Papierloses Büro – Papierlos. Praktisch. Nachhaltig.

Noch nie war der Schutz unserer Umwelt präsenter. Wir versuchen Ressourcen zu schonen. Nicht außer Acht gelassen wird dabei die Ressource „Zeit“. Daher laufen viele Prozesse in einigen Unternehmen bereits digital ab.

Der Brief wurde durch die E-Mail ersetzt. Notizen werden online festgehalten und Rechnungen können inzwischen über den digitalen Weg erstellt und den Kunden überbracht werden. Beworben wird sich online und alle relevanten Daten in einer Cloud gespeichert.

Trotz der rasanten Entwicklungen der letzten Jahre hängen einige Abteilungen noch in der analogen Zeit fest. Dabei gibt es kein Grund dafür.

Die Idee eines papierlosen Büros wurde bereits von einigen Unternehmen umgesetzt. Wie sieht es bei Ihnen aus?

Die Idee ist simpel und bringt einige Vorteile mit sich. Umstellungen von Prozessen in einem Unternehmen sind allerdings häufig zeitintensiv und mit Kosten verbunden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Ihrem Unternehmen gestärkt aus der Umstellung hervorgehen können.

Die Vorteile eines papierlosen Büros

Im Überblick:

• Ressourcenschonung
• Gesundheit
• Einfacher Zugriff
• Unkomplizierte Suche
• Kostenersparnis
• Datensicherheit
• Datenzugriff aus der Ferne
• Zeitersparnis
• Steigende Wettbewerbsfähigkeit
• Kollaboratives Arbeiten

Ressourcenschonung

Mit einem digitalen Büro können Ressourcen, wie beispielsweise Papier, immens eingespart werden. CO2-Emmissionen werden durch sparsames Drucken reduziert und Rohstoffe wie Holz geschont. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Umwelt aus, sondern auch auf das Image Ihres Unternehmens. Gerade in der heutigen Zeit, in der das Bewusstsein eines klimaneutralen Lebens immer stärker wird, werden Sie stets positive Rückmeldungen erhalten.

Gesundheit

Wie wichtig ist Ihnen die eigene Gesundheit und die, Ihrer Mitarbeiter? Beim Einsatz von Laserdruckern werden giftige Tonerpartikel und Tonerstaub freigesetzt. Einige Fälle aus der Vergangenheit haben bereits gezeigt, dass dies ist nicht nur äußerst schädlich für die Gesundheit ist, sondern bis hin zur Berufsunfähigkeit führen kann.

Einfacher Zugriff

Ein ähnliches Projekt wie vor drei Jahren steht an? Wo sind bloß die Unterlagen? Wahrscheinlich in einem Ihrer Archive in Kellern oder anderen Lagerorten. Dorthin zu gelangen ist umständlich. Darüber hinaus ist es schwer, all die schweren Ordner durchzuwühlen und den Richtigen zu finden. Für Kranke, Schwangere oder behinderte Menschen ist diese Aufgabe sogar häufig gar nicht zu meistern. Bei nicht sachgerechter Lagerung können die Unterlagen verblassen oder die Handschrift Ihres (Ex-)Kollegen/Mitarbeiter ist nicht mehr zu entschlüsseln. Eine zentrale Datenspeicherung verhindert all diese Probleme. Jeder Mitarbeiter hat in kurzer Zeit Zugriff auf die benötigten Daten. Entfernungsprobleme, Barrieren und Gewichtsprobleme bei schweren Ordnern gehören mit einer zentralen Datenspeicherung der Vergangenheit an.

Unkomplizierte Suche

Den gesuchten Ordner haben Sie mit Hilfe des vorher genannten Punktes schnell gefunden. Anschließend folgt die Suche innerhalb der Ordnerstruktur. Anstatt lange die Ordner durchzublättern, steht Ihnen am Computer eine gezielte Suche nach Informationen zur Verfügung. Unterlagen wie beispielsweise Angebot, Lieferschein, Auftrag, Kunde und Rechnung können Sie sich nebeneinander anzeigen lassen. Statt lange zu blättern, stehen Ihnen die Informationen in einem Bruchteil der Zeit zur Verfügung.

Kostenersparnis

Ganz ohne Drucker? Für Sie unvorstellbar? Kein Problem, allein bei der digitalen Archivierung sparen Sie viel Geld. Ein kompletter Verzicht auf einen Drucker muss nicht unbedingt sein, um Ressourcen, Zeit und Kosten zu sparen. Allein die digitale Archivierung von Unterlagen spart Ihrem Unternehmen hohe Beträge für Papier, Toner, Trennblätter, Rückenschilder, Ordner und was noch zur Archivierung benötigt wird. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. In großen Firmen nimmt die Archivierung daher viel Platz in Anspruch. Nicht selten müssen Lagerräume angemietet und mit Regalen ausgerüstet werden. All diese Kosten können durch die digitale Archivierung eingespart werden.

Datensicherheit

Unterschiedliche Abteilungen. Individuelle Zugriffsrechte. Sie können individuell für jeden Mitarbeiter den Zugriff auf die Firmendaten freigeben oder eben verwehren. Das beinhaltet auch, welche Daten der Einzelne einsehen kann. Unbefugte haben keine Chance, auf vertrauliche Daten zuzugreifen.

Datenzugriff aus der Ferne

Die digitale Datenspeicherung bietet sowohl Geschäftsführern als auch Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität. Geschäftsführer eines Unternehmens können in dringenden Fällen auch von Zuhause oder aus dem Urlaub alle Bereiche des Unternehmens prüfen und falls nötig in den Geschäftsprozess eingreifen. Für Mitarbeiter bietet sich die Möglichkeit, ebenfalls von Zuhause zu arbeiten. Viele Firmen bieten bereits die Möglichkeit des „Home-Office“. Ein großer Vorteil auch für Unternehmen. Denn sie müssen keinen Arbeitsplatz bereitstellen. Bei Firmen mit vielen Mitarbeitern, reicht daher auch ein kleineres Gebäude, welches geringere Unterhaltungskosten aufweist. Auch für junge Mütter und Väter bietet die Option des Home-Office einen großen Vorteil. Arbeiten und dennoch in der Nähe der Familie zu sein, ist für viele Familien bereits Alltag.

Zeitersparnis

Zeit ist eine wichtige Ressource in vielen Unternehmen. Mit dem digitalen Büro wird nicht nur viel Zeit bei der Suche nach Daten/Dokumenten eingespart. Auch die Planung von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen ist in kurzer Zeit erledigt. Die Notfallvertretung kann sich innerhalb kürzester Zeit mit der Arbeit des zu Vertretenden vertraut machen, sofern alles digital dokumentiert und archiviert wurde. Nicht selten müssen Kollegen im Papierbüro etliche Akten durchsuchen, um die Vertretung optimal durchführen zu können. Darüber hinaus bietet das digitale Büro auch für Ihre Mitarbeiter eine hohe Zeitersparnis. Durch die Vernetzung unterschiedlicher Abteilungen gelingt das Zusammenarbeiten um einiges besser und zeitsparender. Wichtige Dokumente müssen nicht extra eingeholt werden.

Steigende Wettbewerbsfähigkeit

Großprojekte können optimal über einen gemeinsamen Datenzugriff erfolgen. Gerade in der Produktion arbeiten Hersteller eng mit der Entwicklungsabteilung zusammen. Technische Unterlagen umfassen zumeist sehr große Datenmengen, die über externe Datenträger ausgetauscht werden müssen. Bei einem gemeinsamen Datenzugriff ist dieser Schritt nicht mehr notwendig. Auch bei Marketingagenturen können unterschiedliche Bereiche auf die gleichen Daten zugreifen. Mit dieser gemeinsam nutzbaren Infrastruktur ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gewappnet und Ihren Kunden kann schnell und effektiv geholfen werden.

Kollaboratives Arbeiten

Bei der Verwendung von beispielsweise Google Docs ist es möglich, kollaborativ zu Arbeiten. Bedeutet: Kollegen können gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Änderungen können nachverfolgt werden und ein effektives Arbeiten ist möglich.

Herausforderungen eines papierlosen Büros

Die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro bringt bei all den Vorteilen auch Herausforderungen mit sich. Wir verzichten hier bewusst auf den Begriff „Nachteile“, denn wer in der Zukunft bestehen will, darf nicht stehen bleiben.

Planung und Organisation

Haben Sie erstmal den Entschluss gefasst, Ihr Unternehmen umzustrukturieren, sind Sie bereits einen großen Schritt weiter. Jetzt beginnt die Phase der Planung und Organisation des papierlosen Büros. Die Einführung kostet Zeit, Geld und Nerven. Lassen Sie sich dennoch nicht aus der Ruhe bringen. Die Vorteile überwiegen weiterhin. Ihre Ansprüche, die Branche, in der Sie tätig sind und die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, bieten die Grundlage, nach der die Abläufe organisiert werden sollten. Daher gibt es keine grundsätzliche Struktur und allgemeingültige Vorgehensweise.

Wir können Ihnen lediglich ein paar Tipps für den optimalen Ablaufplan an die Hand geben.

VARIO empfiehlt

Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro empfehlen wir zunächst eine Bestandsaufnahme. Prüfen Sie, in welchen Abteilungen viel mit Papier gearbeitet wird. Danach wird überlegt, was davon auch digital umgesetzt werden kann und welche Software dafür benötigt wird. In vielen Fällen reichen die bestehenden Programme am Computer.

Danach folgt die Festlegung einer sinnvollen Ordnerstruktur. An diese Ordnerstruktur muss sich jeder im Unternehmen halten. Machen Sie dies deutlich. Wenn jeder Mitarbeiter seine Dokumente auf eigene Art und Weise archiviert, folgt Chaos. Das gilt es zu vermeiden.

Hinterlegen Sie eine Ordnerstruktur, an der sich die Mitarbeiter orientieren können. Im besten Fall beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und fragen, welche Ordner nicht fehlen dürfen. Auf die festgelegte Ordnerstruktur folgt die sachgerechte Dokumentenablage. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und machen Sie deutlich, wie wichtig es ist, Dokumente richtig und zeitnah abzulegen.

Für die richtige Dokumentenablage ist eine einheitliche Benennungsstruktur unabdingbar. Erstellen Sie dazu eine Arbeitsanweisung, an der sich die Mitarbeiter orientieren können. Nur bei der einheitlichen Benennung können Dokumente ohne großen Zeitaufwand gefunden werden.

Um den Mitarbeitern die Unsicherheit zu nehmen, können Sie Schulungen anbieten. Für Sie ergibt sich ebenfalls ein Vorteil: Jeder Ihrer Mitarbeiter ist in der Lage mit den Anforderungen des digitalen Büros umzugehen.

Fazit

Ein papierloses Büro zeigt sich als gewinnbringend – sowohl für Geschäftsführer als auch für Mitarbeiter. Ist erst einmal die Einführung vorbei und jeder im Unternehmen hält sich an die Ordnerstrukturen, Benennungsvorschriften und eine zeitnahe Archivierung, ist das digitale Büro eine Arbeitserleichterung für jeden im Unternehmen.

TIPP von VARIO

Achten Sie bei der digitalen Buchhaltung auf eine GoBD-konforme Software. Das bedeutet, dass die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung eingehalten werden. Mit Hilfe einer seriösen Software, werden die GoBD bei Ihren Dokumenten umgesetzt.

Ohne Software müssen Sie die aktuellen steuerlich relevanten Gesetzesänderungen immer im Blick haben und dies auf Ihre Dokumente übertragen.

Mit dem VARIO DMS geht's leicher

Elektronische Dokumente richtig zu verwalten, archivieren und zugänglich zu machen, stellt einige Unternehmen vor eine große Herausforderung. Mit dem VARIO ERP-System und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von ELO meistern Sie die Herausforderungen der Digitalisierung problemlos. In den nächsten vier Blogbeiträgen erfahren Sie alles rund um das Thema DMS, ECM und (rechtskonforme) Archivierung.