GDP-Regel-Inspektion bei unserem Kunden pharma solutions trade

Bei unserem Kunden pharma solutions trade GmbH stand im November 2023 wieder eine GDP-Regel-Inspektion an, die auch dank VARIO erfolgreich bestanden wurde. Wir haben dies zum Anlass genommen, um einmal genauer nachzufragen, worauf es bei der Prüfung ankommt und wie VARIO bei der Inspektion unterstützen kann.

Was versteht man unter GDP?

GDP steht für Good Distribution Practice. Im Rahmen der GDP-Regel-Inspektion wird die Vertriebskette von Arzneimitteln und Wirkstoffen kontrolliert, um deren Qualität und Unversehrtheit sicherzustellen. Dies bezieht sich insbesondere auf die Lagerung und den Transport der Gesundheitsprodukte.

Die Prüfung findet in etwa alle drei Jahre statt und wird von einer/einem Amtsapotheker:in durchgeführt.

Welche Funktionen der VARIO Software für den Pharma(groß)handel nutzt pharma solutions trade?

Neben den klassischen Funktionen der Warenwirtschaft wie Artikel- und Lagerverwaltung, dem DMS und der Faktura nutzt pharma solutions branchenspezifische Anwendungen speziell für den Pharmagroßhandel. Drei von ihnen möchten wir Ihnen im Folgenden näher erläutern:

1. Tagesinventuren
2. SecurPharm-Schnittstelle
3. Chargendokumentation

Tagesinventuren

In der Praxis werden oft nur Jahresinventuren durchgeführt, die meist ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen und der komplette Betrieb in dieser Zeit stillsteht. Unser Kunde pharma solutions nutzt Tagesinventuren nach dem Zufallsprinzip, um einzelne Lagerplätze zu scannen/zählen. Der Betrieb kann währenddessen weiterlaufen. Dies ist zum einen eine Maßnahme zur Qualitätssicherung, zum anderen verkürzt es die Jahresinventur deutlich.

SecurPharm-Schnittstelle

Was ist SecurPharm?

SecurPharm ist ein System zur Überprüfung der Echtheit von Arzneimitteln im Pharmagroßhandel und in Apotheken. Während des Produktionsprozesses versieht der pharmazeutische Unternehmer jede Packung eines Arzneimittels mit individuellen Erkennungsmerkmalen (Seriennummer, Produktcode, Chargennummer, Verfalldatum), welche in Klarschrift sowie einem Data Matrix Code auf die Packung aufgebracht und in die zentrale Datenbank der pharmazeutischen Industrie hochgeladen werden.

Vor der Herausgabe des Arzneimittels wird der Data Matrix Code gescannt. Durch die Schnittstelle von VARIO zu SecurPharm ist diese Echtheitsprüfung ein kaum wahrzunehmender Mehraufwand. Der Abgleich der Daten auf der Packung mit denen in der Industriedatenbank nach dem Scannen läuft innerhalb Millisekunden im Hintergrund ab. Nach erfolgreicher (Echtheits-)Überprüfung wird das Arzneimittel in den Bestand aufgenommen und steht für den Weiterverkauf zur Verfügung.

Chargendokumentation

Mit VARIO werden die Serien- und Chargennummern im gesamten Logistikprozess vom Wareneingang bis zum Warenausgang systemtechnisch erfasst und zentral verwaltet. Werden Wirkstoffe oder Arzneimittel einer bestimmten Charge zurückgerufen, muss ad hoc gehandelt werden. Durch die nahtlose Chargendokumentation kann sofort nachvollzogen werden, was in den Produkten enthalten ist und wer die betroffenen Produkte erhalten hat.

FAQ – Die häufigsten Fragen von anderen Pharmahändler:innen an pharma solutions

Hat VARIO eine MSV3-Schnittstelle?

Die MSV3-Schnittstelle ist in VARIO enthalten und dient zur Übermittlung der Bestellung von Apotheken beim Großhandel. Sie steht dem Auftragssender ebenso wie dem Auftragsempfänger zur Verfügung – sprich VARIO hat ebenfalls einen MSV3-Server zum Empfangen von Bestellungen.

Habe ich Zugriff auf die ABDA-Artikeldatenbank?

Über die ABDA-Datenbank können Sie Arzneimittelinformationen, wie Basisinformationen (Preise, Texte, u.v.m.) sowie Informationen zu Verpackung und Lagerung abrufen. VARIO stellt Ihnen diese Daten optional bereit und sorgt zweimal im Monat für den Abgleich und die Aktualisierung der Daten.

Benötige ich eine Schnittstelle zu Lauer-Fischer, wenn ich ABDA nutze?

Möchten Sie neben den Stammdaten der Arzneimittel, welche Sie über die ABDA-Datenbank abrufen können, auch deren Inhaltsstoffe abfragen, ist dies über die Lauer-Fischer-Schnittstelle möglich. Wir arbeiten derzeit daran, diese Lücke zu schließen, sodass keine separate Schnittstelle für Lauer-Fischer benötigt wird.

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Lassen Sie sich von unseren Experten bezüglich Digitalisierung oder unserem ERP-System VARIO in einem kostenlosen Erstgespräch online, bei Ihnen vor Ort oder in unserer Zentrale in Neuwied beraten und erfahren Sie, welche Vorteile die VARIO Software AG mit Ihren Lösungen für Sie bereithält.

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Versionen und Preise des VARIO ERP-Systems

Wir bieten unser ERP-System in einer kostenlosen Version an, die bereits viele Funktionen beinhaltet, um sie auf Herz und Nieren zu prüfen. VARIO for Free bleibt bei bis zu 1.000 Belegen pro Jahr kostenfrei nutzbar. Sie wollen mehr? Kein Problem. Der Wechsel von VARIO for Free auf eine erweiterte VARIO Version ist ohne Neuinstallation jederzeit durch ein Programm- bzw. Lizenzupdate möglich. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.

Versionen und Preise

Headerbild Quelle: Medizinische Versorgung Fotos auf Lager von Vecteezy