Großraumbüro

Step-by-Step-Anleitung – Ihr Weg in die Digitalisierung

Der Weg in die Digitalisierung ist keineswegs ein Neuer. Bereits seit Jahren ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. Industrie 4.0, Smart Factory und der E-Commerce sind inzwischen feste Bestandteile unseres Alltags. Jedoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die sich vor der Digitalisierung sträuben und den längst überfälligen Weg nicht bestreiten wollen.

Entweder sind es die Kosten, eine fehlende Infrastruktur, fehlende Hard- und Software oder das Bestehen auf altbewährtes.

Wir, die VARIO Software AG, wissen, dass die derzeitige Corona-Krise all unsere Medien füllt und sich jeder darüber freut, etwas anderes zu lesen. Aber lassen Sie uns eins sagen: Wer sich in diesen Tagen auf einen gut funktionierenden Onlinehandel verlassen kann, wird nicht nur die eigene Existenz, sondern auch die der Mitarbeiter/innen sicherstellen können.


Ihr Weg in die Digitalisierung


Sie haben sich dazu entschlossen, Ihr Unternehmen zu digitalisieren oder sind noch in der Entscheidungsphase? Unsere Step-by-Step-Anleitung wird Ihnen dabei helfen!

In unserer Schnellstart-Anleitung für den Einstieg in den Online-Handel finden Sie wichtige Informationen, unter anderem zu Soforthilfen, unserer kostenfreien Warenwirtschaft VARIO For Free und unserer umfassenden Serviceleistung – auch und vor allem in dieser Zeit!

Ganz gleich ob Buchhaltung 4.0, ein papierloses Büro, digitale Personalarbeit oder die Digitalisierung des gesamten Unternehmens – Schritt für Schritt wird Ihr Vorhaben gelingen.


In kleinen Schritten Ihr Unternehmen voranbringen


Wer in diesen Tagen hohe Investitionen scheut, wird auf viel Verständnis stoßen. Auch wir, die VARIO Software AG, können dies nachvollziehen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie die derzeitige Situation positiv nutzen können und Ihr Unternehmen in kleinen Stepps voranbringen.

Die folgenden acht Schritte werden Ihnen dabei helfen, den Weg in die Digitalisierung zu meistern.

Step 1: Analyse des IST-Zustands


Vor jeder Entscheidung sollte der IST-Stand Ihres Unternehmens/Ihrer Abteilung analysiert werden. Dafür eignen sich unter anderem folgende Fragestellungen:

  • Welche Abteilungen des Unternehmens sollen digitalisiert werden? (Das ganze Unternehmen oder nur einzelne Abteilungen?)
  • Wie aktuell sind die genutzten Prozesse?
  • Was genau soll digitalisiert werden?
  • Welche Prozesse lassen sich zu Beginn am einfachsten umsetzen?
  • Wo entstehen immer wieder Probleme innerhalb des Unternehmens?
  • Unterbricht die Kommunikation einzelner Abteilungen?
  • Welche Features benötigen Sie?
  • Welche Prozesse/Features sollen beibehalten werden?
Unser Tipp: Befragen Sie auch Ihre Mitarbeiter/innen.

Step 2: Festlegung einer Strategie


Jedem Digitalisierungsprozess sollte ein gutes Fundament zugrunde liegen. Hierbei ist es immens wichtig, dass die ausgewählte Strategie auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Nachdem eine ausführliche Bestandsaufnahme erfolgt ist (Step 1), können konkrete Ziele und Anwendungsbereiche ausgearbeitet werden.

Die Verantwortung der Digitalisierung obliegt – bis zur Benennung von Verantwortlichkeiten – den Entscheidungsträgern. Diese haben die Aufgabe fachliche Kompetenzen miteinzubeziehen und die einzelnen Abteilungen auf die anstehenden Umstellungen vorzubereiten und zu involvieren.

Gerade in der Planungsphase ist es hilfreich, kompetente Berater und Fachleute einzubeziehen. Partnerunternehmen, die bereits den Schritt in die Digitalisierung gewagt haben, sollten für einen Erfahrungsaustausch herangezogen werden und können zudem als Orientierungshilfe dienen.

Step 3: Schaffung einer Infrastruktur


Viele Unternehmen müssen vor dem Digitalisierungsprozess eine passende Infrastruktur schaffen. Darunter fällt unter anderem der Aufbau einer Organisationsstruktur, die sich für Ihr digitales Vorhaben eignet. Sowohl bei der Bestandsanalyse, Bedarfsermittlung und der technischen Planung wird fundiertes Fachwissen benötigt.

In jedem Fall ist es für Unternehmen von Vorteil, wenn Experten bei der Entwicklung miteinbezogen werden.

Erst nach Abschluss der Planungsphase kann die passende Infrastruktur realisiert werden. Unter Umständen kann die bestehende IT-Landschaft als Basis für die neue Infrastruktur dienen. Die notwendigen Anforderungen werden daraufhin implementiert.

Flexibilität, Adaptionsfähigkeit und Sicherheit zeichnen eine für die digitale Transformation gerüstete Infrastruktur aus.

Step 4: Auswahl des Softwareanbieters


Die Auswahl des Softwareanbieters erfordert Zeit. Anbieter auf dem Markt gibt es viele aber nicht jede Software ist für Ihr Unternehmen geeignet.

Die Analyse zu Beginn der Planungsphase sollte bereits einen Überblick über benötigte Funktionen und Module gegeben haben. Die Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, hat ebenfalls einen Einfluss auf die Wahl der geeigneten Software. Nicht jeder Anbieter wird den speziellen Anforderungen einer Branche gerecht.

Darüber hinaus sollten Sie auf den entgegengebrachten Support des Softwareanbieters achten.

Step 5: Transparente Kommunikation


Jeder Digitalisierungsprozess steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter/innen. Daher ist es immens wichtig, gleich von Beginn an Ihre Mitarbeiter/innen bei der Umstellung miteinzubeziehen und den Fortschritt transparent zu kommunizieren.

Bei Fragen und kritischen Stimmen zum Thema Datenschutz, ist es hilfreich einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen und alle Erkenntnisse klar und deutlich mit anderen zu kommunizieren.

Step 6: Kundeninformation


Die Digitalisierung bringt Veränderungen auf allen Ebenen mit sich. Daher ist es wichtig, auch Ihre Kunden über bestimmte Umstellungen zu informieren. Erläutern Sie Ihren Kunden zudem die Vorteile, die sich durch veränderte Prozesse ergeben. So stoßen Sie auch auf Kundenseite auf großes Verständnis.

Step 7: Testphase und Go-Live


Die Testphase ist dazu da, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Daher ist es wichtig, die Testphase über einen längeren Zeitraum (2-4 Wochen) einzuplanen. Neue Arbeitsprozesse müssen getestet und Verbesserungen vorgenommen werden. Es ist durchaus sinnvoll, Mitarbeiter/innen in die Testphase einzubeziehen. Denn Ihre Mitarbeiter/innen werden in Zukunft tagtäglich mit der neuen Software arbeiten. Die Testphase dient dazu, neue Arbeitsprozesse weiter zu optimieren und Fehler zu beheben.

Ist die Testphase abgeschlossen, alle Fehler behoben und Verbesserungen umgesetzt, kann mit der Implementierung begonnen werden. Sowohl aus Unternehmenssicht als auch von Kundenseite ist es entscheidend, dass alle Arbeitsprozesse reibungslos funktionieren.

Step 8: Schulung aller Beteiligten


Schulungen sind für Mitarbeiter/innen, die tagtäglich mit der neuen Software arbeiten, unerlässlich. Nur so kann etwaigem Frust vorgebeugt und die Mitarbeitermotivation hochgehalten werden. Neue Teamstrukturen nach der Implementierung können ebenfalls sinnvoll sein.


Mit VARIO Step-by-Step in die Digitalisierung


Wir, die VARIO Software AG, versichern Ihnen, dass wir gemeinsam den Weg in die Digitalisierung meistern und Sie von diesem Schritt profitieren werden.

Haben Sie sich für die VARIO entschieden, durchlaufen wir gemeinsam unter anderem diese acht Schritte:
  1. Kennenlernen
  2. Erläuterungen
  3. Projektierung
  4. Installation
  5. Konfiguration
  6. Pilotphase/Testphase
  7. Go-Live/Implementierung
  8. Support
Ausfallzeiten werden mit dem Wechsel zur VARIO Software vermieden. Stamm- und Bewegungsdaten werden unverzüglich in das neue System überführt.

Sie haben Fragen oder möchten von uns beraten werden? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir freuen uns auf Sie!

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Über den Autor
Marie-Sophie Schmidt
Das VARIO Redaktionsteam besteht aus Experten mit langjähriger Erfahrung in den Bereichen ERP und Handel sowie einem fundierten Wissen in den Bereichen Marketing und E-Commerce. Mit der nötigen Expertise stellen unsere Autoren Ihnen relevante und aktuelle Beiträge rund um die Themen ERP, Warenwirtschaft, Marketing und Handel zusammen.
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