E-Rechnung mit der VARIO Warenwirtschaft

Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, reduzieren nicht nur Kosten, sondern beschleunigen darüber hinaus interne Prozesse.

Die ersten Bundesbehörden bestehen bereits seit November 2018 auf elektronische Rechnungen. Ab November 2020 wird die Übermittlung von Papierrechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich nicht mehr akzeptiert. Was bedeutet das für Unternehmen, die in einer Geschäftsbeziehung mit dem Bund stehen?

Die E-Rechnung – die Rechnung der Zukunft

Elektronische Rechnungen werden Papierrechnungen in Zukunft ablösen. Immer mehr Unternehmer/innen in Deutschland haben bereits auf die elektronische Rechnung umgestellt.

Nun müssen auch die Unternehmen nachziehen, die bisher noch keine E-Rechnung nutzen – vor allem dann, wenn diese Waren und/oder Dienstleistungen an Bundesbehörden liefern.

Hintergrund und gesetzliche Vorschriften

Bereits seit November 2019 gilt für sogenannte subzentrale Auftraggeber des Bundes* die Pflicht der Übermittlung von E-Rechnungen. Für Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen erhalten, gilt die Pflicht zur Einreichung elektronischer Rechnungen erst ab dem 27. November 2020.

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung verlangen einige Behörden schon jetzt elektronische Rechnungen.

Die gesetzliche Verpflichtung für die E-Rechnung basiert auf der Grundlage zweier Richtlinien bzw. Verordnungen:

1. 2014/55/EU: Diese EU-Richtlinie ist am 26. Mai 2016 in Kraft getreten und gilt seither als Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in öffentlichen Verwaltungen. Jeder EU-Mitgliedstaat hat sicherzustellen, dass öffentliche Auftraggeber nur noch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm entsprechen.
2. E-Rech-VO: Die E-Rechnungs-Verordnung, kurz E-Rech-VO, geht bezüglich des Themas E-Rechnung noch etwas differenzierter vor. Hier heißt es, dass Rechnungssteller bei Rechnungen an Bundesbehörden ab einem Betrag von 1.000,00 € dazu verpflichtet sind, diese in elektronischer Form einzureichen.

Definition und Rechnungsformate der E-Rechnung

Elektronische Rechnungen unterliegen der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes. Laut dieser Richtlinie „gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Einfache PDF-Dokumente und Bilddateien entsprechen nicht den europäischen Anforderungen.

Die in Deutschland geltenden Rechnungsformate, die gleichzeitig die Vorgaben der EU erfüllen, beschränken sich auf das ZUGFeRD-Format und die XRechnung.

Während das ZUGFeRD-Format (Version 2.0) auf einen hybriden Ansatz für die maschinelle Lesbarkeit der Rechnung setzt (Kombination von PDF-Dateien und strukturierte Daten im XML-Format), enthält die XRechnung ausschließlich strukturierte Daten.

Die Vorteile von E-Rechnungen

Die Digitalisierung hat uns alle fest im Griff und wird auch in Zukunft ein fest integrierter Bestandteil unseres Alltags sein. Warum nicht die Vorteile nutzen und auch die Rechnungsstellung auf eine andere Ebene heben?

Die Papierrechnung entspricht schon lange nicht mehr dem digitalen Fortschritt. Papierlose Büros werden zum Trend und die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmens, wie beispielsweise die Buchhaltung oder die Personalabteilung, werden zunehmend digitalisiert.

Elektronische Rechnungen reduzieren nicht nur Kosten, sondern optimieren zudem den Versand, die Verarbeitung und den Empfang von Rechnungen. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung.

Elektronische Rechnungen mit der VARIO Warenwirtschaft

Auf der Suche nach einer perfekten Symbiose aus Warenwirtschaft und Rechnungswesen? Bei VARIO werden Sie fündig.

Unternehmen, die nun auf E-Rechnungen umstellen müssen, sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten und unter Umständen auf neue Rechnungswesen-Systeme umstellen.

Wenn Sie bereits die VARIO Warenwirtschaft mit der technisch geprüften DATEV-Schnittstelle im Einsatz haben, müssen Sie keine umfangreichen Änderungen befürchten. Denn schon jetzt stellen die DATEV-Programme strukturierte Daten im erforderlichen Format zur Verfügung. Die Archivierung des Rechnungsoriginals ist problemlos möglich.

Dank der technisch geprüften DATEV-Schnittstelle wird die VARIO Warenwirtschaft perfekt mit Ihrem Rechnungswesen vereint. Die gerade genannte Kombination trägt wesentlich zu dem Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Die technische Prüfung der DATEV-Schnittstelle erfolgt jährlich. So garantieren wir Ihnen eine stets aktuelle, zuverlässige und perfekte Schnittstelle.

Begriffserklärung

*Subzentrale Auftraggeber des Bundes: Nach der Definition des BMI sind subzentrale Auftraggeber des Bundes „öffentliche Auftraggeber des Bundes, die nicht zu den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes gehören.“ Wie zum Beispiel nachgeordnete Behörden des Geschäftsbereichs, Zuwendungsempfänger und die mittelbare Bundesverwaltung.