Diese EDI-Formate sollten Sie kennen!

Breits seit den 60er Jahren wird EDI in der Wirtschaft eingesetzt. Aber was bedeutet EDI überhaupt? Wie wird EDI in der heutigen Zeit eingesetzt und welche EDI-Formate sollte jeder kennen?

EDI – mehr als drei Buchstaben

Das Akronym EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet eine Technologie, die den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Geschäftspartnern bzw. zwischen den verschiedenen Anwendungssystemen (ERP-Systeme) der Geschäftspartner ermöglicht. Der Austausch der Daten erfolgt dabei in Form von strukturierten Daten, gemäß festgelegter internationaler Standards.

Ziel des elektronischen Datenaustauschs mit EDI ist der Austausch und das direkte Weiterverarbeiten von Daten über Unternehmensgrenzen hinweg, ohne die Notwendigkeit einer manuellen Erfassung oder Abhängigkeit der genutzten Warenwirtschaftssysteme und Formate – also automatisch.

EDI – ein kurzer Exkurs in die Vergangenheit

In den USA wurde bereits vor knapp 60 Jahren EDI eingesetzt. Damals allerdings noch ohne standardisierte Formate. Erst im Jahr 1988 wurde ein globaler Standard verabschiedet: EDIFACT. Auch heute ist der EDIFACT-Standard das bekannteste branchenübergreifende und internationale Format für den elektronischen Datenaustausch.

Warum EDI?

Arbeiten unterschiedliche Unternehmen miteinander, treffen unterschiedliche Standard-Softwaresysteme und sogar eigenentwickelte Systeme der Firmen aufeinander. Jedes der Programme hat dabei eigene Datenformate – eine direkte Kommunikation würde ausarten wie bei der babylonischen Sprachverwirrung.

Damit eine reibungslose Kommunikation der Systeme funktionieren kann, wurden unter anderem bestimmte Datenformate als Standards entwickelt. Mit Hilfe der entsprechenden Software können Daten von einem Format ins Andere umgesetzt werden. Sie können sich das vorstellen, wie das Dolmetschen in Standardsprachen, die jeder versteht.

Mit Hilfe dieser „Übersetzer“-Software können Unternehmen Daten im eigenen Format in eines der Standard-Formate übersetzen lassen und auf elektronischem Wege an das Partnerunternehmen senden. Dieses Unternehmen hat wiederum die Möglichkeit diesen Standard in sein Format zu übersetzen und in sein System zu integrieren. Die Umsetzung erfolgt ganz automatisch und benötigt keine manuellen Eingriffe.

Summa summarum: EDI, EDI-Formate und die entsprechenden EDI-Standards werden für eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und deren Systeme benötigt.

ANSI X12, XML, VDA und EDIFACT – diese EDI-Formate kennen Sie nicht? Sollten Sie aber!

Die Bedeutung von EDI sollte nun geklärt sein – aber damit nicht genug. Damit der elektronische Datenaustausch reibungslos funktioniert, gibt es entsprechende EDI-Formate, die als Standard festgelegt wurden. Wie bereits erwähnt, ist EDIFACT das bekannteste branchenübergreifende und internationale EDI-Format für den elektronischen Datenaustausch. Darüber hinaus gibt es aber eine Vielzahl anderer EDI-Formate. Wir stellen Ihnen die Wichtigsten vor:

EDIFACT

EDI For Administration, Commerce And Transport, kurz EDIFACT, ist für den branchen- und länderübergreifenden Informationsaustausch, gerade in Zeiten der Globalisierung, die Grundlage. Mit EDIFACT werden Geschäftsprozesse nicht nur optimiert, sondern auch abgebildet. Jede EDIFACT-Nachricht ist mit einem international einheitlichen und eindeutigen sechsstelligen Kürzel gekennzeichnet. Zu den gängigsten Formaten gehören unter anderem:

• ORDERS – Bestellung (Auftrag)
• DESADV – Lieferavis (Lieferschein)
• ORDRSP – Auftragsbestätigung
• ORDCHG – Bestelländerung
• PAYMUL – Zahlungsaufträge
• FINSTA – Bankkontoauszug
• INVOIC – Rechnung
• PRICAT – Preisliste und Artikeldaten

Bei EDIFACT handelt es sich um keine starre Norm. Geschäftspartner haben die Möglichkeit festzulegen, welche Inhalte („Felder“ bzw. Datenfelder) übermittelt werden sollen.

ERP-Systeme erzeugen grundsätzlich keine EDIFACT-Dateien. Stattdessen kommt ein sogenanntes Inhouse-Format zum Einsatz, welches mit Unterstützung eines Konverters die Datei partnerspezifisch umsetzt.

Die Auslagerung der EDIFACT-Verarbeitung aus dem Hauptsystem hat den Vorteil, dass Anpassungen an der EDI-Schnittstelle vermieden werden können.

Voraussetzungen für die Nutzung von EDIFACT:

Für die Nutzung von EDIFACT, benötigt Ihr ERP-System eine entsprechende EDI-Schnittstelle – diese wird in der Regel von ERP-System-Anbietern in Form eines EDI-Moduls angeboten.

XML

XML ist die Abkürzung für Extensible Markup Language und ermöglicht den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen. XML ist textbasiert – Dateien können somit ganz einfach in Texteditoren geöffnet werden.

Die genutzte Sprache von XML ist sehr abstrakt und flexibel formuliert. Spezifikationen können erweitert oder Dialekte für bestimmte Aufgaben angepasst werden. Sowohl Maschinen als auch Menschen können die Textdatei lesen.

Der Vorteil von XML-Strukturen, ist die mögliche Definition des Aufbaus nach einer allgemeingültigen Form. Bedeutet: Eine XML-Struktur kann komplett maschinenlesbar dargestellt werden. Diese Darstellung erfolgt mit dem XML-Schema XSD (XML Schema Definition).

Weitere Vorteile von XML:

• Erweiterbarkeit
• Anwendung in zahlreichen Technologien (XHTML, RSS, ODF, uvm.)
• Geringere Dateigröße (sofern komprimiert)
• Unkomplizierte Wiederherstellung von Informationen
• Hohe Sicherheit

ANSI ASC X12

Das Kürzel ANSI ASC X12 steht für American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12. Über diesen Nachrichtenstandard werden über 300 Nachrichtentypen aus unterschiedlichen Bereichen definiert. Zu den Bereichen gehören unter anderem Handel, Transport, Gesundheit und Versicherungen. X12 ist der Vorläufer von EDIFACT – daher können einige Parallelen zu EDIFACT gezogen werden. Obwohl es sich bei X12 um den Vorläufer handelt, wird er vor allem in den USA oder auch in Australien stark genutzt und wird dort sogar als nationaler Standard geführt. Obwohl EDIFACT als internationaler Standard gilt, müssen sich Unternehmen aus Europa dennoch mit ANSI ASC X12 auseinandersetzen. Bei Geschäften mit Unternehmen in Übersee, werden Sie zwangsläufig mit X12 in Berührung kommen.

Der Unterschied zu EDIFACT liegt in der Bezeichnung der Nachrichten. Während bei EDIFACT die Standards mit sechs Buchstaben bezeichnet werden (wir erinnern uns: ORDERS, ORDRSP, usw.), werden bei ANSI ASC X12 hingegen dreistellige Nummern für die Standardbezeichnung verwendet. Beispielsweise steht 810 für Invoice (Rechnung) und 830 Planning Schedule with Release Capability (Lieferabruf).

VDA

VDA ist im eigentlichen Sinne keine Abkürzung für ein Dateiformat. Stattdessen steht VDA für den Verband der deutschen Automobilindustrie. VDA hat Empfehlungen herausgegeben, wie die Mitarbeiter im EDI-Umfeld Daten untereinander auszutauschen haben. Die Empfehlungen haben Nummern, die unterschiedliche Nachrichtentypen bezeichnen.

Der VDA geht langsam zur Benutzung von EDIFACT über.

Fazit

Ohne EDI wären Unternehmensprozesse stark verlangsamt. Erst EDI und die dazu notwendigen EDI-Formate ermöglichen einen automatisierten und elektronischen Austausch von relevanten Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Unternehmen.

Vor der Anbindung eines EDI-Anbieters, sollten Sie sich über eine geeignete Lösung informieren. In unserem Beitrag: „EDI – Die Lösung für den elektronischen Datenaustausch“ lesen sie, wie Sie in fünf Schritten Ihr EDI-Projekt erfolgreich umsetzen.

Alles zu den relevantesten EDI-Protokollen lesen Sie im nächsten Artikel.

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