ZUGFeRD 2.0

Prozesse werden zunehmend digitalisiert und Rechnungen vermehrt elektronisch erstellt. Eine allgemeinverbindliche Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt es allerdings noch nicht.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es stellt ein Format der elektronischen Rechnungen dar. Zusammen mit Verbänden, Ministern und Unternehmen entwickelte das Forum elektronische Rechnung Deutschland ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Im Jahre 2014 wurde die ursprüngliche Version in Form von “ZUGFeRD 1.0” veröffentlicht. Mit der in 2014 in Kraft getretenen EU-Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wurde die erste Version der ZUGFeRD-Spezifikation weiterentwickelt. Die EU-Richtlinie verlangt für die elektronische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format. Darüber hinaus muss die CEN-Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Europäische Norm EN 16931) erfüllt werden.

ZUGFeRD 2.0 wurde im März 2019 veröffentlich und erfüllt alle Anforderungen der EU-Richtlinie. Das einheitliche Rechnungsdatenformat kann für die Rechnungsstellung mit Behörden sowohl national als auch international genutzt werden. ZUGFeRD 2.0 steht Unternehmen sowie öffentlichen Verwaltungen zur freien Verfügung.

Basierend auf dem “Message User Guides” (MUG) des CEN und den durch das vom internationalen Normungsgremium (UN/CEFACT) entwickelte “Cross Industry Invoice” (CII) erfüllt ZUGFeRD 2.0 alle Voraussetzungen, als einheitliches europäisches Format etabliert zu werden.

Mit ZUGFeRD 2.0 werden alle EU-Vorgaben erfüllt

Die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung wird von der Version 2.0 des Rechnungsdatenformats vollumfänglich erfüllt. Aus diesem Grund entspricht ZUGFeRD 2.0, anders als die Vorgängerversion, allen EU-Richtlinien 2014/55/EU an die XRechnung und kann in sämtlichen Bereichen zur Anwendung kommen.

ZUGFeRD 2.0 basiert auf dem PDF/A-3-Format und bietet die Möglichkeit, eine XRechnung in das PDF einzubinden. Mit PDF/A-3 können strukturierte Datensätze (XML-Format) sowie das Rechnungsbild (PDF) parallel per Mail übermittelt werden.

PDF/A-Rechnungen und normale PDF-Rechnungen können optisch nicht differenziert werden. PDF/A ist im Jahr 2005 als ISO-Norm veröffentlicht worden. Diese Norm wurde im Hinblick auf die Option der Langzeitspeicherung (rechtskonforme Archivierung bis hin zu zehn Jahren) entwickelt und ist herstellerunabhängig.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und XRechnung?

ZUGFeRD vs. XRechnung – verschiedene Begriffe aber eine identische Bedeutung?

Die Begriffe ZUGFeRD und XRechnung sind in Deutschland weitestgehend unbekannt. Der Begriff “Factur-X” wird hingegen vermehrt verwendet. Factur-X ist der französische Standard elektronischer Rechnungen. Die vorliegende Version ZUGFeRD 2.0 wurde in enger Zusammenarbeit mit dem französischen Standard “Factur-X 1.0” entwickelt.

Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 und XRechnung basiert auf der Norm EN16931. Das Profil von ZUGFeRD 2.0 ist daher identisch mit der XRechnung und kann für den Versand von Rechnungen in öffentlichen Verwaltungen genutzt werden.

Im Gegensatz zur XRechnung besteht ZUGFeRD 2.0 aus einem Bildteil in PDF. Daher können Rechnungen an Rechnungsempfänger ohne automatisierte (Weiter-)Verarbeitung gesandt werden. Die XRechnung besteht zudem aus einem reinen XML-Datenformat. Der französische Standard “Factur-X 1.0” und ZUGFeRD 2.0 stimmen dagegen technisch überein.

Mit ZUGFeRD 2.0 haben Sie die Möglichkeit erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung und geringere Rechnungsanforderungen zu realisieren. Der gezielte Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen kann mit ZUGFeRD 2.0 optimiert werden.

ZUGFeRD 2.0 – Die Neuerungen im Überblick

Die Neuerung des ZUGFeRD-Formats entspricht vollumfänglich der europäischen Norm. Aus diesem Grund kann ZUGFeRD 2.0 im nationalen und internationalen Rechnungsverkehr genutzt werden. Außerdem ist die neue Version sowohl von kleineren als auch großen Unternehmen nutzbar. Die Rechnung kann als PDF erstellt werden und die Auswertung vom Sachbearbeiter durch die PDF-Bildrepräsentanz oder automatisiert durch die integrierte XML-Datei erfolgen.

Der ZUGFeRD-Standard beinhaltet mehrere Profile, sodass spezielle Anforderungen an die Inhalte erfüllt werden können.