E-Rechnungen im Einkauf in VARIO 8 verarbeiten

Die E-Rechnungspflicht 2025 verlangt eine digitale und effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Unternehmen müssen ihre Prozesse optimieren und dabei steuerliche sowie rechtliche Vorgaben einhalten. Dafür bietet das VARIO 8 ERP-System zwei Lösungen:

• Manuelle Bearbeitung
• Automatisierte Verarbeitung mit dem Eingangsrechnungs-Workflow

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist und warum die Funktionen des Eingangsrechnungs-Workflow besonders empfehlenswert sind.

Sie interessieren sich für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen? Hier entlang.

E-Rechnung empfangen in VARIO 8 – Mit oder ohne Eingangsrechnungs-Workflow?

Ohne das Modul „Eingangsrechnungs-Workflow“ erfolgt die Verarbeitung von E-Rechnungen manuell, während mit dem Modul viele Prozesse automatisiert werden. Die grundlegenden Funktionen zur Anzeige, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen sind in beiden Fällen verfügbar. Der folgende Vergleich zeigt die Unterschiede:

E-Rechnungen in VARIO 8 ohne Eingangsrechnungs-Workflow

Ohne Eingangsrechnungs-Workflow erfolgt die Bearbeitung von Eingangsrechnungen komplett manuell. Das bringt folgende Herausforderungen mit sich:

• Manuelle Verarbeitung:
  Rechnungen müssen händisch importiert, geprüft und freigegeben werden, da kein E-Rechnungsimportassistent zur Verfügung steht.
• Datenzuordnung:
  Adress- und Artikelnummern sowie Stammdaten (IBAN, USt.-ID, etc.) und andere Unternehmensdaten müssen händisch geprüft und zugewiesen werden.
• Prüf- und Freigabeprozesse:
  Es gibt keine automatische Vorbelegzuweisung oder Erkennung von Liefer- und Zahlungsbedingungen.
• Direkte Übergabe an DATEV:
  E-Rechnungen im XML-Format (XRechnung) können über den Buchungsdatenservice direkt an DATEV übermittelt werden.
• Rechnungsprüfung & Sicherheit:
  Kein automatischer Abgleich der IBAN aus der Rechnung mit den Lieferantenstammdaten.

E-Rechnungen in VARIO 8 mit dem Eingangsrechnungs-Workflow

Mit Eingangsrechnungs-Workflow wird die Verarbeitung von E-Rechnungen strukturiert, automatisiert und fehlerfrei. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

• Automatische Verarbeitung:
  Der E-Rechnungsimportassistent verarbeitet Rechnungen automatisch und reduziert den manuellen Aufwand für Import, Erfassung und Prüfung erheblich.
• Intelligente Datenzuordnung:
  Adress- und Artikelnummern sowie Stammdaten wie IBAN, USt.-ID und weitere Unternehmensdaten werden automatisch abgeglichen.
• Strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse:
  Automatische, zuvor definierte Vorbelegzuweisung inklusive Preisabgleich sowie Erkennung und Zuordnung von Liefer- und Zahlungsbedingungen.
• Direkte Übergabe an DATEV:
  E-Rechnungen im XML-Format (XRechnung) können über den Buchungsdatenservice direkt an DATEV übermittelt werden.
• Schutz vor gefälschten Rechnungen:
  Nur der Eingangsrechnungs-Workflow gleicht die IBAN aus der Rechnung automatisch mit den Lieferantenstammdaten ab und warnt vor potenziellen Betrugsfällen.

Video: So funktioniert die automatisierte Verarbeitung mit dem Eingangsrechnungs-Workflow

Fazit: Der Eingangsrechnungs-Workflow lohnt sich!

Ohne den Eingangsrechnungs-Workflow ist die Rechnungsbearbeitung zeitintensiv, fehleranfällig und wenig transparent. Bereits 10 Rechnungen täglich manuell einpflegen, prüfen und freigeben bedeutet hohen Aufwand und ein erhöhtes Fehlerrisiko.

Mit dem Eingangsrechnungs-Workflow in VARIO 8 läuft der gesamte Prozess automatisch und fehlerfrei – von der Erfassung bis zur Freigabe. Bis zu 80% Zeitersparnis sorgen für eine spürbare Effizienzsteigerung.