Eingangsrechnungs-Workflow – Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprüfung mit VARIO 8

Sie möchten den Freigabeprozess Ihrer Eingangsrechnungen effizienter gestalten?

Der VARIO Eingangsrechnungs-Workflow unterstützt Sie dabei, Eingangsrechnungen zuverlässig in Ihrem individuellen Freigabeprozess zu verwalten – direkt in VARIO 8, Ihrem ERP- und Warenwirtschaftssystem. Durch die automatisierte Weiterleitung werden Rechnungen zügig an die zuständige Stelle übermittelt, was den Freigabeprozess spürbar beschleunigt. So stellen Sie nicht nur termingerechte Zahlungen sicher, sondern schaffen zusätzliche Zeit für andere Aufgaben und sorgen für eine vollständige, digitale Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

Video zum Eingangsrechnungs-Workflow in VARIO 8

Mehrstufige Freigabeprozesse selbst konfigurieren

Die Abläufe in jedem Unternehmen sind individuell. Bestimmte rechtliche Vorgaben müssen jedoch bei dem Erhalt von Eingangsrechnungen eingehalten werden.

Möchten Sie kleine Beträge und monatlich wiederkehrende Rechnungen automatisch freigeben lassen oder für große Beträge immer das "Go" der Geschäftsführer:innen einholen? In der Workflow-Verwaltung legen Sie Zuständigkeiten und individuelle Auftragsarten für eingehenden Rechnungen fest und definieren, welche Mitarbeitenden für welche Prüfschritte verantwortlich sind – auch abhängig von Zuständigkeiten im Vorbeleg oder der Adresse. Alles individuell über das Workflow-Modul steuerbar.

Möchten Sie zusätzlich Ihre eingehenden Gutschriften prüfen und freigeben? Kein Problem! Mit dem Eingangsrechnungsworkflow lassen sich auf gleiche Weise die jeweiligen Prüfschritte für Eingangsgutschriften konfigurieren.

Über das DMS-Sicherheitslevel steuern Sie individuell je Rechnung die (Un)Sichtbarkeit des Datensatzes in VARIO 8. Das Sicherheitslevel kann zentral einer Lieferantenadresse hinterlegt werden, so dass bspw. bestimmte Rechnungen von Lieferanten oder Auto-Leasingrechnungen nicht jedem/jeder Mitarbeitenden, der Zugriff auf die Eingangsrechnungen hat, zugänglich sind.

Die vier möglichen Prüfschritte

• Formelle Prüfung
  Sobald eine Eingangsrechnung das Unternehmen erreicht, gilt es im ersten Schritt zu kontrollieren, ob sie den Anforderungen nach §14 UStG Abs. 4 entspricht. Dies ist von besonderer Bedeutung, da nur formal korrekte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen.


• Sachliche Prüfung
  Wer ist die Person, die beurteilen kann, ob die Rechnung gerechtfertigt ist, ob Absprachen bei Mengen- oder Preisabweichungen eingehalten wurden und ob die Leistungen zufriedenstellend erbracht bzw. geliefert wurden. Häufig ist für diesen Prüfschritt die Person verantwortlich, die die Bestellung ausgelöst hat oder verantwortlich im Lager bearbeitet hat (Feld "zust. MA" im Belegfuß in VARIO 8).


• Subprüfung
  Gelegentlich – in der Regel bei hohen Beträgen oder bei bestimmten Artikeln – müssen Vorgesetzte oder andere Personen zur Klärung oder Zustimmung einer Rechnung eingebunden werden. Dank der Subprüfung kann die Freigabe einer Rechnung im Vier-Augen-Prinzip erfolgen.


• Kontierungsprüfung
  Vorbereitend für die Finanzbuchhaltung kann in diesem Schritt geprüft werden, ob die Rechnung dem richtigen Sachkonto zugeordnet ist. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware an VARIO angebunden ist, kann die Rechnung anschließend automatisch übergeben werden.

Tipp: Optionale Kommentare für Weiterleitungen, Hinweise in der Historie und Erinnerungen sind eine praktische Funktion für den Alltag und sorgen für zentrale Kommunikation, Transparenz und Klarheit – direkt am Geschäftsvorfall. Beispiel: „Ich bin mir unsicher, ob die Rechnung so korrekt ist. Was meinst du?“

Welche Vorteile ergeben sich aus der automatisierten Rechnungsprüfung für Ihr Unternehmen?

Ausführliche Beschreibung im Handbuch

In unserem ausführlichen Handbuch-Eintrag erfahren Sie mehr zu den Funktionen und Abläufen des Eingangsrechnungs-Workflows. Dank eines praktischen Beispiels lernen Sie den gesamten Prozess kennen. Lesen Sie außerdem, wie Sie tägliche Mails mit zu prüfenden Rechnungen erhalten, wie Sie einen Scanner integrieren, Sicherheitslevel für Benutzer hinterlegen und mit Dashboards wichtige Daten wie Zahlungsfälligkeiten oder ausstehende Freigaben immer im Blick behalten.

Jetzt mehr erfahren!

Die wichtigsten Highlights auf einen Blick

• komfortable, mehrstufige Freigabeprozesse mit individuellen Workflows und Genehmigungsregeln
• digitale und automatisierte Buchhaltungsprozesse für eine komplette, vorbereitende Buchhaltung der Einkaufs-/Lieferantenseite
• Übergabe der Eingangsrechnungen an den DATEV Buchungsdatenservice inkl. PDF möglich
• einfache Integration in das Dokumentenarchivssystem ELO