software, in der wir alle Prozesse abbilden können – eine All-in-One-Lösung weit über eine Warenwirtschaft hinaus! Drei Punkte schätzen wir ganz besonders an VARIO:

1. Guter Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern – Wir erfassen sämtliche Informationen zu Aufträgen und Kunden im ERP-System und jeder Mitarbeiter ist immer sofort im Bilde, wenn er mit einem Kunden spricht, mailt oder telefoniert.
2. Die Webshop-Verbindung – Selbst unsere lokalen Kunden bestellen gerne im Onlineshop und holen die Waren vor Ort ab, da sie im Onlineshop immer sofort über den Status ihrer Bestellung informiert werden.
3. Seriennummern-Verwaltung – Wir handeln fast ausschließlich mit sensiblen Gütern (Waffen, Munition, Treibladungspulver und Schwarzpulver). Hier ist es enorm wichtig, schnell, einfach und vor allem sicher heraus zu finden, wo sich die Güter befinden, oder welcher Kunde welche Ware mit welcher Seriennummer erhalten hat.