Projektmanagement-Software von VARIO –Die Software für Ihr Projekt

Bevor der Begriff des Projektmanagements näher erläutert wird, sollte zunächst geklärt werden, wodurch sich ein Projekt auszeichnet.

Die DIN 69901 beschreibt ziemlich genau, was unter einem Projekt zu verstehen ist. Dort heißt es, dass ein Projekt ein Vorhaben ist, welches im Grunde durch die Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu zählt unter anderem die genaue Zielvorgabe, eine zeitliche und personelle Begrenzung, eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisationsstruktur.

Darüber hinaus ist ein Projekt auch meist komplex, risikoreich und zeitlich begrenzt (es gibt einen Anfang und ein Ende). Projekte erfordern in der Regel eine interdisziplinäre Bearbeitung in einem Team, es werden Themen behandelt, die in gewisser Art und Weise neuartig sind und es existiert eine genaue Zielsetzung.

Die Haupteigenschaften eines Projektes:

1. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt.
2. Ein Projekt hat ein festes Budget.
3. Ein Projekt ist zielgerichtet.
4. Ein Projekt ist einmalig.

Nach DIN 69901-5 (2009) ist das Projektmanagement „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“.

Das Projektmanagement umfasst unter anderem die Abstimmung aller Vorgänge, die während eines Projekts entstehen. Damit während des Projekts systematisch vorgegangen werden kann und die Planung sowie die Überwachung optimal vonstatten gehen kann, wird das Projekt gegliedert. Darüber hinaus umfasst das Projektmanagement die Führung und Koordination aller Bereiche eines Projekts – von der Definition über die Planung und Steuerung bis hin zum Erreichen des angestrebten Ziels.

Ein Projekt wird grundsätzlich in vier Phasenkonzepte unterteilt:

1. Der Projektstart: A und O eines erfolgreichen Projektes, ist eine gute Projektvorbereitung. Dazu zählt die Analyse, die Zielsetzung (Sach-, Termin-, Kostenziele), die Festlegung von Handlungs- und Verantwortungsbereichen und die Ermittlung der benötigten Ressourcen. Der Projektstart wird auch als Projektvorbereitung oder Projektinitialisierung bezeichnet.
2. Die Projektplanung: Während der Projektplanung werden der Projektleiter und das Team bestimmt. Ressourcen werden genau geplant und ein Kostenplan erstellt. Auch die Feinplanung findet in dieser Phase statt: Das Projekt wird in Teilprojekte unterteilt, Arbeitsschritte werden festlegt und die Zeit-und Terminplanung durchgeführt. Der Abschluss von Teileinheiten wird auch als Meilenstein bezeichnet.

   Bei der Projektplanung wird zwischen folgenden Schritten unterschieden:

   • Projektstrukturplan (PSP)
   • Ablaufplanung
   • Terminplanung
   • Ressourcenplanung
   • Kapazitätsplanung
   • Kostenplanung
   • Budget und Finanzierungsplanung

   Die genannten Schritte müssen nicht in der aufgezeigten Reihenfolge erfolgen. Durch wechselseitigen Abstimmungsbedarf sind Rücksprünge nicht immer zu vermeiden.

3. Die Projektdurchführung: In dieser Phase überwacht der Projektleiter den Verlauf des Projekts und der einzelnen Ziele. Der Projektleiter erfasst Ist-Werte und führt Soll-Ist-Vergleiche durch. Sind Soll-Ist-Abweichungen aufgetreten, sind Maßnahmen wie, eine Ursachenanalyse, die Einleitung von Korrekturmaßnahmen und eine eventuelle Revision der Planung, notwendig.

   Auch das Projektcontrolling spielt in diesem Phasenkonzept eine wichtige Rolle.

4. Der Projektabschluss: Diese Phase eines Projektes wird leider oft vernachlässigt, obwohl ein ordnungsgemäßer Projektabschluss sehr wichtig ist. Am Ende eines Projektes bleiben in der Regel noch viele Aufgaben offen, die erledigt werden müssen. Zu den Aufgaben der Projektabschlussphase gehören unter anderem:
   • Abnahme bzw. Übergabe an den Auftraggeber
   • Auflösung des Projektteams
   • Erstellung des Abschlussberichts
   • Projektabrechnung abschließen/Nachkalkulation
   • Projektdokumentation archivieren

Beispiel für ein Phasenkonzept für die Softwareentwicklung:

1. Projektbegründung 
2. Ist-Analyse
3. Soll-Konzept
4. Realisierung 
5. Implementierung 

Das Projektmanagement leitet aus den Haupteigenschaften eines Projektes (zeitliche Begrenzung, festes Budget, Einmaligkeit, zielgerichtet) das magische Dreieck ab.

Bestimmte Größen werden den Spitzen des Dreiecks zugeordnet, die in einem Zusammenhang miteinander stehen.

1. Leistung/Ergebnis (Qualität + Umfang)
2. Termine/zeitliche Begrenzung
3. Kosten (Aufwand)/finanzielle Begrenzung

Das Dreieck wird „magisch“ genannt, da eine Änderung einer Größe sich auf mindestens eine der anderen Größen auswirkt.

Das magische Dreieck kommt sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung und Steuerung eines Projektes zum Einsatz. Während der Planung liegt das Hauptaugenmerk auf der Optimierung der Größen. Bei der Durchführung hingegen stehen die Kontrolle und eine optimale Steuerung der Größen im Fokus.

Die wichtigste Rolle innerhalb eines Projekts spielt der Projektleiter/Projektmanager, der sehr gute Kenntnisse im Projektmanagement vorweisen sollte. Der Projektleiter wird für die Dauer des Projektes mit der genannten Funktion vertraut gemacht. Je nach Art und Größe des Projektes sind weitere Personen an der Aufgabe des Projektmanagements beteiligt, wie zum Beispiel diverse Projektmitarbeiter, die Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, Mitglieder des Lenkungsausschusses sowie Kunden und Lieferanten.

Nur gemeinsam und in einem guten Zusammenspiel der am Projektmanagement beteiligten Personen kann ein Projekt erfolgreich durchgeführt und beendet werden. Ein Grundverständnis von Projektmanagement sollten daher alle vorweisen.

Projektmanagement-Software, kurz PMS, unterstützt Unternehmen bei der Ausarbeitung und Durchführung unterschiedlicher Projekte. Eine Projektmanagement-Software umfasst in der Regel die Projektplanung, das Ressourcenmanagement, das Controlling und die Zeiterfassung.

Bei hochkomplexen Projekten und einer Vielzahl an Projektbeteiligten kann eine PM-Software die Prozesse erheblich optimieren und effizienter gestalten.

Eine eindeutige Definition von Projektmanagement Software gibt es nicht. Aus diesem Grund ist eine Vielzahl von Produkten unterschiedlicher Anbieter auf dem Markt. Der Unterschied der angebotenen Softwares liegt unter anderem in der Funktionalität, in der Benutzerfreundlichkeit und im Fokus. Entscheiden Sie bei dem Vorhaben eine Projektmanagement-Software zu erwerben, unbedingt nach Ihren individuellen Anforderungen und nach ihrem Einsatzgebiet. Nicht jede Software ist für jedes Projekt geeignet. Vielleicht reicht Ihnen schon eine kompakte Einsteiger-Software auf MS-Office-Basis. Eventuell sollten Sie aber auf ein komplexes Multi-Project-Management-System setzen.

PMS-Systeme können grundsätzlich in folgende Kategorien unterteilt werden:

• Single Project Management Systems werden für ein Projekt eingesetzt
• Multi Project Management Systems sind planungs-orientiert, prozess-orientiert, service-orientiert und/oder ressourcen-orientiert
• Enterprise Project Management Systems sind für den unternehmensweiten Einsatz geeignet

Darüber hinaus wird unterscheiden zwischen:

• On-premise- oder Cloud-Lösungen
• Standardsoftware oder umfassende Konfigurationen
• API, Middleware oder Web-Services

Mit dem ERP-System von VARIO haben Sie ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie unterschiedliche Projekte bestmöglich vorbereiten, planen, durchführen und abschließen können.