Verkaufsbelege – ausführlich

Tutorial-Video

Der Fokus liegt in diesem Video auf Kundenbelegen, also Verkaufsbelegen. Somit erhalten Sei einen Einblick in die verschieden Stufen von Angebot bis Rechnung und Gutschriften.

Allgemeine Informationen

Allgemeine Informationen zu Belegen finden Sie auf der Seite „Grundlagen“. Diese Seite ist Voraussetzung für den Umgang mit VARIO.

Reiter Belegkopf

Der Belegkopf enthält u. a. Angaben über Adresse, Belegnummer, Belegart, Belegstatus und Belegdatum. Ebenso alle angelegten Liefer- und Rechnungsadressen können hier gewählt werden.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Adresse

Alle hier aufgeführten Daten werden standardmäßig direkt aus den Stammdaten der Adresse gefüllt, sobald eine Adresse für den Beleg ausgewählt wurde (s. u.). Eine manuelle Änderung innerhalb dieser Felder ist aber problemlos möglich.

Verarbeitungskriterien

Sie finden diese unterhalb der E-Mail-Adresse.

Hier können Sie definieren, wie der Auftrag abhängig vom Bestand behandelt werden soll. Zur Verfügung stehen folgende Auswahlwerte:

gem. Kriterien im StapellaufDie in der Stapelbelegbearbeitung eingestellten Kriterien werden herangezogen.
nur komplett liefernWenn alle Positionen sind im Lager verfügbar.
nur komplette PositionenDamit ein Lieferschein erzeugt werden kann, muss mindestens eine der Positionen vollständig im Lager verfügbar sein. Auch die weiteren Positionen müssen vollständig auf Lager sein, damit diese ausgeliefert werden können.
kpl. Pos. liefern, max. 2 TeillieferungenAuch hier müssen die Positionen vollständig auf Lager sein, damit ein Lieferschein erzeugt werden kann. Allerdings sind mit dieser Option maximal zwei Teillieferungen möglich.
verfügbare Menge liefernMit dieser Option können die Positionen mit dem verfügbaren Bestand in einen Lieferschein übernommen werden. Der Verfügbare Bestand errechnet sich aus dem tatsächlichen Bestand abzüglich der Reserviermengen.
verfügbare Menge liefern, max. 2 TeillieferungenMit dieser Option können die Positionen mit dem verfügbaren Bestand in einen Lieferschein übernommen werden. Es sind aber maximal zwei Teillieferungen möglich. Der verfügbare Bestand errechnet sich aus dem tatsächlichen Bestand abzüglich der Reserviermengen.
keine VerarbeitungEs ist keine weitere Übernahme des Belegs möglich.
Anz. Lieferungen

Hier wird die maximale Anzahl von Lieferungen angegeben, die erwünscht ist. Standardmäßig wird der Wert aus der Adresse des Belegs übernommen. Eine Änderung der Vorgabe ist hier möglich.

ACHTUNG! Die Einstellungen können durch den Parameter „Anz. Lieferungen“ (s. u.) überlagert werden.

Rechnungsadresse

Hier werden standardmäßig die Daten der Haupt-Rechnungsadresse aufgeführt, sobald eine Adresse für den Beleg ausgewählt wurde (s. u.). Auch hier gilt: Jeder Eintrag kann von Hand beliebig geändert werden. Soll eine andere Rechnungsadresse auf dem Beleg erscheinen, so können Sie diese über die Suchschaltfläche auswählen.

Standardmäßig ist hier aber nur die Auswahl einer Zusatzadresse möglich, die als Rechnungsadresse gekennzeichnet ist. Möchten Sie an dieser Stelle alle vorhandenen Adressen auswählen können, so müssen Sie hierfür den entsprechenden Parameter ändern.

Lieferadresse

Hier werden standardmäßig die Daten der Haupt-Lieferadresse aufgeführt, sobald eine Adresse für den Beleg ausgewählt wurde (s. u.). Auch hier gilt: Jeder Eintrag kann von Hand beliebig geändert werden. Soll eine andere Lieferadresse auf dem Beleg erscheinen, so kann diese über die Suchschaltfläche gewählt werden.

Standardmäßig ist hier aber nur die Auswahl einer Zusatzadresse möglich, die als Lieferadresse gekennzeichnet ist. Möchten Sie an dieser Stelle alle vorhandenen Adressen auswählen können, so müssen Sie hierfür den entsprechenden Parameter ändern.

Belegdaten

Belegnummer

Hier wird die verwendete Belegnummer angezeigt. Diese kann nicht verändert werden! Allerdings können Sie den Belegnummernkreis selbst definieren. Alle Details hierzu finden Sie in den Parametern bei den Einstellungen für die Belegarten.

Adress-Nr.

Ist die Adressnummer bekannt, kann sie hier direkt eingegeben werden. Alle weiteren Daten der Adresse werden dann automatisch gefüllt. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche, wird die Suchmaske mit Eingabefokus auf die Adressnummer geöffnet, so dass Sie nach dieser unmittelbar suchen können.

Kunden-Nr.

Ist die Kundennummer bekannt, kann sie hier direkt eingegeben werden. Alle weiteren Daten der Adresse werden dann automatisch gefüllt. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche, wird die Suchmaske mit Eingabefokus auf die Kundennummer geöffnet, so dass Sie nach dieser unmittelbar suchen können.

Matchcode

Ist der Matchcode bekannt, kann er hier direkt eingegeben werden. Alle weiteren Daten der Adresse werden dann automatisch gefüllt. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche, wird die Suchmaske mit Eingabefokus auf den Matchcode geöffnet, so dass Sie nach diesem unmittelbar suchen können.

Belegdatum

Standardmäßig steht hier immer das aktuelle Datum. Auf Wunsch können Sie aber auch ein anderes Datum wählen, um Belege vor- oder nachzudatieren.

Preisgruppe

Möchten Sie der Adresse auf dem Beleg eine vom Standard abweichende Preisgruppe zuordnen, dann wählen Sie diese hier aus.

Freies Suchfeld (hier Projekt)

Hierbei handelt es sich um ein frei verwendbares Feld, nach dem Sie suchen können. Die Betitelung des Feldes lässt sich in den Parametern ändern.

Lieferbemerkung

Möchten Sie für die Lieferung eine kurze Bemerkung hinzufügen, dann können Sie diese hier mit bis zu zwanzig Stellen eintragen.

Bestell-Nr.

Haben Sie eine Bestellnummer, auf die der Beleg referenziert, können Sie diese hier eintragen.

Bestellt von…

Hier können Sie den Beleg einem Ansprechpartner der Adresse zuordnen.

Auftragsart

Wählen Sie hier, um welche Art von Auftrag es sich handelt (Standard, Streckengeschäft, eBay, etc.). Die Auftragsarten können Sie in den Parametern selber definieren.

Lagerkreis

Hier wird der Lagerkreis angezeigt, zu dem das ausgewählte Lager gehört. Abhängig vom Lagerkreis müssen die Positionen kommissioniert werden, bevor sie in einen Lieferschein gelangen können.

Ohne MwSt.

Abhängig davon, was in den Parametern eingestellt ist, ist diese Auswahlbox aktiv oder nicht. Wählen Sie hier, ob vom Standard abgewichen und der Beleg mit oder ohne Mehrwertsteuer erstellt wird.

Fix Datum

Soll die Bestellung zu einem fixen Datum abgewickelt sein, tragen Sie dieses bitte hier ein.

Bestellt am…

Das Bestelldatum können Sie hier erfassen.

Textbausteine 1/2

Hier können Sie ein oder zwei der eingerichteten Textbausteine wählen, die vor den einzelnen Positionen auf dem Beleg gedruckt werden.

Zusätzlicher Kopftext

Möchten Sie zusätzlich zu den Textbausteinen weiteren freien Text erfassen, so können Sie diesen nach Klick auf diese Schaltfläche eingeben.

DMS-ID
Ware blockieren
Lieferdatum

Erfassen Sie hier das Lieferdatum.

Beleg Report

Soll abweichend vom Standard ein anderer Belegreport verwendet werden, so kann dieser hier angegeben werden.

Lager-Nr.

Wählen Sie hier ein Vorgabe-Lager aus, aus dem die Waren für den Beleg entnommen werden sollen. Diese Vorgabe wird bei den Positionen übernommen, denn hier findet letztendlich die Zuordnung zu einem Lager statt. Das Lager kann aber bei jeder einzelnen Position individuell geändert werden.

Priorität

Über die Priorität können Sie die Wichtigkeit des Belegs bestimmen. Die Vorgabe wird aus der Adresse des Belegs übernommen. Ist der Bestand bei Artikeln nicht ausreichend, um alle Aufträge auszuliefern, wird bei der Stapelbelegbearbeitung die Priorität als Kriterium herangezogen. Die Belege mit hoher Priorität werden dann bevorzugt abgearbeitet.

Reiter Positionen

In der Übersicht (grüne Markierung) sehen Sie alle bisher erfassten Positionen und Artikeltexte.

Darunter (rote Markierung) sehen sie zusätzliche Artikel-Details. Allerdings sind diese nur sichtbar, wenn Sie über den Menüpunkt Ansicht die Option zusätzliche Artikeldaten aktiviert haben, sodass vor dem Menüpunkt der Aktivierungshaken sichtbar ist. Im gelb umrandeten Bereich finden Sie Bestands-Informationen. Diese können Sie über den Menüpunkt Ansicht > Bestände anzeigen ein- bzw. ausblenden.

Ganz unten (blaue Markierung) findet die eigentliche Positionserfassung statt. Geben Sie mindestens die Menge und die Artikelnummer an. Die Werte für die Preise werden aus den Stammdaten bzw. aus den Sonderpreisen oder Preisstaffeln für den Artikel selektiert und angezeigt. Das Lager wird aus der Vorgabe des Belegkopfs übernommen.

Mit der Eingabetaste werden nacheinander die Werte für die Felder Menge, Artikelnummer, Einzelpreis, Rab.1, Rab.2 sowie Lager abgefragt, bevor mit erneutem Betätigen der Eingabetaste eine neue Positionszeile generiert wird. Möchten Sie zusätzlich die Felder Artikelbezeichnung und/oder Langtext verändern, müssen Sie spätestens ab dem Feld Lager die TAB-Taste verwenden.

Haben Sie den Parameter Multiple Auswahl in Artikelsuche aktiviert, können Sie in der Artikelsuchmaske mithilfe der STRG-Taste mehrere Artikel auswählen und in die Positionen übernehmen. Die Mengenvorgabe ist in diesem Falle immer 1.

Möchten Sie beispielsweise die Positionen nach multipler Auswahl nacheinander nochmals in der Menge bearbeiten, markieren Sie die erste Position und klicken anschließend ins Mengenfeld. Nach Änderung der Menge können Sie mit der Pfeiltaste nach unten in die nächste Position gelangen. Verwenden Sie nach der Mengenänderung die Eingabetaste, wird eine neue Positionszeile unterhalb der bereits bestehenden Zeilen eingefügt.

Um eine bereits erfasste Position zu löschen, markieren Sie die Position und verwenden die Tastenkombination STRG+Entf. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Position entfernt.

Wenn Sie sich im Ändern-Modus eines noch nicht gebuchten Belegs (Angebot oder Auftrag) befinden, können Sie per Rechtsklick auf eine Position oder mit Hilfe der Tastenkombination Strg und + bzw. Strg und – die ausgewählte Position nach oben oder unten verschieben.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Art

Hier wird die Art der Position angezeigt (A=Standardartikel, B=Baugruppe, P=Produktionsartikel, L=Langtext, T=Textbausteine & freier Text, Z=Zusatztexte).

Menge

Geben Sie hier die Menge ein.

Artikel Nr.

Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn bekannt oder wählen Sie einen Artikel über die Suchschaltfläche (F5) aus.

Einzelpreis

Hier wird der Einzelpreis des Artikels angezeigt, wie er sich aus der angegebenen Preisgruppe ergibt. Zudem kann der Preis hier unabhängig jeglicher Berechnung oder Berücksichtigung beliebig geändert und eingetragen werden.

Rab 1/2 %

Möchten Sie den angezeigten Preis über einen auf dem Beleg ausgewiesenen Rabatt senken, tragen Sie diese hier in Prozent ein.

Artikelbezeichnung

Hier werden standardmäßig die im Artikel angegebenen Bezeichnungen angezeigt, die hier aber beliebig veränderbar sind.

Gesamtpreis

Tragen Sie hier Ihren Gesamtpreis ein.

EK

Hier sehen Sie den EK der Position.

Lager-Nr.

Hier können Sie das Lager eintragen, für das eine Buchung stattfinden soll. Vorgegeben ist das Lager, welches im Belegkopf aufgeführt wird. Die Zuordnung lässt sich aber bei jeder Position individuell ändern.

Langtext in Folgebeleg(e) übernehmen

Haben Sie zu einer Position einen Langtext eingegeben (individueller Text zu einer Position), so können Sie diesen durch Setzen des Hakens auch in den Folgebeleg übernehmen. Ansonsten hat die Position im Folgebeleg keinen Langtext mehr.

Ware blockieren
Lieferdatum
Streckenlieferung

Bei alle Positionen mit hier gesetztem Haken lösen beim Buchen keinerlei Lagerbewegung aus, da die Ware direkt vom Anbieter/Hersteller an den Kunden versendet wird (Streckengeschäft).

Bestand

Reiter Belegfuß

Der Belegfuß enthält u. a. Angaben über Summen, Mehrwertsteuer, Frachtkosten und Rabatte. Alle dunkelgrauen Felder werden automatisch berechnet und können nicht geändert werden.

Die Werte bei den Beträgen werden automatisch berechnet und können, außer bei den Versandkosten, nicht geändert werden.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Gewicht/Pakete

Das Gewicht berechnet sich automatisch aus den im Artikel angegebenen Werten. Sowohl das Gewicht als auch die Anzahl der Pakete können auch manuell eingegeben werden.

Rabatt-Text 1 & 2

Wenn Sie manuelle Rabatte eingeben möchten, können Sie hierzu Texte eingeben, um den Rabatt auf dem Beleg besser kennzeichnen zu können.

Rabatt 1 & 2 %

Geben Sie hier die oben näher bezeichneten Rabattsätze ein.

Lieferbedingung

Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Lieferbedingung aus.

Nutzen Sie „DHL Versenden“ (ab Version 2) haben Sie nach erfolgreichem Paketaufkleberdruck bei Lieferbedingungen mit dem Versanddienstleister „DHL Versenden 2“ die Möglichkeit, per Rechtsklick auf die dort hinterlegte Sendungsnummer das Paket zu stornieren (sofern es bei DHL noch nicht weiterverarbeitet wurde) oder das Paketlabel nachzudrucken.

Zahlungsart

Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Zahlungsart aus.

Valuta

Geben Sie hier, wenn gewünscht, ein Valutadatum ein.

USt-IdNr.

Wenn in der Adresse zu dem Beleg eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt ist, wird diese hier übernommen. Ein individuelle Eingabe/Änderung ist hier problemlos möglich.

KD-Beleg-Nr.

Hat der Kunde eine eigene Belegnummer verwendet, beispielsweise bei einer Bestellung, so können Sie diese hier eintragen.

Frei 01 – 05

Wie in anderen Modulen auch, haben Sie hier fünf freie Felder zur Auswahl, die Sie mit beliebigen Hinweisen oder Werten versehen können. Auf den Standardbelegen werden diese nicht mit ausgegeben. Möchten Sie also ein freies Feld auf dem Ausdruck sehen, so müssen Sie dies in Ihrer individuellen Druckvorlage konfigurieren.

Textbausteine 1/2

Hier können Sie zwei Textbausteine auswählen, die dann auf dem Beleg unterhalb aller Summen und Beträge ausgegeben werden.

Kundenbemerkung

Möchten Sie eine Bemerkung des Kunden mit dem Beleg erfassen, so können Sie diese nach Klick auf diese Schaltfläche in dem sich öffnenden Eingabefenster erfassen.

Zus. Fußtext

Möchten Sie einen zusätzlichen Fußtext für den Beleg erfassen, so können Sie diesen nach Klick auf diese Schaltfläche in dem sich öffnenden Eingabefenster erfassen. Dieser wird dann unterhalb aller Summen und Beträge auf dem Beleg ausgegeben.

Eigene Bemerkung

Hier können Sie eigene Bemerkungen zu diesem Beleg erfassen, die nicht auf dem Beleg erscheinen.

Beleg als Fax/E-Mail versenden

Sie können nur eine der angezeigten Optionen auswählen. Dies bewirkt, dass der Beleg nicht auf Papier ausgedruckt wird, sondern wahlweise für den Faxversand oder E-Mail-Versand verwendet wird.

Betrag Brutto
Rabatt 1 Betrag
Rabatt 2 Betrag
Versand manuell

Ist diese Option aktiviert, werden die Versandkosten nicht berechnet, sondern können manuell eingegeben werden.

Versand Brutto

Standardmäßig steht hier der berechnete Versandbetrag. Dieser kann aber manuell geändert werden.

Nachnahme Brutto

Geben Sie hier einen Nachnahmebetrag ein. Wenn eine Lieferbedingung für die Nachnahmelieferung ordnungsgemäß angelegt ist, wird dieses Feld automatisch gefüllt, kann aber manuell editiert werden.

Eilzuschlag Brutto

Geben Sie hier einen Eilzuschlag ein, sofern er über die Lieferbedingung nicht schon vorgefüllt war.

Vers.-Summe €

Handelt es sich um versicherten Versand, so können Sie die versicherte Summe hier angeben.

Versicherung Brutto

Hier ist Platz für den Versicherungsaufschlag für die Sendung.

Gesamtbetrag Brutto
MwSt.-Satz 1 %
MwSt-Betrag 1
MwSt.-Satz 2 %
MwSt-Betrag 2
MwSt.-Satz 3 %
MwSt-Betrag 3
Gesamtbetrag Netto
Rohertrag

Reiter Historie

In der Beleghistorie können Sie alle relevanten Schritte verfolgen, die dieser Beleg durchlaufen hat. So lassen sich Details in den Abläufen besser verfolgen.

Über die Schaltfläche „Neuer Eintrag“ können Sie manuell einen Eintrag anlegen, in dem Sie Besonderheiten zu diesem Beleg erfassen können. Die Schaltfläche „Eintrag ändern“ ist nur bei manuell erzeugten Einträgen aktiv und ermöglicht das Editieren eines Eintrages. Mit der Schaltfläche „Eintrag löschen“, die ebenfalls nur bei manuellen Einträgen aktiv wird, kann ein Eintrag entfernt werden.

Ribbon

Registerkarte „Sonderfunktion Position“

Kundensonderpreise anlegen

Hier können Sie Kundensonderpreise anhand von Belegpositionen anlegen/aktualisieren.