Eingangsrechnungsworkflow

Rechnungseingangs-Workflow - Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprüfung mit VARIO 8

Möchten Sie den Freigabeprozess Ihrer Eingangsrechnungen automatisieren? Mit dem VARIO Rechnungseingangsworkflow durchlaufen Eingangsrechnungen Ihren individuellen Freigabeprozess direkt im VARIO 8 ERP- und Warenwirtschaftssystem – flexibel auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Die automatisierte Weiterleitung von Rechnungsdokumenten an die zuständige Stelle beschleunigt den Freigabeprozess. Somit stellen Sie nicht nur fristgerechte Zahlungen sicher, sondern schaffen zusätzlich mehr Zeit im Unternehmen und etablieren gleichzeitig eine vollumfängliche, vorbereitende Buchhaltung der Eingangsseite.

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Mehrstufige Freigabeprozesse selbst konfigurieren

Die Abläufe in jedem Unternehmen sind individuell. Bestimmte rechtliche Vorgaben müssen jedoch bei dem Erhalt von Eingangsrechnungen eingehalten werden.

Möchten Sie kleine Beträge und monatlich wiederkehrende Rechnungen automatisch freigeben lassen oder für große Beträge immer das "Go" der Geschäftsführer:innen einholen? In der Workflow-Verwaltung legen Sie Zuständigkeiten und individuelle Auftragsarten für eingehenden Rechnungen fest und definieren, welche Mitarbeitenden für welche Prüfschritte verantwortlich sind – auch abhängig von Zuständigkeiten im Vorbeleg oder der Adresse. Alles individuell über das Workflow-Modul steuerbar.

Möchten Sie zusätzlich Ihre eingehenden Gutschriften prüfen und freigeben? Kein Problem! Mit dem Eingangsrechnungsworkflow lassen sich auf gleiche Weise die jeweiligen Prüfschritte für Eingangsgutschriften konfigurieren.

Über das DMS-Sicherheitslevel steuern Sie individuell je Rechnung die (Un)Sichtbarkeit des Datensatzes in VARIO 8. Das Sicherheitslevel kann zentral einer Lieferantenadresse hinterlegt werden, so dass bspw. bestimmte Rechnungen von Lieferanten oder Auto-Leasingrechnungen nicht jedem/jeder Mitarbeitenden, der Zugriff auf die Eingangsrechnungen hat, zugänglich sind.


Die vier möglichen Prüfschritte


Die vier Prüfschritte von Eingangsrechnungen im VARIO 8 Workflow

  • Formelle Prüfung
    Sobald eine Eingangsrechnung das Unternehmen erreicht, gilt es im ersten Schritt zu kontrollieren, ob sie den Anforderungen nach §14 UStG Abs. 4 entspricht. Dies ist von besonderer Bedeutung, da nur formal korrekte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen.

  • Sachliche Prüfung
    Wer ist die Person, die beurteilen kann, ob die Rechnung gerechtfertigt ist, ob Absprachen bei Mengen- oder Preisabweichungen eingehalten wurden und ob die Leistungen zufriedenstellend erbracht bzw. geliefert wurden. Häufig ist für diesen Prüfschritt die Person verantwortlich, die die Bestellung ausgelöst hat oder verantwortlich im Lager bearbeitet hat (Feld "zust. MA" im Belegfuß in VARIO 8).

  • Subprüfung
    Gelegentlich – in der Regel bei hohen Beträgen oder bei bestimmten Artikeln – müssen Vorgesetzte oder andere Personen zur Klärung oder Zustimmung einer Rechnung eingebunden werden. Dank der Subprüfung kann die Freigabe einer Rechnung im Vier-Augen-Prinzip erfolgen.

  • Kontierungsprüfung
    Vorbereitend für die Finanzbuchhaltung kann in diesem Schritt geprüft werden, ob die Rechnung dem richtigen Sachkonto zugeordnet ist. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware an VARIO angebunden ist, kann die Rechnung anschließend automatisch übergeben werden.

Tipp: Optionale Kommentare für Weiterleitungen, Hinweise in der Historie und Erinnerungen sind eine praktische Funktion für den Alltag und sorgen für zentrale Kommunikation, Transparenz und Klarheit – direkt am Geschäftsvorfall. Beispiel: „Ich bin mir unsicher, ob die Rechnung so korrekt ist. Was meinst du?“

Welche Vorteile ergeben sich aus der automatisierten Rechnungsprüfung für Ihr Unternehmen?

Vorteil: Transparenz

Transparenz

Alle zuständigen Mitarbeiter:innen behalten den Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte, die zugehörige Kommunikation sowie die bearbeitenden Personen jederzeit im Blick. Die Buchhaltungs-Abteilung muss Rechnungsfreigaben in den zuständigen Fachabteilungen nicht mehr "hinterlaufen", sondern hat einen digitalen Überblick. Steuerprüfer:innen haben dank Protokollierung und Historisierung ein Überblick was, wann, von wem gemacht wurde.

Vorteil: Zeitersparnis

Zeitersparnis

Die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen verkürzt sich auf ein Minimum. Wenn Ihre FiBu per Schnittstelle an VARIO angebunden ist, ist sogar die vollautomatisierte Durchbuchung Ihrer Rechnungen möglich. Nutzen Sie den DATEV Buchungsdatenservice, übergeben wir mit dem Buchungssatz auch das PDF.

Vorteil: Einfache Freigabe

Effiziente & einfache Freigabe

Ihre Rechnungen durchlaufen digital, per automatisierter Weiterleitung an die zuständige Stelle vier mögliche Prüfschritte. Nach Prüfung erfolgt die Freigabe einfach per Klick. Sollte in bestimmten Konstellationen ein Prüfschritt nicht notwendig sein – wenn bspw. eine Person der Finanzabteilung die Rechnung erfasst –, so muss diese nicht mehr zur Kontierungsprüfung, da davon auszugehen ist, dass diese, die richtigen Konten gewählt hat. So lässt sich der Prozess effizient gestalten.

Vorteil: Kostenersparnis

Kostenersparnis

Schlanke Prozesse steigern die Effizienz. Schnelle Freigaben sorgen für Verbindlichkeiten im OP-Wesen, welche über das integrierte Onlinebanking schnell überwiesen werden können. Durch pünktliche Rechnungszahlung ziehen Sie Skonto und vermeiden Mahngebühren.



Ausführliche Beschreibung im Handbuch

In unserem ausführlichen Handbuch-Eintrag erfahren Sie mehr zu den Funktionen und Abläufen des Rechnungseingangs-Workflows. Dank eines praktischen Beispiels lernen Sie den gesamten Prozess kennen. Lesen Sie außerdem, wie Sie tägliche Mails mit zu prüfenden Rechnungen erhalten, wie Sie einen Scanner integrieren, Sicherheitslevel für Benutzer hinterlegen und mit Dashboards wichtige Daten wie Zahlungsfälligkeiten oder ausstehende Freigaben immer im Blick behalten.

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Die wichtigsten Highlights auf einen Blick

  • komfortable, mehrstufige Freigabeprozesse mit individuellen Workflows und Genehmigungsregeln
  • digitale und automatisierte Buchhaltungsprozesse für eine komplette, vorbereitende Buchhaltung der Einkaufs-/Lieferantenseite
  • Übergabe der Eingangsrechnungen an den DATEV Buchungsdatenservice inkl. PDF möglich
  • einfache Integration in das Dokumentenarchivssystem ELO


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Voraussetzung ist das Modul "Workflow" (Sonderaktion falls noch nicht lizensiert). Die Rabatt-Aktion ist nur für Kund:innen mit Pflegevertrag gültig. Eine Auszahlung des Betrags ist ausgeschlossen.

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Über den Autor
Hallo. Bei der VARIO Software AG verantworte ich das Mar­keting. Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil meiner Arbeit als Prokurist ist die Entwicklung der Strategie und Ausrichtung des Unternehmens, gemeinsam mit unserem Vorstand.
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