Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi oder WWS, dient der Erfassung und Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten, zur Steuerung und Überwachung der Warenströme eines Unternehmens.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems haben nicht nur große Unternehmen erkannt. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) setzen Warenwirtschaftssysteme ein, um sämtliche Prozesse zu optimieren und automatisieren.

Bei dem Erwerb einer Software spielen die Kosten in der Regel eine zentrale Rolle. Daher richten wir in diesem Beitrag das Hauptaugenmerk auf die Kosten, die bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems anfallen.

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems sind so variabel wie die Anforderungen eines Unternehmens an eine Warenwirtschaft. Welche Funktionen werden benötigt? Wie viele User werden das System nutzen? Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an? Wie komplex sind Ihre Unternehmensprozesse?

Die Antwort nach den Kosten einer Warenwirtschaft wird zusätzlich durch die zur Verfügung stehenden Kaufoptionen erschwert. Warenwirtschaftssysteme können sowohl gekauft als auch gemietet oder geleast werden. SaaS-Lösungen werden ebenfalls auf dem Markt angeboten.

Modulare Warenwirtschaftssysteme können höchst unterschiedlich aufgebaut sein, sodass eine einheitliche Antwort auf die Kostenfrage nur schwer möglich ist. Dennoch gibt es bestimmte Kostenpunkte, die für nahezu jedes Unternehmen bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems anfallen.

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Kostenfaktoren bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems

Die Kosten einer Warenwirtschaft werden von mehreren Faktoren beeinflusst. Grundsätzlich wird bei den Gesamtkosten eines Warenwirtschaftssystems zwischen internen und externen Kosten unterschieden. Zusätzliche Kosten fallen für Wartungsarbeiten und/oder die Softwarepflege an. Letztere sind notwendig, damit Ihr Warenwirtschaftssystem während der Nutzungsdauer optimale Leistungen erbringt.

Damit die Kosten für eine Warenwirtschaft weder unter- noch überschätzt werden, sollten alle Kostenfaktoren berücksichtigt werden.

Internen Kosten und Ressourcen

Interne Kosten sind für die Anschaffung eines neuen Systems unbedingt zu berücksichtigen, da sie bei den Gesamtkosten durchaus eine tragende Rolle spielen. Interne Kosten beziehen sich auf Aufwendungen, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Dazu zählen unter anderem Mitarbeiter, die sich um die Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems kümmern, statt Ihrer eigentlichen Tätigkeit nachzugehen. Zusätzliche Kosten werden durch eventuell notwendige Schulungen für künftige Nutzer der Warenwirtschaft generiert. Interne Kosten sind nur schwer zu kalkulieren. Dennoch sollten Sie diese in jedem Fall berücksichtigen. In der Regel ist es hilfreich, sich Referenzen bei anderen Unternehmen Ihrer Branche einzuholen.

Externe Kosten

Externe Kosten umfassen unter anderem Software-Kosten/Lizenzkosten, Hardware-Kosten, Kosten für die Implementierung oder auch Anpassungs-Kosten. Diese Kosten werden von Ihrem Warenwirtschafts-Anbieter ausgelöst und sind ebenfalls abhängig von den gewünschten Anforderungen und der Unternehmensgröße.

Software-Kosten/Lizenzkosten

Die Softwarekosten sind abhängig von den gewünschten Modulen. Einige der Unternehmensprozesse können bereits mit Standard-Modulen abgedeckt werden. Komplexe und sehr spezielle Unternehmensprozesse benötigen erweiterte Module, die zusätzliche Kosten generieren. Darüber hinaus sind die Softwarekosten von der gewünschten Lösung abhängig. Cloud-Lösungen unterscheiden sich finanziell von On-Premise-Modellen. Bei Cloud-Lösungen fallen zumeist monatliche Kosten an.

Kosten für die Hardware

Diese Kosten fallen nur dann an, wenn die bislang genutzte Hardware im Unternehmen nicht für das neue System geeignet ist oder Neuanschaffungen wie beispielsweise Handscanner zur Kommissionierung benötigt werden. In diesem Fall müssen Kosten für die Server-Hardware, den Hersteller-Support sowie Lizenzgebühren für unterstützende Software bedacht werden.

Anpassungskosten

Es ist wichtig, dass das neue Warenwirtschaftssystem zu Ihren Strukturen und Unternehmensprozessen passt. Branchenlösungen für den E-Commerce oder den stationären Handel sind in der Regel mit den benötigten Modulen ausgestattet, sodass der Aufwand für Anpassungen nur marginal ist. Jedoch unterscheiden sich Unternehmen in Ihren Unternehmensprozessen, weswegen für gewöhnlich Anpassungen stattfinden. Wie hoch der Anpassungsbedarf ist, wird zumeist im Verlauf der Einführung deutlich. Bei einem sehr hohen Anpassungsbedarf ist es ratsam, die Unternehmensprozesse zu überarbeiten und zu optimieren, sodass diese zu dem System passen, statt das Warenwirtschaftssystem derart anzupassen. Zwar nimmt eine Umstrukturierung zu Beginn etwas Zeit in Anspruch, jedoch führen neue und optimierte Prozesse zu einem effizienten Arbeiten, welches durch die Einführung einer neuen Warenwirtschaft ohnehin erfolgen sollte. Darüber hinaus sind Anpassungen an den Strukturen und Prozessen des Unternehmens oft kostengünstiger, als preislich intensive Systemanpassungen.

Implementierungskosten

Die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems geht gleichzeitig mit der Datenmigration einher. Vorhandene Stammdaten müssen vor der Migration geprüft und eventuell bereinigt werden. Darüber hinaus sind die Implementierungskosten abhängig von der User-Anzahl sowie vom Funktionsumfang des gewünschten Systems. Die Kosten schwanken je nach Komplexität, Wissensstand und Branche.

VARIO Tipp

Bei der Anschaffung eines neuen Warenwirtschaftssystem ist es empfehlenswert, einen Puffer für unerwartete Kosten einzuplanen – Budget-Engpässe können so vermieden werden.

Fazit

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem sind von vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig. Aus diesem Grund ist es schier unmöglich, die Frage nach den Kosten für ein Warenwirtschaftssystem allgemeingültig zu beantworten.

Bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems sollten in jedem Fall alle Einflussfaktoren berücksichtigt werden, sodass negative Überraschungen ausbleiben.

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Wir empfehlen, sich vor der Anschaffung genaustens zu informieren, welches Warenwirtschaftssystem zu Ihrem Unternehmen passt.

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