Vermietung

Mit Hilfe der folgenden Menüpunkte steuern und planen Sie die Vermietung Ihrer Produkte.

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Allgemeine Einstellungen

Um die Vermietung richtig abrechnen zu können, müssen Sie vorher in der Parameterverwaltung ein paar Angaben machen.

Vermietung Einstellungen Parameter

Kosten

Abrechnungsart
Hier können Sie aus einer vordefinierten Menge von Abrechnungsarten für die Vermietung wählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen pro Tag (mit/ohne erstem und letztem Tag) oder pro Nacht zu wählen.

Feiertage aussetzen
Ist dieser Haken gesetzt, fließen Feiertage (des Standorts Ihres Unternehmens) nicht in die Mieteinheitenberechnung mit ein.

Wochentagszählung
Hier können Sie aus einer vordefinierten Menge von Wochentagszählweisen für die Vermietung wählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen Woche, Werktage mit Samstag oder Werktage ohne Samstag zu wählen.

Festpreis für Positionen erlauben
Diese Option ermöglicht es Ihnen im Mietauftrag anstelle der automatischen Preisberechnung über die Angaben in den Mietpreisgruppen einen Festpreis für eine Vermietposition festzulegen.

Belege

Artikel
Legen Sie in der Artikelverwaltung zunächst 4 Artikel ohne Bestandsführung für die Vermietung, Schaden, Zahlungsausgleich und Kaution an. Dabei darf der Kautionsartikel keine MwSt. haben. Diese weisen Sie anschließend in den Parametern zu.

Vorgabe
Hier können Sie Standardvorgaben für Lager und Lieferbedingung machen.

Preisdetails
Der Haken bei Preisdetails wird, wenn hier gesetzt, vorbelegt, wenn Sie aus der Vermietung heraus einen Beleg erstellen. Bei gesetztem Haken, den Sie aber pro Vermietung einzeln auch entfernen könnten, werden dann die Berechnungsgrundlagen anhand der Tage und Preisen laut Mietpreisgruppe auf dem Beleg ausgegeben.

Zeiten

Mietdauerart
Hier können Sie zwischen bekannte und unbekannte Mietdauer wählen. Bei unbekannter Mietdauer greift die Einstellung bei ‚Dauer der Positionssperre‚ und Sie können Fälligkeitsrechnungen erstellen, die nach der Einstellung im Feld ‚Fälligkeitszyklus‚ erstellbar sind.

Dauer der Positionssperre
Hier können Sie einstellen, wie viele Monate ein Asset, welches in einem Auftrag mit unbekannter Mietdauer enthalten ist nicht mehr in eine neue Vermietung übernommen werden kann, bevor sich die Vermietung mit der unbekannten Mietdauer nicht im Status Rückgabe befindet.

Fälligkeitszyklus
Hier können Sie hinterlegen wie oft die Fälligkeitsrechnungen einer Vermietung mit unbekannter Vermietdauert erstellt werden sollen. Sie haben die Wahl zwischen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich

Fälligkeitszeitpunkt
Stellen Sie hier ein, ob die Fälligkeitsrechnungen am jeweiligen Zyklusende oder am Zyklusbeginn erstellt werden können sollen.

Übergabe…Rückgabe
Hier können Sie Standardwerte für die Übergabe oder Rückgabeuhrzeit machen, die automatisch gefüllt werden wenn eine Vermietung aus dem Vermietkalender heraus erstellt wird.

Kalenderfarben

Unten können Sie die Farben für die verschiedenen Status der Vermietungen im Vermietkalender (Menüpunkt 3.5.4) festlegen.

Legen Sie zudem noch einen Abschlagsartikel an, ebenfalls ohne Bestandsführung, sofern noch nicht geschehen. Diesen weisen Sie auch in den Parametern, allerdings unter ‚Fakturierung – Auftragsbearbeitung – Abschlagsrechnung‚ zu.

Autom. Asset-Nr.

Hier können Sie die Vergabe automatischer Asset-Nummern aktivieren und die Länge sowie ein optionales Präfix bestimmen.

Wenn Sie sich im Ändern-Modus befinden und auf die 3 Punkte neben ‚Autom. Asset-Nr.‘ klicken, öffnet sich folgendes Fenster:

Wenn Sie bei ‚Neuer Zähler‘ eine Zahl eintragen, können Sie auf ‚OK‚ klicken und erhalten folgende Warnung, die Sie mit Klick auf ‚Ja‚ bestätigen müssen:

Achten Sie bei der Wahl eines neuen Zählerwertes darauf, dass keine bestehenden Assetnummern in den neuen Bereich fallen, da es sonst zu Problemen kommen kann.

Beschriftung freier Felder S01-S05

Hier können Sie die freien Felder der Assetverwaltung beschriften.

Assets vermieten

Über diesen Menüpunkt können Sie Vermietungen für Ihre Assets vornehmen.

Reiter Stammdaten

Kundendaten
Zuerst müssen Sie im Bereich Kundendaten eine Adresse auswählen. Optional können Sie eine Bemerkung angeben, die auch auf dem Mietvertrag ausgegeben wird.

Vermietung Stammdaten Assets vermieten

Zeitraum
Hier können Sie zwischen der Mietdauerart bekannte oder unbekannte Mietdauer wählen. Wenn Sie eine unbekannte Mietdauer auswählen oder in den Parametern als Standard eingestellt haben, wird Ihnen die ebenfalls in den Parametern eingestellte Positionssperre für die Vermietobjekte angezeigt.

Darunter müssen Sie einen regulären Übergabe- und Rückgabezeitraum auswählen.

Die abweichenden Übergabe- und Rückgabezeitpunkte sind optional und können im entsprechenden Status Übergabe oder Rückgabe der Vermietung angepasst werden. Bei Eingabe eines abweichenden Übergabezeitpunktes wird keine Neuberechnung der Mieteinheiten angestoßen, beim Rückgabezeitpunkt haben Sie später im Reiter Kosten dann die Möglichkeit, bei entsprechender Abweichung eine Rückzahlung oder Nachzahlung auszuwählen oder keins von beidem vorzunehmen.

Schaden
Der Bereich Schaden ist erst nach der Rückgabe des Vermietobjektes befüllbar. Dort können Sie eine Beschädigung vermerken und wenn der Schadensbetrag bekannt ist, diesen hier eintragen um daraus eine Schadensrechnung erstellen zu können.

Reiter Positionen

Im Reiter Positionen können Sie Assets hinzufügen oder entfernen. Damit ein Asset hier erscheint, müssen Sie unter Assets verwalten den Haken bei ‚Vermietbar‚ setzen und eine Mietpreisgruppe hinterlegen.

Reiter Positionen

Ist ein Asset in der Mietpositionssuche rot hinterlegt, liegt bereits eine Vermietung für diesen Zeitraum vor. Dieses kann der aktuellen Vermietung dann auch nicht hinzugefügt werden.

Wenn Sie ein oder mehrere Assets ausgewählt haben, sehen Sie im Bereich Mietpreis die Informationen zu den Mietpreisen der entsprechenden Mietgruppe und im Bereich Berechnung die genaue Berechnung der Mieteinheiten.

Reiter Kosten

Im Reiter ‚Kosten‚ werden Ihnen Informationen zur in den Parameter eingestellten Abrechnungsart und der Endpreis für die Vermietung angezeigt. Sie können hier noch einen Sonderrabatt eintragen und Angaben zu Anzahlung und Kaution machen.

Reiter Fälligkeiten

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn Sie in der Vermietung eine unbekannte Vermietdauer hinterlegt haben. Hier können Sie die nächste Fälligkeit sehen und bereits erstellte Fälligkeitsrechnungen werden hier aufgelistet. Diese können Sie direkt per Doppelklick öffnen.

Reiter Fälligkeiten Vermietung Rechnungen

Reiter Historie

In der Historie finden Sie alle Belegerstellungen mit jeweiligen Belegnummern und können auch nachvollziehen, wenn ein aus der Vermietung heraus erstellter Beleg storniert oder gelöscht wurde:

Vermietung Historie

Wenn Sie die entsprechenden Belege, die bereits erstellt worden sind stornieren und Löschen, haben Sie auch die Möglichkeit den Status der Vermietung wieder zu ändern und sogar bei Storno und Löschen des Auftrags die Vermietung wieder zu stornieren.

Belege aus der Vermietung heraus erstellen

Nach dem Speichern Ihrer Vermietung können Sie über den Button ‚Belege verwalten‘ einen Auftrag erstellen:

Es werden Ihnen immer nur Belege zur Erstellung angeboten, die der Vermietstatus zulässt oder wenn andere Bedingungen wie Schaden, Anzahlung oder Kaution erfüllt sind.

Nach Klick auf ‚Auftrag erstellen‚ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Lieferbedingung und Zahlungsart festlegen können (für jeden Beleg separat einstellbar). Standardmäßig werden hier die Einstellungen der ausgewählten Adresse übernommen.

Lieferbedingungen festlegen

Wenn die Vermietung den Status ‚Übergabe‘ hat, können Sie optional einen abweichenden Übergabezeitpunkt (diese Angabe dient nur der Dokumentation und wird bei der Belegerstellung nicht berücksichtigt) eingeben und analog dazu im Status ‚Rückgabe‘ einen abweichenden Rückgabezeitpunkt.
Den Status können Sie über folgenden Button anpassen:

Nach der Erstellung des Auftrags können Sie sich diesen über das Menü anzeigen lassen. Nun haben Sie die Möglichkeit den Auftrag in Übergabe zu übernehmen.

Wenn das Asset dem Mieter übergeben wird, können Sie einen Übergabelieferschein oder eine Übergabelieferschein/-rechnung erstellen. Wenn Sie nur einen Lieferschein erstellen, müssen Sie diesen in der Belegverwaltung manuell in eine Rechnung übernehmen.

Nach Erstellung eines Übergabelieferscheins oder einem Lieferschein/Rechnung ist es möglich den Status auf ‚Rückgabe‘ zu setzen.

Wenn das Asset zurückgegeben wird, können Sie den Haken bei ‚Asset(s) beschädigt‘ setzen, eine Schadenssumme und eine Bemerkung eingeben. Sie haben daraufhin bei ‚Belege verwalten‘ die Möglichkeit, eine Schadensrechnung zu erstellen.

Wenn das Asset zurückgegeben wurde, können Sie hierüber auch eine Kautionsgutschrift erstellen.

Über den Button ‚Dokumente ausgeben‚ können Sie den Mietvertrag, die Mietbedingungen und die bisher erstellten Belege gesammelt ausdrucken oder per E-Mail versenden:

Dokumente ausgeben

In der Auftragshistorie finden Sie den Auftrag, eine eventuelle Abschlagsrechnung und die Lieferschein/Rechnung bzw. Rechnung zur Vermietung. Kautions- und Schadensrechnung sind separate Belege.

Auftragshistorie

Eine Abschlussrechnung können Sie erstellen, wenn der Vermietzeitraum überschritten wurde und vorher bereits eine Lieferschein/Rechnung erstellt wurde oder wenn nur ein Lieferschein erstellt wurde.

Wenn das Vermietobjekt früher zurückgegeben wurde, wird automatisch ein Betrag zur Rückzahlung errechnet, welche auch eventuell abweichende Mieteinheitpreisstaffeln berücksichtigt.

Berechnung

Im Reiter Kosten können Sie jedoch für jede Vermietung einzeln entscheiden, ob eine Zahlungsausgleich erfolgen soll oder nicht. Setzen Sie hierfür den Haken bei Zahlungsausgleich manuell.

Fälligkeiten verwalten

Wenn Sie einen Vermietauftrag mit unbekannter Mietdauer angelegt haben, können Sie je nach in den Parametern eingestelltem Zyklus, Abschlagsrechnungen erstellen.

Diese Fälligkeitsrechnungen können Sie direkt aus der Vermietung heraus im Bereich Belege verwalten erstellen:

Fälligkeitsrechnung erstellen Vermietung

Im Reiter Fälligkeiten sehen Sie bereits erstellte Rechnungen und können diese jederzeit mit Doppelklick aufrufen. Alternativ können Sie sich auch die erstellten Fälligkeitsrechnungen im Bereich Belege verwalten anzeigen lassen:

Abschlagsrechnung Fälligkeitsrechnung anzeigen

In dem Menüpunkt ‚Fälligkeiten verwalten‚, den Sie auch direkt aus dem Vermietkalender heraus per Klick auf den Button ‚Fälligkeit‚ öffnen können, erleichtern wir Ihnen die manuelle Abrechnung über den Vermietauftrag selbst.

Sie können im Menüpunkt 3.8.2 nach Vermietnummern, Adressen, Fälligkeiten, Fälligkeitszyklen und Fälligkeitszeitpunkten filtern und mittels Klick auf ‚Ermitteln‚ werden Ihnen die entsprechenden Vermietungen angezeigt:

Vermietung Fälligkeiten verwalten

Wenn eine Vermietung noch nicht in den Fälligkeitszyklus fällt, dann wird diese wie im Beispiel rot hinterlegt und der Haken bei ‚Abrechnen‘ wird nicht automatisch gesetzt. Grün markierte Vermietungen sind abrechenbar laut Zyklus. Sie können jedoch trotzdem für noch nicht fällige Vermietungen mittels Setzen des Hakens bei ‚Abrechnen‚ eine Fälligkeitsrechnung erstellen.

Mietpreise verwalten

Über diesen Menüpunkt können Sie Ihre Mietpreise verwalten. Sie können verschiedene Mietgruppen und Preisstaffeln dazu anlegen.

Mietpreise in der VARIO Software verwalten

Wenn Sie den Haken bei ‚Basispreis verwenden‚ setzen, wird dieser zusätzlich zum Preis pro Mieteinheit einmalig fällig. Wenn keine Mieteinheit eingetragen wird, dann gilt der eingegebene Basispreis pauschal für die ganze Mietdauer.

Wenn Sie den Haken bei ‚Basispreis pauschal für‘ XX ‚Mieteinheiten‚ setzen, gilt für die hier eingetragenen Mieteinheiten der Basispreis und alle weiteren Mieteinheiten werden über den Preis pro Mieteinheit berechnet.

Vermietkalender

Der Vermietkalender bietet eine Übersicht über die vermietbaren Assets und deren Vermietaufträge. Die Farben für die einzelnden Status lassen sich in der Parameterverwaltung einstellen.

Vermietkalender in dem VARIO ERP-System

Mittels Markieren eines Zeitraums mit der Maus und Rechtsklick, lässt sich direkt eine Vermietung für diesen Zeitraum und das entsprechende Asset auswählen:

Vermietkalender

Oben können Sie mittels diverser Kriterien filtern und die markierte Vermietung wird im Kalender mitmarkiert und lässt sich für eine detailliertere Ansicht aufklappen:

Detailansicht des Vermietkalenders in der VARIO Software

Sie können bei den Filterkriterien auch den Haken bei ‚Module anzeigen‚ setzen, dann werden die zu einem Asset hinterlegten Module im Vermietkalender angezeigt. Wenn die im Asset hinterlegten Module wiederum als Vermietbar gekennzeichnet sind und eine eigene Vermietgruppe haben, können diese auch einzeln vermietet werden.

Vermietkalender Fälligkeiten Module

Wenn Sie in eine Vermietung ein Asset mit Modulen laden, welche vermietbar sind, werden Sie beim Einfügen gefragt, ob Sie die Module auch mit in den Vermietauftrag einfügen möchten. Beim Entfernen des Assets kommt diese Frage ebenfalls. Die Module eines Assets werden automatisch mit dem Preis 0,00 € in die Vermietung geladen, wenn Sie nicht einzeln vermietet werden.