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Field Service Management Software in VARIO

Eine Field Service Management Software oder Service Software hilft Unternehmen, die umfangreiche Servicedienstleistungen anbieten und in hohem Maße auf eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Serviceaufträge und Reklamationen angewiesen sind. Eine effiziente Einplanung und Koordinierung von Technikern und deren Einsätze ist Voraussetzung für einen erstklassigen Service und die Einhaltung von Service Level Agreements (SLA). Für einen erfolgreichen Service sind neben dem reibungslosen Dispatcher-Management von Serviceaufträgen auch die Verwaltung von Garantie- und Wartungsverträgen inkl. Service Level Agreements sowie die Ersatzteilbeschaffung (Order Management) unabdingbar. Mit der VARIO Service Management Lösung wickeln Sie den gesamten Workflow bei Serviceaufträge vom Service-Call über die Ersatzteilbestellung, die Technikerdisposition bis hin zur Fakturierung effizient ab.Die VARIO Branchenlösung richtet sich an alle Betriebe, die Einsätze von Außendienstmitarbeitern, wie beispielsweise Service- oder Wartungstechnikern planen und koordinieren. Papierlose Service-Berichte und optimierte Einsatzplanung in Echtzeit steigern Ihre Produktivität und Reaktionsfähigkeit.

Field-Service-Aufträge – Vor-Ort-Steuerung, Planung & Abrechnung

Serviceaufträge bilden den zentralen Punkt der Vor-Ort-Steuerung, Planung und Abrechnung (Field Service Management). Aufträge können hinsichtlich der Dringlichkeit, Einsatzart und Aufgabenstellung klassifiziert werden. Weiterhin können Sie verschiedene Serviceaufträge, Dienstleistungsaufträge mit speziellen Funktionen für den Bereich Störungsmeldung und Reklamation anlegen. Alle Fahrtkosten können nach Aufwand oder über vereinbarte Pauschalen abgerechnet werden.

App der Field-Service-Management-Software

Ein Techniker entscheidet in der Mobile Field Service App, welche Aufträge er annehmen kann. Wird ein Auftrag angenommen, kann automatisch die beste Route zum Einsatzort berechnet werden. Vor Ort beim Kunden sieht der Techniker alle wichtigen Informationen zum Kunden selbst, zum Vorfall und zum Asset inklusive Wartungsverträge, Konfigurationsdaten, letzte Einsätze und letzte Reparaturen.Der Servicemitarbeiter erhält über die Mobile Field Service App (gegebenenfalls) Anweisungen zu den nächsten Arbeitsschritten, kann individuelle, vorkonfigurierte Checklisten und Protokolle ausfüllen und erfährt bspw. welches Ersatzteil er aus seinem Kofferraumlager verwenden soll. Arbeitszeiten werden automatisch zu jeder Dienstleistungsposition erfasst. Ebenso automatisiert findet ein Wechsel des Auftragsstatus statt, so dass die Dispatcher in der Field-Service-Software im Unternehmenssitz stets über den aktuellen Status eines Service-Auftrags informiert sind. Wenn der Auftrag beendet wurde, kann sich der Techniker den Einsatz mit der Unterschrift des Kunden quittieren lassen. Der oder die Berichte werden dem Kunden, wenn gewünscht, automatisch per E-Mail zugesandt.

Techniker & Dispatcher – Der passende Service-Techniker für jeden Einsatz

Dank Skill-Listen (Skill: Fähigkeit / Know How) und PLZ-Zuordnungen der einzelnen Techniker und -Teams können eingehende Serviceaufträge automatisch den entsprechenden Dispatchern (Dispatcher: Zuteiler) zugeordnet werden oder auch direkt an Partnerunternehmen weitergeleitet werden. Anschließend wird nach verschiedenen Kriterien wie Fachgebiete der Techniker, PLZ-Zuordnungen und zusätzlich durch Prioritäten, der geeignetste Techniker ausgewählt und eingetragen. Techniker im Außendienst sind dank einer geräteübergreifenden Mobile Field Service App inkl. Echtzeit Tracking immer auf dem aktuellsten Stand. Ebenso erhalten die Dispatcher im Back Office Feedback zu den einzelnen Aufgaben und Status-Meldungen nach Erledigung.

Technikerplanung – Optimale Auslastung Ihres Service Teams

Mithilfe der VARIO Technikerplanung verschaffen Sie sich einen Überblick über die Termine Ihrer Techniker. Gleichzeitig unterstützt Sie der Programmteil bei der Planung und Terminierung der einzelnen Einsätze. Der aktuelle Status eines Auftrags wird in einer Übersicht mithilfe eines Farbsystems gekennzeichnet und Sie sehen direkt, ob sich die Einsätze im eingeplanten Zeitrahmen befinden. Wenn notwendig, können Sie sofort reagieren, Termine verlegen oder eine andere Technikerplanung vornehmen. Als Basis dienen dann unter anderem Informationen über den aktuellen Status sowie die Auslastung einzelner Techniker.

Weitere Funktionen in der Field Service Software

Individuelle Checklisten / Formulare

Checklisten sind häufig essentieller Bestand sowie Arbeitsgrundlage für Service-Aufträge. Ob Installation, Wartung oder Reparatur – ohne Checkliste zur Dokumentation und Qualitätssicherung geht es selten. Daher können Sie in VARIO sich individuelle Checklisten bzw. Formulare bauen, um die geforderten Informationen digital zu erfassen und anschließend als PDF-Report zu versenden. Diese Formulare stehen auch in der App zur Verfügung.

Wartungs- & Garantieverträge – Verwaltung von Verträgen

Wartungsverträge können mit VARIO periodisch (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich) abgerechnet werden. Die Einmalzahlung eines Wartungsvertrages ist eine sinnvolle Erweiterung für die Verwaltung von Garantieverlängerungen. Innerhalb eines Wartungsvertrages können die Wartungsgegenstände selbstverständlich auch unterschiedliche Laufzeiten haben.

Allgemeine Funktionen

Neben den speziell auf die Field Service-Branche ausgerichteten Funktionen bietet das VARIO ERP-System viele Funktionen, die in jedem Unternehmensalltag erforderlich sind. Dazu gehört eine umfangreiche Zeitwirtschafts-Lösung, ein Finanzwesen, ein DMS sowie eine Werkstatt- und Vermietsoftware.

Zum ERP-System

Die Highlights der Field Service Management Software

Klassifizierung der Aufträge nach Dringlichkeit, Einsatzart und Aufgabenstellung
individuelle Checklisten / Formulare auch in der App
Umfangreiche Assetverwaltung mit allen Informationen
Abrechnung von Pauschalen und Sonderkosten wie Fahrtkosten
Automatische Zuordnung der Techniker und Aufträge nach Skills und PLZ
Kalendertool zur Planung und Terminierung der Einsätze
Übersichtliche Darstellung der Auftragsstatus
Periodische Abrechnung von Wartungsverträgen

Kostenlose Vorführung der Service Software

Sie haben Interesse an einer All-in-One Lösung für umfangreiches Service-Management? Die VARIO Branchenlösung verwandelt Ihr Service- und Wartungsteam von „Brandbekämpfern“ zu echten Lösungsanbietern und schafft so loyale und zufrieden Kunden.Lassen Sie sich das VARIO ERP-System in einer kostenlosen Vorführung online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied zeigen und erfahren Sie, welche Vorteile VARIO für Sie bereithält.

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FAQ zum Thema Field Service Management Software

Wann lohnt sich der Einsatz einer Service Software? Wie kann eine Service Management Software unterstützen? In den folgenden Abschnitten klären wir allgemeine Fragen zum Thema Service-Software.

Was ist Service Management?

Service Management ist ein Teil des Supply-Chain-Managements und stellt die Schnittstelle zwischen Kunde und Produkt dar. Ziel des Service Management ist die Optimierung der Prozesse zwischen den genannten Komponenten. Bei den Produkten ist es zunächst irrelevant, ob es sich um Hardware, Kaffee-Maschinen, komplexe Anlagen oder KI basierte Software handelt – sie alle sollten einer regelmäßigen Wartung unterzogen werden.Je existenzieller ein Produkt für ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist seine zuverlässige Einsatzfähigkeit. Dies kann in der Regel nur durch regelmäßige Prüfungen, Reinigungen, Updates und dem Austausch bestimmter Verschleißteile gewährleistet werden.Der Service, wird entweder von dem Hersteller selbst oder von speziellen Serviceunternehmen durchgeführt. Der Service umfasst sowohl die Inspektion und Wartung als auch die Reparatur und Instandhaltung der unterschiedlichen Produkte. Nicht ohne Grund wird daher auch von Dienstleistungsmanagement gesprochen. Für Serviceunternehmen oder Serviceabteilungen, ist das Service Management ein elementares Verfahren zur Optimierung der Prozesse zwischen Kunden, Maschinen oder anderen Produkten.

Was ist Field Service Management?

Field Service Management oder auch Technikerplanung, umfasst die Planung und Steuerung der Techniker im Außendienst. Unternehmen mit umfangreichen Servicedienstleistungen, sind auf optimale Prozesse bei der Abwicklung von Serviceaufträge und Reklamationen angewiesen. Voraussetzung für einen erstklassigen Service ist die Einsatzplanung und Koordination der zur Verfügung stehenden Techniker. Ein gutes Field-Service-Management umfasst darüber hinaus die Verwaltung von Garantie- und Wartungsverträgen sowie die Koordination der Ersatzteilbeschaffung.Folgende Punkte deckt das Field Service Management im Optimalfall ab:

Automatische und fachgerechte Einsatzplanung der Techniker und Aufträge
Information der Techniker über Einsatzdetails inkl. Einsatzort
Periodische Abrechnung der Wartungsverträge
Strukturierung der Aufträge nach Dringlichkeit, Einsatzart und Aufgabenstellung
Übersichtliches Kalendertool für eine übersichtliche Planung und Terminierung der Einsätze
Flexible Änderungen bei besonders dringenden Störungen

Field-Service-Management ist direkt im VARIO ERP-System integriert und alle Serviceaufträge können effizient abgewickelt werden.

Was ist IT Service Management (ITSM)?

In Zeiten der Digitalisierung werden die Prozesse entlang der industriellen Versorgungskette zunehmend komplexer und die Anforderungen an IT-Systeme steigen kontinuierlich. Das IT Service Management (ITSM) umfasst die zuverlässige Steuerung der gesamten Supply-Chain-Prozesse mit Hilfe abgestimmter IT-Services. Anders ausgedrückt: ITSM ist eine Methode zur Optimierung der Effizienz, Prozessqualität und Wirtschaftlichkeit. Sie umfasst die Verwaltung, Bereitstellung, Entwicklung und Verbesserung von IT-Leistungen innerhalb eines Unternehmens. Jegliche Geschäftsprozesse sollen mit dem IT Service Management unterstützt und effizienter gestaltet werden.

Was ist eine Service Management Software?

Eine Service Management Software ist eine Software zur Unterstützung und Optimierung aller serviceorientierten Unternehmensprozesse.Eine Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut – sie bezeichnet alle nicht physischen Komponenten eines computergestützten Systems. Der Begriff „Programm“ wird häufig synonym verwendet.

Wobei unterstützt mich eine Service Software?

Mit einer Service Software können sie eine schnelle und effektive Servicebereitstellung garantieren. Prozesse werden optimiert, Daten integriert und der Fortschritt verfolgt. Eine Service Software unterstützt Sie darüber hinaus bei der Verwaltung von Verträgen, bei der Planung, Steuerung und Abrechnung sowie bei der optimalen Auslastung Ihres Teams.