Projektierung Umstieg zur VARIO ERP-Lösung Wie läuft ein Umstieg auf VARIO ab? Viele fürchten, dass der Wechsel auf ein anderes ERP-System oder eine neue Warenwirtschaftssoftware zur Mammutaufgabe werden kann. Zudem rechnen einige mit Umsatzeinbußen oder Datenverlust während der Umstellungszeit. Diese Sorgen können wir Ihnen nehmen! Wir versprechen Ihnen an dieser Stelle nicht, dass der Umzug auf VARIO „mit nur wenigen Klicks“ vonstatten geht. Sicher ist aber, dass der Wechsel reibungslos funktionieren kann, wenn er von Beginn an von beiden Seiten sorgfältig durchdacht und professionell umgesetzt wird. Die Orientierung an unseren bewährten Projektphasen und die gewissenhafte Durchführung der einzelnen Schritte sind Voraussetzung für eine stressfreie Einführung Ihres neuen ERP-Systems, der VARIO Unternehmenssoftware. Wie gehe ich den ERP-Wechsel an? Was ist zu tun? Klar können Sie VARIO auch selbst installieren. Hilfestellung dazu finden Sie in vielen Video-Tutorials und einem moderierten User-Forum. Da es bei der Einführung oder einem Wechsel eines ERP-Systems aber nicht nur um die reine Installation und Anbindung von Schnittstellen geht, sondern auch um komplexe Prozesse, Datenimporte, etc. geht, empfehlen wir Ihnen, sich von Anfang an von einem unserer Fachberater unterstützen zu lassen. Dafür spricht nicht nur die Erfahrung und das Wissen, welches ein VARIO IT-Consultant mitbringt, sondern auch die Zeitersparnis und damit verbundene Kostenersparnis für Sie. Ein persönlicher Ansprechpartner kann Ihr Unternehmen von außen betrachten und erkennt Optimierungspotenzial auch an Stellen, an denen Sie vielleicht sogar betriebsblind geworden sind. Lassen Sie sich im ersten Schritt ganz unverbindlich beraten! Beratungstermin vereinbaren So läuft es mit VARIO. Jeder Kunde und jede Branche hat spezielle Anforderungen an eine Unternehmenssoftware. Deswegen betrachten wir Ihr Projekt individuell und stimmen es gemeinsam mit Ihnen ab. Um Ihnen aber bereits ein Gefühl zu geben, wie die Einführung der VARIO Warenwirtschaft von statten gehen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden exemplarisch die einzelnen Schritte eines solchen Projekts auf. 01 – Kennenlernen Vorführung In ersten Gesprächen zeigen wir Ihnen VARIO in einer kostenlosen Onlinevorführung oder nach Absprache bei Ihnen vor Ort und besprechen Ihre Wünsche, Anforderungen und Pläne. Analyse Nach dem Kennenlernen haben beide Seiten ein Bild voneinander. Nun werden die einzelnen Bereiche in Ihrem Unternehmen und deren Prozesse analysiert. Vereinbarte Punkte werden schriftlich festgehalten. Angebotserstellung Anschließend erstellen wir ein Angebot für Lizenzen und eine Aufwandsschätzung für die Umsetzung Ihres Projekts. 02 – Erläuterung Explikation Sie kennen nun unseren Leistungsumfang. Gerne beantworten wir alle offenen Fragen, erläutern die einzelnen Leistungsbestandteile und besprechen Finanzierungsmöglichkeiten. 03 – Projektierung Planung Nach Auftragserteilung erarbeiten wir in einer kostenlosen Beratung den Projektablauf und erstellen einen Zeitplan für die einzelnen Phasen und Punkte des ERP-Wechsels. Aufgabenverteilung Es werden Zuständigkeiten Ihrer- und unsererseits festgelegt, Aufgaben verteilt sowie Abhängigkeiten aufgezeigt. 04 – Installation Installation Wir installieren VARIO auf Ihrem Server und geben Ihnen eine kompakte Einführung, sodass Sie nach der Datenmigration alle Daten in VARIO prüfen können. Datenaufbereitung Wir betrachten und analysieren die verschiedenen Datenquellen, legen die Datenbasis für die einzelnen Bereiche fest und bereiten die Daten gemeinsam mit Ihnen für den Import in VARIO auf. Datenmigration Die aufbereiteten Daten werden in VARIO importiert, validiert und geprüft. 05 – Konfiguration Systemeinstellungen Wir richten Benutzer ein, vergeben Rechte, implementieren Backup-Routinen und konfigurieren weitere Parameter für einen optimalen Ablauf in Ihrem Unternehmen. Schnittstellen Die Software wird an die Außenwelt angebunden. Wir verbinden Ihre Verkaufskanäle, richten Versender ein und konfigurieren bei Bedarf weitere Schnittstellen. Formularanpassungen Wir passen Ihre Formulare und Belege nach Ihren Vorgaben, Wünschen und Ihrem Corporate Design an. 06 – Pilotphase Prüfung Sie prüfen die Datenbestände und testen die Software mit allen Funktionen und Modulen. Diese Phase dient gleichzeitig einer ersten Einarbeitung. Justierung Anfallende Feineinstellungen werden vorgenommen. Abnahme Sie erteilen uns die Freigabe für den Live-Betrieb. 07 – Livegang VARIO wird produktiv(er) Es ist soweit: Ihr VARIO ERP-System geht in den Produktiv-Modus. Selbstverständlich wird auch der Livegang durchgehend von Ihrem VARIO Ansprechpartner begleitet. Vor, während und nach dem Wechsel können Sie sich auf eine kompetente Unterstützung durch das VARIO Team verlassen. 08 – After Sales Support Unsere Support-Hotline steht Ihnen bei Fragen rund um VARIO zur Verfügung. Consulting Neben Ihrem Key Account Manager stehen Ihnen qualifizierte Spezialisten zur Seite, um Ihre Unternehmensprozesse weiter zu optimieren. Projektablauf Die oben aufgezeigten Phasen dienen als Orientierungshilfe und lassen sich in folgende vier Aufgabenbereiche zusammenfassen. Sie haben VARIO bereits installiert? Oder arbeiten aktuell mit VARIO 7 und möchten auf VARIO 8 umsteigen? Wir setzen dort an, wo wir gebraucht werden. Deshalb setzen wir jedes Projekt in enger Absprache mit unseren Kunden um. Kennenlernen und Analyse In der ersten Phase des Projekts findet die „Bestandsaufnahme“ des Ist-Zustandes statt. Die einzelnen Bereiche in Ihrem Unternehmen und deren Prozesse werden von Ihrem persönlichen VARIO Consultant analysiert. Gemeinsam mit Ihnen bespricht er Ihre Optimierungswünsche, zeigt mögliche Lösungswege auf und definiert dem Soll-Zustand. Offene Fragen werden beantwortet, Leistungsbestandteile erläutert und Aufgaben sowie Zuständigkeiten festgelegt. Vorbereitung und Installation Welches System ist die Ausgangsbasis? Welche Datenquellen und in welchem Format liegen die zu importierenden Daten vor? Die Analyse der verschiedenen Datenquellen sowie die anschließende Aufbereitung sind für einen reibungslosen Import essentiell! Sie garantiert einen verlustfreien Wechsel zwischen zwei Systemen und bilden die Grundlage für die nächsten Schritte: Die Software wird installiert, Daten aus Alt-Systemen migriert, Systemeinstellungen vorgenommen, Ihre Onlineshops und Verkaufskanäle angebunden, Schnittstellen konfiguriert. Schulungen und Einarbeitung Parallel zur Installation, dem Datenimport und der nötigen Konfigurationen von VARIO, können bereits einzelne Abteilungen und Personen aus Ihrem Unternehmen im Umgang mit der neuen Software geschult werden. Ob bei Ihnen vor Ort, bei uns im Hause oder per Remote-Verbindung – der direkte Austausch mit unseren Trainern ermöglicht Ihnen Fragen gezielt auf Ihre betrieblichen Anforderungen zu stellen und gibt Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionsweisen der VARIO Software. Qualitätssicherung und Prüfung Jetzt sind Sie als Nutzer der Software besonders gefragt! Es geht in die Pilotphase. Wer kann besser beurteilen, ob das neue System einwandfrei läuft als diejenigen, die dieses tagtäglich verwenden? Sie prüfen die Datenbestände und testen die Software mit sämtlichen Funktionen und Modulen. Unser Tipp: Spielen Sie wirklich alle möglichen Geschäftsabläufe durch. Schenken Sie der Prüfung alle Aufmerksamkeit. Fehlerhafte Daten können in der Testphase noch ohne Verlust und großen Aufwand korrigiert werden. Später im Livebetrieb sind Korrekturen und Justierungen meist mit größerem Aufwand verbunden. Nutzen Sie diese „Qualitätssicherung“ gleichzeitig als Einarbeitung und Vertiefung! Machen Sie sich mit Ihrem neuen System vertraut, verinnerlichen Sie die Abläufe. So gut eine Software auch sein mag – sie kann Ihre Geschäftsprozesse nur dann optimieren, wenn alle Nutzer das neue ERP-System sicher und korrekt bedienen können. FAQs zum Thema ERP-Wechsel Wir möchten unsere Projekte transparent und nachvollziehbar für alle Mitarbeitenden darlegen. Ob geplanter Umstieg, laufendes Projekt oder abgeschlossene Einführung der VARIO Software – Sollten Ihrerseits noch Fragen offen sein, kontaktieren Sie uns! Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems? Grundsätzlich ist der Umstieg jederzeit möglich. Sind alle Fragen geklärt, die Feineinstellungen vorgenommen, die Freigabe Ihrerseits erteilt und Ihr Team geschult, steht der Inbetriebnahme Ihres neuen VARIO ERP-Systems nichts mehr im Weg. Viele Unternehmen nutzen für den Umstieg ruhigere Zeiten (Ferien, Saisonende, geringer Lagerbestand). Planen Sie neben dem Umstieg zusätzliche Zeiten für Rückfragen sowie die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ein. Kann die Einführung parallel zum laufenden Betrieb durchgeführt werden? Ja. Ihr VARIO Projektmanager erarbeitet gemeinsam mit Ihnen einen Stufen- und Zeitplan, um nach der Installation, Altdatenübernahmen und Schulungen an einem definierten Tag „den Schalter umzulegen“. Bis dahin verrichten Sie die täglichen Arbeiten noch wie gewohnt mit Ihrem Altsystem. Entstehen durch den Wechsel Ausfallzeiten? Nein. Alle Arbeiten – insbesondere die Altdatenübernahme – werden so geplant, dass kurz vor Inbetriebnahme diese aktuell sind und den letzten Stand in Ihrem Altsystem widerspiegeln. Lediglich in dem kurzen Zeitraum der letzten Datenübernahme können ggf. keine Aufträge abgewickelt werden. Bestellungen, die über Ihre Onlineshops und Marktplätze getätigt werden, gehen dabei nicht verloren. Wie geht es nach der Inbetriebnahme weiter? Auch nach der Inbetriebnahme stehen Ihnen VARIO Mitarbeiter beratend und unterstützend zur Seite. Unsere Supportabteilung hilft Ihnen schnell und kompetent bei Fragen zur Bedienung rund um Ihr neues ERP-System. Zudem können Sie auf die Betreuung durch qualifizierte VARIO Berater setzen mit dem Ziel, Ihre Unternehmensprozesse zukünftig immer weiter zu optimieren. Never change a running system? Unsinn! Hand aufs Herz – erfüllt Ihre aktuelle ERP-Software all Ihre Anforderungen? Wir sind uns sicher, es gibt immer Optimierungspotenzial. Und der erste Schritt ist leichter als Sie denken. Halten Sie nicht nur aus Bequemlichkeit an einem veralteten System fest. Je länger Sie warten, desto mehr Kosten entstehen, die durch einen Wechsel vermieden werden können. Lassen Sie sich in einer unverbindlichen, kostenlosen Vorführung bei Ihnen im Unternehmen, bequem online oder in unserem Hause die VARIO Unternehmenssoftware zeigen. Ihr Fachberater geht gerne auf Ihre Fragen ein und zeigt Ihnen Lösungsansätze für Ihre Aufgabenstellungen. E-Mail an VARIO