Was macht ein Einkäufer?

In nahezu jeder Branche sind Einkäufer anzutreffen. Während die Digitalisierung voranschreitet und viele Bereiche der operativen Beschaffung übernimmt, können Einkäufer mehr Zeit in die strategische Beschaffung investieren. Doch welche Aufgaben übernimmt ein Einkäufer und welche Fähigkeiten werden für den Beruf vorausgesetzt?

Aufgaben eines Einkäufers

Jedes Unternehmen benötigt bestimmte Waren, Güter, Dienstleistungen und/oder Informationen, um ein Produkt herzustellen oder eine Dienstleistung optimal erfüllen zu können. Der Einkauf unterteilt sich in zwei Bereiche:

• Operativer Einkauf
• Strategischer Einkauf

Während im Zentrum des operativen Einkaufs die kurzfristige und mittelfristige Sicherung der Materialversorgung steht, liegt der Fokus des strategischen Einkaufs in der langfristigen Planung.

Der operative Einkauf umfasst administrative Aufgaben, wie beispielsweise die Erstellung von Prognosen, die Verwaltung von Preisen, die Disposition, Abrufe und Anfragen.

Der strategische Einkauf beschäftigt sich hingegen mit der langfristigen Optimierung des Einkaufs. Das bedeutet, der Einkäufer handelt langfristig günstige Rahmenverträge aus, verbindet Beschaffungs- und Lieferantenprozesse miteinander und übernimmt die Koordination unterschiedlicher Unternehmensbereiche. Darüber hinaus analysiert, klassifiziert und strukturiert er die Beschaffungsquellen.

Die Aufgaben des Einkäufers/der Einkäuferin im Überblick:

• Kontrolle der Liefereingänge
• Verwaltung der Lagerbestände
• Ermittlung des Bedarfs an Rohstoffen/Materialien/Dienst­leistungen/Informationen
• Planung von kurz-, mittel-, langfristigen Strategien
• Verwaltung der finanziellen Mittel/Finanzierung
• Angebotsverwaltung/Ermittlung des besten Angebots
• Analyse, Klassifizierung und Strukturierung der Beschaffungsquellen
• Spezifikationsanalysen
• Aufwertung von Einkaufskennzahlen
• Vertragsverhandlungen
• Konditionsverhandlungen
• Kundenmanagement
• Geschäftspartner-Management
• Organisation der Einkaufs- und Logistikkette
• Risikomanagement

Strategische Aufgaben nehmen inzwischen mehr als die Hälfte der Arbeitszeit eines Einkäufers in Anspruch. Für diese Aufgaben bedarf es einer Kombination von Fähigkeiten, die es nur in wenigen anderen Berufen gibt.

Anforderungsprofil für den Beruf als Einkäufer

Einkäufer sind wahre Multitalente. Aufgrund der Vielseitigkeit des Berufs, sollten folgende Eigenschaften für den Beruf als Einkäufer/in unbedingt vorhanden sein:

1. Sozialkompetenz

Einkäufer arbeiten eng mit anderen Unternehmensbereichen und Lieferanten zusammen. Beschaffungsmanager, wie Einkäufer heutzutage auch genannt werden, müssen offen und tolerant auftreten können und ihrem Gegenüber ein gutes und sicheres Gefühl geben können. Ein verbindliches und höfliches Auftreten sollte für Einkäufer selbstverständlich sein. Beziehungen müssen gepflegt werden – das gilt auch für Geschäftsbeziehungen. Einkäufer sollten die Fähigkeit besitzen, Beziehungen zu anderen Unternehmensbereichen, Kunden sowie Lieferanten lebendig und aktuell zu halten.

2. Kommunikationsfähigkeit

Beschaffungsmanager/innen verhandeln professionell und geschäftstüchtig. Während der Verhandlung schaffen Einkäufer/innen eine Atmosphäre, in der sich der Kunde oder Lieferant als vollwertiger und geschätzter Teil der Wertschöpfungskette fühlt. Dabei dürfen die Kosten nicht aus den Augen verloren werden – dennoch darf keinesfalls der Preis mit aller Gewalt gedrückt werden.

Damit beide Faktoren umzusetzen sind, brauchen Beschaffungsmanager/innen ein hohes Maß an Selbstbewusstsein und Durchsetzungsvermögen.

Gute Einkäufer/innen verhandeln selbstsicher und vermitteln den Bedarf nicht als Forderung, sondern als Angebot, welches der Partner annehmen und ausschlagen kann.

Mimik, Gestik und Körpersprache sind ein wichtiger Faktor hinsichtlich der Kommunikationsfähigkeit, welche Einkäufer/innen richtig einzusetzen haben.

3. Unternehmerisch-strategisches Denken

Beschaffungsmanager verstehen, wie die Fertigungsprozesse des Unternehmens und die Produkte funktionieren und welche Auswirkung die Entscheidungen im Einkauf auf die Leistungsfähigkeit und Qualität haben.

4. Risikobewusstsein 

Einkäufer/innen stellen sicher, dass die Lieferkette nicht unterbrochen wird und das Image des Unternehmens aufgrund eines Fehlverhaltens des Zulieferers (bspw. Verletzung von ethischen oder ökologischen Standards) nicht zu Schaden kommt.

Das Eigenkapital und die Ertragslage stehen stets im Zentrum des Einkäufers und die Qualitäts- und Liefertreue der Lieferanten wird nicht außer Acht gelassen.

Gute Beschaffungsmanager/innen sind weitsichtig und sichern sich gegen Risiken ab.

5. Organisationsfähigkeit

Als Einkäufer/in muss man gut organisiert sein – Laufzeiten der Verträge werden lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert, rechtzeitig nachverhandelt, verlängert oder neu geschlossen. Eine gute Organisation zeigt sich beispielsweise, wenn Einkäufer/innen während eines Krankheitsfalls ohne Verluste vertreten werden können.

Die geforderten Fähigkeiten im Überblick:

• Sozialkompetenz
• Menschenkenntnis
• Teamfähigkeit
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Excel
• Kommunikationsfähigkeit
• Verhandlungsgeschick
• Risikobewusstsein
• Organisationsfähigkeit
• Unternehmerisch-strategisches Denken

Berufliche Voraussetzungen für den Beruf als Einkäufer

Folgende Voraussetzungen werden für den Beruf als Einkäufer/in erwartet:

• Sehr gute Englischkenntnisse
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor- bzw. Masterstudium mit der Fachrichtung Wirtschaftsingenieurwesen, Supply-Chain-Management, Handel, Logistik oder Marketing
• Erste Berufserfahrungen im Einkauf

In welcher Branche sind Einkäufer/innen tätig?

In den unterschiedlichsten Branchen werden Beschaffungsmanager/innen benötigt. Dazu zählen unter anderem diese Bereiche:

• Maschinenbau
• Logistik
• Handel
• Elektronik
• Automobilindustrie
• Pharmazie
• Produktion

Unterstützung durch eine Einkaufssoftware bzw. ein ERP-System

Ein ERP-System wie VARIO unterstützt den Einkäufer in sämtlichen Prozessen des Einkaufs. Angefangen von historischen Daten und wichtigen Kennzahlen (Absatzzahlen, Einkaufspreishistorie, etc.) die als Grundlage für Verhandlungen dienen, hin zu Bestellvorschlagslisten und Lieferantenverträge wie z.B. Vororder-Verträgen oder Bestellabrufaufträge. Erfahren Sie mehr zu den Funktionen für den Einkauf im VARIO ERP-System.

Fazit

Einkäufern/innen obliegt eine große Verantwortung. Das Erscheinungsbild eines Unternehmens wird stark vom Einkauf geprägt. Bei dem Beruf des Einkäufers handelt es sich um einen abwechslungsreichen Beruf, welcher zugleich viele Anforderungen stellt – sowohl das persönliche als auch das fachliche Profil betreffend.

Wer sich für den Beruf des Einkäufers entscheidet, kann in den unterschiedlichsten Branchen tätig werden und mit entsprechenden Fort- und Weiterbildungen eine leitende Position im Beschaffungsmanagement einnehmen.