Wie hoch sind die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem?

Prozesse wie Lagerverwaltung oder Einkauf im Unternehmen sollen digitalisiert und automatisiert werden? Damit das gelingt, braucht es ein effizientes Warenwirtschaftssystem. Bevor eine Entscheidung fällt, stellt sich vor allem eine Frage: Was kostet ein Warenwirtschaftssystem – und lohnt sich die Investition?

Das Wichtigste in Kürze:

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems (WaWi) hängen von unterschiedlichen Faktoren ab, dazu gehören die Anforderungen des Unternehmens sowie die Unternehmensgröße, der Funktionsumfang und optionale weitere Services und Dienstleistungen. Zudem unterscheiden sich die Systeme in Bezug auf Kostenarten und Preismodelle.

Kostenarten:

• Softwarekosten: Kauf oder Miete der Software
• Hardwarekosten: Server, Handscanner, Etikettendrucker
• Interne Kosten: Mitarbeiter für Einführung und Betrieb, Schulungen
• Externe Kosten: Implementierung, Anpassung, vorübergehende Geschäftsbetriebseinschränkungen

Preismodelle:

• Kauf: Einmalzahlung, die je nach Systemanforderungen variiert
• Miete: Monatliche Gebühren, die je nach Arbeitsplatz variieren
• Kostenlos: Free-Testversionen und Open-Source-Lösungen

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Kosten einer Warenwirtschaft

Vor dem Kauf eines Warenwirtschaftssystems stellt sich die Preisfrage. Die Angebote und Modelle der verschiedenen Anbieter könnten unterschiedlicher nicht sein. Die Größe der Anbieter, interne Anforderungen, Komplexität der Unternehmensprozesse, Funktionen und Benutzerzahlen wirken sich auf die Kosten aus.

Zudem können noch weitere interne und externe Kosten zur Warenwirtschaft hinzukommen, wie beispielsweise Wartungsarbeiten, Softwarepflege oder Hosting-Gebühren – und die unterschiedlichen Preismodelle selbst.

Treffen Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl der Warenwirtschaft, steht fest: Ihr Unternehmen wird digitaler und effizienter.

Das Preismodell der Warenwirtschaft

Die Preisberechnungen von ERP- und Warenwirtschaftssystemen hängen mit dem Geschäftsmodell der Anbieter zusammen. Grundsätzlich unterscheiden sich die Preismodelle darin, ob es sich bei der Lizenzierung um einmalige Anschaffungskosten handelt, oder ob der Anbieter flexible monatliche Abo-Modelle (Subscription) anbietet.

Gut zu wissen: Wir von VARIO bieten ein modulares System an, bei dem nur das bezahlt wird, was tatsächlich benötigt wird. Wächst das Unternehmen, wächst die Warenwirtschaft mit.

On-Premises vs. Cloud – was ist günstiger?

Bei On-Premises-Lösungen zahlen Käufer zusätzlich zum Kaufpreis noch die gesamte IT-Infrastruktur und anfallende Arbeiten daran, denn die Software wird auf eigenen Servern installiert. Bei Cloud-Lösungen fallen monatlich zwar Kosten für das Cloud-Hosting an, aber dafür übernimmt der Anbieter die technische Betreuung und Verwaltung der Cloud-Infrastruktur.

Bedenken Sie Personalkosten

Bedenken Sie bei der Kostenkalkulation, dass bei einer On-Premises-Lösung zusätzlich Personalkosten für den Betrieb der Server anfallen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten nicht nur die Kosten, sondern auch die internen Ressourcen berücksichtigt werden.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Das Lizenzmodell entscheidet, ob eine einmalige Lizenzgebühr plus Wartungs- und Serviceverträge anfällt, oder ob im monatlichen Abo-Modell abgerechnet wird. Monatliche Abo-Modelle sind in der Regel bei Cloud-Anbietern üblich.

Weitere Kosten für Implementierung, Schulungen & Support

Neben den Kosten für die Anschaffung entstehen weitere Nebenkosten, bevor die Warenwirtschaft optimal im Unternehmen eingesetzt werden kann. Diese hängen unter anderem davon ab, wie viel Unterstützung durch den Anbieter notwendig ist.

Einrichtung und Implementierungskosten

Die erstmalige Einrichtung umfasst z. B. Datenübernahme (z. B. aus Excel, Alt-Systemen), Anpassungen von bestehenden Prozessen, Grundeinstellungen oder das Festlegen von Rollen und Berechtigungen. In der Regel steigen die anfallenden Kosten mit der Komplexität und der Größe des Unternehmens.

Schulung für Mitarbeitende

Um optimal von einer neuen Warenwirtschaft zu profitieren, ist es wichtig, dass Mitarbeitende geschult werden. Nur so wird das volle Potenzial im Arbeitsalltag ausgeschöpft. Schulungskosten fallen geringer aus, wenn Anbieter transparent zeigen, was ihre Lösung wirklich kann. Daher setzen wir zusätzlich zu unseren Schulungen auf Tutorials und unser VARIO 8 Handbuch.

Wartung & Support

Eine gute Warenwirtschaft entwickelt sich immer weiter. Für regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen oder Supportanfragen fallen meist Wartungskosten oder Supportgebühren an. Hier verfahren die Anbieter ebenfalls unterschiedlich. Manche rechnen pauschal ab, andere nach tatsächlicher Supportzeit.

Upgrade- und Erweiterungskosten

Wächst das Unternehmen, verändern sich die Anforderungen. Zusätzliche Module, weitere Nutzerlizenzen oder neue Funktionen sollten bei der Kostenplanung berücksichtigt werden. Modulare Systeme wie VARIO sind besonders praktisch, da Funktionen jederzeit hinzugebucht werden können. Bedenken Sie bei der Planung wichtige Dinge wie die E-Rechnungspflicht, CRM, Artikelverwaltung oder ein Modul für Lager, Logistik und Versand.

Kosten der VARIO Warenwirtschaft

VARIO 8 ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und vollständig anpassbar. Das Warenwirtschafts­system spiegelt Ihre Realität wider und optimiert Ihre Prozesse direkt. Entscheiden Sie sich für einen Wechsel zu VARIO, haben Sie die Option, die Warenwirtschaft zu kaufen oder mieten. Hier geht es zu den ausführlichen Versionen und Preisen.

VARIO bietet die ERP-Software für den Mittelstand, schafft Onlineshop-Schnittstellen sowie Marktplatz-Schnittstellen und ist geeignet für jede Branche, sogar für die Pharmaindustrie.

Versteckte Kosten und Einsparpotenziale

Achten Sie vor dem Kauf Ihrer neuen Warenwirtschaft auf verstecke Kosten, um keine unangenehmen Überraschungen zur erleben. Neben der Kostenfalle gibt es auch attraktive Einsparpotenziale bei den Kosten einer WaWi.

Typische Kostenfallen:

• Unnötige Zusatzmodule, die nicht benötigt werden
• Unzureichende Schulungen → lange Einarbeitung & Fehler
• Intransparente Supportverträge oder Updategebühren

Tipps zur Kostenoptimierung:

• Staatliche Fördermittel für Digitalisierung
• Modulare Systeme, bei denen nur das bezahlt wird, was auch gebraucht wird
• Zukünftiges Wachstum miteinplanen und eine mitwachsende WaWi kaufen

Fazit zu den Kosten eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem ist mehr als eine Software – es ist der Schlüssel für effizientere Prozesse und die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Daher sollten die Kosten nicht nur als Software-Ausgabe kalkuliert werden, sondern als Investition in eine digitale, effiziente Strategie. Denn die WaWi verbessert Geschäftsprozesse und den Transfer von Daten in allen Bereichen. Egal, ob die Pflege von Artikeln, die Lagerverwaltung, die Buchhaltung, den Wareneingang oder Prozesse für Handel und E-Commerce.

Gerne zeigen wir Ihnen in einer unverbindlichen Demo, welches Potenzial VARIO in Ihrem Unternehmen entfalten kann – egal, ob Einmannbetrieb oder KMU.

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