Neues aus der Entwicklung | Juni 2020

In diesem Monat geht es erstmals nur noch um die VARIO 8.2! Verteilt über die nächsten Monate erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen "Neues aus der Entwicklung" alle Informationen zu Funktionen und Neuentwicklungen der VARIO 8.2.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick in die umgesetzten Kundenwünsche aus unserer Wunschwoche im Juni. Außerdem präsentieren wir Ihnen Verbesserungen im Dashboard und in der Auftragsrückstandsliste.
Wir haben die Anbindungen von Paketwaagen fertiggestellt, sodass wir dafür nun Testkunden suchen. Die offizielle Vorstellung folgt dann im nächsten Monat.

Aus aktuellem Anlass möchten wir Ihnen außerdem nochmal unser Update- und Backupverfahren erläutern.

Abschließend berichten wir über unsere Erfahrungen mit der Mehrwertsteuersenkung und bitten um Ihr Feedback für unsere Arbeit rund um die Mehrwertsteuer-Anpassung!

Feedback geben!

Verzögerungen im Release der VARIO 8.2

Aufgrund der notwendigen Arbeiten im Rahmen der MwSt.-Senkung konnten wir unseren Zeitplan für die 8.2 nicht ganz einhalten. Wir arbeiten nun mit Hochdruck daran, dass wir die 8.2 Anfang August für alle Kunden freigeben können. Nach individueller Absprache erhalten Sie die neue VARIO 8.2 von uns gern auch schon vor dem automatischen Update. Sprechen Sie uns einfach an!

Aus diesem Grund verschiebt sich auch die aktive Mitgestaltung der nächsten Schritte in der Entwicklung des Warenwirtschaftssystems, die im letzten Newsletter angesprochen wurde, um einen Monat.

Bleiben Sie trotzdem jederzeit über unsere aktuellen und kommenden Projekte informiert. Diese haben wir auf unserer transparenten VARIO 8 Roadmap zusammengefasst:

Zur Roadmap

Verbessertes Dashboard bzw. Tagesübersicht

Nach dem Update auf die VARIO 8.2 finden Sie automatisch alle neuen Selektionen für den Einkauf, Amazon, eBay uvm., die Sie sich pro Benutzer in der Tagesübersicht individuell zusammenstellen können.

Wir haben auch bereits vorgefertigte Tagesübersichten, welche Sie ebenfalls weiter individualisieren können. Diese können Sie dann direkt in Ihre eigene Übersicht als neuen Reiter übernehmen.

Wir haben neue Elemente für die Anzeigeart für die Selektionen implementiert. Sie können nun Tabellen, Etiketten und Reporte in der Tagesübersicht hinterlegen.

Mehr dazu erfahren Sie in der unserer Online-Hilfe.

Auftragsrückstandsliste zur direkten Bearbeitung

Wir haben die Funktion Auftragsrückstandsliste in den Einkaufsbelegen für Sie verbessert!

Anstelle eines druckbaren Berichtes können Sie alle Aufträge, welche zu den im Eingangslieferschein erfassten Artikeln im System vorhanden sind, ansehen und direkt öffnen. 

Mit gesetztem Parameter 'Auftragsrückstand bei Wareneingang prüfen' öffnet sich beim Buchen eines Eingangslieferscheins automatisch das neue Fenster für die Auftragsrückstände. Diese Liste lässt sich auch weiterhin in diesem Fenster wie gewohnt ausdrucken.

Weitere Neuerungen

• Es ist jetzt möglich Paketaufkleber per E-Mail zu versenden. Hier können Sie das Label entweder noch anpassen oder direkt mit den Einstellungen der ausgewählten Lieferbedingung versenden.
• Bei Zahlungen wird auf den Belegen neben dem Zahldatum auch der Zahlbetrag inklusive Skonto angezeigt.
• Es ist jetzt möglich direkt über unseren freien Artikelimport Baugruppen-Komponenten zu im- sowie zu exportieren. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie in unserer Online-Hilfe.
• Für den Versender Amazon Prime können nun die Positionen eines Beleges in verschiedene Pakete aufgeteilt werden.
• Sie können Artikel als Verpackungen zu Lieferbedingungen zuordnen, um Paketdimensionen vorzubelegen. Diese können dann in der Paketübermittlung über die Verpackungssuche ausgewählt oder über einen Barcode eingescannt werden.

Infos zur Wunsch Woche im Juni

Unser langjähriger Entwickler, Jan Kohlmeyer, den viele von Ihnen bereits kennen, gibt in "Jan's Update aus der Entwicklung", von nun an regelmäßig (alle 6-8 Wochen) einen Video-Einblick aus der Entwicklung. Einfach den Kanal abonnieren und Sie sind stets auf dem Laufenden. Gestartet ist er mit einer Zusammenfassung der Wunschwoche:

Verkauf und Einkauf

Im Bereich der Belegverwaltung haben wir Ihnen nachstehend ein paar der umgesetzten Wünsche zusammengefasst:

• Belegpositionen können nun direkt nach Excel exportiert werden
• Bei der Positionserfassung im Verkauf wird jetzt automatisch, bei nicht ausreichendem Bestand, der Liefertermin unter Berücksichtigung der Lieferzeit des Hauptlieferanten eingetragen
• In der Auftragsschnellerfassung kann jetzt im Feld Artikelnummer auch ein Barcode eingegeben/gescannt werden
• Mahnungen an Kunden und Lieferanten werden nun in der Beleg- bzw. Bestellhistorie eingetragen
• Wenn Aufträge zusammengeführt werden, wird dies nun entsprechend in der Beleghistorie genau dokumentiert
• Eingangsrechnungen können nun mehrfach in Gutschriftsforderungen übernommen werden
• Eingangsgutschriften können jetzt, analog zur Verkaufsseite, in Eingangsrechnungen übernommen werden, um eine korrigierte Rechnung zu erzeugen
• Beim Versenden von Lieferantenmahnungen per E-Mail werden jetzt nur noch die offenen Positionen als PDF-Datei versendet und nicht mehr die komplette Bestellung. In der E-Mail-Vorlage, in der Parameterverwaltung können nun auch Platzhalter verwendet werden

Stammdaten

Auch in unseren Stammdaten finden Sie Neuerungen, die wir auf die Wünsche unserer Kunden vorgenommen haben:

• Kontoauszüge können jetzt direkt per E-Mail versendet werden und müssen nicht zuerst als PDF gespeichert werden
• Man kann jetzt beim Artikelimport statt einem Pfad auch eine URL zu einem Bild angeben, um dieses in die VARIO zu importieren
• In der Artikelverwaltung und der Adressverwaltung gibt es jetzt die neue Funktion der Preisauskunft Mit dieser können Sie direkt den individuellen Preis eines Artikels für einen Kunden ermitteln
• In der Adressverwaltung gibt es jetzt die Möglichkeit bei der Zusatzadresse eine Lieferbedingung anzugeben

Wir empfehlen Ihnen, bei einem Update auf die VARIO 8.2 unsere VARIO News durchzugehen. Sie finden alle umgesetzten Wünsche, vielleicht auch einen von Ihnen geäußerten, dort wieder. Außerdem haben Sie somit die Möglichkeit, neue Funktionen in unserer VARIO zu entdecken, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Update- und Backupverfahren in VARIO 8

Jede Software sollte stets auf dem neuesten Stand sein. Da es während der Mehrwertsteueranpassung vermehrt zu Fragen bezüglich des Updateverfahrens gab, fassen wir Ihnen aus diesem aktuellem Anlass unseren Update- und Backup-Mechanismus zusammen.

Viele von Ihnen kennen sicherlich die "manuellen Updates", die Sie von unserem Support nach der Implementierung von beauftragten Sonderprogrammierungen, kleineren Problembehebungen oder um auf dem neuesten Stand zu sein, erhalten. Sofern Sie bei uns einen Pflegevertrag abgeschlossen haben, erhalten Sie in regelmäßigen Abständen ein "automatisches Update" Ihres Warenwirtschaftssystem.

Manuelles Update mittels ZIP-Dateien

In diesen Zip-Ordnern sind die notwendigen Dateien enthalten, die für die entsprechende Version benötigt werden, unter anderem die VARIO.exe. Diese können Sie dann manuell in Ihrem Update-Ordner auf dem Server entpacken und nach einem Start der VARIO wird das Update automatisch aus diesem Ordner gezogen.

Beenden Sie VOR jedem Update immer alle Replikationen, den Webshopimport sowie die VARIO auf den Arbeitsplätzen! Führen Sie das Update immer auf dem Server durch!

Beim Start der VARIO auf dem Server werden Sie automatisch gefragt, ob Sie ein Update der Datenbank vornehmen möchten. Erstellen Sie davor unbedingt eine Datensicherung. Sie werden im nächsten Schritt auch nochmal danach gefragt und können diese direkt aus dem Dialog heraus vor dem Update starten.

Wenn Sie im Anschluss die VARIO an einem Arbeitsplatz starten, werden auch dort die Dateien automatisch aus dem Update-Ordner auf dem Server über Ihr Netzwerk in den lokalen Ordner auf den Arbeitsplatz aktualisiert. Danach kann die VARIO wie gewohnt gestartet werden.

Falls Sie keinen Updateordner auf dem Server haben oder falls an den Arbeitsplätzen nach Start der VARIO, nach erfolgreichem Update auf dem Server, nicht automatisch die Programmaktualisierung durchgeführt werden kann, sind die Pfade in unserer VARIO Konfigurationsdatei vermutlich nicht korrekt hinterlegt. Bitte melden Sie sich dann bei uns, wir helfen Ihnen, alles richtig einzustellen.

Automatische Updates

Wenn wir ein automatisches Update an alle Kunden herausgeben, können Sie sich dieses selbst herunterladen und erhalten eine Anwendung (Vario-Update.exe), welche Sie nur noch ausführen müssen. Diese tauscht dann im Hintergrund die Dateien im Update Ordner aus, sodass Sie die VARIO im Anschluss nur noch starten und das Datenbankupdate ausführen müssen. Hier gelten die gleichen Bedingungen wie im Absatz zuvor beschrieben.

Sollte es zu Problemen bei der Ausführung der Anwendung kommen, sind die Programmpfade vermutlich nicht identisch mit den empfohlenen Standardpfaden oder Sie haben keine Schreibberechtigungen für den Update-Ordner. Auch hier helfen wir Ihnen gern oder stellen Ihnen das Update als ZIP-Datei zur Verfügung.

Damit Sie immer über das neuste Update informiert werden, müssen Sie in Ihren Benutzereinstellungen (Menüpunkt 1.3.1) den Haken "Updateberechtigt" ausgewählt haben. Gibt es dann eine neue Version, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Alternativ gehen Sie über den Menüpunkt Extras -> System -> "Auf Programmupdate prüfen".

In diesen automatischen Updates aktualisieren wir auch in der Regel die Standard-Reporte (beginnend mit v8_), welche bei einem manuellen Update separat ausgetauscht werden müssen. Wenn Ihnen ein Report fehlt oder Sie einen veralteten Report finden, kontaktieren Sie bitte unseren Support

Falls irgendwelche unerwarteten Meldungen währen dem Datenbankupdate erscheinen oder sonstige Probleme auftreten melden Sie sich bitte ebenfalls unverzüglich bei uns. Falls Sie das Update außerhalb unserer Geschäftszeiten durchführen, spielen Sie Ihre zuvor erzeugte Datensicherung zurück. Für solche Fälle sollten die Dateien des letzten Programmstandes aufbewahrt werden. Diesen können Sie dann wieder im Update-Ordner entpacken und Ihre VARIO mit dem vorherigen Datenstand starten.

Datensicherung

Wir empfehlen Ihnen, eine regelmäßige Datensicherung der VARIO durchzuführen. Wir richten Ihnen gern eine automatische Datensicherung auf Ihrem Server ein, sodass diese über Nacht oder auf Wunsch auch gern mehrmals täglich im Hintergrund ausgeführt wird. Wenden Sie sich hierfür gern an Ihren Ansprechpartner bei uns im Haus.

Wir möchten in diesem Zusammenhang auch noch einmal darauf hinweisen, dass Datenbank und Datensicherung immer getrennt voneinander aufbewahrt werden sollten. Wenn Sie beides beispielsweise auf einer Festplatte sichern und die Festplatte dann defekt ist, haben Sie keinen Datenstand, auf den Sie zurückgreifen können.

Im Laufe des Jahres werden wir Ihnen in diesem Zusammenhang einen neuen Service vorstellen, mit dem wir Sie noch mehr beim Sichern und Aufbewahren Ihrer Daten unterstützen. Mehr dazu erfahren Sie dann in unserem Newsletter.

In unserer Online-Hilfe können Sie jederzeit alle Informationen zum Updateverfahren in der VARIO8 noch einmal nachlesen.

Ihr Feedback zur Umstellung der Mehrwertsteuer in der VARIO Warenwirtschaft

Der 1. Juli 2020 liegt hinter uns und die Mehrwertsteuersenkung ist gemeistert. Wir geben Ihnen einen kleinen Rückblick und fordern Ihr Feedback ein.

Vor der Umstellung

Mitte Juni haben wir einen Sonder-Newsletter versendet, in dem wir Ihnen alle wichtigen Informationen mit an die Hand gegeben haben. Zusätzlich haben wir einen ausführlichen Blogbeitrag verfasst, welcher in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. eines passenden Videos der "Angepinnt-Reihe" alle notwendigen Einstellungen in VARIO 8 gezeigt hat. Zusätzlich haben wir weitere Dinge erläutert, die Sie grundsätzlich bedenken und wissen sollten.

Die Umstellung

Die letzten Stunden und Tage kurz vor und nach dem Stichtag arbeiteten wir mit Hochdruck daran, die Umstellung der Umsatzsteuer und deren Auswirkung für Sie bestmöglich zu gestalten. Neben unseren regulären Support-Zeiten, boten wir Ihnen zusätzlich in der Nacht vom 30. Juni auf den 01. Juli , zwischen 22 Uhr und 2 Uhr, einen schriftlichen Support an.

Nachdem die Umstellung erfolgreich gemeistert wurde, erfuhren wir in Gesprächen mit einer Vielzahl von Kunden von einigen Sonderfällen. Zudem mussten wir Anpassungen vornehmen, weil vor- oder nachgelagerte Systeme Änderungen vorgenommen haben, auf die wir reagieren mussten. Ein zweiter Sonder-Newsletter folgte:

Ein Auszug aus den bearbeiteten Fällen:

• Wenn bei Abschlussrechnungen Abschlagsrechnungen abgezogen werden, die vor der MwSt.-Umstellung erfolgten, so wird als MwSt.-Satz 3 nun der MwSt.-Satz der abgezogenen Abschlagsrechnung verwendet.
• Wenn ein netto-fakturierter Vorkasse-Auftrag vor dem 30.06.2020 gezahlt wurde, die Auslieferung ab dem 01.07. stattfindet, wird für die zu viel gezahlte MwSt. ein OP-Satz angelegt, der dann zurücküberwiesen werden kann.
• Es gibt einen neuen Parameter in der Parameterverwaltung: "Bei Übernahme von Brutto-Aufträgen in neuen MwSt.-Zeitraum Bruttobetrag mindern".Bei gesetztem Haken werden bei Brutto-Aufträgen, die übernommen werden, nach einer Mehrwertsteueränderung, der Bruttobetrag gemindert.
    Bei der Buchung von solchen Rechnungen zu abgeschlossenen brutto-fakturierten Vorkasse-Aufträgen wird es somit nun bei Überzahlungen (die z.B. aus MwSt.-Differenzen herrühren, weil der Auftrag noch mit 19% und die Rechnung mit 16% erstellt wurde), einen OP als Verbindlichkeit über den zu viel gezahlten Betrag, (Gutschrift, Beleg-Nr. 9999999, ext. Beleg-Nr. = Beleg-Nr. Auftrag), geben. Bei der FiBu-Übergabe wird als Belegnummer dann die Beleg-Nr.-Auftrag ausgegeben und übermittelt. Denken Sie daran, für die Vorkasse-Aufträge (Zahlart = Vorkasse) eine Zahlart für die Rücküberweisung anzugeben.

Ihr Feedback

Nun kennen Sie unseren Blick auf die Umstellung. Vereinzelt haben wir bereits Feedback erhalten - bspw.:
„Ich war von Anfang an entspannt, weil ich wusste, dass ihr uns von euch aus mit Infos versorgt. Die kamen dann auch sehr zeitnah, verständlich und in erwarteter Qualität“

Solche Aussagen freuen unser Team, welches sehr viel Energie und Zeit investiert hat, Ihnen die Umstellung so angenehm wie möglich zu gestalten. Einzelne Meinungen sind gut, jedoch möchten wir, dass Sie alle zufrieden sind!

Bitte nehmen Sie sich 2 Minuten Zeit und geben Sie uns Ihr Feedback zu unserer Arbeit rund um die Mehrwertsteuer-Anpassung. Ich versichere Ihnen, wir nehmen uns jedes einzelne Feedback zu Herzen.

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