Datenpflege und Stammdatenpflege im Unternehmen

Die Digitalisierung legt keine Pause ein und konfrontiert Unternehmen mit einer Flut an Daten. Damit ein kontrollierter und schneller Zugriff auf Informationen möglich ist, muss die immense Datenmenge zeitintensiv bearbeitet werden. Für einen effizienten Betrieb und die Optimierung von Prozessen sind Informationen enorm wichtig. Damit Unternehmen das große Datenvolumen bewältigen können, müssen sie sich stets an die Anforderungen der Digitalisierung anpassen und mit Einsatz eines Informationsmanagements eigene Lösungsansätze entwickeln.

Damit Informationsmanagement im Unternehmen gelingt, ist konsequentes Handeln im Umgang mit digitalen Daten zwingend erforderlich. Wir geben Ihnen fünf Tipps an die Hand, wie Ihnen Informationsmanagement in Zukunft gelingen kann.

Informationsmanagement – kleiner Exkurs

Das Informationsmanagement umfasst im Wesentlichen folgende Aspekte:

1. Steuerung von Informationen
2. Unterstützung bei der Umsetzung von Unternehmenszielen unter Zuhilfenahme und Koordination der unternehmensinternen Informatik
3. Informationsversorgung des Unternehmens

Tipps für ein erfolgreiches Informationsmanagement

Um eine optimale Informations- und Kommunikationsfähigkeit innerhalb Ihres Unternehmens zu gewährleisten, sollten Sie folgende Tipps beachten.

Organisation

Damit digitale Prozesse etabliert werden können, müssen bestimme Arbeitsweisen geändert werden und Arbeitsverlagerungen stattfinden.

Automatisierte Prozesse basieren häufig auf Daten, die in anderen Bereichen entstehen und gepflegt werden. Werden diese Daten nicht einheitlich gepflegt, können schwerwiegende Fehler bei Prozessentscheidungen die Folge sein. Damit derartige Fehler vermieden werden, muss die Organisation der Daten entsprechend angepasst und einheitlich im Unternehmen durchgeführt werden. Nur so ist ein sicherer und qualitativ hochwertiger Ablauf möglich und Stammdaten können in benötigter Qualität gesichert werden.

Stammdatenpflege

Die Stammdatenpflege ist das A und O im Informationsmanagement. IT-Systeme sind auch heute noch stammdatengetriebene Systeme. Mit einer geeigneten und einheitlichen Datenstruktur, deren Daten ordentlich, nachhaltig und permanent gepflegt werden, können abgeleitete Prozesse und Datenverarbeitungsschritte optimiert erfolgen.

Je mehr digitalisierte Prozesse in einem Unternehmen integriert sind, umso wichtiger ist eine hohe Qualität der Stammdaten. Daher ist es unerlässlich alle Mitarbeiter – über Abteilungsgrenzen hinweg – mit einem einheitlichen Workflow bei der Stammdatenpflege vertraut zu machen.

Einbindung aller Mitarbeiter

Nehmen Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens bei der Umstrukturierung mit – nur so kann sie gelingen. Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern und zu Beginn höhere Kontrollprozesse einzuführen. Die Kontrollprozesse dienen keiner Schikane, sondern sind erforderliche Maßnahmen für eine einheitliche Datenstruktur und ein funktionierendes Informationsmanagement.

Das Grundkonzept und festgelegte Ziele müssen klar mit Ihren Mitarbeitern kommuniziert werden. Es muss deutlich gemacht werden, dass sich die Zusammenarbeit und auch Arbeitsinhalte ändern können. Machen Sie transparent, welche Position jeder einzelne Mitarbeiter bei der neuen Organisation hat und welche Vorteile ein an den digitalen Fortschritt angepasstes Informationsmanagement hat. Allen Mitarbeitern sollte klar werden, dass digitale Prozesse künftig einwandfrei funktionieren müssen und dies unerlässlich für einen erfolgreichen Wettbewerb ist.

Prozesse definieren

Digitale Prozesse basieren auf digitalen Daten und laufen automatisiert ab. Damit dies in Ihrem Unternehmen gelingen kann, ist eine präzise und eindeutige Definition des Prozessablaufs nötig. In der Praxis gibt es je nach Unternehmen unterschiedliche Prozessabläufe mit vielen Verzweigungen und Sonderregeln. Diese laufen anhand von hinterlegten Regeln und Wertetabellen ab. Schnell resultiert daraus ein undurchsichtiges Labyrinth aus Prozessketten, welches kaum ein Mitarbeiter verstehen, geschweige denn beherrschen kann.

Die Definition der digitalen Prozesse stellt viele Unternehmer/innen vor eine große Herausforderung. Allerdings wird sich dieser Schritt in Zukunft lohnend auszahlen.

Strukturierte und unstrukturierte Daten

Strukturierte Daten umfassen Daten, die strukturiert und klar definiert in organisierten Datenbanken abgelegt sind. Unstrukturierte Daten hingegen sind Bilder und freie Texte. Die Integration beider Datenformen ist für optimal funktionierende Prozesse unabdingbar. Dokumente und Bilder sollten ebenfalls digital in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einem ähnlichen System verwaltet werden.

Prozessabläufe der digitalen Dokumentenverwaltung sollten auch immer in ein ERP-System integriert werden.

Ein ERP-System ist nur so effizient wie die vorhandene Datenpflege

Bevor ein ERP-System in einem Unternehmen eingeführt wird, werden alle vorhandenen Daten im Unternehmen aufbereitet. Erst wenn die Daten auf Konsistenz, Relevanz und Validität geprüft wurden, kann die Übernahme der Daten in die neue ERP-Software erfolgen. Allerdings endet die Pflege der Unternehmensdaten nicht mit der Einführung einer ERP-Software. Die Effizienz einer ERP-Software steht und fällt mit der qualitativ hochwertigen und einheitlichen Pflege der Daten. Den größtmöglichen Nutzen bietet ein ERP-System dem Unternehmen erst dann, wenn alle Mitarbeiter die Datenqualität auf einem hohen Niveau halten. Daher ist es besonders wichtig, Mitarbeiter des Unternehmens auf die Relevanz der Datenqualität aufmerksam zu machen.

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