Kassenbuch: Neues Modul für einfache und sichere Bargeldverwaltung in VARIO 8

Mit dem VARIO Kassenbuch machen Sie Schluss mit händisch auszufüllenden Vordrucken und Excel-Tabellen zur Dokumentation Ihrer innerbetrieblichen Bargeldbewegungen. Mit dem neuen, nahtlos integrierten Kassenbuch in das VARIO 8 ERP- und Warenwirtschaftssystem erfassen Sie alle Einlagen und Ausgaben Ihres Unternehmens digital.

Dank der Verknüpfung des digitalen bzw. gescannten Beleges haben Sie alle Informationen und Ihren tagesaktuellen Saldo immer im Blick! Die erfassten Buchungen sind in die FiBu-Übergabe integriert – praktisch! Somit sparen Sie sich die Erfassung in einem weiteren System und gewinnen Zeit.

Kassenbuch im Video vorgestellt

So einfach ist die Kassenbuchführung in VARIO 8

Im Menüpunkt 7.5. finden Sie die verschiedenen Kassenbuch-Funktionen von VARIO 8:

• 7.5.1. Einlagen/Ausgaben (Das eigentliche Kassenbuch)
• 7.5.2. Kasseneröffnung
• 7.5.3. Kassenabschluss

1. Kasseneröffung

Kasse täglich öffnen unter 7.5.2.

2. Erfassen / Buchen der Bargeldbewegungen

Alle Einlagen und Ausgaben des Tages buchen Sie in offener Abrechnung unter 7.5.1.

1. Betrag eingeben
2. Sachkonto / Art der Buchung auswählen. Durch die zuvor angelegten Ausgabearten werden die übrigen Felder automatisch gefüllt – können jedoch noch angepasst werden
3. Quittung als PDF anhängen oder direkt einscannen (optional)
4. Kommentar zur Buchung eingeben (optional)
5. Mit „OK“ bestätigen – Fertig!

3. Kassenabschluss

Wenn alle Buchungen für den Tag erfasst sind, schließen Sie die Kasse unter 7.5.3 ab.

Einrichtung Ihres innerbetrieblichen Kassenbuchs

Um das in VARIO 8 integrierte Kassenbuch nutzen zu können, ist die entsprechende Lizenz für das Modul „Kassenbuch“ Voraussetzung. Darüber hinaus sind einige Voreinstellungen notwendig, die wir Ihnen Schritt für Schritt auf unserer Hilfeseite erklären.

Zum Kassenbuch-Handbuch

Mit Sicherheit rechtskonform

Das VARIO Kassenbuch erfüllt die elementaren Faktoren, auf die es bei der Führung gemäß GoBD ankommt.

• Nachvollziehbarkeit

Laufende Nummerierung, exakte Datierung, Beschreibung der Geschäftsvorfälle sowie eine besondere Kennzeichnung aller Änderungen geben einem „sachverständigen Dritten“ in kurzer Zeit Einsicht und einen detaillierten Überblick über die Geschäftsvorfälle.

• Form

Die Aufzeichnungen im Kassenbuch sind vollständig, richtig, zeitgerecht und chronologisch sortiert.

• Aufbewahrungspflicht

Die Einträge sowie sämtliche beteiligten Unterlagen müssen über eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden. Für steuerliche Außenprüfungen müssen diese jederzeit der Behörde vorgelegt werden können. Wenn die Ansicht auf dem Bildschirm hierfür nicht ausreichend ist, können die Daten rechtskonform aus VARIO exportiert werden. Möglich ist die Bereitstellung der Daten per GDPdU-Export oder DSFinV-K-Export.

• Tägliche Überprüfung

Alle Einnahmen sowie Ausgaben werden täglich dokumentiert.

• Fähigkeit zum Kassensturz

Der Sollbestand im VARIO Kassenbuch kann zu jedem Zeitpunkt mit dem Istbestand der Kasse verglichen werden. Dies verleiht dem Kassenverantwortlichen ein hohes Maß an Sicherheit.

Alle Vorteile auf einen Blick

• Nutzen Sie ausschließlich VARIO als vorbereitendes Buchhaltungs-System und profitieren Sie von der einmaligen Datenerfassung und integrierter FiBu-Übergabe des Kassenbuchs.
• Mit der Scan-Funktion scannen Sie den zur Buchung gehörigen Beleg direkt bei der Erfassung ein – so haben Sie alle Daten zentral an einem Ort.
• Digitale und unveränderbare Erfassung Ihrer Bargeldbewegungen sorgen für Transparenz, Reduzierung von Fehlerquellen sowie für Zeitersparnis.
• Innerbetriebliche Bargeldbewegungen können von Kundenkasse getrennt dokumentiert werden.
• Die Forderungen des Finanzamtes sind erfüllt.
• Zuständige Mitarbeitende sowie Vorgesetzte können jederzeit den Kassenbestand einsehen, ohne in die FiBu schauen zu müssen.
• Werten Sie mit der Auswertungsfunktion von Kassen nun auch Ihre innerbetrieblichen Bargeldbewegungen ganz einfach aus (mehr dazu auf unserer Hilfe-Seite)