Ein neuer Vertriebskanal, eine eigene Kalkulation, ein zusätzlicher Schritt vor der Auftragsfreigabe: Dein Unternehmen entwickelt sich weiter, und damit verändern sich auch die Anforderungen an Dein ERP. Früher oder später entsteht ein Prozess, für den es keinen fertigen Standard gibt. Spätestens dann zeigt sich, wie viel Gestaltungsspielraum die Software Deinem Unternehmen wirklich lässt.
Genau an diesem Punkt entscheidet sich für uns, was ein offenes ERP ausmacht. Ein offenes ERP bietet definierte Schnittstellen und Erweiterungswege, über die sich andere Anwendungen anbinden und eigene Geschäftsprozesse umsetzen lassen. Bei VARIO Cloud gehören deshalb API, Apps, Webhooks, Workflows und Scripting zu den technischen Möglichkeiten der Plattform.
In diese Grundlage ist unsere Erfahrung aus mehr als einem Vierteljahrhundert ERP-Entwicklung eingeflossen. Wir wissen, wie unterschiedlich Unternehmen arbeiten. Für uns gehört es deshalb zur Aufgabe eines ERP-Herstellers, Unternehmen definierte Wege für eigene Anforderungen offenzuhalten. Auch für solche, die heute noch niemand kennt.
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Der Standard muss Raum für Dein Unternehmen lassen
Ein ERP braucht einen starken Standard. Artikel, Kunden, Aufträge und die zugehörigen Abläufe sollen verlässlich zusammenarbeiten. Aber Standardisierung hat Grenzen: Kein ERP-Hersteller kann jede Arbeitsweise und jede zukünftige Anforderung eines Unternehmens vorwegnehmen.
Nehmen wir einen Händler, der einen neuen B2B-Vertriebskanal aufbaut. Zunächst geht es vielleicht nur darum, Artikel zu übertragen und Bestellungen zu übernehmen. Später kommt eine besondere Prüfung hinzu. Dann soll ein Mitarbeiter in einer eigenen Maske ergänzende Angaben erfassen. Aus einer einfachen Schnittstellenanforderung ist damit ein individueller Geschäftsprozess geworden.
Für uns wäre es zu kurz gedacht, Offenheit allein an der ersten Datenübertragung festzumachen. Der Händler braucht auch einen Weg, seine Regel umzusetzen und die zusätzliche Oberfläche sinnvoll einzubinden.
Sonst endet sein Spielraum genau dort, wo sein Geschäft vom Standard abweicht.
Deshalb betrachten wir die technischen Möglichkeiten von VARIO Cloud im Zusammenhang. Die REST API stellt Daten und Aktionen bereit. Workflows steuern Abläufe. Scripting ergänzt individuelle Regeln. Apps schaffen Raum für eigene Anwendungen und Oberflächen. Webhooks informieren angebundene Systeme über Ereignisse. Jeder dieser Wege erfüllt eine andere Aufgabe. Zusammen bilden sie die technische Grundlage dafür, was ein offenes ERP für uns ausmacht: individuelle Prozesse über definierte Erweiterungswege umzusetzen.
API-first: Auch VARIO Cloud arbeitet selbst mit der REST API
API-first ist eine der grundlegenden Entscheidungen hinter VARIO Cloud. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, über die Software mit anderer Software kommuniziert. Bei VARIO Cloud ist sie nicht nur eine Schnittstelle für externe Anwendungen: Auch unsere eigene Oberfläche nutzt REST-Aufrufe, beispielsweise für die Artikelbearbeitung und für Belegvorgänge.
Wird beispielsweise ein Artikel angelegt, führt der API-Aufruf in die zentrale Artikelverarbeitung von VARIO Cloud. Eine eigene Anbindung nutzt damit dieselbe serverseitige Verarbeitung wie die VARIO-Oberfläche. Auch Belegvorgänge lassen sich über die API anstoßen; ihre Verarbeitung übernimmt der reguläre Belegservice.
Der entscheidende Punkt: Eine eigene Integration muss vorhandene ERP-Logik nicht erneut nachbauen.
Die VARIO Developer Docs und die API-Referenz machen diesen Zugang nachvollziehbar. Außerdem lässt sich die OpenAPI-Spezifikation direkt aus der jeweiligen VARIO-Installation herunterladen. Was dahintersteckt und warum diese Basis auch für KI-Anwendungen wichtig ist, erklären wir in API first ERP und was das bei VARIO konkret bedeutet.
Workflows und Scripting: Eigene Logik mit ERP-Funktionen verbinden
Eine Schnittstelle löst noch nicht die Frage, wie Dein eigener Prozess innerhalb des ERP ablaufen soll. Dafür verbindet VARIO Cloud grafische Workflows mit JavaScript-Scripting: Workflows steuern den Ablauf, Scripting ergänzt die individuelle Logik.
Der Workflow beschreibt die einzelnen Schritte und Verzweigungen eines Prozesses. Ein Skript ergänzt dort individuelle Regeln, wo ein vorgefertigter Baustein nicht ausreicht. Über die Scripting-Services von VARIO Cloud kann die eigene Logik auf vorgesehene ERP-Daten zugreifen und Fachaktionen auslösen.
Ein Beispiel ist die Belegverarbeitung: Ein Skript kann anhand einer individuellen Regel entscheiden, wann ein vorgesehener Belegübergang angestoßen werden soll. Die eigentliche Verarbeitung übernimmt dabei der reguläre Belegservice. Die individuelle Logik und die vorhandenen ERP-Funktionen greifen so ineinander.
So lassen sich eigene Regeln ergänzen, ohne vorhandene ERP-Funktionen für jeden individuellen Prozess neu entwickeln zu müssen. Genau dieser Gestaltungsspielraum gehört für uns zu einem offenen ERP. Die Schritte und Verzweigungen werden im Workflow abgebildet; individuelle Regeln lassen sich per Skript ergänzen. Wie beide Möglichkeiten zusammenspielen, erklären wir ausführlich im Beitrag „Warum wir ERP Workflows mit Scripting verbinden„.
Apps schaffen Platz für eigene Oberflächen
Manche Erweiterung braucht mehr als eine zusätzliche Regel. Vielleicht sollen Mitarbeiter beispielsweise in einer eigenen Kalkulationsoberfläche mehrere Varianten vergleichen, ergänzende Aufgaben erfassen und das Ergebnis anschließend im ERP weiterverarbeiten. Dann braucht die Erweiterung nicht nur eigene Logik, sondern auch eine eigene Oberfläche.
Dafür sieht die VARIO-App-Architektur eine separate Webanwendung vor, die an definierten Stellen in die ERP-Oberfläche eingebunden werden kann. Auf ERP-Daten greift die App über die REST API zu. Sie wird separat betrieben und bleibt vom ERP-Kern getrennt.
Deine IT oder ein beauftragter Partner kann die zusätzliche Oberfläche und ihre Logik als eigene App entwickeln und betreiben. Der ERP-Kern bleibt dabei unverändert. Aufbau und technische Voraussetzungen beschreiben wir in der App-Dokumentation. Private Apps sind dort dem Enterprise-Plan zugeordnet.
Das VARIO App Framework ist dabei nicht nur die Grundlage für externe Entwickler: Auch unsere eigenen Apps für Shopware und Shopify bauen darauf auf. Partner und Unternehmen entwickeln damit auf derselben technischen Grundlage, die wir selbst für Apps nutzen.
Wenn sich im ERP etwas ändert
Zur Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen gehört nicht nur der Datenaustausch. Externe Systeme müssen häufig auch erfahren, wenn sich im ERP etwas verändert hat. Dafür bietet VARIO Cloud Webhooks: Bei vorgesehenen Ereignissen kann eine angebundene Anwendung benachrichtigt werden und anschließend die benötigten Daten abrufen.Ändert sich beispielsweise ein Artikel, kann eine angebundene Anwendung über das vorgesehene Ereignis darauf reagieren. Sie muss also nicht ausschließlich durch regelmäßige Abfragen herausfinden, ob sich etwas geändert hat. Webhook und API ergänzen sich dabei: Der Webhook informiert über das Ereignis, über die API können anschließend die benötigten Daten abgerufen werden. Welche Ereignisse zur Verfügung stehen und wie Anwendungen sie verarbeiten, erläutert die Webhook-Dokumentation.
Regelmäßige Abfragen haben weiterhin ihren Platz, etwa für einen geplanten Datenabgleich. Entscheidend ist, für die jeweilige Aufgabe den passenden Integrationsweg wählen zu können. Auch das gehört für uns zu einem offenen ERP.
Was ein offenes ERP für uns mit Zusammenarbeit zu tun hat
Mit „offen“ meinen wir bei VARIO Cloud die Integrations- und Erweiterungsfähigkeit des ERP – nicht Open Source. Der Begriff Open Source beschreibt unter anderem die Bedingungen für den Zugang zum Quellcode sowie dessen Nutzung, Veränderung und Weitergabe. Die Open Source Definition erläutert diese Kriterien.
Für die tägliche Arbeit ist oft eine andere Frage entscheidend: Wie weit kommst Du mit einer eigenen Idee, ohne dass dafür erst der ERP-Kern geändert werden muss?
Genau dafür haben wir die technische Basis von VARIO Cloud geschaffen. API, Workflows, Scripting, Apps und Webhooks geben Entwicklern, Partnern und Unternehmen definierte Wege, eigene Anforderungen umzusetzen. Der Wert dieser Architektur zeigt sich für uns dann, wenn aus einer individuellen Anforderung ein funktionierender Prozess wird.
Bring einen Prozess mit, der Dein Unternehmen besonders macht
Wenn Du VARIO kennenlernst, können wir daran gemeinsam betrachten, was bereits zum Standard gehört und wo eine Erweiterung sinnvoll ist. So wird aus dem abstrakten Begriff „offenes ERP“ eine konkrete Frage: Wie gut lässt sich VARIO Cloud an die Prozesse Deines Unternehmens anpassen?