Inkasso Übergabe mit der Vario und BFI

Befindet sich derzeit noch im Test.

Sie können mit der Vario Offene Posten, welche sich in der Mahnung befinden, an unseren Partner BFI zur Abwicklung übergeben. Dazu können Sie mit der Vario eine CSV-Datei aus Ihren gemahnten offenen Posten generieren, welche Sie zur weiteren Bearbeitung an das BFI übergeben können. Nach Durchführung des Inkasso-Verfahrens meldet das BFI, ebenfalls in Form einer CSV-Datei, bezahlte Offene Posten inklusive der Mahngebühren zurück. Diese können in die Vario importiert werden und werden den Offenen Posten automatisch zugeordnet.

Export und Meldung an Inkasso

Zur Inkasso-Meldung an das BFI gehen sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Menüpunkt 7.7.6 „Inkasso-Übergabe“

Wählen Sie den Reiter „Export“ sowie den Reiter „Forderungen übergeben“ aus. Hier können Sie wählen, welche Mahnungen Sie an das BFI übergeben wollen. Sie können nach „Mahndatum ab“, oder nach Mahnstufe selektieren. Ebenso können Sie nach Kundennummer und Mindestbetrag selektieren.

Inkasso Übergabe

Um die angezeigten Daten zur Übergabe zu exportieren, klicken Sie auf „OK“. In der Folge wird Ihnen in einem Dialogfenster der Speicherort der CSV-Datei angezeigt.

Inkasso Übergabe

Wichtig: Vergessen Sie bitte nicht die Mahnschreiben als PDF zu übergeben. Diese werden beim Mahnlauf erstellt und im Export-Ordner unter „Mahnungen“ abgelegt.

In der Offene Posten Verwaltung wurde ein neues Feld hinzugefügt, über welches sie verifizieren können, wann (und ob) dieser Offene Posten an das Inkasso übergeben wurde.

Offene Posten verwalten

Sollte ein Kunde nach bereits erfolgter Inkasso-Meldung eigenständig Beträge beglichen haben, so können diese im Reiter „Zahlungsmeldungen an Inkasso“ als CSV exportiert werden. Die Vario bezieht hier entsprechende Daten ebenfalls aus den Offenen Posten.

Inkasso Übergabe

Import nach erfolgtem Inkasso-Verfahren nach Rückmeldung von BFI

Nach einem erfolgtem Inkasso-Verfahren meldet das BFI Fortschritte/Zahlungen in Form einer CSV-Datei zurück.  Diese können unter dem Punkt 7.7.6. importiert werden und werden automatisch den zugehörigen Offenen Posten zugewiesen.

Öffnen Sie Menüpunkt 7.7.6 und wählen Sie den Reiter „Import“ aus.

Wählen Sie den Pfad der Datei aus, welche Ihnen vom BFI übermittelt wurde.

Wählen Sie eine Bank aus, welcher Zahlungseingänge zugeteilt werden sollen. Dies muss eine Offlinebank sein.

Klicken Sie anschließend auf den Button „Importieren“.

Inkasse Übergabe

Nach Durchsicht der Zahlungsmeldungen können Sie diese mit Klick auf „OK“ den zugehörigen Offenen Posten zuweisen und diese entsprechend weiterbearbeiten.

Sie bekommen zu jeder Forderung in einer separaten Datei einen Ablagesatz, egal ob die Forderung vollständig beglichen wurde, oder nicht abgeschlossen werden kann. Hiermit wird ausgewiesen, dass das BFI die Forderung bearbeitet hat und somit der Inkasso-Vorgang beendet ist. Diese Datei sollte stets ebenso importiert werden, umso bearbeitete/abgeschlossene, oder nicht durchführbare Inkasso-Vorgänge auch im OPV abschließen zu können respektive beglichene OPs nicht mehr als „Inkasso-Fall“ ausgewiesen werden.

Datenübergabe an das BFI

Die CSV-Dateien müssen derzeit manuell entweder per E-Mail, oder per FTP Server an das BFI übermittelt werden. Ebenfalls werden Daten zum Import auf diesem Wege bereitgestellt. Im Verlauf der Entwicklung werden weitere Wege geprüft, um die Übermittlung ggf. zu vereinfachen.

Zugangsdaten zum zugehörigen FTP-Server, respektive die E-Mail-Adresse zum Datenaustausch, wird Ihnen von uns/dem BFI zur Verfügung gestellt.