Mehrwertsteuersenkung 2020 – Erforderliche Einstellungen im Warenwirtschaftssystem VARIO 8

Die Mehrwertsteuersenkung 2020 kommt! Nach zwei Tagen Beratung der Koalition wurde das Konjunkturpaket, welches die Wirtschaft wieder in Schwung bringen soll, beschlossen. Das 130 Milliarden Euro schwere Paket soll in den Jahren 2020 und 2021 Unternehmen, Verbraucher, Familien und Kommunen unterstützen.

Ein Teil dieses Pakets ist die Mehrwertsteuersenkung, die ab Juli 2020 in Kraft tritt. Konkret wird gelten, dass ab dem 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 statt des Regelsteuersatzes von 19 %, ein Regelsteuersatz von 16 % gilt und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesenkt wird. Ab dem 1. Januar 2021 soll anschließend wieder der (alte) Regelsteuersatz von 19 % und der (alte) ermäßigte Steuersatz von 7 % gelten.

Die Mehrwertsteuersenkung bedeutet nicht nur Einstellungen in Ihrem VARIO 8 Warenwirtschaftssystem vorzunehmen. Viele Unternehmer haben nun Fragen zum Betriebsablauf, auf die Sie bisher noch keine Antworten gefunden haben. Wir haben versucht die Fragen, die an uns herangetragen wurden, zu bündeln und zu beantworten.

Noch ein paar wichtige Hinweise vorweg.

Lesen Sie den Beitrag bitte komplett und aufmerksam durch, bevor Sie handeln. Dies erspart Ihnen viel Arbeit im Nachhinein. Machen Sie sich aber keine Sorge, mit VARIO sind Sie gut aufgestellt und auf die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuersenkung vorbereitet.
Wenn wir in diesem Beitrag von der Mehrwertsteuer sprechen, bedeutet dies für Sie als Unternehmer natürlich die Umsatzsteuer. Die Mehrwertsteuer hat sich nicht zuletzt in der Berichterstattung über das Konjunkturpaket als umgangssprachlicher Oberbegriff für Vorsteuer und Umsatzsteuer in den Vordergrund gedrängt. Aus diesem Grund benutzten wir die Begriffe auch in unserem Beitrag als Synonym.

Anleitungs-Video zu den Einstellungen in VARIO 8 für die Mehrwertsteuer-Senkung

Schritt-für-Schritt-Anleitung der erforderlichen Einstellungen im Rahmen der Mehrwertsteuersenkung in VARIO 8

Lesen Sie im Folgenden eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Mehrwersteuersenkung in VARIO 8 durchzuführen. Nutzen Sie das oben verlinkte Erklär-Video als visuelle Ergänzung.

Schritt 1 - Update:

Installieren Sie das Update auf die Version 8.1.38.140.32901. Nutzen Sie bereits die 8.2., updaten Sie auf die Version 8.2.0.260.32895. Denken Sie an die vorherige Datensicherung. Es ist nicht ausgeschlossen, dass in den kommenden Tagen weitere Updates folgen werden. Bitte installieren Sie immer das neuste Update!

Schritt 2 - MwSt.-Satz anlegen:

Legen Sie im Menüpunkt 1.4.4. einen neuen MwSt.-Satz mit 16% und 5% an. Anschließend sollten Sie die VARIO 8 einmal neustarten. An dieser Stelle empfehlen wir auch noch einmal das Video.

Schritt 3 - Preise anpassen:

Wenn Sie im B2B-Geschäft tätig sind, wählen Sie als Grundlage der Neuberechnung den Nettopreis.

Wenn Sie im B2C-Geschäft tätig sind, müssen Sie die Entscheidung treffen, ob Sie die MwSt.-Senkung an Ihre Kunden weitergeben möchten. Möchten Sie die Senkung weitergeben, wählen Sie ebenfalls als Grundlage den Nettopreis. Wenn Sie jedoch Ihre Bruttopreise beibehalten möchten, führen Sie am 01.07. die Neuberechnung auf Basis der Bruttopreise durch. Gleiches gilt für Versandkosten-Pauschalen.

Wenn Sie in beiden Bereichen (B2B und B2C) tätig sind, können Sie je Preisgruppe die Grundlage für die Neuberechnung wählen.

Auch ohne die Neuberechnung durchgeführt zu haben, weist VARIO ab diesem Zeitpunkt, sofern Schritt 2 durchgeführt wurde, die korrekte MwSt. (ausgehend vom Nettopreis) aus.

Bevor Sie die Neuberechnung durchführen, machen Sie zwingend eine Datensicherung! Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Replikationen für Ihre Shops und Plattformen. Diese müssen laufen, damit die neuen Preise gemeldet werden können.

Ggf. kann es notwendig sein, nach der Neuberechnung, VARIO 8 einmal neuzustarten.

Schritt 4 - Shop, Marktplatz, Kasse:

Sprechen Sie mit Ihrem Shop-Betreuer, welche Einstellung getroffen werden müssen. In der Regel müssen diese Einstellung vor der Neuberechnung der Preise in VARIO stattfinden.

Nach unserem Kenntnisstand heute, müssen Sie bei den Marktplätzen, solange Sie selbst die Rechnungen schreiben, nichts tun.

Für die VARIO Kasse gilt dies ebenfalls, es gibt nichts zu tun. Alle notwendigen Daten werden an die Kasse repliziert.

Schritt 5 - Finanzbuchhaltung:

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, ob neue Sachkonten wegen der Umstellung notwendig sind. Wenn dies der Fall ist, tragen Sie diese in dem neuen MwSt.-Satz der jeweiligen Warengruppe unter 1.2.3.1 ein.

Schritt 6 - Kontrolle:

Machen Sie am Morgen des 01.07. einen Testlauf des gesamten Systems, wie bspw. eine Testbestellung im Shop, auf dem Marktplatz und ein Testkauf an Ihrer Kasse. Kontrollieren Sie in jedem Fall Preise, Belege, Ausdrucke u. Ä.

Absprache mit Ihrem VARIO Berater und Support

Sollten Sie Ware verkaufen, die unter Sonderregelungen gestellt sind, wie z.B. die Buchpreisbindung oder Zeitungen und Zeitschriften sprechen Sie mit Ihrem VARIO Berater oder den Supportmitarbeitern.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es in den nächsten Wochen einen erhöhten Support- und Beratungsbedarf geben wird, sodass es zu längeren Wartezeit kommen kann. Ich versichere Ihnen aber, wir werden jedem helfen! Kunden mit gültigem Hotline-Vertrag werden in der Hotline jedoch priorisiert.

Wenn Sie Fragen haben, kommen Sie auf uns zu! Wir sind für Sie da.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zur Mehrwertsteuersenkung 2020

Für die endgültige Entstehung der Umsatzsteuer ist es irrelevant, ob Sie Ihre Umsätze als Unternehmer nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Besteuerung) besteuern. Relevant ist, wann die Lieferung und/oder Leistung nach umsatzsteuerrechtlichen Regelungen ausgeführt wurde. Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer gehen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) hervor.

Im Folgenden beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuersenkung 2020.

Wann gilt eine Lieferung oder eine Leistung rechtlich als ausgeführt?

Eine Lieferung gilt als ausgeführt, wenn Ihr Kunde Verfügungsmacht über die Lieferung erworben hat. Da es sich gerade im Onlinehandel um Versandgeschäft handelt, gilt hier die Lieferung mit Beginn des Transports des Gegenstandes als ausgeführt. Gleiches gilt auch für Werklieferungen (vgl. 13.1 Abs. 2 UStAE).

Mit dem Zeitpunkt der Vollendung der Leistung durch Sie als Unternehmen, gelten sonstige Leistungen und Werkleistungen als ausgeführt. Eine abgeschlossen Teilleistung, die wirtschaftlich sinnvoll abzugrenzen ist und vereinbart wurde, führt ebenfalls zur Entstehung der Umsatzsteuer.

Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb entsteht die Umsatzsteuer spätestens mit Ablauf des Folgemonats nach dem Erwerb, in der Regel aber mit Erstellung der Rechnung (vgl. § 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG).

Was gilt es wegen der Mehrwertsteuersenkung bei An- oder Vorauszahlungen zu beachten?

Grundsätzlich gilt: „Anzahlungen sichern keinen Steuersatz!“

Auch hier gilt wieder, dass die Umsatzsteuer erst mit Ausführung einer Teilleistung oder der Erbringung der vollständigen Leistung entsteht. Somit sind die Steuersätze aus ein oder mehreren Anzahlungen zum Teil irrelevant.

Es zählt der zum Zeitpunkt der Ausfuhr gültige Steuersatz für die Rechnungsstellung. Sie müssen jedoch die Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Zeitraum, in dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, um die Differenz der Steuer korrigieren. Dies ist der Fall, wenn Sie eine Anzahlung vor dem 01.07.2020 erhalten haben und die Umsatzsteuer zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 entstanden ist.

Im Fall einer Anzahlung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 hat bei einer Ausfuhr im Januar 2021 eine Nachversteuerung in Höhe von 3% bzw. 2 % zu erfolgen. 

Welche Auswirkungen hat die Senkung der Mehrwertsteuer auf Dauerleistungen wie Verträge?

Bei Dauerleistungen handelt es sich in der Regel um Teilleistungen. Für Teilleistungen vor dem 01.07.2020 gelten dabei noch die Steuersätze 19% und 7%. Für Teilleistungen im Zeitraum zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 gilt die Mehrwertsteuersenkung, ab dem Jahreswechsel dann wieder 19% und 7%.

Bei Dauerleistungen wie Verträgen, wird in VARIO bei einer Abrechnung immer der aktuell gültige Steuersatz gezogen. Somit sind zukünftige Abrechnungen korrekt. Bei Jahresabrechnungen sollten Sie jedoch eine Korrektur der Jahresrechnungen durchführen. Nehmen Sie keine Korrektur vor, schulden Sie die erhöhte Mehrwertsteuer (vgl. § 14c Abs. 1 UstG).

Was muss ich bei einem Umtausch beachten?

Bei einem Umtausch wird die ursprünglich erfolgte Lieferung rückgängig gemacht und es erfolgt eine neue Lieferung. Wird ein Gegenstand, der vor dem 01.07.2020 gekauft wurde, nach dem 01.07.2020 umgetauscht gelten für diese „Ersatzlieferung“ die „neuen Steuersätze“.

Was gilt für Gutscheine im Bereich Umsatzsteuerrecht?

Das „Gutschein-Recht“ wurde zum 01.01.2019 in Deutschland überarbeitet. Von der Umsatzsteuersenkung betroffen sind keine Gutscheine, die lediglich zu einem Preisnachlass berechtigen. Relevant sind in diesem Fall Einzweck- und Mehrzweckgutscheine.

Bei einem Einzweckgutschein liegen bereits bei der Ausgabe alle notwendigen Informationen vor, um die geschuldete Steuer festzustellen wie bspw. der Ort „Deutschland“ oder die Nutzung „für ein beliebiges Modestück“.

Alle Gutscheine, bei denen beim Zeitpunkt der Ausstellung nicht alle Informationen für die zuverlässige Bestimmung der Umsatzsteuer vorliegen, sind Mehrzweck-Gutscheine. Die Besteuerung wird erst bei Einlösung des Gutscheins durchgeführt.

Eine generelle Empfehlung, die momentan überall zu lesen ist, ist dass alle Gutscheine möglichst nur als Mehrzweckgutscheine ausgestellt werden. Bei Einzweckgutscheinen ist es momentan unklar ist, ob diese durch die Mehrwertsteuer-Senkung überhaupt rechtlich korrekt zu verwenden sind.

Was passiert, wenn die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde?

Erbringen Sie zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 eine Leistung und weisen auf Ihrer Rechnung den oder die alten Steuersätze aus, handelt es sich nach § 14c Abs. 1 UStG um eine unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer.

Diese zu viel ausgewiesene Mehrwertsteuer schulden Sie dann dem Rechnungsempfänger. Problematisch wird es bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Leistungsempfänger, da dieser durch die zu hoch ausgewiesene Steuer, diese nicht als Vorsteuer abziehen.

Gleiches gilt für Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR). Weisen Sie hier den falschen Steuersatz aus, führt dies ebenfalls zu einem unrichtigen Steuerausweises.

Sie haben jedoch in jedem Fall einen Anspruch auf Korrektur der Rechnung. Noch ist nicht klar, wie und ob die Finanzverwaltungen falsche Steuerausweise beanstanden.

Muss ich jetzt alle Preisschilder neu drucken?

Nicht direkt. Laut eines Schreiben des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie vom 10. Juni 2020 besteht die Möglichkeit einen „Pauschalrabatt“ auszuweisen. Es wird sich dabei auf § 9 Absatz 2 Preisangabenverordnung (PAngV) berufen.

Hierfür muss die Begrenzung nach Kalendertagen erfolgen (1. Juli bis 31. Dezember 2020), die örtliche Bekanntmachung durch einen Aushang in der Filiale, ein Banner auf der Website oder ein entsprechender Hinweis in Katalogen oder Prospekten sowie der Preisnachlass generell und über verschiedene Sortimente und Produktgruppen hinweg.

Das ändert jedoch nichts daran, dass auf der Rechnung bzw. auf dem Kassenbon, die richtigen, neuen, Steuersätze ausgegeben werden müssen. In dem Schreiben heißt es:

"Durch eine durch Werbung nach § 9 Absatz 2 PAngV bekanntgegebene Preissenkung, die Umstellung der Steuersätze im Warenwirtschaftssystem und die Ausweisung der geltenden Mehrwertsteuersätze auf den Bons wird der korrekte Steuerabzug für die Verbraucher transparent."

Ist bei meinen Eingangsrechnungen alles korrekt?

Alles oben Beschriebene gilt nicht nur für Sie als Leistungserbringer, sondern auch für Sie als Leistungsempfänger. Das heißt, es trifft auch auf Ihre Lieferanten zu. Insbesondere dann, wenn Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollten Sie Ihre Eingangsrechnungen genauestens prüfen. Bei falschen Rechnungen bestehen Sie auf eine Korrektur. Damit vermeiden Sie später Probleme mit den Finanzverwaltungen.






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