Rechnungsprüfung jetzt automatisiert in der VARIO 8 Warenwirtschaftssoftware

(Januar 2023) Das VARIO 8 Warenwirtschaftssystem überzeugt nun mit einem Rechnungsprüfung-Workflow und ermöglicht Unternehmen somit mehr Transparenz und Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Das Modul Rechnungseingangs-Workflow der VARIO Software AG ist direkt in das VARIO 8 ERP- und Warenwirtschaftssystem integriert und flexibel auf das jeweilige Unternehmen anwendbar. Freigabeprozesse werden mit dem Rechnungseingangs-Workflow beschleunigt und fristgerechte Zahlungen sichergestellt. Eine nahezu vollumfängliche und vorbereitende Buchhaltung der Eingangsseite kann ebenfalls sichergestellt werden. Rechtlich notwendige Prüfschritte und daraus resultierende Informationen wie die formelle und sachliche Prüfung sowie das Kontieren des Belegs werden digital an den Datensatz „geheftet“.

Optionale Kommentare für Weiterleitungen, Hinweise in der Historie und Erinnerungen sind eine praktische Funktion für den Alltag und sorgen für zentrale Kommunikation, Transparenz und Klarheit – direkt am Geschäftsvorfall. Beispiel: „Ich bin mir unsicher, ob die Rechnung so korrekt ist. Was meinst du?“

„Mit unserem neuen Rechnungseingangs-Workflow der VARIO 8 ERP-Lösung, bringen wir wieder ein Stück mehr Zeit und Fortschritt in die Unternehmenswelt. Die mehrstufigen Freigabeprozesse mit individuellen Genehmigungsregeln und der Übergabe der Eingangsrechnungen inkl. PDFs an Drittsysteme wie Finanzbuchhaltungen oder externe Archivsysteme, sind die Highlights für VARIO Kund:innen.“ – Hendrik Schneider, Prokurist.

So individuell wie Ihr Unternehmen

Abläufe sind unternehmensindividuell. Die Workflow-Verwaltung ermöglicht unter anderem die individuelle Gestaltung der Zuständigkeiten eingehender Rechnungen – abhängig von Zuständigkeiten im Vorbeleg oder der Adresse. Nicht jeder Beleg ist für jeden Mitarbeitenden bestimmt. Über ein Sicherheitslevel kann individuell je Rechnung die (Un)Sichtbarkeit des Datensatzes in VARIO 8 gesteuert werden. Auch an eingehende Gutschriften wurde gedacht. Hier haben Unternehmen mit dem neuen VARIO Modul „Eingangsrechnungsworkflow“ die Möglichkeit, die jeweiligen Prüfschritte für Eingangsgutschriften individuell zu konfigurieren.

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Die wichtigsten Highlights auf einen Blick:

  • komfortable, mehrstufige Freigabeprozesse mit individuellen Workflows und Genehmigungsregeln
  • digitale und automatisierte Buchhaltungsprozesse für eine komplette, vorbereitende Buchhaltung der Einkaufs-/Lieferantenseite
  • Übergabe der Eingangsrechnungen an den DATEV Buchungsdatenservice inkl. PDF möglich
  • einfache Integration in das Dokumenten-Archivsystem ELO

Über den Autor

Hallo. Bei der VARIO Software AG verantworte ich das Mar­keting. Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil meiner Arbeit als Prokurist ist die Entwicklung der Strategie und Ausrichtung des Unternehmens, gemeinsam mit unserem Vorstand.

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