Kassenzettel mit Mehrwertsteuer

Mehrwertsteuererhöhung 2021 – Erforderliche Einstellungen im Warenwirtschaftssystem VARIO 8

Die Mehrwertsteuererhöhung 2021 steht vor der Tür! Wie im Rahmen des Konjunkturpaketes beschlossen, gilt ab dem 1. Januar 2021 wieder der (alte) Regelsteuersatz von 19 % und der (alte) ermäßigte Steuersatz von 7 %.

Wie schon im Sommer bei der Mehrwertsteuersenkung haben wir neben den zu tätigenden Einstellungen in Ihrem VARIO 8 Warenwirtschaftssystem die allgemeinen Fragen zum Betriebsablauf, die an uns herangetragen wurden, versucht zu bündeln und zu beantworten, aber auch ggf. noch einmal zu wiederholen.

Noch ein paar wichtige Hinweise vorweg.

Lesen Sie den Beitrag bitte komplett und aufmerksam durch, bevor Sie handeln. Dies erspart Ihnen viel Arbeit im Nachhinein. Machen Sie sich aber keine Sorge, mit VARIO sind Sie gut aufgestellt und auf die Mehrwertsteuererhöhung bzw. Umsatzsteuererhöhung vorbereitet.
Wenn wir in diesem Beitrag von der Mehrwertsteuer sprechen, bedeutet dies für Sie als Unternehmer natürlich die Umsatzsteuer. Die Mehrwertsteuer hat sich nicht zuletzt in der Berichterstattung über das Konjunkturpaket als umgangssprachlicher Oberbegriff für Vorsteuer und Umsatzsteuer in den Vordergrund gedrängt. Aus diesem Grund benutzten wir die Begriffe auch in unserem Beitrag als Synonym.




Anleitungs-Video zu den Einstellungen in VARIO 8 für die Mehrwertsteuer-Erhöhung



Schritt-für-Schritt-Anleitung der erforderlichen Einstellungen im Rahmen der Mehrwertsteuererhöhung 2021 in VARIO 8


Lesen Sie im Folgenden eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Mehrwertsteuererhöhung in VARIO 8 durchzuführen. Nutzen Sie das oben verlinkte Erklär-Video als visuelle Ergänzung.

Stand 17.12.2020 09:00 Uhr


Schritt 1 - Update:

Aktualisieren Sie Ihre VARIO 8 auf mindestens die Version 8.2.22.xx.xxxxx. Denken Sie an die vorherige Datensicherung. Es ist nicht ausgeschlossen, dass in den kommenden Tagen weitere Updates folgen werden. Bitte installieren Sie immer das neuste Update!


Schritt 2 - MwSt.-Satz anlegen:

Legen Sie im Menüpunkt 1.4.4. einen neuen MwSt.-Satz-Zeitraum mit 19% und 7% vom 01.01.2021 bis 31.12.2099 an. An dieser Stelle empfehlen wir auch noch einmal das Video als Unterstützung.
Je nachdem welche FiBu Sie nutzen kann es sein, dass Sie die Sachkonten anpassen müssen. Wenn Sie jedoch im Sommer nichts machen mussten bzw. die bestehenden nur übernehmen mussten, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass jetzt auch nichts anderes zu tun ist. Wenn Sie also die bestehenden Konten übernehmen, können Sie die Sachkonten aus dem alten MwSt.-Zeitraum in den neuen MwSt.-Zeitraum kopieren. Sie finden hierzu einen Assistent "Fibukonten übernehmen" im Ribbon "Sonderfunktion". Anschließend sollten Sie die VARIO 8 einmal neu starten.


Schritt 3 - Preise anpassen:

Wenn Sie im B2B-Geschäft tätig sind, wählen Sie als Grundlage der Neuberechnung den Nettopreis.

Wenn Sie im B2C-Geschäft tätig sind, müssen Sie die Entscheidung treffen, ob Sie die MwSt.-Erhöhung an Ihre Kunden weitergeben möchten. Möchten Sie die Erhöhung weitergeben, wählen Sie ebenfalls als Grundlage den Nettopreis. Wenn Sie jedoch Ihre Bruttopreise beibehalten möchten, führen Sie am 01.01. die Neuberechnung auf Basis der Bruttopreise durch. Gleiches gilt für Versandkosten-Pauschalen.

Wenn Sie in beiden Bereichen (B2B und B2C) tätig sind, können Sie je Preisgruppe die Grundlage für die Neuberechnung wählen.

Außerdem können Sie die Sachkonten, wie in Schritt 2 erklärt, aus dem alten Zeitraum in den neuen MwSt.-Zeitraum kopieren.

Auch ohne die Neuberechnung durchgeführt zu haben, weist VARIO ab diesem Zeitpunkt, sofern Schritt 2 durchgeführt wurde, die korrekte MwSt. (ausgehend vom Nettopreis) aus.

Bevor Sie die Neuberechnung durchführen, machen Sie zwingend eine Datensicherung! Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Replikationen für Ihre Shops und Plattformen. Diese müssen laufen, damit die neuen Preise gemeldet werden können, jedoch sind gerade in den Shops ggf. vorher Einstellungen zu tätigen - siehe Schritt 4.

Ggf. kann es notwendig sein, nach der Neuberechnung, VARIO 8 einmal neuzustarten.

Einstellungen zur Mehrwertsteuererhöhung 2021 in VARIO 8


Schritt 4 - Shop, Marktplatz, Kasse:

Sprechen Sie mit Ihrem Shop-Betreuer, welche Einstellung getroffen werden müssen. In der Regel müssen diese Einstellung vor der Neuberechnung bzw. der Replikation der Preise in VARIO stattfinden.

Nach unserem Kenntnisstand heute, müssen Sie bei den Marktplätzen, solange Sie selbst die Rechnungen schreiben, nichts tun, da diese immer nur mit Bruttopreise arbeiten. Bei Amazon VCS passt Amazon seine System an und wir importieren die Daten von Amazon.

Für die VARIO Kasse gilt dies ebenfalls, es gibt nichts zu tun. Alle notwendigen Daten werden an die Kasse repliziert.


Schritt 5 - Finanzbuchhaltung:

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob neue Sachkonten wegen der Umstellung notwendig sind. Wenn dies der Fall ist, tragen Sie diese in dem neuen MwSt.-Satz der jeweiligen Warengruppe unter 1.2.3.1 ein. Im Sommer hat sich gezeigt das die Sachkonten in den meisten Fällen die gleichen sind, daher steht Ihnen wie im Video Die Sonderfunktion zur Verfügung, die Sachkoten aus einem bestimmen MwSt.-Satz-Zeitraum in den neuen zu übertragen bzw. zu kopieren.


Schritt 6 - Kontrolle:

Machen Sie am Morgen des 01.01. einen Testlauf des gesamten Systems, wie bspw. eine Testbestellung im Shop, auf dem Marktplatz und einen Testkauf an Ihrer Kasse. Hatten Sie nach der Mehrwertsteuersenkung im Sommer nachträglich besondere Fälle die ggf. nicht direkt funktioniert haben, testen Sie diese direkt proaktiv.
Kontrollieren Sie in jedem Fall Preise, Belege, Ausdrucke u. Ä.


Absprache mit Ihrem VARIO Berater und Support


Sollten Sie Ware verkaufen, die unter Sonderregelungen gestellt sind, wie z.B. die Buchpreisbindung oder Zeitungen und Zeitschriften sprechen Sie mit Ihrem VARIO Berater oder den Supportmitarbeitern.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es in den nächsten Wochen einen erhöhten Support- und Beratungsbedarf geben wird, sodass es zu längeren Wartezeit kommen kann. Ich versichere Ihnen aber, wir werden jedem helfen! Kunden mit gültigem Hotline-Vertrag werden in der Hotline jedoch priorisiert.

Wenn Sie Fragen haben, kommen Sie auf uns zu! Wir sind für Sie da.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zur Mehrwertsteuererhöhung 2021


Für die endgültige Entstehung der Umsatzsteuer ist es irrelevant, ob Sie Ihre Umsätze als Unternehmer nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Besteuerung) besteuern. Relevant ist, wann die Lieferung und/oder Leistung nach umsatzsteuerrechtlichen Regelungen ausgeführt wurde. Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer gehen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) hervor.

Im Folgenden beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuererhöhung 2021.


Wann gilt eine Lieferung oder eine Leistung rechtlich als ausgeführt?


Erklärgrafik: Zeitachse die aufzeigt, wann welche Mehrwertsteuer gilt
Eine Lieferung gilt als ausgeführt, wenn Ihr Kunde Verfügungsmacht über die Lieferung erworben hat. Da es sich gerade im Onlinehandel um Versandgeschäft handelt, gilt hier die Lieferung mit Beginn des Transports des Gegenstandes als ausgeführt. Gleiches gilt auch für Werklieferungen (vgl. 13.1 Abs. 2 UStAE).

Mit dem Zeitpunkt der Vollendung der Leistung durch Sie als Unternehmen, gelten sonstige Leistungen und Werkleistungen als ausgeführt. Eine abgeschlossen Teilleistung, die wirtschaftlich sinnvoll abzugrenzen ist und vereinbart wurde, führt ebenfalls zur Entstehung der Umsatzsteuer.

Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb entsteht die Umsatzsteuer spätestens mit Ablauf des Folgemonats nach dem Erwerb, in der Regel aber mit Erstellung der Rechnung (vgl. § 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG).

Durch das setzen des Lieferdatums im Beleg in VARIO 8, wird automatisch der MwSt.-Satz ausgewählt, der zum Zeitpunkt des Lieferdatums gültig ist.

Was gilt es wegen der Mehrwertsteuersenkung bei An- oder Vorauszahlungen zu beachten?

Grundsätzlich gilt: „Anzahlungen sichern keinen Steuersatz!“

Auch hier gilt wieder, dass die Umsatzsteuer erst mit Ausführung einer Teilleistung oder der Erbringung der vollständigen Leistung entsteht. Somit sind die Steuersätze aus ein oder mehreren Anzahlungen zum Teil irrelevant.

Es zählt der zum Zeitpunkt der Ausfuhr gültige Steuersatz für die Rechnungsstellung. Sie müssen jedoch die Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Zeitraum, in dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, um die Differenz der Steuer korrigieren. Dies ist der Fall, wenn Sie eine Anzahlung vor dem 01.07.2020 erhalten haben und die Umsatzsteuer zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 entstanden ist.

Im Fall einer Anzahlung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 hat bei einer Ausfuhr im Januar 2021 eine Nachversteuerung in Höhe von 3% bzw. 2 % zu erfolgen. 

Welche Auswirkungen hat die Senkung der Mehrwertsteuer auf Dauerleistungen wie Verträge?

Bei Dauerleistungen handelt es sich in der Regel um Teilleistungen. Ab dem Jahreswechsel gelten wieder regulär die Steuersätze in Höhe von 19% und 7%.

Bei Dauerleistungen wie Verträgen, wird in VARIO bei einer Abrechnung immer der aktuell gültige Steuersatz gezogen.

Was muss ich bei einem Umtausch beachten?

Bei einem Umtausch wird die ursprünglich erfolgte Lieferung rückgängig gemacht und es erfolgt eine neue Lieferung. Wird ein Gegenstand, der vor dem 01.01.2021 gekauft wurde, nach dem 01.01.2021 umgetauscht gelten für diese „Ersatzlieferung“ die „neuen Steuersätze“.

Was gilt für Gutscheine im Bereich Umsatzsteuerrecht?

Das „Gutschein-Recht“ wurde zum 01.01.2019 in Deutschland überarbeitet. Von der Umsatzsteuersenkung betroffen sind keine Gutscheine, die lediglich zu einem Preisnachlass berechtigen. Relevant sind in diesem Fall Einzweck- und Mehrzweckgutscheine.

Bei einem Einzweckgutschein liegen bereits bei der Ausgabe alle notwendigen Informationen vor, um die geschuldete Steuer festzustellen wie bspw. der Ort „Deutschland“ oder die Nutzung „für ein beliebiges Modestück“.

Alle Gutscheine, bei denen beim Zeitpunkt der Ausstellung nicht alle Informationen für die zuverlässige Bestimmung der Umsatzsteuer vorliegen, sind Mehrzweck-Gutscheine. Die Besteuerung wird erst bei Einlösung des Gutscheins durchgeführt.

Was passiert, wenn die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde?

Erbringen Sie nach dem 31.12.2020 eine Leistung und weisen auf Ihrer Rechnung versehentlich noch den die alten Steuersätze aus dem zweiten Halbjahr 2020 aus, handelt es sich nach § 14c Abs. 1 UStG um eine unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer.

Diese zu wenig ausgewiesene Mehrwertsteuer schulden Sie dann dem Fiskus. Problematisch wird es bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Leistungsempfänger, da dieser durch die zu hoch ausgewiesene Steuer, diese nicht als Vorsteuer abziehen.

Gleiches gilt für Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR). Weisen Sie hier den falschen Steuersatz aus, führt dies ebenfalls zu einem unrichtigen Steuerausweises.

Muss ich jetzt alle Preisschilder neu drucken?

Ja, anders als im Sommer handelt es sich bei der Mehrwertsteuererhöhung zum 01.01.2021 nicht um eine zeitlich befristete Anpassung. Daher besteht anders als im Sommer nicht die Möglichkeit sich eines „Pauschalrabatt“ zu bedienen. Denken Sie daran, dass auf der Rechnung bzw. auf dem Kassenbon, die richtigen, neuen, Steuersätze ausgegeben werden. Dies sollte aber, wenn Sie die oben genannten Schritte richtig durchgeführt haben, automatisch in VARIO passieren.

Ist bei meinen Eingangsrechnungen alles korrekt?

Alles oben Beschriebene gilt nicht nur für Sie als Leistungserbringer, sondern auch für Sie als Leistungsempfänger. Das heißt, es trifft auch auf Ihre Lieferanten zu. Insbesondere dann, wenn Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollten Sie Ihre Eingangsrechnungen genauestens prüfen. Bei falschen Rechnungen bestehen Sie auf eine Korrektur. Damit vermeiden Sie später Probleme mit den Finanzverwaltungen.




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Über den Autor
Hendrik Schneider - VARIO Software AG
Hendrik Schneider
Hallo. Bei der VARIO Software AG verantworte ich das Mar­keting. Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil meiner Arbeit als Prokurist ist die Entwicklung der Strategie und Ausrichtung des Unternehmens, gemeinsam mit unserem Vorstand.
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