Was kostet eine ERP-Umstellung?

Sie wollen Ihr ERP-System umstellen und fragen sich nun, was ein Wechsel kosten würde? Gründe für einen ERP-Wechsel gibt es viele und fast genauso viele Faktoren gilt es bei einem Wechsel zu berücksichtigen.

Wir versuchen die Kosten einer ERP-Umstellung anhand der Bedingungen, die es zu berücksichtigen gibt, aufzuschlüsseln.

Vier Anzeichen, dass Sie Ihr ERP-System umstellen sollten

Zunächst sollten Sie herausfinden, ob Sie in Ihrem Unternehmen eine neue ERP-Lösung brauchen. Die Gründe, das im Unternehmen befindliche ERP-System umzustellen, sind vielfältig. Der Austausch mit Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen und Kollegen/Kolleginnen wird möglicherweise Probleme hervorbringen, die Ihnen bislang nicht bekannt waren. Bei bestimmten Anzeichen ist ein schnelles und überlegtes Handeln empfehlenswert.

Je früher Sie folgende Anzeichen erkennen, desto besser!

1. Sinkende Produktivität

Der Rückgang der Produktivität kann viele Ursachen haben. Bei zeitaufwendigen, administrativen Prozessen und Projekten, die sich unerwartet in die Länge ziehen, kann die Ursache ein falsches ERP-System sein.

2. Das ERP-System deckt nur bestimmte Geschäftsprozesse ab

Die Personalplanung und die Warenwirtschaft laufen optimal, doch die Kundenbeziehungen leiden und der Einkauf und die Buchhaltung sind kein Bestandteil Ihrer ERP-Lösung, obwohl Sie die Funktionen dringend brauchen? Dann sollten Sie schnell handeln und eine ERP-Umstellung anstoßen. Eine ERP-Lösung, die optimal auf Ihre Unternehmensprozesse abgestimmt ist und auch alle relevanten Teilprozesse Ihres Unternehmens abbildet, wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmen aus.

3. Veraltete Technologien

Ihre ERP-Lösung ist unflexibel? Sie und Ihre Mitarbeiter/innen ärgern sich vermehrt über Ausfälle? Darüber hinaus können Sie die ERP-Software nicht mobil nutzen? Dies sind Hinweise darauf, dass Sie eine veraltete Technologie nutzen, die Ihren Anforderungen und Unternehmensbedürfnissen nicht (mehr) entspricht. Konventionelle ERP-Systeme ermöglichen häufig den Zugriff nur am Standort oder bestimmten Niederlassungen. Moderne ERP-Systeme ermöglichen hingegen sämtlichen Teammitgliedern den Zugriff von überall und zu jeder Zeit.

4. Fehlende Features

Wenn Sie eine ERP-Software nutzen, die zwar viele Funktionen anbietet, aber Sie im Grunde keine davon benötigen und Ihnen stattdessen wichtige Features fehlen, entspricht Ihr ERP-System nicht den Benutzeranforderungen. Daraus resultiert ein enorm hoher Zeitaufwand, da eine einfache und schnelle Nutzung des ERP-Systems nicht gegeben ist. Stattdessen sind Mitarbeiter/innen ständig auf der Suche nach der richtigen Funktion.

Häufig sind ERP-Systeme durch frühere Releases mit vielen Funktionen überladen – kaum einer versteht sie und das System kommt an seine Grenzen. Das System ist kompliziert und Ihre Mitarbeiter/innen sind zunehmend demotiviert – darunter leidet auch die Produktivität. Handeln Sie rechtzeitig.

Sollten Sie einige Probleme mit dem ERP-System in Ihrem Unternehmen bemerken, ist eine Prüfung in jedem Fall zu empfehlen. Eventuell lassen sich die Probleme leicht beheben und die vorhandene ERP-Lösung kann relativ leicht angepasst werden. In jedem Fall lohnt sich ein Gespräch mit Ihrem derzeitigen Anbieter.

Die Nutzungsdauer von ERP-Systemen

Unternehmen nutzen ihre ERP-Lösung in der Regel bis zu 10 Jahre. Sogenannte ERP-Wechselzyklen geben an, wie lange Unternehmen die ERP-Lösung nutzen, bevor auf eine neue Software zurückgegriffen wird.

Mit der Zeit haben sich auch die Updates auf neuere Versionen (Major-Release) des entsprechenden ERP-Systems deutlich erhöht – Updates werden immer regelmäßiger bereitgestellt.

Was sollten Sie bei einer ERP-Umstellung beachten?

Sowohl bei einer Neuanschaffung eines ERP-Systems als auch bei einer ERP-Umstellung sollten Sie im Vorhinein klären, welche Funktionen und Module benötigt werden. In den meisten Fällen beeinflusst auch die Branche, in der Sie tätig sind, die Auswahl des ERP-Systems. Nicht jeder Anbieter kann die speziellen Anforderungen einer Branche erfüllen. Achten Sie zudem auf den Support, der Ihnen als Kunde entgegengebracht wird und auf die Zukunftsfähigkeit des ERP-Systems.

Der Wechsel eines ERP-Systems wird von den gestellten Anforderungen beeinflusst. Damit die neue ERP-Lösung individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist, planen wir, die VARIO Software AG, Ihr Projekt gemeinsam.

Die Implementierung des VARIO ERP-Systems kann grundsätzlich in acht Phasen unterteilt werden:

• Kennenlernen
• Erläutern
• Projektierung
• Installation
• Konfiguration
• Pilotphase
• Livegang
• Support

Durch einen Wechsel von Ihrer alten ERP-Lösung zu dem VARIO ERP-System entstehen keine Ausfallzeiten. Stamm- und Bewegungsdaten werden von dem alten System in das neue System überführt und befinden sich nach wie vor auf dem aktuellen Stand.

Die Kosten einer ERP-Umstellung

Sowohl bei der Neueinführung als auch bei einem Wechsel Ihrer ERP-Software, sind die Kosten von unterschiedlichen Faktoren abhängig.

Externe und interne Kostenfaktoren

Zunächst werden die Kosten in interne und externe Kostenfaktoren unterteilt.

Die externen Kosten umfassen u.a.:

• Lizenzen und Module
• Dienstleistungen für die Implementierung
• Dienstleistungen für Anpassungen
• Dienstleistungen für Beratung und Schulung

Interne Kostenfaktoren sind genauso zu berücksichtigen wie externe Kosten, auch wenn diese schwieriger sind zu budgetieren. Zu den internen Kosten zählen unter anderem:

• Einen Teil der Mitarbeiter/innen
• Projektmitarbeiter
• Schulungen

Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Punkte finden Sie in unserem Beitrag über die Kosten eines ERP-Systems.

Kauf, Leasing oder Miete eines ERP-Systems

Nach der Betrachtung der internen und externen Kosten gibt es auch unterschiedliche Arten der Finanzierung. ERP-Systeme können gekauft, geleast oder auch gemietet werden.

Bei dem Kauf einer ERP-Lösung fallen zunächst hohe Anfangsinvestitionen an. Sobald der Kauf abgeschlossen ist, kann die Software mit den ausgesuchten Modulen und Nutzer-Lizenzen unbefristet genutzt werden.

• Vorteil: Keine monatlichen Kosten für Lizenzen; weitere Module und Lizenzen können zu einem späteren Zeitpunkt erworben werden.
• Nachteil: ERP-Systeme sollten regelmäßig gewartet werden, damit die Funktion gewährleistet ist. Für Wartungs- und Serviceleistungen fallen über den Kauf hinweg Gebühren an.

Entscheiden Sie sich dafür, das ERP-System zu leasen, muss eine feste Leasingrate gezahlt werden. Sobald der Leasingvertrag ausgelaufen ist, geht das ERP-System in den Besitz der Firma über.

• Vorteil: Die Liquidität des Unternehmens wird geschont und eine schnellere Abschreibung ist möglich. Eine nachträgliche Aufstockung ist ebenfalls möglich.
• Nachteil: Die Gesamtkosten sind in der Regel höher, als bei dem Kauf einer ERP-Software.

Sollten Sie sich für das Mietmodell entscheiden, müssen Mietzahlungen getätigt werden. Wartungs- und Servicegebühren sind in der Regel in den Mietzahlungen enthalten. Im Gegensatz zum Leasing, geht das ERP-System nicht in den Besitz des Unternehmens über.

• Vorteil: Service- und Wartungsgebühren sind im Mietpreis inbegriffen.
• Nachteil: Die Gesamtkosten sind auf Dauer höher als beim Kauf- oder Leasing-Modell.

Cloud-ERP-System oder On-Premise-Software?

Zusätzlich werden die Kosten von der technischen Bereitstellung des ERP-Systems beeinflusst. Unternehmen haben vermehrt die Möglichkeit zwischen zwei Software-Modellen zu wählen:

1. Cloud-ERP-System
2. On-Premise-Software

Während Cloud-ERP-Systeme keine Rechenzentren oder eine eigene Hardware benötigen, können On-Premise-Softwares durch die lokale Installation komplexe Arbeitsstrukturen optimal abbilden.

Cloud-ERP-Systeme werden in der Regel als Mietmodell angeboten. Beide Software-Modelle können die Unternehmensprozesse optimal abbilden und automatisieren.

Fazit

Aufgrund der vielen Kostenfaktoren und vorhanden Modelle eines ERP-Systems ist eine einheitliche Antwort auf die Höhe der Kosten einer ERP-Umstellung nicht möglich.

Beachten Sie bei der Umstellung des ERP-Systems alle Einflussfaktoren und analysieren Sie genau, welche Funktionen Sie für Ihre Anforderungen benötigen.

Wir, von der VARIO Software AG, stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und beraten Sie in vollem Umfang. Gemeinsam stellen wir Ihr ERP-System erfolgreich um.

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