Rechtskonform archivieren – so geht’s!

Die Aufbewahrungspflicht kennen viele Unternehmen und Privatleute noch als aufwendige Dokumentation in Papierform. Inzwischen können geschäftsrelevante Dokumente auch elektronisch archiviert und zur Prüfung bei der Finanzverwaltung/dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt werden.

Die Archivierung elektronischer, geschäftsrelevanter Informationen ist für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Je nach Dokumentenart gilt eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren.

Welche Dokumente sind geschäftsrelevant?

Zu den geschäftsrelevanten Dokumenten gehören:

• Rechnungen
• Jahresabschlüsse
• Aufträge
• Inventurdaten
• Buchungsbelege
• Bücher und Aufzeichnungen
• Lageberichte
• E-Mails
• Sonstige Unterlagen, sofern sie für die Besteuerung relevant sind

Seit dem 01. Januar 2007 gilt jede E-Mail als Geschäftsbrief. Aus diesem Grund ist die lückenlose Archivierung von E-Mails ebenfalls verpflichtend.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen. Dazu gehören unter anderem Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte.

Rechtskonforme Archivierung – GoBD

Bei der rechtskonformen Archivierung in elektronischer Form müssen die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) eingehalten werden.

Die GoBD gelten für alle, die steuerpflichtige Gewinneinkünfte erzielen, sofern die unternehmerischen Prozesse EDV gestützt ablaufen. Folgende Punkte müssen bei der GoBD-konformen Buchhaltung erfüllt werden:

• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtige und zeitnahe Buchung
• Ordnung und Unveränderbarkeit
• Formattreue bei Archivierung
• Elektronische Kontoauszüge
• E-Mail-Archivierung

Da immer mehr Unternehmen auf Papier verzichten, gewinnt die Archivierung in elektronischer Form stark an Bedeutung.

Nachvollziehbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg. Der Wirtschaftsprüfer/die Wirtschaftsprüferin muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmenssituation verschaffen können.

Vollständigkeit

Vollumfängliche Dokumentation aller steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle.

Richtige und zeitnahe Buchung

Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 1o Tagen in der Buchführung zu erfassen, Kasseneinnahmen hingegen täglich.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Achten Sie bei der Dokumentation auf eine chronologische, unverzügliche und einzeln lesbare Buchung. Falls Sie Korrekturen vornehmen, müssen diese kenntlich gemacht werden und für einen Dritten verständlich sein.

Formattreue bei Archivierung

Elektronische Dokumente, wie zum Beispiel E-Mails, sind auch elektronisch zu archivieren. Eine Archivierung lediglich als Papierausdruck ist unzulässig. Dokumente in Papierform dagegen können auch elektronisch archiviert werden und daraufhin vernichtet werden. Eine Vernichtung des Papierdokuments ist allerdings nur zulässig, wenn es sich dabei nicht um Urkunden, unterschriebene Jahresabschlüsse oder eine ähnliche Dokumentenart handelt.

Elektronische Kontoauszüge

Elektronische Kontoauszüge sind originär elektronische Dokumente und als solche zu archivieren.

E-Mail-Archivierung

E-Mails gelten als Geschäftsbriefe und gehören somit zu den steuerlich relevanten Dokumenten. Wichtig bei der Archivierung von E-Mails ist, dass diese unveränderbar zu archivieren sind. Darüber hinaus müssen sie in einen Index aufgenommen werden. Ist die E-Mail nur Träger eines Anhangs, muss die E-Mail nicht archiviert werden.

Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Unterschieden wird zwischen einer 10-jährigen und einer 6-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen folgende Dokumente:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz, die dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen

Der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsdokumente.

Ein Verstoß kann schwerwiegende Folgen haben.

Bei nicht rechtskonformer Archivierung kann es für Unternehmen teuer werden. Fehlen Unterlagen, steht es der Finanzbehörde zu, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Dafür werden z.B. Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage herangezogen.

Wird die Buchführungspflicht verletzt, können folgende Sanktionen auf ein Unternehmen zukommen:

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung
• Steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen

Damit Ihnen solche Sanktionen erspart bleiben, setzt VARIO auf die rechtskonforme Archivierung mit ELO.

VARIO und ELO zur rechtskonformen Archivierung

Mit der nahtlosen Integration des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) von ELO in Ihre VARIO ERP-Software bewältigen Sie die Herausforderungen einer rechtskonformen Archivierung ohne viel Zeitaufwand. Was unter den Apokryphen DMS und ECM zu verstehen ist, haben wir im vergangenen Beitrag ausführlich erklärt.

Die Vorteile im Überblick:

• GoBD-konforme Archivierung
• Transparente und nachvollziehbare Dokumentation der Unternehmensprozesse
• Änderungen an einem Dokument werden gekennzeichnet und bleiben nachvollziehbar
• Individuelle Berechtigungen ermöglichen festgelegten Datenzugriff
• Sensible Daten werden rechtskonform verwaltet
• Sie können sofort über beweispflichtige Dokumente Auskunft erteilen
• Automatisierte Prozesse und smarte Suchmechanismen führen zur deutlichen Zeitersparnis
• Eine zentrale Ablage bietet Ihnen und Dritten einen strukturierten Überblick

Fazit

Bei der rechtskonformen Archivierung gibt es einiges zu beachten. Die Einhaltung aller Regeln und Vorschriften ist häufig sehr zeitintensiv. Mit ELO und der VARIO 8 sind Sie auf der sicheren Seite.

Was Sie explizit bei der E-Mail-Archivierung beachten müssen, werden Sie im nächsten Beitrag erfahren.