Mehrwertsteuererhöhung 2021 – Erforderliche Einstellungen im Warenwirtschaftssystem VARIO 8

Die Mehrwertsteuererhöhung 2021 steht vor der Tür! Wie im Rahmen des Konjunkturpaketes beschlossen, gilt ab dem 1. Januar 2021 wieder der (alte) Regelsteuersatz von 19 % und der (alte) ermäßigte Steuersatz von 7 %.

Wie schon im Sommer bei der Mehrwertsteuersenkung haben wir neben den zu tätigenden Einstellungen in Ihrem VARIO 8 Warenwirtschaftssystem die allgemeinen Fragen zum Betriebsablauf, die an uns herangetragen wurden, versucht zu bündeln und zu beantworten, aber auch ggf. noch einmal zu wiederholen.

Noch ein paar wichtige Hinweise vorweg.

Lesen Sie den Beitrag bitte komplett und aufmerksam durch, bevor Sie handeln. Dies erspart Ihnen viel Arbeit im Nachhinein. Machen Sie sich aber keine Sorge, mit VARIO sind Sie gut aufgestellt und auf die Mehrwertsteuererhöhung bzw. Umsatzsteuererhöhung vorbereitet.
Wenn wir in diesem Beitrag von der Mehrwertsteuer sprechen, bedeutet dies für Sie als Unternehmer natürlich die Umsatzsteuer. Die Mehrwertsteuer hat sich nicht zuletzt in der Berichterstattung über das Konjunkturpaket als umgangssprachlicher Oberbegriff für Vorsteuer und Umsatzsteuer in den Vordergrund gedrängt. Aus diesem Grund benutzten wir die Begriffe auch in unserem Beitrag als Synonym.

Anleitungs-Video zu den Einstellungen in VARIO 8 für die Mehrwertsteuer-Erhöhung

Schritt-für-Schritt-Anleitung der erforderlichen Einstellungen im Rahmen der Mehrwertsteuererhöhung 2021 in VARIO 8

Lesen Sie im Folgenden eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Mehrwertsteuererhöhung in VARIO 8 durchzuführen. Nutzen Sie das oben verlinkte Erklär-Video als visuelle Ergänzung.

Stand 17.12.2020 09:00 Uhr

Schritt 1 - Update:

Aktualisieren Sie Ihre VARIO 8 auf mindestens die Version 8.2.22.xx.xxxxx. Denken Sie an die vorherige Datensicherung. Es ist nicht ausgeschlossen, dass in den kommenden Tagen weitere Updates folgen werden. Bitte installieren Sie immer das neuste Update!

Schritt 2 - MwSt.-Satz anlegen:

Legen Sie im Menüpunkt 1.4.4. einen neuen MwSt.-Satz-Zeitraum mit 19% und 7% vom 01.01.2021 bis 31.12.2099 an. An dieser Stelle empfehlen wir auch noch einmal das Video als Unterstützung.
Je nachdem welche FiBu Sie nutzen kann es sein, dass Sie die Sachkonten anpassen müssen. Wenn Sie jedoch im Sommer nichts machen mussten bzw. die bestehenden nur übernehmen mussten, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass jetzt auch nichts anderes zu tun ist. Wenn Sie also die bestehenden Konten übernehmen, können Sie die Sachkonten aus dem alten MwSt.-Zeitraum in den neuen MwSt.-Zeitraum kopieren. Sie finden hierzu einen Assistent "Fibukonten übernehmen" im Ribbon "Sonderfunktion". Anschließend sollten Sie die VARIO 8 einmal neu starten.

Schritt 3 - Preise anpassen:

Wenn Sie im B2B-Geschäft tätig sind, wählen Sie als Grundlage der Neuberechnung den Nettopreis.

Wenn Sie im B2C-Geschäft tätig sind, müssen Sie die Entscheidung treffen, ob Sie die MwSt.-Erhöhung an Ihre Kunden weitergeben möchten. Möchten Sie die Erhöhung weitergeben, wählen Sie ebenfalls als Grundlage den Nettopreis. Wenn Sie jedoch Ihre Bruttopreise beibehalten möchten, führen Sie am 01.01. die Neuberechnung auf Basis der Bruttopreise durch. Gleiches gilt für Versandkosten-Pauschalen.

Wenn Sie in beiden Bereichen (B2B und B2C) tätig sind, können Sie je Preisgruppe die Grundlage für die Neuberechnung wählen.

Außerdem können Sie die Sachkonten, wie in Schritt 2 erklärt, aus dem alten Zeitraum in den neuen MwSt.-Zeitraum kopieren.

Auch ohne die Neuberechnung durchgeführt zu haben, weist VARIO ab diesem Zeitpunkt, sofern Schritt 2 durchgeführt wurde, die korrekte MwSt. (ausgehend vom Nettopreis) aus.

Bevor Sie die Neuberechnung durchführen, machen Sie zwingend eine Datensicherung! Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Replikationen für Ihre Shops und Plattformen. Diese müssen laufen, damit die neuen Preise gemeldet werden können, jedoch sind gerade in den Shops ggf. vorher Einstellungen zu tätigen - siehe Schritt 4.

Ggf. kann es notwendig sein, nach der Neuberechnung, VARIO 8 einmal neuzustarten.

Schritt 4 - Shop, Marktplatz, Kasse:

Sprechen Sie mit Ihrem Shop-Betreuer, welche Einstellung getroffen werden müssen. In der Regel müssen diese Einstellung vor der Neuberechnung bzw. der Replikation der Preise in VARIO stattfinden.

Nach unserem Kenntnisstand heute, müssen Sie bei den Marktplätzen, solange Sie selbst die Rechnungen schreiben, nichts tun, da diese immer nur mit Bruttopreise arbeiten. Bei Amazon VCS passt Amazon seine System an und wir importieren die Daten von Amazon.

Für die VARIO Kasse gilt dies ebenfalls, es gibt nichts zu tun. Alle notwendigen Daten werden an die Kasse repliziert.

Schritt 5 - Finanzbuchhaltung:

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob neue Sachkonten wegen der Umstellung notwendig sind. Wenn dies der Fall ist, tragen Sie diese in dem neuen MwSt.-Satz der jeweiligen Warengruppe unter 1.2.3.1 ein. Im Sommer hat sich gezeigt das die Sachkonten in den meisten Fällen die gleichen sind, daher steht Ihnen wie im Video Die Sonderfunktion zur Verfügung, die Sachkoten aus einem bestimmen MwSt.-Satz-Zeitraum in den neuen zu übertragen bzw. zu kopieren.

Schritt 6 - Kontrolle:

Machen Sie am Morgen des 01.01. einen Testlauf des gesamten Systems, wie bspw. eine Testbestellung im Shop, auf dem Marktplatz und einen Testkauf an Ihrer Kasse. Hatten Sie nach der Mehrwertsteuersenkung im Sommer nachträglich besondere Fälle die ggf. nicht direkt funktioniert haben, testen Sie diese direkt proaktiv.
Kontrollieren Sie in jedem Fall Preise, Belege, Ausdrucke u. Ä.

Absprache mit Ihrem VARIO Berater und Support

Sollten Sie Ware verkaufen, die unter Sonderregelungen gestellt sind, wie z.B. die Buchpreisbindung oder Zeitungen und Zeitschriften sprechen Sie mit Ihrem VARIO Berater oder den Supportmitarbeitern.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es in den nächsten Wochen einen erhöhten Support- und Beratungsbedarf geben wird, sodass es zu längeren Wartezeit kommen kann. Ich versichere Ihnen aber, wir werden jedem helfen! Kunden mit gültigem Hotline-Vertrag werden in der Hotline jedoch priorisiert.

Wenn Sie Fragen haben, kommen Sie auf uns zu! Wir sind für Sie da.

Kontakt aufnehmen

Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zur Mehrwertsteuererhöhung 2021

Für die endgültige Entstehung der Umsatzsteuer ist es irrelevant, ob Sie Ihre Umsätze als Unternehmer nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Besteuerung) besteuern. Relevant ist, wann die Lieferung und/oder Leistung nach umsatzsteuerrechtlichen Regelungen ausgeführt wurde. Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer gehen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) hervor.

Im Folgenden beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuererhöhung 2021.









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