Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) 2020

Mit der Kassensicherungsverordnung kommen wieder neue Pflichten und Bestimmungen für elektronische Aufzeichnungssysteme bzw. Kassen wie dem VARIO Kassensystem.

Mit dem Jahr 2020 ist, zusätzlich zur GoBD und der Kassennachschau, auch die Kassensicherungsverordnung zu berücksichtigen. Mit der Kassensicherungsverordnung verfolgt der Fiskus das Ziel, digitale Grundaufzeichnungen im Unternehmen noch stärker vor Manipulationen zu schützen.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, umfasst sämtliche Anforderungen an Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme und konkretisiert zugleich die Vorschriften des §146a der Abgabenordnung (AO).

Die Kassensicherungsverordnung ist, wie die GoBD und das Kassenbuch, Teil der Fiskalisierung. Grundlage der Kassensicherungsverordnung ist das “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 16.12.2016 (BGBI I S.3152). Bekannt ist das Gesetz auch als Kassengesetz oder KassenG.

Betroffen von der Kassensicherungsverordnung sind alle Unternehmer/innen und Gründer/innen, welche digitale Kassensysteme und Registerkassen im Einsatz haben.

Mit dem kommenden Jahr (2020) heißt es für Unternehmer/innen, Barumsätze (Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte oder Gutscheine) die durch ein Kassensystem erfasst werden, gegen jegliche Manipulation zu schützen. Das Finanzministerium hat festgelegt, dass alle elektronischen Kassensysteme künftig u. a. mit einer technischen Sicherheitsvorrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen.

Unternehmer, Gastronomen und Co. Können jedoch kurz aufatmen - Bund und Länderfinanzverwaltungen haben am 25.09.2019 eine Übergangsfrist (Nichtbeanstandungsregelung) beschlossen. Wann diese Frist abläuft und wer von ihr Gebrauch machen kann, lesen Sie im nachfolgenden Abschnitt.

Fristen, Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen

Ab dem 01.01.2020 müssen Kassensysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorweisen. Eine Manipulation der Umsätze ist mit der TSE nicht mehr möglich.

Aufgrund der Tatsache, dass zertifizierte technische Sicherheitsstandards erst seit Q4 2019 für Kassensystemhersteller verfügbar sind und jede Lösung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) abgenommen werden muss, ist eine flächendeckende Ausstattung aller in Deutschland befindlichen Kassen nicht bis zum 01.01.2020 möglich. Daher haben sich Bund- und Länderfinanzverwaltung auf eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020 geeinigt.

Sollten Sie zwischen dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 ein elektronisches Kassensystem erworben haben, räumt Ihnen der Gesetzgeber eine Schonfrist ein, sofern es baulich und technisch nicht möglich ist, die Kasse den neuen Anforderungen entsprechend anzupassen. In diesem Fall können Sie Ihre Kasse noch bis Ende 2022 nutzen.

Sollten Sie nicht zur Gruppe der Ausnahmen gehören, gilt die Kassensicherungsverordnung ausnahmslos.

Warum ist die Kassensicherungsverordnung notwendig?

Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich voran und der Gebrauch von digitalen Kassensystemen erhöht sich stetig. Die Vorteile digitaler Kassensysteme sprechen für sich: Zeitersparnis, Stressreduktion und Geldersparnis.

Dennoch gibt es auch in diesem Fall eine Kehrseite der Medaille. Aufzeichnungssysteme werden manipuliert und Schwarzgeld sowie Steuerhinterziehungen nehmen zu. Für das Finanzamt waren diese Manipulationen bislang nur schwer nachvollziehbar. Um derartige Manipulationen an digitalen Kassensystemen und Registerkassen zu vermeiden, wird im kommenden Jahr (2020) die Kassensicherungsverordnung eingeführt. Die Folge: Neue Standards und Anforderungen für Kassensysteme.

Welche Anforderungen muss mein elektronisches Kassensystem künftig erfüllen?

Elektronische Kassensysteme müssen im Rahmen der Kassensicherungsverordnung über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese soll etwaige Manipulationen verhindern. Daten werden entsprechend aufgezeichnet und erfasst, sodass eine Änderung im Nachhinein nicht mehr möglich ist. Auch eine Löschung der Aufnahme ist nicht mehr zu erwirken.

Wie funktioniert TSE?

Alle erfassten Daten werden unmittelbar von der Registerkasse an die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschickt. Durch diesen Vorgang können Daten im Aufzeichnungssystem nicht nachträglich verändert und/oder manipuliert werden. Die TSE setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:

1. Das Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul setzt sich aus der Secure Module Application (SMA) und dem Crypto Service Provider (CSP) zusammen. Das Sicherheitsmodul sichert die erfassten Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem, sodass eine unbemerkte Veränderung oder Löschung unmöglich ist.
2. Das Speichermedium: Das Speichermedium ist für die Aufbewahrung der Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem gemäß dem gesetzlichen Fristen verantwortlich.
3. Die digitale Schnittstelle: Mit der digitalen Schnittstelle wird die reibungslose Übertragung der Kassendaten an das Finanzamt gewährleistet.
4. Wichtig: Die von Ihnen genutzte technische Sicherungseinrichtung muss bis zum 01. Januar 2020, spätestens aber bis zum 30. September 2020, zertifiziert sein. Durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfolgt die Zertifizierung ihres TSE.

Wie erfolgt die Integration der technischen Sicherheitseinrichtung in das bestehende Kassensystem?

Als Nutzer einer Kasse sind Sie dazu angehalten, Ihre Kasse gesetzeskonform umzurüsten und neue Softwareupdates zu installieren. Jedoch sind Kassenanbieter dazu verpflichtet, Ihre Kasse mit einer TSE auszustatten oder (falls eine eigenständige Umrüstung nicht möglich ist) auf eine TSE eines externen Herstellers zurückzugreifen und Ihnen zur Verfügung zu stellen.

Der Großteil der Arbeit für eine rechtskonforme Kasse im Sinne der Kassensicherungsverordnung liegt somit bei den Kassenherstellern. Sie haben allerdings die Aufgabe, den Vorgang rechtzeitig bei Ihrem Anbieter anzustoßen, sodass Ihre Kasse bis zum 01. Januar 2020 - spätestens bis zum 30. September 2020 – mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist. Falls der Hersteller Ihre Kasse nicht mit einer zertifizierten TSE ausstatten kann, sind Sie dazu angehalten eine rechtskonforme Kasse zu organisieren und gegen die alte einzutauschen.

Sie arbeiten mit der Kasse von VARIO? Hervorragend! Mit einem Update, der Einrichtung und Konfigurationen rund um die TSE sowie der sonstigen Pflichten erfüllt die VARIO Kasse alle Anforderungen der Kassensicherungsverordnung und Sie können unbesorgt Ihren Arbeitsalltag bestreiten.

Die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht

Zusätzlich zur technischen Sicherheitseinrichtung, sind im Rahmen der Kassensicherungsverordnung die sogenannte Kassenmelde- und die Belegausgabepflicht in jedem Fall zu beachten.

Die Kassenmeldepflicht

Im Zuge der Kassensicherungsverordnung besteht die Pflicht, jede im Gebrauch befindliche Kasse beim zuständigen Finanzamt zu melden. Wenn eine Kasse nicht mehr im Einsatz ist, muss das Finanzamt ebenfalls darüber informiert werden.

Bei Nicht-Anmeldung der elektronischen Kassen machen Sie sich strafbar.

Die Belegausgabepflicht

Des Weiteren gilt eine Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassensystemen. Das bedeutet für Sie, dass Sie zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg zur Verfügung stellen müssen. Der Kunde ist dabei nicht verpflichtet diesen Beleg mitzunehmen. Die Belegausgabepflicht ist eine weitere Maßnahme, Manipulationen vorzubeugen (eine nachträgliche Stornierung ist nicht möglich).

Welche Rolle spielt das Finanzamt?

Das Finanzamt wird auch weiterhin – trotz TSE - Grundaufzeichnungen und Umsatzdaten in regelmäßigen Abständen überprüfen. Aufgrund der digitalen Schnittstelle bedeutet die Kontrolle der Aufzeichnungen für beide Seiten eine erhebliche Zeitersparnis.

Eine Prüfsoftware des Finanzamts kann innerhalb kürzester Zeit all Ihre Aufzeichnungen kontrollieren und auf etwaige Manipulationen prüfen.

Hohe Strafen vermeiden

Auch wenn eine Übergangsfrist eingeräumt wurde, sollten Sie die Umstellung Ihrer Kassen schnellstmöglich vornehmen. Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller auf und sorgen Sie für ein zertifiziertes TSE. Bereits widersprüchliche Aufzeichnungen können vom Finanzamt schnell als Steuerhinterziehung geahndet werden. Hohe Geldstrafen bis hin zu Freiheitstrafen sind die Folge.

Sollten Sie die Kassensicherungsverordnung nicht einhalten, kann dies ebenfalls als Steuerordnungswidrigkeit eingestuft werden. Auch in diesem Fall ist mit hohen Geldbußen zu rechnen.

Richtig vorbereiten – so geht’s!

Um für die Kassensicherungsverordnung richtig vorbereitet zu sein und Strafen zu vermeiden, sollten folgende Punkte erledigt werden:

• Informieren Sie sich ausgiebig über Ihr momentan im Einsatz befindliches Kassensystem. Kann Ihre Kasse aufgerüstet werden oder benötigen Sie eine neue digitale Kasse/ Registerkasse?
• Beginnen Sie frühestmöglich mit der Aufrüstung Ihrer Kasse – sollte etwas schiefgehen, tragen Sie allein die Schuld und das Finanzamt kann Ihr Verhalten als illegal einstufen.
• Erfüllt Ihre Kasse rechtlichen Vorgaben?
• Nehmen Sie schnellstmöglich Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller auf.
• Digitale Kassen erleichtern Ihren Arbeitsalltag ungemein. Die Anforderungen der KassenSichV sind keine unüberwindbaren Hürden. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist, können auch Sie von der Kassensicherungsverordnung profitieren.

Kassensicherungsverordnung: Vorteile für Unternehmer?

Von der KassenSichV können auch Sie als Unternehmer/in profitieren. Glauben Sie nicht? Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile sich durch die Kassensicherungsverordnung für Sie ergeben:

1. Manipulationssicherheit: Dieser Punkt ist nicht nur für das Finanzamt maßgeblich. Auch Sie als Unternehmer/in profitieren von der Manipulationssicherheit Ihrer Daten. Mit der zertifizierten TSE, sind Ihre Daten vor sämtlichen Manipulationen geschützt.
2. Optimierte Prozesse: Anhand der digitalen Schnittstelle können die aufgezeichneten Daten schnell und einfach gelesen sowie interpretiert werden. Auch die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt in kürzester Zeit und ist mit wenig Arbeitsaufwand verbunden.
3. Rechtssicherheit: Haben Sie eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung im Einsatz, geht der Fiskus davon aus, dass alle Aufzeichnungen Ihre Richtigkeit haben und vollständig sind. Prüft das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen, können Sie diese jederzeit nachweisen.

Drei Irrtümer über die Kassensicherungsverordnung

Änderungen sind auch immer mit Gerüchten und Irrtümern verbunden. Wir bringen etwas Licht ins Dunkle und räumen mit drei Irrtürmern auf:

1. Fehler bei einer Buchung dürfen nicht mehr vorkommen: Fehler sind menschlich und können passieren. Auch die Kassensicherungsverordnung räumt Fehler ein und auch das Finanzamt ist darüber im Bilde. Werden Änderungen aufgrund einer fehlerhaften Eingabe vorgenommen, muss diese zeitnah und für das Finanzamt verständlich dokumentiert werden.
2. Jeder muss jetzt eine digitale Kasse im Einsatz haben: Die Kassensicherungsverordnung schreibt nicht vor, dass jeder Unternehmer, Gastronom und Co. ab 2020 ein digitales Kassensystem im Einsatz haben muss. Auch wenn Registerkassen einige Vorteile mit sich bringen, gilt in Deutschland keine Registerkassenpflicht. Die Nutzung offener Ladenkassen sind weiterhin erlaubt.
3. Die Kassensicherungsverordnung bedeutet viel mehr Arbeit: Sie als Nutzer des Kassensystems werden mit Einführung der Kassensicherungsverordnung keinen erschwerten Arbeitsbedingungen unterliegen. Ihre Arbeit wird weder erschwert noch beeinträchtigt.

Mit VARIO sind Sie bestens für 2020 gerüstet!

Sind Sie im Besitz einer VARIO Kasse in Verbindung mit dem VARIO ERP-System und dem DMS, so können Sie beruhigt in das neue Jahr starten. Die VARIO Software AG wird auch in Zukunft sicherstellen, dass Sie gesetzteskonform arbeiten und alle Anforderungen gemäß der Kassensicherungsverordnung erfüllt werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bietet auf seiner Webseite Antworten zu häufig gestellten Fragen (FAQ).

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Das Wichtigste im Überblick

Die wichtigsten Fakten der Kassensicherungsverordnung im Überblick:

1. Ab dem 1. Januar 2020 - spätestens bis zum 30. September 2020 - müssen alle elektronischen Kassensysteme über eine zertifiziere TSE verfügen.
2. Bund und Länderfinanzverwaltung haben sich auf eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020 geeinigt.
3. Die Kassensicherungsverordnung verfolgt das Ziel, digitale Grundaufzeichnungen noch stärker vor Manipulationen zu schützen.
4. Grundlage der KassenSichV ist das "Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen".
5. Das TSE setzt sich aus dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle zusammen.
6. Zusätzlich zur TSE, ist die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht zu erfüllen.