Datenschutzhinweise zur Nutzung des Hinweisgebersystems zur Meldung von Verstößen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz Die folgenden Informationen geben Ihnen Auskunft über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten bei einer Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) an die Vario Software-Entwicklungs AG und Ihre Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden. Verantwortliche Stelle Die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrecht ist die Vario Software-Entwicklungs AG Matthias-Erzberger-Straße 32-34 56564 Neuwied Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.vario-software.de/impressum/ Unser Datenschutzbeauftragter Bei Fragen zu unserem Datenschutz nehmen Sie bitte mit unserem externen Datenschutzbeauftragten Kontakt auf: Herr Jürgen Recha c/o interev GmbH Robert-Koch-Straße 55 30853 Langenhagen Telefon: 05 11 / 89 79 84 10 E-Mail: mail@interev.de Art der Daten und Zweck der Datenverarbeitung sowie Rechtsgrundlage Die Firma Vario Software-Entwicklungs AG verarbeitet ihre personenbezogenen Daten, um das nach dem HinSchG vorgesehene Verfahren durchzuführen und ggf. erforderliche Folgemaßnahmen zu ergreifen. Dabei dient das gesamte Verfahren der Aufdeckung von Verstößen und deren Aufklärung. Die Art der Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, hängt davon ab, welche Informationen Sie uns im Rahmen der Meldung zukommen lassen. Beispielsweise können das folgende Daten sein: Angaben zu Ihrer Person (z.B. Name, Vorname, E-Mailadresse, …) Angaben zum Verhältnis zur Firma (z.B. Mitarbeiter, Bewerber, Lieferant, …) weitere von Ihnen übermittelte Informationen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c der DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG. Aufbewahrungs- bzw. Speicherdauer der Daten Die Dokumentation der Meldung und damit auch ihre personenbezogenen Daten wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (vgl. § 11 Abs. 5 HinSchG). Anschließend löschen wir Ihre Daten datenschutzkonform. Weitergabe an Dritte Zur Wahrung der im HinSchG vorgesehenen Vertraulichkeit der Identität, erhalten nur die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständige Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten in der eingereichten Meldung. Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage nach § 9 HinSchG vorliegt. Ort der Datenverarbeitung Die Verarbeitung Ihrer Daten findet in der Bundesrepublik Deutschland und in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union (EU) statt. Mit unserem Subunternehmer „Akarion AG“ haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Betroffenenrechte Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Weiterhin haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Berichtigung Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Löschung Ihrer personenbezogenen Daten Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch uns. Widerspruch Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO). Beschwerderecht Sie haben das Recht, unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie haben dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend zu machen. In Rheinland-Pfalz ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz; Hintere Bleiche 34; 55116 Mainz. Änderung dieser Datenschutzhinweise Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. Im Hinblick auf die sonstigen Informationspflichten nach der DSGVO sowie für weitere Informationen zur Nutzung unseres Webauftrittes verweisen wir auf unsere allgemeinen Datenschutzhinweise.