EDI – Die Lösung für den elektronischen Datenaustausch

EDI (Electronic Data Interchange) wird verwendet, um z.B. mit Ihren Lieferanten automatisiert Geschäftsdokumente auszutauschen. EDI steht für die Übermittlung von Stammdaten wie Preislisten und Bestandsdaten und die Übermittlung von Belegen zur Abbildung von Geschäftsvorfällen.

EDI-Nachrichten können in VARIO direkt durch native Formate wie XML erstellt werden und durch die Standardprotokolle wie SFTP übertragen werden. Alternativ können Sie auf einen unserer EDI-Partner wie ecosio zurückgreifen. ecosio ist mittels einer REST-API angebunden und bietet Ihnen einen standardisierten Übertragungsweg für alle Ihre Nachrichtentypen und -formate.

Doch bevor Sie mit der Anbindung eines EDI-Dienstleisters beginnen, sollten Sie sich vorab informieren, welche Lösung für Sie die geeignetste ist.

In 5 Schritten zu einer erfolgreichen Umsetzung Ihres EDI-Projekts

Step 1 – Überblick verschaffen

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich im 1. Schritt über Ihre Anforderungen bewusst sein. Um sich einen grundsätzlichen Überblick zu verschaffen, fragen Sie sich vorab, welche Prozesse Sie automatisieren möchten – Bestellungen, Lieferabrufe, Lieferscheine, Rechnungen etc. und gewinnen Sie Klarheit darüber, ob Sie genügend Kapazitäten und Know-How im Unternehmen haben, um das Projekt umzusetzen oder ob Sie die Arbeiten an einen externen Dienstleister auslagern möchten.

Step 2 – Anforderungsprofil erstellen

Im 2. Schritt konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und erstellen eine vollständige Übersicht Ihrer Partner. Für ein detailliertes Pflichtenheft beantworten Sie sich folgende Fragen: Tausche ich Daten mit Kunden, Lieferanten oder mit beiden aus? Und mit wie vielen? Nutzen meine Partner bereits EDI-Funktionalitäten? Um welche Dokumenttypen und Dateiformate handelt es sich? Fassen Sie alle möglichen Partner und gewünschten Dokumententypen (EDI-Fähigkeit, Protokolle, Sonderanforderungen) sowie die zu erwartende Nachrichten-Anzahl und Datenmenge zusammen. Nun haben Sie alle Parameter, um Angebote für Inhouse- und Managed EDI-Lösungen zu vergleichen.

Step 3 – Angebote vergleichen

Haben Sie nun verschiedene Angebote vorliegen, vergleichen Sie den Leistungsumfang. Achten Sie dabei darauf, ob die Preiskalkulation pauschal angeboten wurde oder nach Aufwand. Bei manchen Anbietern ist das Projektmanagement bereits in der Aufwandsschätzung inkludiert. Bei einer aufwandsbasierten Abrechnung können eventuell höhere Kosten entstehen. Hinterfragen Sie detailliert, ob es Einschränkungen bei Formaten oder Protokollen gibt. Im Falle einer Inhouse-Lösung bedenken Sie alle Kosten sowie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Kommen nun mehrere Anbieter in die engere Auswahl, helfen Ihnen ggf. Referenzen bei der Entscheidung.

Step 4 – Projekt planen

Ist die Entscheidung gefallen, geht es an die Projektumsetzung. Gemeinsam mit dem von Ihnen beauftragten EDI-Dienstleister erstellen Sie einen Projektplan mit klarer Priorisierung und Timeline, bauen die IT-Infrastruktur für ein Test- und ein Produktivsystem auf, gleichen die Partneranforderungen zu Formaten mit eigenen Rahmenbedingungen ab und definieren Prozesse und Partneransprache für die Stammdatenübertragung.

Step 5 – Projekt umsetzen

Die Projektdurchführung im Anschluss übernimmt Ihr EDI-Dienstleister. Seine Aufgabe besteht darin, für jede Partneranbindung den Übertragungskanal bzw. das Übertragungsprotokoll sowie den Verbindungsaufbau und das Nachrichtenformat abzustimmen. Es werden Testbelege für alle Belegstufen ausgetauscht und durch Ihre Fachabteilungen geprüft. EDI und Ihr altes System (z.B. Papier- oder Faxbelege) werden für einen definierten Zeitraum parallel betrieben, um weiteres Optimierungspotential zu erkennen. Wurden alle Vorgänge von Ihnen verifiziert und freigegeben, steht dem Livebetrieb nichts mehr im Wege. Das alte System kann abgeschaltet und der vollautomatisierte Nachrichtenaustausch mit Ihren EDI-Partnern beginnen.

Mit freundlicher Unterstützung von unserem Partner ecosio.