Posteingangsmanagement – Der digitale Postbote

Das Postaufkommen ist in nahezu jedem Unternehmen ein Thema. Täglich erhält Ihr Unternehmen Rechnungen, Formulare, Aufträge und noch einiges mehr an Dokumenten. Die elektronische Post ist zwar auf dem Vormarsch, allerdings sorgt das hohe Postaufkommen in klassischer Briefform nach wie vor für sehr viel Arbeit bei der Posteingangsstelle. Die Posteingänge müssen nicht nur verteilt, sondern auch erfasst, gesichtet und zugeordnet werden.

Durch die Mischung von elektronischen und papierbasierten Posteingängen kommt es in Unternehmen immer wieder zu fehlerhaften Zuteilungen. Auch die Archivierung geschäftsrelevanter Daten verliert an Übersichtlichkeit und das Auffinden wichtiger Dokumente wird zu einer großen Herausforderung.

Mit Hilfe eines auf Sie zugeschnittenen Posteingangsmanagements kann zeitintensiven Arbeitsprozessen entgegengewirkt werden.

Digitales Posteingangsmanagement

Das Posteingangsmanagement ist Teil des Dokumentenmanagements, welches über ein DMS erfolgt. Es beschreibt die digitale Abwicklung des Posteingangs innerhalb eines Unternehmens. Bei der Bearbeitung und Registrierung des Posteingangs ist es irrelevant, ob es sich um elektronische oder papiergebundene Dokumente handelt.

Bei dem hohen Postaufkommen, elektronisch und analog, ist es also von Vorteil, einen digitalen Postboten an seiner Seite zu haben, um die Prozesse in einem Unternehmen zu optimieren. Das Posteingangsmanagement von und mit ELO bietet Ihnen ein Programm, welches es ermöglicht Ihren Posteingang zu digitalisieren. Dokumente und Informationen werden automatisch erkannt und die schnellere Bearbeitung des Posteingangs führt zu einer enormen Effizienzsteigerung Ihrer Geschäftsprozesse.

Die Ziele des modernen und umfassenden Posteingangsmanagements mit ELO:

• Steigerung der Prozessqualität
• Minimierung der Fehlerquoten
• Effizienter Personaleinsatz
• Bessere Übersichtlichkeit
• Revisionssichere Datenverwaltung/Archivierung

Posteingangsmanagement mit VARIO DMS und ELO

Die Digitalisierung Ihres Posteingangs ist mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem ELO in Ihre VARIO ERP-Software ohne großen Zeitaufwand möglich. E-Mails, Rechnungen und Lieferscheine werden an einem zentralen Ort in ELO zentral verwaltet. Über eine automatische Synchronisierung erfolgt der Abgleich in VARIO. Das Einzige was Sie dafür tun müssen ist, externe Dokumente in Papierform mit einem Barcode zu versehen und einzuscannen. Anhand der im Barcode hinterlegten Daten werden die Dokumente einer bestimmten Adresse oder einem Geschäftsvorgang in VARIO zugeordnet.

Elektronische Dokumente wie beispielsweise E-Mails können mit einem virtuellen Barcode versehen werden. Der Vorgang in VARIO ist der Gleiche wie bei Dokumenten in Papierform.

Mit Hilfe der integrierten Volltextsuche, sowohl in VARIO als auch in ELO, finden Sie alle gescannten Dokumente in Sekundenschnelle.

Mehr als ein Posteingangsmanagement

Das DMS der VARIO Software mit Anbindung an ELO hilft Ihnen nicht nur bei der richtigen Zuteilung und Digitalisierung von Posteingängen. Bei der rechtskonformen Archivierung spielt das Posteingangsmanagement ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit der Lösung von ELO werden alle Posteingänge revisionssicher archiviert und Informationen bleiben langfristig erhalten.

Zusätzlich erhalten Sie mit ELO und VARIO ein Dokumentenmanagementsystem, welches sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente gleichermaßen verarbeitet. Ein besonderes Highlight liegt in der automatischen Klassifizierung all Ihrer Posteingänge. Rechnungen, E-Mails, Formulare und Anträge werden Projektarten oder Geschäftsvorgängen automatisch zugewiesen.

Fazit

Ein auf Ihr Unternehmen angepasstes Posteingangsmanagement kann viele Arbeitsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens enorm erleichtern und effizient gestalten. Fehlerquoten können auf ein Minimum reduziert werden. Durch die Digitalisierung von Rechnungen, E-Mails und Formularen behalten Sie immer den Überblick und dank der integrierten Volltextsuche in ELO und VARIO sind Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.

Wenn Sie Fragen zur rechtskonformen Archivierung, DMS und ECM oder der E-Mail-Archivierung haben, helfen Ihnen unsere vergangenen Blog-Beiträge sicherlich weiter.