E-Mail-Archivierung – Revisionssicher nach den GoBD

Bereits seit dem 01. Januar 2007 gilt jede E-Mail als Geschäftsbrief. Eine lückenlose Archivierung steuerlich relevanter E-Mails ist daher für jedes Unternehmen und auch für Freiberufler verpflichtend.

Aber welche E-Mail gilt als steuerlich relevant und wie sind diese revisionssicher zu archivieren? Wir zeigen es Ihnen.

Welche Rechtsgrundlage gilt es zu beachten?

Welche E-Mail aufzubewahren ist, entscheidet unter anderem das deutsche Steuerrecht. Dieses beinhaltet Vorschriften über die revisionssichere Archivierung von E-Mails.

Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind ebenfalls Vorschriften für die E-Mail-Archivierung enthalten. Allerdings sind die dort enthaltenen Vorschriften im Vergleich zu denen des deutschen Steuerrechts nicht annähernd so umfangreich. Darüber hinaus betreffen die Vorschriften des Steuerrechts weitaus mehr Unternehmen als die im HGB enthaltenen Bestimmungen.

Als Grundlage zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails sollten daher die Vorschriften aus dem Steuerrecht Anwendung finden.

Bitte beachten Sie bei der Archivierung auch immer die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese spielen bei der Online-Archivierung eine wesentliche Rolle. Mehr zu den Bestimmungen der GoBD finden Sie in einem der vergangenen Beiträge.

Folgende E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht

Gemäß den Bestimmungen aus dem deutschen Steuerrecht und der GoBD sind E-Mails mit folgenden Inhalten zu archivieren:

• Buchungsbelege
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Jegliche steuerlich relevante Inhalte
• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lagerberichte
• Organisationsunterlagen

E-Mails, die für die Besteuerung nicht von Bedeutung sind, benötigen weder einer Archivierung noch müssen sie für den Datenzugriff vorgehalten werden.

Unser Tipp: Wenn Sie sich unsicher sein sollten, ob die E-Mail nun steuerlich relevanten Input enthält, archivieren Sie diese lieber, statt zu löschen. Im Zweifelsfall ist es immer besser, mehr bei einer Prüfung vorlegen zu können, als zu wenig.

In welcher Form müssen die E-Mails archiviert werden?

Damit Sie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung durchführen, müssen E-Mails inklusive ihrer Anhänge folgendermaßen archiviert werden:

• manipulationssicher
• maschinell lesbar
• vollständig

Darüber hinaus müssen archivierte E-Mails zu jederzeit abrufbar sein. Gerade bei Archivierung in komprimierter Form ist es besonders wichtig die Hard- und Software bereitzuhalten, mit der die E-Mails inklusive ihrer Anhänge wiederhergestellt und lesbar gemacht werden können.

Bitte achten Sie stets darauf, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die empfindlichen Daten haben und halten Sie den Datenschutz ein.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Die Dauer der E-Mail-Archivierung richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und liegt ebenfalls wie bei anderen Aufbewahrungspflichten zwischen sechs und zehn Jahren. Mehr dazu in unserem Beitrag über rechtskonforme Archivierung.

Mit ELO und VARIO E-Mails rechtssicher archivieren

Damit Sie Ihre E-Mails effizient verwalten können und der gezielten Nutzung von Informationen nichts im Wege steht, ist es empfehlenswert ein umfassendes E-Mail-Management-System zu nutzen. ELO bietet ausgefeilte Funktionen für Ihr E-Mail-Management an. Dank der Integration von ELO in die VARIO Warenwirtschaft ist die rechtskonforme Archivierung von E-Mails ohne großen Zeitaufwand möglich.

Das E-Mail-Management von ELO ermöglicht Ihnen eine rechtskonforme Archivierung und eine enorme Kosteneinsparung durch die Entlastung der Mail-Server. Eine Einbindung in Microsoft Outlook und IBM Notes ist problemlos möglich. Mit Hilfe der Enterprise-Suchtechnologie sind E-Mails in Sekundenschnelle auffindbar.

Freiwillig archivieren – warum sollten Sie?

Wenn für Sie weder eine rechtliche noch eine vertragliche Pflicht besteht E-Mails zu archivieren, fragen Sie sich sicherlich, warum es dennoch sinnvoll sein könne, dies zu tun.

Auf der einen Seite steht die Beweisführung. Bei Differenzen mit Partnern, anderen Unternehmen oder Kunden, können Sie auf archivierte E-Mails zurückgreifen und haben somit einen großen Vorteil. Auf der anderen Seite können Sie den Wettbewerb in Ihrer Branche mit der E-Mail-Archivierung von Newslettern beobachten oder aber auch die Sachkompetenz Ihrer Mitarbeiter durch die Archivierung themenspezifischer Newsletter steigern.

Besonderheit bei der Archivierung von E-Mails bei betrieblich und privat genutzten E-Mail-Accounts

In einigen Unternehmen ist es erlaubt, dass betriebliche E-Mail-Accounts auch für private Zwecke genutzt werden können. Wenn dem so ist, muss der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) unbedingt gewährt werden. Beispielsweise dürfen E-Mails unter diesen Umständen nicht ohne Zustimmung vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails ist demnach nicht ohne rechtliche Auswirkungen möglich.

Wie können Sie rechtliche Risiken vermeiden?

• E-Mail-Accounts dürfen nur für betriebliche Korrespondenzen genutzt werden. Die private Nutzung ist untersagt.
• Der Arbeitgeber verzichtet auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen die Mitarbeiter private und betriebliche E-Mails eigenständig trennen. Nur so ist eine revisionssichere Archivierung betrieblicher E-Mails möglich.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Mails ein sehr großes Informationspotenzial haben und sie daher als Geschäftsbrief gelten. Nicht selten beziehen sich E-Mails auf bereits vorhandene geschäftsrelevante Informationen. Nutzen Sie das Potenzial der E-Mail-Korrespondenz und integrierten Sie die E-Mails in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch enorm viel Papier.

Achten Sie bei der E-Mail-Archivierung auf die Vorschriften des deutschen Steuerrechts. Mit der Verwendung von VARIO und ELO ist eine rechtskonforme Archivierung von E-Mails sichergestellt.

Wichtige Informationen zum Rechnungsmanagement finden Sie im nächsten Beitrag.