E-Rechnungspflicht 2025: Alles Wichtige im Überblick

Nachdem bereits seit 2020 alle Unternehmen in Deutschland, die Produkte oder Dienstleistungen an Behörden liefern, die entsprechenden Rechnungen als E-Rechnung übermitteln müssen, wird diese Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 sukzessive auch auf den Geschäftsbereich zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet. Dies bringt für die betroffenen Unternehmen eine Reihe von Umstellungen mit sich, auf die es sich schon jetzt vorzubereiten gilt.

Der nachfolgende Artikel soll dabei eine Hilfestellung geben, indem er einen Überblick über die verschiedenen Formate der Rechnungsstellung bietet, die geplante E-Rechnung näher beleuchtet und die Rechtslage bis zur endgültigen Einführung der E-Rechnungspflicht auf Basis des Wachstumschancengesetzes für alle B2B-Unternehmen darstellt.

Neben den rechtlichen Anforderungen erläutern wir auch die praktische Umsetzung der E-Rechnung in VARIO 8, damit Sie als Unternehmer:in gut vorbereitet sind, wenn das Gesetz zur E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt. Um E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und entsprechend zu archivieren, benötigen Sie in jedem Fall eine aktuelle Version der VARIO Software.

Dieser Beitrag wird regelmäßig aktualisiert, um Sie über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
Stand: 24.06.2024

Grundsätzlich stellen die Inhalte dieses Beitrags keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Ebenso übernehmen wir keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen.

Gängige Formate für Rechnungen

In diesem Kapitel werden mit der Papierrechnung und der PDF-Rechnung die zurzeit gängigen Rechnungsformate kurz vorgestellt.

Papierrechnung

Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), die eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden. Eine Papierrechnung ist also keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

PDF-Rechnung

Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z.B. “.tif” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung. Sie alle sind keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

E-Rechnung

Mit der beschlossenen Einführung der E-Rechnung verlieren die Papierrechnung sowie die PDF-Rechnung an Bedeutung und letztendlich an Gültigkeit. Deshalb soll in diesem Kapitel näher auf die einzelnen Aspekte der E-Rechnung eingegangen werden.

Definition

"Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."
(§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes).

Merkmale der E-Rechnung

Alle E-Rechnungen enthalten nachfolgende gemeinsame Merkmale:

• Digitalformat: E-Rechnungen werden in Formaten wie PDF, XML oder mittels spezifischer e-Invoicing-Plattformen erstellt. Für den offiziellen Geschäftsverkehr innerhalb der EU sind bestimmte Formate wie "XRechnung" oder "ZUGFeRD" in Deutschland üblich, die den Richtlinien und Normen für elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
• Übermittlung: Die Übertragung erfolgt elektronisch über E-Mail, spezielle Übertragungsnetzwerke oder über integrierte Systeme wie EDI (Electronic Data Interchange).
• Bearbeitung: E-Rechnungen können automatisch in Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden, was manuelle Eingriffe minimiert und Fehlerquellen reduziert.
• Archivierung: Die Aufbewahrung erfolgt ebenfalls digital, was Raum spart und den Zugriff sowie die Compliance mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erleichtert.

Varianten der E-Rechnung

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis in Deutschland zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung “XRechnung” und das in der Wirtschaft gängige Format “ZUGFeRD”, das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden.

• XRechnung: Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die seit 2020 gültige Verordnung vorgibt. Es gibt unterschiedliche Standards, wie die XRechnung eingereicht werden muss. Der Bund und die einzelnen Bundesländer haben jeweils unterschiedliche Lösungen entwickelt.
  Die Rechnungen werden durch die Eingangssysteme der Behörden automatisch auf Fehler geprüft und das Unternehmen erhält gegebenenfalls eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Die XRechnung soll dabei helfen, Geld und Zeit zu sparen und die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben.
• ZUGFeRD: Die Abkürzung ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Das Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung ebenso wie die XRechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.
  Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen in der Regel nicht. Sollten doch einmal Abweichungen vorkommen, gelten die XML-Daten. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch oder Upload und Download.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber der traditionellen Papierrechnung. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Kosteneinsparungen: Der Wegfall von Druck- und Versandkosten ist ein offensichtlicher finanzieller Vorteil. Weniger offensichtlich, aber ebenso wichtig, sind die Einsparungen durch effizientere Prozesse und geringeren Zeitaufwand für die Bearbeitung.
• Zeiteffizienz: E-Rechnungen können in Sekundenschnelle übermittelt werden, was den Zahlungsprozess erheblich beschleunigt und den Cashflow verbessert.
• Genauigkeit: Die automatisierte Verarbeitung reduziert das Risiko menschlicher Fehler, was zu einer höheren Genauigkeit in der Finanzbuchhaltung führt.
• Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen.
• Sicherheit: Elektronische Rechnungen können verschlüsselt und digital signiert werden, was einen höheren Grad an Sicherheit und Authentizität bietet.

Rechtlicher Rahmen für E-Rechnungen

Der rechtliche Rahmen für E-Rechnungen variiert je nach Region und ist einem ständigen Wandel unterworfen. Die nachfolgenden Ausführungen geben einen Überblick über die Entwicklung dieses rechtlichen Rahmens und zeigen zum Schluss den momentanen Stand in Deutschland auf.

Situation bis Ende 2024

Der Ausgangspunkt für die Einführung der E-Rechnung und ihrer verschiedenen Rechnungsformate war die Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16. April 2014, die sich mit der elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen befasste. Diese Richtlinie legte verbindlich fest, dass der Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verpflichtend sind. Das Hauptziel dieser Maßnahme bestand darin, die Vielzahl nationaler Standards für die E-Rechnungsstellung zu harmonisieren und einen internationalen Standard zu etablieren.

Ein weiteres erklärtes Ziel der Richtlinie war die Förderung bzgl. der Einführung und Verbreitung der E-Rechnung und das über die Grenzen der öffentlichen Verwaltung hinaus. Damit sollte der elektronische Versand von Rechnungen als unverzichtbarer Bestandteil der Financial Supply Chain flächendeckend in der Wirtschaft etabliert werden.

Europäische Richtlinien: EU-Richtlinie 2014/55/EU

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen spielt eine zentrale Rolle für die Standardisierung der E-Rechnungen in Europa. Diese Richtlinie zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu fördern, um Effizienz und Transparenz in grenzüberschreitenden Handelsgeschäften zu erhöhen.[/p]

Hauptpunkte der Richtlinie:

• Verpflichtung: Öffentliche Auftraggeber und Einrichtungen in den Mitgliedstaaten sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die den europäischen Normen entsprechen.
• Standardisierung: Einführung eines europäischen Standards (Norm EN 16931) für die elektronische Rechnungsstellung, um Kompatibilität und Interoperabilität zu gewährleisten. Damit jedes Mitgliedsland die europäische Norm EN-16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
• Implementierungsfristen: Mitgliedstaaten hatten spezifische Fristen zur Umsetzung dieser Vorgaben in nationales Recht (bis spätestens 18. April 2019 für zentrale staatliche Stellen).

Das E-Rechnungsgesetz

Das deutsche E-Rechnungsgesetz (E-Rech-VO), das im November 2018 in Kraft trat, ist die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN-16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS.

Zur Umstellung auf E-Rechnungen verpflichtet sind durch das E-Rechnungsgesetz Bundesministerien und Verfassungsorgane (27. November 2018), alle übrigen öffentlichen Auftraggeber (27. November 2019) und Rechnungssteller an öffentliche Behörden (27. November 2020).

Die E-Rechnung muss bestimmten Standards entsprechen, wobei das XRechnung-Format eine zentrale Rolle spielt. XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht und für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Zusätzlich kann bei Einreichung einer E Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm EN-16931, der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Neben den bundesweiten Regelungen haben die einzelnen Bundesländer eigene Vorschriften zur Umsetzung der E-Rechnung eingeführt, die sich in Details unterscheiden können. Diese landesspezifischen Regelungen betreffen in der Regel die öffentlichen Auftraggeber auf Landes- und Kommunalebene und legen fest, wie und in welchem Format E-Rechnungen zu übermitteln sind.

Das Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz beinhaltet u.a. auch die Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, ab dem 1.Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt ab diesem Zeitpunkt. Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen (s.u.) Die Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung ist im Zusammenhang mit der Einführung eines Umsatzsteuer-Meldesystems zu sehen, mit der die mit 23 Milliarden € geschätzte hinterzogene Umsatzsteuer in Deutschland bekämpft werden soll. Die E-Rechnung dient dabei als Basis.

Das Meldesystem ist in dem Gesetz noch nicht enthalten und soll später eingeführt werden.

Rechtliche Situation ab 2025

Stand Mai 2024 ergibt sich für Deutschland nachfolgende rechtliche Situation bzgl. der Rechnungsstellung ab 2025:

• Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 01. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden.
• Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen.
• Unternehmen, die bislang auf das EDI-Verfahren setzen, können dieses weiterhin nutzen, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
• Im Bereich B2C, also im Privatkundengeschäft, müssen keine E-Rechnungen verschickt werden.

Übergangsregelungen

• Ab dem 01. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
• Für bestehende EDI-Verbindungen (Electronical Data Interchange steht für den elektronischen Austausch von Daten), in denen jedoch E-Rechnungsformate ausgetauscht werden, die nicht den Vorgaben entsprechen, besteht eine zulässige Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.
• Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.
• Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Ausnahmen

• Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

E-Rechnung: Aktueller Stand und Planungen in VARIO 8

Wie schon weiter oben im Text aufgeführt, können aus VARIO 8 seit mehreren Jahren E-Rechnungen (ausgangsseitig) in den Formaten "ZUGFeRD" und "XRechnung" erstellt werden. Weiterhin passen wir die Software regelmäßig an die Aktualisierungen der Formate an.

Rechtzeitig für den Jahreswechsel werden wir in der VARIO 8 die Möglichkeit schaffen, dass Sie E-Rechnungen auch eingangsseitig entsprechend der Rechtsvorgabe verarbeiten können. Weiterhin planen wir die Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform. Hintergrund sind die verschiedenen Empfangsoptionen über die klassische E-Mail hinaus - bspw. TRAFFIQX oder PEPPOL sowie die Status-Meldungen. Weiterhin sind wir so für das geplante "Tax Reporting" (ab voraussichtlich 2028), welches verpflichtende Meldung von (Einzel-)Umsätzen an das Finanzamt vorsieht optimal aufgestellt. Die Schnittstelle wird voraussichtlich ab Q1 2025 seitens der DATEV zur Verfügung stehen.

FAQ zum Thema E-Rechnung

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnung.