EDI – Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs

ERP und EDI – jeweils drei Buchstaben mit großer Bedeutung für die Wirtschaft. Die Globalisierung und die Digitalisierung setzen neue Maßstäbe für Unternehmen. Um diese erfüllen zu können, ist ein leistungsstarkes ERP-System für den elektronischen Datenaustausch elementar.

EDI – kurz erklärt

Electronic Data Interchange, kurz EDI, bezeichnet den elektronischen Austausch von Daten und Dokumenten. EDI ermöglicht die direkte, automatische und eine ERP-System unabhängige Weiterverarbeitung von Daten zwischen verschiedenen Geschäftspartnern. Der Austausch erfolgt in Form strukturierter Daten und gemäß festgelegten internationalen Standards. EDI ersetzt zudem herkömmliche Kommunikationswege auf Papierbasis.

Haben Sie einmal versucht, ERP-Systeme ohne EDI-Formate miteinander kommunizieren zu lassen? Wenn ja, könnte es möglicherweise vorgekommen sein, dass alles in Chaos, Unverständnis und Stillstand ausgeartet ist.

Für die reibungslose Kommunikation der ERP-Systeme werden EDI-Formate (EDIFACT, VDA, XML, u.v.m.) und für die Übermittlung der Informationen EDI-Protokolle (AS2, OFTP, SFTP, u.v.m.) benötigt.

Einsatzmöglichkeiten von EDI

EDI nimmt in der heutigen Zeit einen immer größer werdenden Stellenwert ein. Die Einsatzmöglichkeiten von EDI sind vielfältig – egal ob bei primären Wertaktivitäten, die sich vornehmlich mit der physischen Herstellung eines Produkts befassen oder bei sekundären Wertaktivitäten, die hingegen die primären Wertaktivitäten unterstützen, ist der Electronic Data Interchange heute unersetzbar.

Primäre Wertaktivitäten umfassen die Beschaffungslogistik, den Verkauf der Produkte, das Marketing sowie den Kundendienst.

Sekundäre Wertaktivitäten sind definiert als unterstützende Maßnahmen der primären Aktivitäten und umfassen unter anderem das Personalwesen, die Unternehmensinfrastruktur sowie die Forschung und Entwicklung.

Jede der aufgezählten Tätigkeiten erfordert eine zwischenbetriebliche Kommunikation. Anders ausgedrückt: Sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch in den Bereichen Planung, Kontrolle und Entscheidung ist der Einsatz von EDI mehr als sinnvoll.

Erst durch den Einsatz von EDI sind automatisierte Supply-Chains möglich. In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Supply-Chains stark gestiegen. Der manuelle und unstrukturierte Informationsaustausch kann mit der Schnelligkeit, Komplexität und Strukturiertheit der automatisierten Supply-Chains nicht standhalten.

Mit EDI können jegliche Kommunikationswege und die Auftragsabwicklung effizient gestaltet werden. Womit wir bereits bei den Vorteilen sind, die mit dem elektronischen Datenaustausch einhergehen.

EDI und die Vorteile, die dadurch entstehen

Sowohl im täglichen operativen Geschäft als auch in den Bereichen Planung, Entscheidung und Kontrolle ergeben sich durch den Einsatz von EDI eine Reihe überzeugender Vorteile.

Beispielsweise werden folgende Vorgänge durch den Einsatz des EDI-Datenaustauschs optimiert:

• Der Wareneingang
  Der Wareneingang wird durch den Einsatz von EDI digitalisiert bzw. elektronisch. Die sich dadurch ergebene Zeitersparnis ist enorm hoch. Die Reduktion der Warendurchlaufzeiten sowie die Senkung der Materialkosten machen sich positiv im Unternehmen bemerkbar. Der gesamte Etikettierprozess entfällt durch die vorherige Auszeichnung der Ware durch den Lieferanten – dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch den Einsatz von Lieferanten mit vorhandener EDI-Schnittstelle, kann die Warenausgangskontrolle bereits vor Erstellung des elektronischen Lieferscheins (DESADV) optimal abgewickelt werden. Abweichungsanalysen fallen so um einiges besser aus. Hinzu kommt eine enorme Zeitersparnis bei der Wareneingangskontrolle, da die Ware bereits mit elektronischen RFID-Etiketten versehen sind und so bei Einsatz von RFID-fähigen Warensicherungssystemen die Ware direkt bei der Liefermeldung identifiziert und gesichert werden kann. Durch die bereits durchgeführte Sicherung der Ware, fällt der Sicherungsprozess ebenfalls weg. Dies spart nicht nur Zeit, sondern führt darüber hinaus aufgrund der erhöhten Diebstahlsicherung zu einer Gewinnerhöhung.
• Elektronische Rechnung
  Der Einsatz elektronischer Rechnungen – trotz der Einführung von ZUGFeRD – ist ausbaufähig. Allerdings ist die Nutzung von der EDIFACT INVOIC (elektronische Rechnung des EDI-Formats EDIFACT) einer der größten Prozessbeschleuniger. Rechnungen werden automatisch mit dem Lieferdokument abgeglichen. Bei Abweichungen werden teilautomatisierte Korrekturen vorgenommen.
• Artikelstamm/Artikelkatalog
  Mit PRICAT – die elektronische Verarbeitung des Artikelkatalogs – gehört das händische Einpflegen aller Artikeldaten in ERP-Systeme der Vergangenheit an. Dies führt nicht nur zu einer enormen Zeitersparnis, sondern auch zu einer Minimierung der Dateneingabefehler. Müssen beispielsweise 13-stellige GTINs eingegeben werden, ist ein Dateneingabefehler sehr hoch.
• Richtiges Ordervolumen mit ORDRSP
  Vor dem Einsatz von EDI, mussten Bestellungen per Hand in das Warenwirtschaftssystem des Händlers übertragen werden. Der Zeitaufwand ist hoch und auch die Fehlerquelle ist nicht zu unterschätzen. Da der Aufwand so hoch ist, wird dieser Prozess häufig von Händler/innen übergangen, sodass das genaue Ordervolumen unbekannt ist. Draus folgen inkorrekte Budgetierungen und Warenbestände – die Zuverlässigkeit auf allen Seiten sinkt. Mit ORDRSP (das automatische Einlesen von Auftragsbestätigungen oder Mitteilungen über geschriebene Bestellungen in das ERP-System des Händlers), können die aufgezeigten Fehler vermieden und zugleich eine enorme Zeitersparnis erzielt werden.

Die Vorteile von EDI im Überblick

Im operativen Tagesgeschäft macht sich der Einsatz von EDI unter anderem folgendermaßen bemerkbar:

• Schnellere Durchlaufzeiten
• Effiziente Gestaltung der Unternehmensprozesse
• Quantitative sowie Qualitative Erhöhung der Auftragsabwicklung
• Reduktion der Lagerhaltungskosten
• Schnelle Übertragungszeiten
• Reduktion von Wiederholungstätigkeiten
• Dateneingabefehler werden vermieden
• Geringere Transaktionskosten
• Minderung des papiergebundenen Dokumentenaustauschs
• Steigerung der Datengenauigkeit
• Reduktion der Kosten bei Tätigkeiten zum Datenhandling

Die Vorteile in den Bereichen Planung, Entscheidung und Kontrolle im Überblick:

• Aktuelle Prognoseverfahren
• Schnell verfügbare Informationen
• Optimale Bestandsübersicht
• Simulationen
• Simple Soll-/Ist-Vergleiche
• Erstellung von fundierten Abweichungsanalysen
• Bessere Produktivitätsauswertungen
• Aussagekräftige statistische Erkenntnisse
• Gutes Liquiditätsmanagement

Herausforderungen, die EDI mit sich bringt

Kein EDI ist auch keine Lösung – allerdings ergeben sich auch Herausforderungen in der Welt des Electronic Data Interchange.

Ein weitreichendes Problem stellt der globalisierte Markt und globale "Big Player" dar, die eigene Datenformate für den Datenaustausch nutzen. Dies führt zu nicht standardisierten Abläufen und einem sowohl zeitlich als auch kostenmäßigen Mehraufwand.

Hinzu kommt das fehlende Wissen über den Einsatz von EDI – der Inhalt von EDI-Nachrichten, Branchenstandards und das Wissen darum werden nicht vermittelt. So entsteht das Unwissen, dass allein durch die Einbindung einer Komponente eine EDI-Nachricht erzeugt wird. Lieferanten müssen daher immer wieder auf die Anforderungen verwiesen werden.

Trotz der Herausforderungen überwiegen die Vorteile durch die Nutzung von EDI. Bei fehlendem Einsatz von EDI muss mit dem Verlust von Geschäftspartnern gerechnet werden, die auf den Einsatz von EDI bestehen. Darüber hinaus sind Fehler und zeitintensive Planungen, Entscheidungen und Kontrollen die Folge.

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