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Werkstatt-Software und Rechnungsprogramm in VARIO

Wer Reparaturen durchführt und/oder Produkte fertigt, hat mit der VARIO Werkstatt-Software die optimale Lösung direkt in dem Warenwirtschaftssystem integriert. Geräte- und Reparaturannahme, Ersatzteilbeschaffung, Kostenvoranschlag, Assetverwaltung und Garantieabwicklung sind nur einige Leistungsmerkmale dieses Moduls.

Mit Hilfe der Werkstatt-Software von VARIO optimieren Sie Ihre Werkstattauslastung und steigern Ihre Kundenzufriedenheit. Ermöglicht wird dies durch eine zuverlässige Werkstattplanung und die Einhaltung von Terminen sowie einem effizienten Ersatzteilemanagement.

Werkstattplaner und Werkstattkalender

Dank der VARIO Werkstattplaner-Software können Sie Termine optimal planen. Der Werkstattplaner gibt Ihnen einen Überblick über die Auslastung Ihrer Teams, der einzelnen Techniker sowie der Terminvergabe sowie der gesamten Werkstatt. Ebenso sehen Sie bevorstehende Asset-Anlieferungen und Abholungen. Anwesenheitszeiten, Arbeitszeiten inklusive Pausen sowie Abwesenheitszeiten ermöglichen eine effiziente Werkstatt-Planung. Neue Termine für offene Aufträge können ganz leicht per Drag & Drop in den Kalender gezogen werden oder Sie nutzen den in VARIO integrierten Werkstatt-Termin-Assistent. Auf einen Blick sehen Sie dank eines Farb- und Größensystems zum einen die Anwesenheitszeiten der Techniker, die verplante Zeit für einen Techniker, die planbaren Zeiten sowie die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten. Zum anderen erkennen Sie, ob der Techniker für einen Auftrag weniger, mehr oder genau die eingeplante Zeit benötigt hat. Weitere Symbole warnen vor möglichen bzw. bevorstehenden Terminkollisionen oder signalisieren, wenn es Unteraufträge zu diesem Termin gibt.Jetzt gratis testen!

Assets – Geräteverwaltung in der VARIO Werkstatt-Software

Assets sind die einzelnen Geräte, für die ein Service in der Werkstatt geleistet werden kann. In VARIO können Sie jedem Asset genaue Angaben zu Eigenschaften (z.B. Seriennummer, IMEI, Garantiezeit, Zugehörigkeit zu Artikeln und Verträgen) hinterlegen. In der Assetverwaltung der Werkstatt-Software definieren Sie, welche Leistungen, bei welchen Arbeiten, wie berechnet werden. Zudem können weitere Informationen wie Bemerkungen und Bilder hinterlegt werden. Die Historie zu jedem Asset stellt Ihnen alle wichtigen Vorgänge zu diesem Gerät, z.B. frühere Reparaturen, Wartungsverträge und notwendige Materialien nachvollziehbar bereit. Auch ist es möglich, bei jedem Verkauf eines Artikels aus der Warenwirtschaft, direkt automatisch ein Asset anlegen zu lassen. Somit wird auch das Asset, direkt einem Kunden zugeordnet. Durch eine Vielzahl an freien Felder in der VARIO Werkstatt-Software, können Sie die für Ihre Assets und für Sie wichtigen Informationen gezielt pflegen.

Werkstattaufträge – Der Startpunkt für Reparaturen

In den Stammdaten der Werkstattaufträge legen und halten Sie alle relevanten Informationen zu einem Werkstatt-Vorgang fest. Sie erfassen neue Aufträge für Kunden an oder ändern bestehende. Hinterlegen Sie Aufwandsschätzungen sowie Termine für das voraussichtliche Reparaturende und die damit verbundene Abholung oder den Rückversand. Für eine transparente, strukturierte Verwaltung erfordert jeder Werkstattauftrag ein verantwortlichen Werkstattmeister und ein zugehöriges Asset. Ist dieses Asset bereits einem Kunden zugeordnet, werden beim Laden in den Werkstattauftrag automatisch die Kundendaten übernommen. Sollte zu diesem Asset bereits ein Werkstattauftrag existieren, weist Sie VARIO darauf hin, so dass eine doppelte Erfassung von Aufträgen vermieden wird. Komplexe Aufträge können aus verschiedenen Aufgaben und Unteraufträgen bestehen, die dann selbstverständlich auch einzeln abgerechnet werden können. Dank drei Statusfeldern ist auf einem Blick zu erkennen, in welcher Phase sich der Auftrag momentan befindet.

Auftragsarten

In der Werkstatt-Verwaltung von VARIO ist es möglich, mehrere verschiedene Werkstatt-Auftragsarten zu pflegen. So sind „Kundenaufträge“ die Regel. Jedoch gibt es auch Fälle, in denen ein „Spontan-Termin“ notwendig ist, beispielsweise wenn ein Kunde anruft und einen Termin vereinbaren möchte, das Asset aber noch nicht bei Ihnen eingetroffen ist. Auch die Erfassung solcher Termine ist mit dem VARIO Werkstatt-Terminplaner möglich. Außerdem können Sie Kostenvoranschläge verwalten. Bei dieser Auftragsart erfolgt keine Reservierung der betroffenen Artikel.

„Interne Arbeiten“ wie z.B. Hausmeistertätigkeiten, das Kehren der Werkshalle oder das Leeren des Mülls können ebenfalls eingetragen werden. Hier ist das Hinterlegen eines Assets nicht nötig bzw. nicht möglich.

Auftragspositionen

In Werkstattaufträgen gibt es verschiedene Positionsarten. Bestandsartikel sind Artikel, die einen Einbau erfordern. Artikel müssen dann aus Ihrem Werkstatt-Lager ins Werkstatt-Einbaulager umgelagert. Wenn Ihr Werkstattlager gleich Ihrem Einbaulager ist, können Sie den Artikel auch direkt einbauen. Es wird die Menge sowie auch die Seriennummer erfasst. Greiflager-Artikel (meist Kleinteilartikel) können die Techniker dagegen selbständig aus dem Lager durch Scannen der Auftragsnummer in eine Position des Werkstattauftrags überführen. Mit Hilfe von Dienstleistungspositionen erfassen Sie Zeiten für die einzelne Reparatur.

Neben der Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung per Barcode-Scan der Technikerkarte über den Auftrags-Scanner, kann dies auch manuell für die vorhandenen Dienstleistungspositionen erledigt werden. Dienstleistungen können pauschal oder auch pro Zeiteinheit abgerechnet werden. Somit kann auch automatisch eine Aufwandschätzung abgegeben werden.

Rechnungsprogramm in der Werkstatt-Software

VARIO ist ein modulares ERP-System. Das Rechnungsprogramm (Faktura) ist bereits in der kostenlosen Version enthalten. Somit können Sie Ihre Werkstattarbeiten bzw. Werkstattaufträge auf Knopfdruck in eine Rechnung überführen und diese ausdrucken oder an den Kunden versenden.

Rechnungen schreiben

Mit Hilfe verschiedener Abrechungsarten können Sie gezielt die Kosten des Werkstattauftrags abrechnen und zuweisen. So ist es wichtig zu unterscheiden, ob Sie die Kosten tragen, der Kunde oder ob es sich um einen Garantiefall beim Hersteller handelt, sodass dieser in der Zahlungspflicht steht. Die „Wertgarantie“ ist eine Versicherung, welche die Kosten für Reparaturen übernimmt. Die Rechnung wird in diesem Fall an den Endkunden adressiert, die Lieferung kann jedoch an den Händler erfolgen. Die Wertgarantie übernimmt jedoch die Reparaturkosten.

Durch eine Buchungsmatrix ist es möglich, die Kostenverteilung aufzulösen und die korrekten Konten in der Finanzbuchhaltung zu buchen. Kleinteilartikel (Schrauben etc.) können beispielsweise pauschal abgerechnet werden und werden somit auch in der FiBu entsprechend gebucht.

Fremdleistungen

Fremdleistungen können Sie ebenfalls in der Werkstatt-Software von VARIO verwalten. Fremdleistungen sind Dienstleistungen, welche von einem externen Unternehmen entweder im Haus oder außer Haus durchgeführt werden. Angaben zu Ihrem Einkaufspreis der Fremdleistung werden ebenso eingerechnet wie ein eventueller Fremdleistungsaufschlag. Muss ein Asset fremd repariert werden, wird automatisch ein Fremdreparatur-Lieferschein erzeugt, in dem Angaben für den Fremd-Dienstleister enthalten sind. Durch Unteraufträge können Sie einen neuen Unterauftrag zum jeweiligen Hauptauftrag anlegen. Einzelne Positionen im Hauptauftrag können auf einen neuen oder einen bestehenden Unterauftrag „gesplittet“ werden. Für eine klare, übersichtliche Darstellung werden alle Positionen in der VARIO Werkstatt-Verwaltung mit verschiedenen Farben markiert.

Auftrags- und Material-Scanner

Mit der komfortablen Erfassung von Materialien und Zeiten per Scanner über die auf der Auftragskarte zugeordneten Barcodes und der eindeutigen Codes jedes einzelnen Technikers werden alle Arbeiten minutengenau den Auftragspositionen hinterlegt ohne dass der Mitarbeiter selbst Zugriff auf Ihre VARIO Software benötigt. Die Entnahme von Materialien aus dem Lager wird in Ihrer VARIO Verwaltungssoftware detailliert dokumentiert, Lagerbewegungen protokolliert und der Bestand automatisch aktualisiert. VARIO TIPP: Barcodes auf den Werkstattkarten ermöglichen ein schnelles und einfaches Erfassen von Zeiten und Materialien.

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Werkstatt-Software für alle Branchen

Für die Nutzung der Werkstatt-Software in VARIO ist es irrelevant, welche Produktionsgüter Sie fertigen, reparieren oder warten. Von Smartphones über Fahrräder bis hin zu KFZ wie PKW oder LKW unterstützt VARIO Sie in allen Bereichen.

KFZ-Werkstatt

Refurbisher

Elektronikwerkstätten

Handywerkstätten

Haushaltsgeräte

Ihre Branche

Weitere Features der Werkstatt-Software

Aufgrund des modularen Aufbaus von VARIO lässt sich die Software nach Bedarf skalieren und für die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens erweitern. Die Basis bildet dann eine zentrale, stets aktuelle Datenbank, auf die alle Abteilungen und angebundenen Softwares zugreifen.

FiBu- und DATEV-Übergabe

Sie buchen selbst oder überlassen diese Aufgabe Ihrem Steuerberater? Mit der Werkstatt-Software von VARIO haben Sie eine Lösung für beide Fälle.

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Schnittstelle für Teilekataloge

Die „Generischen Schnittstelle“ von VARIO ermöglicht es Ihnen beliebige Exporte und Importe zu definieren und deren Verarbeitung zu automatisieren. So können Sie z.B. Ihre bevorzugten Teilekataloge einfach an Ihre Werkstatt-Software anbinden.

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Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

Die Warenwirtschaft managt die Warenströme in Ihrem Unternehmen. Beginnend bei der Beschaffung, über die Lagerhaltung, das Ersatzteilmanagement hin zur Versendung von Waren bilden Sie alle Bereich mit VARIO ab.

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Vermietungs-Software

Die Prozesse der Verfügbarkeitsprüfung, Terminplanung, Vertragsverwaltung und Rechnungsstellung, auch bei Verlust oder Schäden, sind in der VARIO Software optimal verknüpft und garantieren eine reibungslose Abwicklung der Vermietung.

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Datenaustausch per EDI

Dank der Integration des EDI-Komplettanbieter ecosio in die Werkstatt-Software können Sie Ihren Kunden und Lieferanten die Kommunikation über EDI anbieten – beginnend bei Stammdaten wie Preislisten, bis über Belege wie Bestellungen, Lieferavis, Rechnungen usw

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Vorteile der VARIO Werkstatt-Software im Überblick

Die Highlights der VARIO Werkstatt-Software

Assetverwaltung mit Eigenschaften, Bemerkungen und Bildern
Auftragsmanagement mit detaillierten Auflistungen aller zugehörigen Positionen
Verwaltung von Bestandsartikeln, Dienstleistungen und Fremdleistungen
Umfangreicher Werkstattkalender mit An- und Abwesenheitszeiten sowie Statusangabe zur Auftragsbearbeitung
Werkstattplaner zur einfachen Werkstattplanung und Terminieren von Reparaturen
Erfassung von Zeiten und Material mit Scannern
Umfangreiche Auswertungen über die einzelnen Schritte

Hilfe zu Werkstatt, Service, Vermietung

Das Werkstatt-Modul in VARIO 8 enthält mehrere, ineinandergreifende Bereiche, die es zu verwalten gilt. Für die reibungslose Abwicklung Ihrer Aufträge, Vermietungen und Serviceeinsätze empfehlen wir Ihnen unsere ausführliche Dokumentation zu unserer VARIO 8 Werkstattsoftware.

Werkstatt im VARIO 8 Handbuch

Kostenlose Vorführung durch einen Kundenberater der VARIO Werkstatt-Software und VARIO Warenwirtschaft vereinbaren

Kostenlose Vorführung der VARIO Werkstatt-Software

Sie haben Interesse an einer umfangreichen Werkstattsoftware? Dann lassen Sie sich die VARIO Warenwirtschaft mit integriertem Werkstattprogramm in einer kostenlosen Vorführung bei Ihnen vor Ort, bei uns im Haus oder per TeamViewer zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile die Verwaltungssoftware mit digitalem Werkstatt-Planer für Sie bereithält.

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FAQ zum Thema Werkstatt-Software

Wann lohnt sich der Einsatz einer Werkstattsoftware? Wie kann ein Werkstatt-Programm unterstützen? In den folgenden Abschnitten klären wir allgemeine Fragen zum Thema Werkstatt-Software.

Was ist eine Werkstatt Software?

Eine Werkstatt-Software ist ein Programm, welches Werkstätten dabei unterstützt, alle Komponenten und Schnittstellen einer Werkstatt miteinander zu verbinden. Mit einer Werkstatt Software können Unternehmen die gesamte Auftragsabwicklung steuern und kontrollieren. Von der Angebotserstellung, über die Planung bis zum Schreiben der Rechnung agieren Sie in nur einem System.

Wozu brauche ich eine Werkstatt-Software?

In einer Werkstatt geht es manchmal ganz schön turbulent zu. Neben der Reparatur eines Gegenstandes müssen einige Bürotätigkeiten erledigt werden. Mit Hilfe einer Werkstatt-Software ist es Ihnen möglich, alle Aufgaben und Informationen an einem zentralen Ort zu managen. Mit einer Werkstatt-Software sichern Sie Ihnen sowie Ihren Mitarbeitern den bestmöglichen Überblick und Ihre Kunden profitieren von einem optimalen und zuverlässigen Service. Zusätzlich können Umsätze aufgrund der steigenden Effektivität erhöht und mehr Kundenaufträge entgegengenommen werden.

Wobei hilft mir eine Werkstatt-Software?

Auftragseingänge, Fahrzeugverwaltung, Kundendaten, Rechnungen, Lieferanten und Mitarbeiter – eine Werkstatt ist weit mehr als die Reparatur und Fertigung von Produktionsgütern.

Eine Werkstatt ist nur so gut wie die Steuerung und Organisation aller angesprochenen Bereiche.

Die Werkstatt-Software in der VARIO Warenwirtschaft hilft Ihnen die Effektivität Ihres Unternehmens zu steigern und sorgt gleichzeitig für einen erleichterten und strukturierteren Arbeitsalltag.

Folgende Leistungen deckt die Werkstatt-Software in VARIO ab:

Verwaltung von Auftragsdaten
Geräteverwaltung/Assetverwaltung (mit Eigenschaften, Bildern und Bemerkungen)
Verwaltung der Werkstattaufträge und Dokumentation der Vorgänge
Verwaltung unterschiedlicher Auftragsarten
Unterscheidung und Zuordnung von Abrechnungsarten (Wer trägt die Kosten? Der Kunde, die Versicherung oder handelt es sich um einen Garantiefall beim Hersteller?)
Berücksichtigung verschiedener Auftrags- und Positionsarten
Verwaltung von Fremdleistungen (Dienstleistungen, die von einem externen Unternehmen durchgeführt werden)
Integrierter Werkstattplaner und Werkstattkalender für eine optimale Planung der Termine (inkl. An- und Abwesenheitszeiten sowie Statusangabe zur Auftragsbearbeitung)
Auftrags- und Materialscanner für die Erfassung von Materialien und Zeiten
Umfangreiche Auswertung der einzelnen Schritte

Kann ich meine Werkstatt Software abschreiben?

In der Regel gilt eine Anwendersoftware als ein immaterielles Wirtschaftsgut, da es gesondert gekauft und nicht schon im Vorhinein in der Hardware integriert ist. Ein immaterielles Wirtschaftsgut ist ein nicht physischer Vermögenswert im Eigentum eines Unternehmens – bedeutet: es kann nicht angefasst werden.

Bei der Abschreibung einer Software ist die Höhe des Anschaffungswerts ein wichtiger Anhaltspunkt. Kostet die von Ihnen gekaufte Software weniger als 150,00€ netto, können Sie diese sofort voll abschreiben. Liegen die Kosten zwischen 150,01€ und 410,00€ netto, kann entweder unverzüglich in voller Höhe abgeschrieben werden oder es kann ein Abschreibungspool gebildet werden, der es ermöglicht, gleichmäßig über 5 Jahre hinweg abzuschreiben.

Wichtig: Eine Abschreibungsdauer eines immateriellen Wirtschaftsguts über drei Jahre ist nur dann zulässig, wenn die Software mehr als 410,00€ netto kostet.