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ERP-Software für den Pharmahandel sorgt für effiziente Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung

Pharmahandel und Pharmagroßhandel

Die Software für den Handel in der Pharmazie

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Warenwirtschaftssystem für den Pharmahandel

Mit einer Software für den Pharmahandel oder für Apotheken mit Großhandelserlaubnis können Sie Ihre Marktposition im immer komplexer werdenden Handel in der Pharmazie festigen und weiter ausbauen. Chargenverwaltung, Rabattverträge und Innovationsdruck fordern neben der Notwendigkeit einer ausgeklügelten Logistik und der Umsetzung von rechtlichen Besonderheiten wie bspw. der europäischen Fälschungsrichtlinie ihren Tribut.

Mit der Softwarelösung von VARIO sowohl für den Pharmahandel als auch den Pharmagroßhandel (pharmazeutische Großhändler) führen Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg. Das moderne Warenwirtschaftssystem vereint verschiedene Vertriebskanäle sowie sämtliche Prozesse vom Einkauf über die Auftragsverwaltung bis zum Lagerwesen – und das speziell auf die Pharma-Branche abgestimmt! Profitieren Sie von zahlreichen Synergieeffekten und bieten Sie Ihren Kunden ein unvergleichliches Servicespektrum.

Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015

Die VARIO Software AG verfügt mit der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 über ein Qualitätsmanagementsystem, das regelmäßig unabhängig überprüft wird. So stellen wir sicher, dass unsere Abläufe internationalen Standards entsprechen und fortlaufend verbessert werden. Damit haben Sie die Sicherheit, dass wir Qualität und Compliance fest in unseren Strukturen verankert haben.

Highlights Warenwirtschaftssystem für den Pharmahandel

  • Chargenverwaltung mit Rückruf-Funktion
  • MSV3-Schnittstelle (Client & Server)
  • securPharm-Schnittstelle
  • Abdata mit integrierter Wirkstoffsuche
  • Knappheitsliste
  • Verwaltung der verantwortlichen Person
  • und viele weitere ERP-Funktionen
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Erfahrungen mit VARIO im Pharmahandel & Pharmagroßhandel

VARIO Versionen & Preise für den Pharmahandel

Volle Transparenz statt Überraschungen: Mit VARIO wissen Sie genau, welche Funktionen Sie benötigen und welche Kosten entstehen. Sie haben alle Kosten im Blick und zahlen nur das, was Sie benötigen.
Kaufen, mieten oder nutzen Sie das kostenfreie Warenwirtschaftssystem VARIO for Free zum Testen. Noch einfacher lernen Sie VARIO 8 in einem unverbindlichen Erstgespräch kennen.

Zu Versionen & Preisen von VARIO 8

Individuelle und rechtskonforme Branchenlösung für den Pharmahandel

Individuelle und spezielle Richtlinien bspw. securPharm oder die Prüfung, ob Ihre Kunden oder Lieferanten eine gültige Großhandelsgenehmigung haben, werden mit der VARIO Software für den Pharmagroßhandel zuverlässig umgesetzt. Im Fall einer fehlenden Genehmigung wird, die für Apotheken- und rezeptpflichtige Artikel die Auftragsbearbeitung für diesen Kunden blockiert. Somit sind Sie stets auf der sicheren Seite. Aber auch der branchenspezifische Blick auf Artikeldaten durch eine eigene Pharma-Artikel-Stammdatenmaske erleichtert das alltägliche Arbeiten.

Wir bieten Ihnen nicht nur ein modernes Warenwirtschaftssystem, welches umfangreiche Module und Funktionen bereitstellt, sondern darüber hinaus eine Softwarelösung, die etwaige Änderungen der Rechtslage stets berücksichtigt.

ABDA-Artikeldatenbank von ABDATA

Über die ABDA-Datenbank erhalten Sie umfangreiche Arzneimittelinformationen, wie Basisinformationen (Preisen, Texte, uvm.), aber auch Information zur Verpackung und Lagerung direkt in Ihr Warenwirtschaftssystem.

Als Neukunde stellen wir Ihnen diese Daten initial einmal bereit. Anschließend steht Ihnen eine neue Version der Artikeldaten zwei bis drei Tage vor dem 1. und 15. eines jeden Monats zum Abgleich bereit. Bei bestehenden Artikeln werden, wenn gewünscht, Werte aktualisiert. Das Besondere ist die Vorabankündigung von Preisänderungen, wodurch Sie Ihre Kunden 2-3 Tage vor der Preisänderung proaktiv auf diese aufmerksam machen können und/oder kundenindividuelle Sonderpreise anpassen können.

Die knapp 1 Million enthaltenden Artikel werden in einer sogenannten Schattendatenbank vorgehalten. Diese Schattendatenbank ist Volltext durchsuchbar. Zudem können Sie bestimmen welche Artikel- und/oder Warengruppen, Sie in Ihren Hauptartikelstamm überführen wollen.

Weitere technische Informationen finden Sie in unserem Handbuch.

Screenshot der Artikelverwaltungsmaske mit pharmaspezifischen Daten aus der ABDA-Datenbank

MSV3-Schnittstelle für den Pharmahandel

Mit der MSV3-Schnittstelle vereinfachen Apotheken und Großhändler ihr Bestellverfahren. Bestellungen, Rückmeldungen und Lieferstatus werden in Sekundenschnelle ausgetauscht. Das sorgt für einen sicheren, automatisierten und effizienten Ablauf.

Mehr zur MSV3-Schnittstelle erfahren
Grafik MSV3 Senden und Empfangen

MSV3-Schnittstelle inkl. MSV3-Server

MSV3 (Medium Speed Version) ist für deutsche Apotheken und den Pharmahandel nicht mehr wegzudenken. Die Webservice-basierte Schnittstelle zur Übermittlung der Bestellung von Apotheken beim Großhandel überzeugt mit Schnelligkeit, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit.

Daher versteht es sich für eine Pharma-Branchenlösung von selbst, dass die MSV3-Schnittstelle in der Software enthalten ist und das sowohl für Sie als Auftrags-Sender (Bestellung beim Großhändler/Lieferanten, inkl. Prüfung und Anzeige der Lieferfähigkeit und Liefermenge), als auch für Sie als Auftrags-Empfänger.

Als einer der wenigen Software-Anbieter, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit einen eigenen MSV3-Server bei sich im Haus zu betreiben (Sie sind Auftrags-Empfänger und bieten einen Server an – bspw. „msv3.meine-domain.de“). Somit haben Apotheken und andere Pharmahändler die Möglichkeit bei Ihnen, über den gewohnten Weg, zu bestellen. Dies ist ein wahrer Wettbewerbsvorteil!

Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der MSV3-Schnittstelle finden Sie in unserem Handbuch.



Lagerwesen

Angefangen mit dem digitalen Arbeiten in den Kommissionierungsprozessen mit MDE-Geräten und Scannern bis hin zu modernen Direkt-Anbindungen an Versender wie tnt, UPS, DHL und diverse Speditionen bietet VARIO alles aus einer Hand, in einer Software an.

Chargen- und Seriennummern-Verwaltung

Chargen und/oder Seriennummern wie auch die Unique Device Identification (kurz UDI) bestimmter Erzeugnisse gehören in der Pharmabranche zum Alltag. Bei Reklamationen oder einem Rückruf ist eine schnelle Handlungsfähigkeit gefragt. Mit dem Warenwirtschaftssystem werden die einzelnen Serien- und Chargennummern im gesamten Logistikprozess vom Wareneingang bis zum Warenausgang systemtechnisch erfasst und zentral verwaltet.

Verpackungsbarcodes für Umverpackungen

In der Regel werden im Wareneingang für Kartons oder Paletten, die die gleichen Artikel beinhalten (sprich viele Schachteln des gleichen Medikamentes), mit einem neuen „Gesamt-“ Außenbarcode versehen. Dieser beinhaltet die Menge der Einzel-Verpackungen bzw. den Karton-/Paletteninhalt. Wird dieser Barcode in der Kommissionierung gescannt, ist die gesamte Menge ausgewählt – dies spart gerade im Großhandel enorm viel Zeit.

securPharm-Schnittstelle

Die Echtheitsprüfung der Artikel ist für Sie im Arbeitsalltag mit VARIO kein wahrzunehmender Mehraufwand. Alle Prüfungen nach dem Scan des Data Matrix Code passieren im Hintergrund und werden direkt gegen das securPharm-System geprüft. Auch das Ausbuchen von Arzneimittel geht im Handumdrehen.

Wie die integrierte securPharm-Schnittstelle in VARIO funktioniert, erfahren Sie kompakt zusammengefasst in unserem Angepinnt-Video.

Weitere Informationen zur Einrichtung der securPharm-Schnittstelle finden Sie in unserem Handbuch.

Weitere ERP-Funktionen

Neben den hier beschrieben Highlights für die Pharmabranche, stehen Ihnen weitere Module und Funktionen zu Verfügung.

FiBu-System

Offene Posten, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Kassenbuch, integriertes Online-Banking und Mahnungen: Mit VARIO verwalten und kontrollieren Sie Ihren Geldfluss – GoBD konform. Dank integrierter FiBu-Schnittstellen ist die Anbindung des Steuerberaters oder eines anderen externen Buchhaltungssystem kinderleicht.
Zur FiBu

CRM-System

Die Kundenbeziehung und Beratung ist essentiell für den Erfolg im Großhandel, um langfristige Kundenbeziehungen zu halten. Mit der ins Warenwirtschaftssystem integrierten CRM-Software profitieren Sie nicht nur von einem CRM für den Service, sondern auch für den Vertrieb und das Marketing.
Zum CRM

… und vieles mehr

… wie bspw. ein DMS, zahlreiche Auswertungsfunktionen, vielfältige E-Commerce-Schnittstellen und Funktionen…

Falls Sie ein produzierendes Gewerbe in der Pharmaindustrie sind, bieten wir zusätzlich eine vollumfängliche Produktions-Software an.
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FAQ – Häufige Fragen zur ERP-Software für den Pharmahandel

Wer benötigt eine Großhandelserlaubnis?

Eine Großhandelserlaubnis benötigen Pharmazeutische Vertriebsunternehmen oder Zulassungsinhaber ohne Herstellungserlaubnis, die Arzneimittel aus fremder Herstellung vertreiben.

Die Großhandelserlaubnis unterliegt dem Gesetz des §52a des Arzneimittelgesetzes (AMG). Um eine Großhandelserlaubnis zu erlangen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  1. Benennung einer Betriebsstätte
  2. Nachweise geeigneter und ausreichender Räumlichkeiten, Anlagen und Einrichtungen
  3. Benennung einer verantwortlichen Person mit erforderlicher Sachkenntnis
  4. Der Antrag ist um eine schriftliche Erklärung zu ergänzen, in der sich der Antragsstellende verpflichtet, für den ordnungsgemäßen Betrieb eines Großhandels geltenden Regelungen einzuhalten.
  5. Nachweis über die Zuverlässigkeit des Antragsstellers und der verantwortlichen Person
Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz bei Arzneimitteln und Medizinprodukten.

Welche ERP-Funktionen sind speziell für Pharmahändler unverzichtbar?

Pharmahändler benötigen ERP-Funktionen, die exakt auf regulatorische Anforderungen und den Handel mit Arzneimitteln abgestimmt sind. Dazu zählen unter anderem die Chargen- und Seriennummernverfolgung, integrierte SecurPharm- und ABDATA-Schnittstellen, Rückverfolgbarkeit nach AMG-Vorgaben sowie ein leistungsstarkes Lager- und Bestandsmanagement mit automatischer Dokumentation.

Wie sorgt VARIO für lückenlose Chargen- und Seriennummernverfolgung?

Mit VARIO lassen sich sämtliche Chargen und Seriennummern vom Wareneingang bis zur Auslieferung eindeutig nachverfolgen. Jede Charge ist im System dokumentiert und kann bei Rückrufen oder Qualitätsprüfungen sofort identifiziert werden. Das schafft maximale Transparenz, Sicherheit und Compliance im pharmazeutischen Handel.

Wie werden Arzneimittelsicherheit und Fälschungsschutz mit VARIO gewährleistet?

VARIO verfügt über eine vollintegrierte SecurPharm-Schnittstelle, die die Echtheit von verschreibungspflichtigen Arzneimitteln automatisch überprüft. Jede Packung wird vor der Abgabe validiert, sodass keine gefälschten Produkte in Umlauf gelangen. So stellen Pharmahändler sicher, dass ihre Lieferketten jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie läuft die Einführung von VARIO im Pharmahandel ab?

Die Einführung von VARIO erfolgt in mehreren Phasen, die individuell auf Ihr Handelsunternehmen abgestimmt werden. Nach einer Analyse Ihrer bestehenden Prozesse richtet unser Projektteam das System passgenau ein – inklusive der Anbindung branchenspezifischer Schnittstellen wie MSV3, SecurPharm und ABDATA.

Anschließend erfolgt die Datenübernahme, eine praxisnahe Schulung Ihrer Mitarbeitenden und der gemeinsame Go-Live. So stellen wir sicher, dass Sie mit VARIO schnell, effizient und rechtskonform im Tagesgeschäft arbeiten können.